Introdução a Gestão de Projetos e Pequenos Negócios:
fundamentos e o guia PMBoK®
Prof. MSc Hugo Vieira L. Souza
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© Hugo Vieira Lucena de Souza, 2015
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Agenda
❑Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Projetos em uma visão organizacional
❑PMI, PMBoK
❑Áreas de gerenciamento de projetos
❑Processos organizacionais
❑Introdução a Pequena Empresa
❑Modelo e Regra de Negócios
❑Startups
❑Referências
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Iniciando nossos estudos sobre a gestão de projetos é importante que saibamos,
em um primeiro momento, diferenciar o que são os processos administrativos
dos processos organizacionais;
❑Os processos organizacionais, também conhecidos como processos de negócios,
definem o escopo, hierarquia e o fluxo das ações colaborativas que caracterizam
as regras de funcionamento estratégico, gerencial e operacional de uma
instituição;
❑E por que ações colaborativas?
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Vamos observar que uma organização, seja ela empresa jurídica ou não,
possui níveis organizacionais, sendo eles:
[1]
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑O nível estratégico, ou de liderança, é aquele em que estão presentes os altos cargos
da organização, sejam eles presidentes, líderes, CEOs ou conselhos deliberativos;
❑O nível gerencial é formado pelos gerentes de projeto que planejam como as
estratégias firmadas podem ser customizadas através de rotinas ou procedimentos
operacionais;
❑O nível operacional é aquele em que os profissionais realizam as operações definidas
pelos demais níveis. Formulam a base da instituição para verificar os resultados
operacionais reportam êxito;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Nesta visão hierárquica da pirâmide pode-se observar em um primeiro momento que
uma organização possui uma estrutura similar a um organograma – visão vertical;
❑Entretanto, algo importante a ser considerado é que em cada nível torna-se
necessário configurar os processos locais para garantir a retroalimentação entre os
demais níveis – visão horizontal;
❑Para o nível estratégico, por exemplo, são adotados processos organizacionais de
alto risco, processos que buscam avaliar a viabilidade das tomadas de decisões,
custos, etc.;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Observando de maneira mais detalhada o escopo de uma organização,
pode-se inferir que um projeto não abrange apenas um nível, um
processo e um profissional, mas sim:
❑Todos os níveis hierárquicos em uma visão da estrutura vertical;
❑Em cada nível especificamente, com os devidos processos competentes as
responsabilidades traçadas pela instituição;
❑No fluxo [comunicação] existente entre os níveis, e, em um mesmo nível,
dependendo da dimensão, complexidade e outros fatores a serem considerados
quando a proposta do projeto é lançada;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Pode-se concluir então que um projeto organizacional, segundo explica o guia
PMBoK [2008] é:
“o projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto,
serviço ou resultado com um tempo de início definido e de início definido
ou indefinido [2]”
❑O esforço de trabalho contínuo é geralmente um conjunto de processos
repetitivos que obedecem as políticas, regras e procedimentos da organização;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Temporário, segundo o PMBoK [2008], não significa que o projeto seja
de curta duração. O término é alcançado quando os objetivos tiverem
sido atingidos de maneira parcial ou total;
❑Além disso, os projetos são empreendidos em todos os níveis
organizacionais [in] e organizações [out]. O propósito maior é buscar:
❑Um produto que pode ser um item final ou um item componente de outro item;
❑A capacidade de realizar um serviço como funções de negócios;
❑Um resultado, como um produto, bem ou documento [projeto de pesquisa] que
desenvolve um conhecimento específico;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Todo e qualquer projeto deve possuir um ciclo de vida. O ciclo de vida do
projeto corresponde ao conjunto de etapas fundamentais que um
empreendimento deve constar ao ser formalizado;
❑O PMBoK (2008) padroniza quatro etapas para o ciclo de vida, como pode ser
observado na figura:
[3]
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑E por que gerenciar projetos?
❑Um projeto demanda vários aspectos funcionais [técnicos] e não funcionais [negócios];
❑Um projeto demanda, movimenta e gera muito informação, insumos, processos e
pessoas;
❑Requer administração sobre os subsídios competentes em serem adquiridos e
fornecidos entre os envolvidos;
❑Como saber então a maneira correta em se gerenciar os projetos?
