PLANO DA QUALIDADE
(MAPEAMENTO DOS ELEMENTOS DO PROCESSO)
NOME DO PROCESSO: GESTÃO DOCUMENTAL
1. Objetivos do Processo.
(Principais benefícios esperado pelos clientes;
Razão da existência do processo; procurar vincular
à Política e Objetivos da Qualidade).
Página: 1 de 3
Gerir e controlar de forma eficiente e sistemática a produção, recepção, manutenção, utilização e distribuição
dos documentos/informação relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade.
Sequência de tarefas que são realizadas no
processo com o objetivo de transformar as
entradas em saída adequada / prevista.
(Nome do cargo ou função do responsável com
poder de decisão sobre o processo).
REVISÃO: 00
DATA: 16/06/2014
SUBPROCESSO: CONTROLE DE DOCUMENTOS DO SGQ.
2. Fluxograma do Processo:
3. Gestor do Processo.
Nº: PQ.002-00
Coordenador da Qualidade
FQ.C421-00 (10/03/2014)
Nº: PQ.002-00
PLANO DA QUALIDADE
REVISÃO: 00
DATA: 16/06/2014
(MAPEAMENTO DOS ELEMENTOS DO PROCESSO)
Página: 2 de 3
4. Mapeamento do processo (Identificação dos elementos do processo)
Fornecedor
Entradas
Macrofluxo
Atividades
Planejar a documentação
do SGQ
Controlar doc. do SGQ
Processos internos
(servidores e
vereadores)
Mapeamento de
processos, revisões e
alterações de processos.
Monitorar documentação
do SGQ
Considerando o QCDI (qualidade, custo, entrega e
informação), relacionar os fatores que podem
comprometer o resultado e o processo não consiga
atingir o objetivo.
Exemplos:
- Tarefas que podem afetar a qualidade;
- Ocorreram problemas no passado;
- Tem histórico de reclamação de clientes;
- A demora de informação compromete a eficácia;
6. Indicadores de Desempenho.
(Dados/informações
que
demonstram
o
desempenho do processo com relação aos dados de
entrada (eficácia) e com relação aos requisitos da
organização (eficiência); - Podem ser baseados nos
requisitos do cliente, da organização ou nos fatores
críticos identificados no fluxograma do processo).
7. Comunicação com o Cliente.
(Canais
de
comunicação
suficientes
para
Saídas
Clientes
Procedimentos documentados
e controlados distribuídos aos
assinantes internos.
Processos internos
(servidores e vereadores)
Solicitar treinamento aos usuários
Tomar ações no
processo de
documentação
5. Fatores críticos:
Criar estrutura de documentos
Elaborar modelos de formulários
Criar lista-mestra de documentos
Treinar usuários de documentos
Distribuir cópias controladas
Revisar procedimentos
Verificar revisão de cópias
controladas
Atualizar documentação no portal
da CMM
Fator
Controle de
documentos do SGQ
Explicação
Evita a utilização de documentos
desatualizados pelos usuários
Distribuição de cópias
controladas
Torna os documentos acessíveis aos
usuários
Memorandos de distribuição
Evita a utilização de documentos
desatualizados pelos usuários
Memorandos de distribuição
Informação da
publicação de
documentos
Item de controle
Lista-mestra de
documentos
Atualização do portal da
CMM
Objetivo
Verificar a revisão dos
documentos
Tornar o documento
acessível aos usuários
- Internet (Portal da CMM) e
- Relatório de Gestão da Qualidade.
FQ.C421-00 (10/03/2014)
Frequência
Ponto de verificação
Lista-mestra de documentos
Forma de divulgação / apresentação
Diário
Mensal
Relatório de Gestão da Qualidade e portal
da CMM na internet.
PLANO DA QUALIDADE
(MAPEAMENTO DOS ELEMENTOS DO PROCESSO)
Nº: PQ.002-00
REVISÃO: 00
DATA: 16/06/2014
Página: 3 de 3
informações sobre o serviço, consultas, pedidos,
incluindo alterações e reclamações).
MGQ.422 (Manual de Gestão da Qualidade)
Documentos normativos do SGQ, regulamentares e PQ.002 (Gestão documental)
estatutários.
PP.421 (Documentos do SGQ)
PP.423 (Controle de documentos)
PP.423.01 (Backup de documentos)
PP.424 (Controle de registros e dados)
PP.622 (Competência, conscientização e treinamento)
8. Documentos aplicados.
ELABORADOR
VERIFICADOR
APROVADOR
Leôncio Oliveira
Leôncio Oliveira
Antônio Gilson Nogueira
FQ.C421-00 (10/03/2014)