Manual Operacional do
Sistema de Concessão de
Diárias e Passagens - SCDP
Prestação de Contas
(AGOSTO 2010)
Índice
1. Prestação de Contas.................................................................................................03
1.1. Devolução de Valores........................................................................................07
1.2. Ajustar PCDP.....................................................................................................10
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1. Prestação de Contas
Para a prestação de contas, o servidor deverá apresentar, no prazo máximo de
cinco dias, contados do retorno da viagem, original ou segunda via dos canhotos dos
cartões de embarque, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check in
via internet, ou declaração fornecida pela empresa de transporte (Portaria 505/2009,
Art. 4º - MP).
Em caso de viagens ao exterior, com ônus ou com ônus limitado, o servidor
ficará obrigado, dentro do prazo de trinta dias, contados da data do termino do
afastamento do País, a apresentar relatório circunstanciado das atividades exercidas
no exterior (Decreto Nº 91.800/1985, Art. 16).
Também serão anexados quaisquer outros documentos exigidos pela norma
interna do órgão.
Deve-se informar os valores realmente gastos e os trechos utilizados adequando
a situação inicialmente prevista à realizada. O Solicitante registra a situação de fato, o
que ocorreu realmente na viagem.
Para iniciar a prestação de contas, devese ter em mãos a documentação
necessária para a comprovação da
viagem.
Acessar
a
funcionalidade
“Prestação de Contas” e selecionar a
PCDP, por meio das opções:
Todas;
Pelo número;
Pelo nome do Proposto.
Selecionada a PCDP, responder a
pergunta: “A viagem foi realizada?”
Sim ou Não. Se o Proposto afastou-se
da sua localidade sede, responder Sim.
Caso contrário, se a viagem não foi
iniciada, não saiu de sua cidade sede,
responder Não, justificar e clicar “Ok”.
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Digitalizar os documentos
de comprovação da viagem
e anexá-los a PCDP. Ao
clicar
em
“Anexos”,
aparecerá à tela abaixo.
Para anexar o documento,
clicar em “Procurar >
Selecionar o Documento >
Nomear o Documento >
Definir
o
Tipo
de
Documento > Anexar”. Se
necessário,
preencher
o
campo de “Observações”.
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Caso tenha ocorrido alguma alteração
no transcorrer da viagem, se autorizada,
essa deve ser inserida na PCDP.
Por exemplo, se houve alteração em
algum trecho, o Solicitante tem que clicar
na tecla “Trechos”.
Se feita alteração de data ou destino no
trecho é preciso ajustar os bilhetes para
que não ocorra reserva inconsistente.
Utilizar o botão “Reserva de Passagem”
(ao lado do botão “Trechos”).
O sistema disponibilizará o roteiro
da viagem para que sejam feitas as
alterações necessárias, ajustando-a
ao que foi realizado. Clicar nos
trechos para proceder às alterações
ou excluí-los. É possível também
acrescentar novos trechos. Se não
forem necessárias as alterações
clicar no botão “Cancelar”.
Ao realizar aquelas alterações, o SCDP
recalcula automaticamente os valores
da viagem, gerando o valor a
Reembolsar ou a Devolver. Se o valor
é a Reembolsar, a PCDP volta para o
fluxo de aprovações. Se a Devolver, a
PCDP vai para o módulo de
“Devolução de Valor”.
Realizadas as alterações, o Solicitante
deve acionar o botão “Salvar”.
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É possível informar no campo “Restituição”,
as despesas relacionadas com a viagem
(passagens, remarcação de bilhetes, etc).
Ressalta-se que este campo é apenas
informativo e que o pagamento deve ser feito
em processo externo ao SCDP.
É possível fazer o pagamento de despesas
extras relacionadas a diárias. Para isto,
calcular o valor a pagar e lançar no campo
“Reembolso de Despesas Extras”, justificar
o motivo e clicar em “Atualizar”.
Depois de realizados os ajustes devidos,
anexados os documentos e lançadas as
observações/ justificativas necessárias,
o Solicitante deve confirmar se o
Proposto devolveu os comprovantes das
despesas da viagem e os comprovantes
de embarques.
Clicar no botão “Encaminhar”
para enviar a PCDP para a
aprovação do Proponente.
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1.1. Devolução de Valores
Módulo disponível para os perfis Solicitante e Coordenador Financeiro.
O Solicitante, que tem a atribuição de realizar a Prestação de Contas, recebe
a Guia de Recolhimento da União - GRU, confere a autenticidade do pagamento,
digitaliza o documento, anexa-o ao processo e faz a baixa da dívida.
O Coordenador Financeiro acompanha as viagens que possuem valores a
devolver e deve tomar as providências necessárias para a efetividade do processo. Por
decisão interna de cada Órgão, esse procedimento pode ser atribuído apenas ao
Solicitante, apenas ao Coordenador Financeiro ou dividido entre ambos.
Para informar os valores devolvidos,
após o recebimento da GRU, acessar
a funcionalidade “Prestação de
Contas > Devolução de Valores”.
Selecionar a PCDP que será
dada a baixa do valor e clicar.
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Conferir o valor a devolver
com o valor devolvido,
digitalizar a GRU e anexar
ao processo. Clicar em
“Anexos”.
Para anexar, clicar em “Procurar >
Selecionar Arquivo > Abrir >
Nomear documento > Definir tipo
de documento (GRU) > Anexar”.
Em
seguida
“Visualizar”
o
documento
para
confirmar
a
anexação.
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Anexada a GRU, anotar o número
que identifique o recolhimento, fazer
as observações necessárias e
“Encaminhar” a PCDP para a
aprovação do Proponente.
Para a correção da PCDP,
clicar em “Corrigir” e enviála novamente para o módulo
Prestação de Contas.
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1.2. Ajustar PCDP
Módulo disponível para o perfil de Gestor Setorial.
Essa função serve para retornar a PCDP ao fluxo, caso a prestação de contas
tenha sido iniciada ou a viagem encerrada indevidamente.
Clique no módulo de
“Prestação de Contas” e
depois
em
“Ajustar
PCDP”, o usuário com
órgão de exercício na
unidade que criou a
viagem.
A
PCDP
pode
ser
localizada pelo número
ou
pelo
nome
do
proposto. Após selecionar
a PCDP desejada, clicar
em “OK”.
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Justificar o motivo do reposicionamento e clicar em:
Anexos – para anexar um documento, conforme já explicado.
Encerrar – utilizado para confirmar anexação de um documento ou salvar uma justificativa
inserida. Ao clicar nesse botão a PCDP volta para o status de encerrada.
Confirmar – a PCDP será posicionada no inicio da prestação de contas (“A viagem foi
realizada? Sim ou Não”);
Cancelar – utilizado esse botão os procedimentos porventura realizados serão descartados e
a PCDP volta para o status de encerrada.
Após confirmar o ajuste
da PCDP, clicar “OK”.
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A PCDP foi reposicionada no
início da prestação de contas.
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