NORMAS DE ADIANTAMENTO
- O regime de adiantamento é utilizado para
pagamento de despesa extraordinária e
urgente, cuja realização não permita demora
ou que tenha de ser realizada em lugar
distante da Unidade;
- Todo pagamento será à vista, não sendo
permitido pagamentos anteriores ao
empenho (liberação do adiantamento) e
nem posterior ao prazo de validade do
adiantamento, pagamentos com cartões de
crédito ou a prazo, pagamentos parcelados
etc, uma vez que o numerário solicitado
estará disponível para o responsável;
- Não se pode utilizar o adiantamento para
pagar despesa diferente da que foi solicitada,
correndo o risco de ser enquadrada em outra
categoria;
- Nos pagamentos de serviços de terceiros
(pessoa física – não inscrita no CNPJ ou
pessoa jurídica – inscrita no CNPJ) devese atentar para os recolhimentos de INSS
(20% pessoa física) e ISS (geralmente 3%
pessoa jurídica);
- As diárias são pagas apenas para docentes e
técnicos administrativos, dentro do mês de
competência. Caso seja pessoa convidada
fora do quadro da UNESP, deverá ser paga a
ajuda de custo a colaboradores eventuais;
- As despesas com refeição devem ser
enquadradas em consumo, sendo obrigatória
apresentação de Nota Fiscal Eletrônica;
- Todas as despesas devem conter
justificativa que caracterize urgência ou
necessidade para sua execução. Em caso de
eventos específicos, como defesas de teses,
palestras, e cursos, apresentar ata do evento
constando
o
convidado;
para
o
desenvolvimento de experiências em
laboratório, indicar o projeto que está em
análise e qual o resultado pretendido;
- Na compra de passagens aéreas deve-se,
além do recibo apresentar, ticket de
embarque, passagem, anexar cópia da ata, do
folder, ou outro documento que comprove a
participação do convidado no evento;
- Todas as aquisições de materiais e serviços
deverão ser precedidas de pesquisa de
preço, no mínimo de 03 (três) fornecedores,
cadastrados ou não na Unidade, devendo
prevalecer a de menor preço. Quando da
impossibilidade de se conseguir a cotação,
apresentar justificativa fundamentada para tal
fato;
- Após a prestação de contas a Seção de
Finanças irá proceder à anulação do valor
devolvido, emitindo uma “nota de anulação
de empenho” e depósito do valor devolvido;
- Em caso da não utilização total do recurso,
ou não utilização de 50% ou mais, o
responsável deverá justificar o motivo da
sua não utilização;
- Quando da prestação de contas, atentar pra
os detalhes constantes do balancete. A data
da prestação de contas no balancete não
deve ser superior aos 10 dias (prazo para
prestação de contas após o período permitido
para utilização do recurso), e este prazo não
deve ser extrapolado, para não se incorrer no
artigo 157 da Instrução 01/2008 – TCESP;
- O valor da importância dispendida (valor
realmente gasto) deve ser igual, tanto na
parte superior do balancete quanto no seu
subtotal;
- O número da Nota de Empenho deve ser
alterado pelo da nota constante do processo,
se houver mais de uma, deve-se colocar
todos;
- Os documentos de comprovação das
despesas deverão ser originais (1ª via) e não
podem conter rasuras;
- A nota de compra de material de
consumo, deve ser, obrigatoriamente, Nota
Fiscal Eletrônica, que deve vir com o
comprovante de autenticidade;
- No documento da despesa (Nota Fiscal,
Recibo, Fatura etc.) deverá constar o
comprovante de pagamento (Carimbo de
Recebido ou Pago, com data e assinatura).
- Não será aceito documento que não
esteja em nome da Faculdade com o
devido CNPJ;
- Toda nota deve ter o recebimento de quem
pediu o material e/ou serviço, mostrando que
o material foi entregue para quem solicitou;
- Não se pode adquirir material
permanente através do regime de
adiantamento
(entenda-se
como
permanente aqueles materiais que devem
ser patrimoniados pela Faculdade ( em
geral, são equipamentos, máquinas,
motores, mobiliários, entre outros). Na
dúvida, consultar antes da solicitação do
adiantamento.
De acordo com o Ofício Circular
07/2013-PRAD,
os
adiantamentos,
obrigatoriamente, deverão ser executados
dentro do mês de abertura do processo, não
podendo ocorrer quebra de um mês para
outro, conforme determinação da Reitoria.
Qualquer dúvida, solicitamos entrar em
contato antes da execução da despesa, para
não haver problemas futuros.