❑Há a necessidade de qualificação do projeto;
❑Há a necessidade de identificar quais áreas, níveis e setores o projeto irá abranger;
❑Quais processos, atividade se tarefas serem inseridas;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑O Project Manager Institute, conhecido como PMI® é uma instituição
internacional sem fins lucrativos que certifica profissionais de gestão de
projetos e normatiza padrões para criação de projetos;
❑A instituição delibera um guia instrucional que tornou-se um pilar básico
de referência mundial contendo toda a contextualização sobre as áreas
de projeto e processos organizacionais, conhecido como Project
Management Body of Knowledge ou PMBoK®;
❑No PMBoK tem-se:
PMI® e PMBoK® são marcas registradas sob autoria do Project Management Institute
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
!Um conjunto de práticas para a gestão profissional de projetos;
!As definições sobre o ciclo de vida e a organização de um projeto;
!Áreas de conhecimento para a gestão de projetos;
!Grupos de processos-padrões para a gestão de projetos;
!Referências para alinhamento com padrões de certificação, normatização e
qualificação de projetos [ISO 21500*];
!Extensões, programas e recomendações para filiação, certificação e
qualificação de profissionais gerentes de projetos, administradores e demais
áreas de mercado;
ISO® 21500 é uma norma que tem como objetivo referenciar os padrões normativos para a gestão de projetos. ISO ® é uma marca
registrada sob autoria do International Organization for Standardization
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Atualmente o PMBoK encontra-se em sua quinta edição (5ª), publicada em 2013
ainda com uma versão em inglês;
❑A versão atual que está em vigor está estruturada em 10 áreas de conhecimento,
categorizadas em 5 grupos de processos que contém ao todo com 47 processos de
projeto;
❑As áreas de conhecimento abordadas pelo PMBoK (2013) atualmente são [2]:
❑Gerenciamento/Gestão de integração do projeto;
❑Gerenciamento/Gestão do escopo do projeto;
❑Gerenciamento/Gestão de tempo do projeto;
❑Gerenciamento/Gestão de custos do projeto;
❑Gerenciamento/Gestão da qualidade do projeto;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Gerenciamento/Gestão de recursos humanos do projeto;
❑Gerenciamento/Gestão das comunicações do projeto;
❑Gerenciamento/Gestão de riscos do projeto;
❑Gerenciamento/Gestão de aquisições do projeto;
❑Gerenciamento/Gestão de envolvidos do projeto (adicionada na 5a Edição);
❑Os cinco grupos de processos são [2]:
❑Iniciação: correspondem aos processos de preparação para o projeto;
❑Planejamento: correspondem aos processos de planejamento para o projeto;
❑Execução: correspondem aos processos de condução do projeto;
❑Monitoramento e controle: correspondem aos processos de acompanhamento do projeto;
❑Entrega: correspondem aos processos de finalização do projeto;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑As extensões do guia são voltadas para órgãos públicos e privados, não
havendo limitações quanto a infraestrutura organizacional;
❑O Gerenciamento de Integração do Projeto tem como objetivo
preparar a organização para realizar um novo projeto. A integração inclui
atividades importantes como a unificação, consolidação, articulação e
outras ações que precisam ser alinhadas pelos interessados no projeto;
❑Se observarmos um resumo dos processos, retirado do PMBoK [2008] é
possível identificar as atividades desempenhadas por esta área de
conhecimento:
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Desenvolver o termo de abertura do projeto: recomenda-se formalizar um
documento que autorize a iniciação do projeto atendendo as expetativas de cada
interessado;
❑Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto: caracteriza o processo de
documentar as primeiras ações comerciais desempenhadas pelo projeto;
❑Orientar e gerenciar a execução do projeto: o processo gera um plano de
trabalho para a realização do projeto;
❑Realizar controle integrado de mudanças: é um processo burocrático, que
solicita a avaliação de todas as mudanças necessárias para a iniciação do projeto;
❑Encerrar o projeto ou fase: caracteriza a finalização das especulações acerca do
lançamento do projeto;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑A Gestão de Escopo do Projeto é a área responsável por identificar, analisar e
coletar todos os requisitos necessários para que o projeto possa ser realizado
com sucesso;
❑Esse gerenciamento está relacionado principalmente com a definição e o
controle do que está ou do que não está incluso no projeto;
❑Os principais processos, apresentados de maneira resumida pelo PMBoK
(2008)são:
❑Coletar os requisitos: consiste no processo de documentação das necessidades do
projeto;
❑Definir o escopo: consiste na descrição detalhada do projeto e do produto ou serviço-fim;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Criar EAP: consiste na criação de subprocessos ou divisão de trabalhos –
componentes gerenciáveis;
❑Verificar o escopo: consiste na aceitação dos requisitos de escopo definidos;
❑Controlar o escopo: o processo de monitoramento do progresso da formação
do escopo;
❑O Gerenciamento de Tempo é uma área que busca planejar e
