Sistemas
automatizados de
recuperação e
disseminação da
informação
Equipe:
Aureliana Lopes de Lacerda
Claudiane Weber
Marchelly Pereira Porto
UFSC/CED/
Curso de Biblioteconomia
Documentos são gerados a todo momento dentro de uma organização.
Os documentos são elementos fundamentais em todas as
organizações, por registrarem informações, decisões e atividades por
elas executadas
Os documentos podem existir sob diferentes formas, como facsimiles,
e-mails, arquivos de processadores de texto, planilhas, documentos
em papel, vídeo e áudio,microfilmes, formulários HTML, relatórios, etc.
O gerenciamento dessas informações se faz
necessária... a preservação, consulta e controle de
acesso aos documentos são atividades essenciais a
qualquer organização
Informações, as vezes caras e extremamente
valiosas para uma organização, podem desaparecer.
Sistemas de Gerenciamento de
Documentos
• Os Sistemas de Gerenciamento de Documentos são um tipo de
programa de computador que suportam a criação, armazenamento
e subseqüente recuperação e disseminação de documentos e/ou
suas representações em formato eletrônico.
• Esses documentos encontram-se em qualquer meio: textos,
gráficos, som, imagens estáticas ou em movimento, vídeo ou
combinação destes na forma de um documento multimídia.
• São aplicados na recuperação de informações desde o acesso a
documentos eletrônicos na internet e intranet até o acesso a base
de dados em cederrons e arquivos pessoais e institucionais.
• Os documentos textuais eram antes gerenciados com as primeiras
gerações de sistemas de gestão de documentos então
denominados sistemas de geração de textos ou sistemas de
recuperação de textos, suas características ainda se aplicam a
sistemas de gerenciamento de documentos.
Características
• A capacidade de trabalhar com campos de tamanho variável e a
expectativa de que muitos dos campos dos registros serão de
tamanho variável;
• O acesso aos registros é normalmente feito por intermédio de um
arquivo invertido de chaves de índice ou palavras do texto que
compõem a base de dados;
• Uma série de recursos, que suportam a recuperação por palavras
dos registros, recursos que se fazem necessários a fim de atender
ao fato de existir um controle limitado quanto à forma como a chave
de busca aparece no registro;
• Ênfase no gerenciamento de uma ou várias bases diferentes,
quando a capacidade de extrair dados de várias bases afins não é
essencial à aplicação;
• Aplicações relativamente fixas, que exigem recursos limitados de
programação ou desenvolvimento de sistemas.
Fases do processo de gerenciamento e publicação de documentos
na internet
Fase
Descrição
Iniciada por
Identificar o conteúdo
Identificar um subconjunto de documentos a serem indexados e
colocados na internet
Administrador
dos sistemas
Criar a base de dados
Definir um modelo ou estrutura de base de dados para a base de textos
que armazenará os índices dos documentos processados
Administrador
dos sistemas
Alimentar a base de
dados
Fazer a indexação e alimentar a base de dados com os índices dos
documentos processado
Administrador
dos sistemas
Habilitar/publicar na
internet
Assim que os documentos tiverem sido processados e feitas as devidas
conexões na internet (isto é, TCP/IP) será criado um formulário de
entrada HTML como interface pela qual os usuários podem inserir os
pedidos de busca
Usuário/cliente
Processar pedidos de
busca
Quando os critérios de busca são fornecidos ao formulário HTML, o
mecanismo de recuperação no texto faz uma busca no repositório, que
comumente inclui a construção da lógica para a busca e sua tradução
numa linguagem de programação nativa
Usuário/cliente
Apresentar resultados
Mostrar os resultados da busca na forma de uma lista de ocorrências
na qual os usuários podem fazer as seleções a fim de ver determinado
documento
Ver/importar o original
Quando o usuário seleciona um item da lista de ocorrências, o
mecanismo de recuperação de textos transmite o documento solicitado
desde sua localização original e apresenta-se ao cliente num formato
visível; se o usuário quiser importar o documento, faz um pedido ao
servidor, que ajuda o navegador na internet do cliente a descarregar o
arquivo
Usuário/cliente
Usuário/cliente
Pontos importantes a serem observados em um sistemas de
gerenciamento de documentos
:
• A integração de plataformas mistas de
computadores numa mesma instituição
• Controle dos documentos a partir de
quando são publicados, inclusive
questões relativas a segurança e
atualização
• Acesso e recuperação eficazes quando os
documentos são solicitados
Aplicações
• As aplicações do gerenciamento de
documentos incluem publicações
eletrônicas, arquivos de documentos de
pessoas jurídicas e sistemas de
informação de pessoas físicas.
Critérios de Avaliação
Indexação
• Listas de palavras proibidas e permitidas
• Controle de autoridade de termos de assuntos,
indicando sinônimos, homônimos, termos genêricos.
Recuperação da informação
• Operadores de busca booleanos
• Modos de busca para diferentes tipos de usuários
Critérios de Avaliação
Definição da base de dados
• Parâmetros que se acham especificados na definição
que serão modificados depois que os dados tiverem sido
inseridos.
• Exibição e modificação na estrutura de dados
Entrada de dados
• Alteração e eliminação de registros existentes
• Campos definidos pelo usuário
Critérios de Avaliação
Recursos de saída
• Exibição de resultados em tela pré-formatada
• Formatos de saídas impressas
• Recursos para criação de tabelas e análise estatística
Segurança
• Senhas
• Acesso apenas para a leitura
• Acesso restrito a certas bases de dados, registros e/ou
certos campos
Critérios de Avaliação
Interface amigável para usuário
• Diferentes interfaces para usuários especialistas e
novatos
• Interfaces multilíngues
Suporte adequado e compatibilidade de
equipamentos
• Revisão contínua
• Atualização do programa
• Atendimento, treinamento e consultoria
Gerenciamento e publicação de
documentos
A mudança de ênfase, do acervo para o acesso, seguiu-se
uma mudança de foco nos aplicativos de gestão de
documentos para publicação.
Ciclo de vida dos sistemas de gerenciamento:
• Análise
• Projeto
• Implementação
• Evolução operacional
• Declínio
• Substituição
Gerenciamento e publicação de
documentos
4 componentes em qualquer sistema:
• Usuários; programas; equipamento; bases de dados.
Dentre as questões específicas que precisam ser levadas
em conta quando da publicação de base de dados na
internet temos:
• Acesso
• Qualidade e manutenção da base de dados
• Suporte
• Marketing
O Futuro?!
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Projeto de interface;
Sistemas abertos;
Manipulação de multimídia e imagens;
Reconhecimento óptico dos caracteres;
Edição na internet e em intranets;
Edição de trabalhos feitos em grupo;
Aumento do uso de publicações híbridas;
As estratégias de preços;
Crescente globalização;
Maior integração;
Maior integração com a tecnologia de servidor Web.
Sistemas
SEER: Processo de Submissão dos artigos editor
Editor acompanha
Artigo(s) submetido(s) ao
SEER
Fonte: Ursula Blattmann
Sistemas