Manual Operacional do
Sistema de Concessão de
Diárias e Passagens - SCDP
Fevereiro de 2008
(Módulo Prestação de Contas)
Índice
1. Prestação de Contas
1.1. Prestação de Contas
1.2. Devolução de Valores
1.3. Ajustar PCDP
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1. Prestação de Contas
1.1. Prestação de Contas
Permite ao Solicitante visualizar todos os valores previstos em uma viagem, informar os
valores realmente gastos, confirmando as despesas previstas com as realizadas, e alterar os
trechos cadastrados na viagem inicial, adequando-a à situação de fato.
Para iniciar a prestação de contas, o
Solicitante tem em mãos a documentação
necessária para a comprovação da viagem,
isto é, os canhotos dos cartões de embarque,
mais o Relatório de Viagem, nas viagens ao
exterior. Se houver alguma norma interna que
trate deste assunto, esta também deve ser
atendida. Em seguida, acesse a funcionalidade
PRESTAÇÃO DE CONTAS e selecione a
PCDP, por meio das opções:
- Todas;
- Pelo número;
- Pelo nome do Proposto.
Selecionada
pergunta:
a
A viagem foi realizada?
PCDP,
Sim
responda
a
Não
Se o Proposto afastou-se da sua
localidade Sede, responda SIM. Caso
contrário, a viagem não foi iniciada,
responda NÃO e justifique o motivo da
não realização. Clique OK.
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Digitalizar os documentos de comprovação
da viagem, salvar em “Meus Documentos”
e anexar à PCDP. Clicar em “Anexos”.
Para anexar o documento clicar em
“Procurar -> Selecionar o Documento ->
Nomear o Documento -> Definir o Tipo de
Documento -> Anexar”. Visualizar o anexo
para confirmar se está correto. Se
necessário, preencher o campo de
“Observações”.
Anexados os documentos comprobatórios
da viagem e esta tenha ocorrido conforme o
planejamento
inicial,
o
Solicitante
acrescenta
as
“Observações”
e
“Justificativas” que se fizerem necessárias,
clica na tecla “Encaminhar” e envia a PCDP
para a aprovação da Prestação de Contas
pelo Proponente.
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Caso
tenha
ocorrido
alguma
alteração imprevista no transcorrer
da viagem, esta deve ser inserida na
PCDP. Para adaptar a PCDP à
realidade dos fatos, o Solicitante tem
que clicar na tecla “Trechos”.
A funcionalidade “Trechos” disponibiliza o
roteiro da viagem ao Solicitante para que
sejam feitas as alterações na PCDP,
ajustando-a ao que foi realizado. Clicar no
trecho para proceder as alterações. Se
não forem necessárias as alterações
clicar na tecla “Cancelar”.
Nesta opção, é possível ao Solicitante Alterar
e Excluir o trecho, bem como Incluir um novo.
Ao
realizar
estas
alterações,
automaticamente o SCDP recalcula os
valores da viagem, gerando o valor a
Reembolsar ou a Devolver. Se o valor é a
Reembolsar, a PCDP volta para o fluxo de
aprovações. Se a Devolver, a PCDP vai para
o módulo de Devolução de Valor.
Realizadas as alterações, o Solicitante
“Salva” e “Encaminha” a PCDP.
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Na Prestação de Contas é possível
informar, no campo “Restituição”, o
pagamento de despesas relacionadas
com a viagem (passagens, remarcação
de bilhetes, etc). Ressaltamos que este
campo é apenas informativo e que o
pagamento deve ser feito em processo
externo ao SCDP.
Na Prestação de Contas é possível fazer
o pagamento de despesas extras,
relacionadas a diárias. Para isto, calcular
o valor a pagar e lançar no campo
“Reembolso de Despesas Extras”,
justificar o motivo e clicar em “Atualizar”.
Ao “Encaminhar” a PCDP vai para o fluxo
de aprovações.
Feitos os ajustes devidos, anexados
os documentos e lançadas as
observações
e
justificativas
necessárias, o Solicitante confirma
que o Proposto devolveu os
comprovantes das despesas, do
bilhete da viagem e os comprovantes
de embarques. Em seguida, clicar no
campo
“Encaminhar”,
para
a
aprovação da Prestação de Contas
pelo Proponente.
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1.2. Devolução de Valores
Módulo disponível para os perfis Solicitante e Coordenador Financeiro. O Solicitante,
que tem a atribuição de realizar a Prestação de Contas, recebe a GRU, confere a autenticidade
do pagamento, digitaliza o documento e anexa ao processo e dá baixa na dívida gerada. O
Coordenador Financeiro acompanha as viagens, e seus propostos, que possuem valores a
devolver, dentro do seu órgão de atuação, tomando as providências necessárias para a
efetividade do processo. Por decisão interna de cada instituição, este procedimento pode ser
atribuído apenas ao Solicitante, apenas ao Coordenador Financeiro ou dividido entre ambos.
Para informar os valores devolvidos,
após o recebimento da GRU e da
verificação de sua autenticidade, o
Solicitante acessa a funcionalidade
“Prestação de Contas -> Devolução
de Valores”.
Selecionar a PCDP que será
dada a baixa do valor, clicando
no campo respectivo.
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Conferir o valor a devolver com o
valor devolvido, digitalizar a GRU,
salvar na pasta “Meus Documentos”
(ou outra) e anexar ao processo.
Clicar em “Anexos”.
Para anexar, clicar em “Procurar ->
Selecionar Arquivo -> Abrir ->
Nomear documento -> Definir tipo de
documento (GRU) ->Anexar”. Em
seguida “Visualizar” o documento
para confirmar a anexação.
Anexada a GRU, anotar o número
que identifique o recolhimento, fazer
as
observações
que
forem
pertinentes e “Encaminhar” a PCDP
para a aprovação do Proponente.
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Para a correção da PCDP,
clicar em “Corrigir” e enviá-la
novamente para o módulo
Prestação de Contas.
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1.3. Ajustar PCDP
Esse módulo serve para retornar a PCDP ao fluxo, caso a prestação de contas já tenha
sido iniciada indevidamente.
Clique no módulo de prestação
de contas e depois em “Ajustar
PCDP”
Você pode localizar a PCDP tanto pelo
número da PCDP, quanto pelo nome do
proposto. Após selecionar uma das opções
e informar a PCDP desejada, clique em
“OK”
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Justificar
o
porque
reposicionamento e clica
confirma.
do
em
Você confirma o ajuste da
PCDP e clica em OK.
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A PCDP foi reposicionada no início da
prestação de contas.
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