consolidar o intervalo, planos e controle do tempo necessário do
projeto. Fornece processos fundamentais para assegurar que o projeto
não sofrerá mudanças quanto a esse aspecto, principalmente quando
implementa-se [PMBoK,2008]:
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Definir as atividades: consiste no processo de identificação das ações
específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto;
❑Sequenciar atividades: consiste no processo de rastreabilidade das atividades
existentes no projeto;
❑Estimar recursos e durações das atividades: consistem nos processos de
delimitar as estimativas do que torna-se necessário em ser adquirido/integrado
ao projeto e o período/tempo mínimo/máximo de realização das atividades;
❑Desenvolver o cronograma: é o processo de análise de sequencia das
atividades analisando as restrições e aspectos que infiram no cronograma de
projeto;
❑Controlar o cronograma: técnicas de monitoramento;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑O Gerenciamento do Custo é uma área fundamental para quaisquer
tipos de projeto. Inclui atividades, técnicas e estratégias que subsidiam o
cálculo de estimativas, orçamentos e controle dos custos de um projeto;
❑O guia recomenda poucos processos, mas que são de grande
importância para quaisquer níveis ou tipos de projetos [PMBoK, 2008]:
❑Estimar os custos: delimitar os custos e recursos monetários para assegurar a
realização das atividades;
❑Determinar o orçamento: consiste no processo de agregação dos custos,
alinhando individualmente os gastos para estabelecer uma linha de trabalho;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Controlar os custos: consiste no processo de monitoramento do andamento do
projeto para avaliar seu orçamento e os custos com as possíveis mudanças;
❑A Gestão da Qualidade do Projeto é uma área que busca orientar os
profissionais a identificarem as políticas de qualidade, objetivos e as
responsabilidades que atendam os requisitos dos interessados no
projeto;
❑Geralmente as empresas adotam ou mantém um sistema de
gerenciamento da qualidade [SGQ] por meio de rotinas, auditorias,
controle e avaliações contínuas que precisam estar sempre atualizadas;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Os processos da qualidade recomendados pelo PMBoK [2008] são
basicamente três. Um resumo dos seus objetivos é descrito como:
❑Planejar a qualidade: consiste no processo de identificar padrões e requisitos da
qualidade para o projeto e/ou para o produto, em seguida documentando;
❑Realizar a garantia da qualidade: consiste na realização de um processo contínuo de
auditoria;
❑Realizar o controle da qualidade: é o processo que caracteriza o acompanhamento da
qualidade alcançada seguido do registro do desempenho e mudanças obtidas;
❑Essa área agrega várias outras áreas, normas e modelos da qualidade tanto da
ISO® quanto de outras instituições normativas para padrões de projetos
organizacionais;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑A área de Gestão de Recursos Humanos do Projeto, é aquela que tem
como responsabilidade alocar, qualificar e avaliar o corpo de profissionais
que estejam envolvidos no projeto;
❑O gerenciamento é realizado abrangendo vários aspectos importantes, tais
como: identificação dos papéis da equipe, quantidade de membros, tipos de
profissionais, avaliação das equipes e o planejamento para a tomada de
decisões;
❑O PMBoK reporta processos fundamentais que abrangem grande parte
destes aspectos. Podemos ver resumidamente a descrição de cada um eles,
conforme explica o guia [PMBoK,2008]:
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Desenvolver o plano de recursos humanos: consiste no processo de
identificação e documentação de funções, responsabilidades, habilidades
necessárias e as relações hierárquicas existentes no projeto;
❑Mobilizar a equipe de projeto: consiste no processo de confirmação de todo o
planejamento de capital humano;
❑Desenvolver a equipe de projeto: consiste no processo de alinhamento
profissional aos requisitos operacionais do projeto;
❑Gerenciar a equipe de projeto: é o processo de acompanhamento da equipe,
seja no contexto de produção, desempenho e otimização para melhorias;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Uma das áreas mais importantes para um projeto é a Gestão da
Comunicação. Essa área tem como proposito fornecer os mecanismos que
garantam que a informação possa ser coletada, movimentada, recuperada
e armazenada corretamente ao longo de todo o ciclo de vida do projeto;
❑A comunicação é a área que exige maior integração entre os níveis da
organização, visto que em cada nível a informação é veiculada com
modelos, aspectos e perspectivas diferentes;
❑O PMBoK [2008] alinha vários processos que fornecem suporte para esse
contexto, estando entre eles, os seguintes:
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Identificar as partes interessadas: consiste no processo de identificar todas as
pessoas envolvidas no projeto. Isso se faz necessário para viabilizar o controle e a
manutenção da comunicação;
❑Planejar as comunicações: definir quais serão os métodos e roteiros que a
comunicação deverá ser veiculada;
❑Distribuir informações: consiste no processo de fixar os meios de comunicação;
❑Gerenciar expectativas das partes interessadas: consiste na identificação das
novas demandas da comunicação;
❑Reportar o desempenho: consiste no processo de avaliação da comunicação
através da geração de relatórios, gráficos e outros documentos;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑A área de Gestão de Riscos do Projeto torna-se indispensável em todos os
aspectos. Esta abordagem busca analisar, planejar, tratar e monitorar todos
os possíveis riscos e impactos gerados ou que estejam relacionados ao
projeto;
❑O PMBoK recomenda que a empresa mantenha um ciclo contínuo de
avaliação dos riscos, verificando sempre que possível a probabilidade de que
aconteçam eventos previsto ou não previstos no projeto;
❑O guia também reporta processos que prestam o acompanhamento acerca
da evolução e monitoramento dos riscos, como poderemos ver de maneira
resumida a seguir [PMBoK, 2008]:
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Planejar o gerenciamento dos riscos: consiste no processo que define como
serão realizadas as atividades de gerenciamento dos riscos;
❑Identificar riscos: o processo de identificação dos riscos que podem afetar o
projeto;
❑Realizar a análise quantitativa dos riscos: consiste no processo de analisar
numericamente/estatisticamente os riscos identificados;
❑Planejar respostas aos riscos: consiste na elaboração de estratégias ou
mecanismos que reduzam os riscos;
❑Monitorar e controlar os riscos: consiste no gerenciamento e monitoramento
dos riscos, avaliação dos processos e identificação de possíveis novos riscos;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑A Gestão de Aquisições do Projeto especifica quais são os
procedimentos necessários para a aquisição de produtos, serviços ou a
contratação de terceiros para viabilizar a realização do projeto;
❑A gestão de aquisições abrange ainda os processos de gerenciamento de
contratos, controle de mudanças, entre outros processos administrativos
[compra, venda, etc.] necessários para fornecer suporte a equipe de
projeto;
❑Também são aspectos abordados por esta área a organização contratual
entre o comprador e o fornecedor, formulando uma organização completa;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Os processos, segundo o PMBoK [2008] são poucos, e dependem em
síntese das políticas comerciais das empresas. Podemos observar que essa
área gerencia basicamente:
❑Planejamento das aquisições: consiste no processo de documentação das decisões
de compras do projeto, justificando e identificando os fornecedores envolvidos;
❑Realizar aquisições: consiste no processo de escolha de um fornecedor e adjudicação
de um contrato;
❑Administrar as aquisições: consiste no processo de monitoramento e gerenciamento
das aquisições;
❑Encerrar aquisições: consiste no processo de encerramento das aquisições e contratos
especificados;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Por fim, a última área abordada pelo PMBoK, foi inserida na última
atualização de sua versão, realizada em 2013;
❑A Gestão de Envolvidos no Projeto consiste em identificar pessoas,
empresas e quaisquer outros atores externos ou internos que estejam
agregados aos processos do projeto;
❑Na prática, o novo guia aborda o contexto da terceirização, buscando
expor aos profissionais a importância e as vantagens de contratar terceiros
para um projeto;
❑Os processos abordam basicamente os seguintes aspectos [PMBoK, 2013]:
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑Identificar e contratar terceiros: consiste no processo de identificar e contatar
empresas ou profissionais [stakeholders] para prestar funções diretas ou agregadas
ao projeto;
❑Gerenciar terceiros: consiste no processo de monitorar a eficácia dos envolvidos no
projeto. O guia recomenda desenvolver mecanismos de monitoramento e verificação
do desempenho dos profissionais contratados;
❑Encerrar contratos: consiste no processo de encerramento dos vínculos dos
contratados com o projeto;
❑Observando todas as áreas apresentadas no slides, verifica-se que a gestão
de projetos é uma grande área que merece atenção ao ser estudada;
Introdução a Gerência de Projetos com o PMBoK
❑A gestão de projetos segue padrões para serem atendidos em grandes
organizações, mas que podem ser adaptados para as pequenas empresas
em suas infraestruturas organizacionais;
❑É importante que se entenda que todas áreas e processos não são
obrigatórios em serem implementados. Cada instituição pode desenvolver
suas estratégias, processos e rotinas para o gerenciamento de projetos;
❑Para as pequenas empresas estaremos estudando algumas dessas áreas
apresentadas. Veremos as principais técnicas e mecanismos utilizados por
muitos profissionais para alavancar na prática bons resultados a partir das
próximas aulas;
Referências
[1] MITH. Foto-reprodução Os três níveis organizacionais. Disponível em < http://www.mith.com.br/
themes/site_themes/default_site/upload/artigos/fig08_artigos_3niveis.jpg > Acesso em 17 fev. 2014
[2] Project Management Institute-PMI®. Guia PMBoK. 4ª versão, português, 2008;
[3] MHAVILA. Foto-reprodução PMBoK Grupo de processos. Disponível em: < http://
www.mhavila.com.br/topicos/gestao/img/pmbok_grupos_processos.png > Acesso em 17 fev. 2014