STORAGE – ARMAZENAGEM, SEGURANÇA E CONFIABILIDADE
Com o Portal Storage da SISMASTER, você mantêm em sigilo e segurança as cópias dos documentos
fiscais eletrônicos pelo período exigido na legislação, evita surpresas desagradáveis como multas, prejuízos
financeiros, tempo e muita dor de cabeça para recuperar os dados históricos de sua empresa em caso de perdas
por
falhas
de
equipamentos
ou
pelo
manuseio
inadequado
dos
arquivos
digitais.
Além disto, o Portal Storage valida a autenticidade e realiza a entrega da NF-e (xml) aos destinatários e
transportadoras.
O Storage realiza o armazenamento dos arquivos digitais das NF-e de saída e de entrada. Disponibiliza
um portal de consulta para os destinatários e emitentes das notas de forma transparente, destacando sempre a
identidade visual do emitente, além de permitir o gerenciamento por contas, possibilitando a utilização por vários
CNPJ’s.
Além disto, perder um arquivo de NF-e tem o mesmo impacto que perder todas as vias das antigas
notas impressas. Tal fato pode acarretar em vários transtornos de ordem legal para o contribuinte, inclusive
multa. A regra geral é que o EMITENTE e o DESTINATÁRIO devem manter o arquivo digital da NF-e pelo prazo
estabelecido na legislação para guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentados à administração
tributária.
Assim, o maior risco para as empresas é ignorar a fragilidade interna e os benefícios de contar com um
fornecedor idôneo capaz de oferecer toda estrutura de armazenamento, backup e recuperação imediata dos
arquivos quando solicitados. Depois de investir em novas tecnologias e serviços para adequar-se a emissão de NFe, é imprescindível manter um sistema de armazenamento de dados a altura, QUE ENTRE OUTRAS COISAS
POSSIBILITA:
Administração centralizada para várias contas (CNPJ)
Grupos de empresas ou redes de filiais podem armazenar as notas em uma única conta, centralizando
os documentos e facilitando a administração. Filtros permitem a rápida localização e visualização dos documentos.
Acesso restrito para destinatários e transportadoras da NF-e
As notas ficais podem ser acessadas pelos seus destinatários no Portal Storage, que pode estar no site
da sua empresa, promovendo maior visibilidade do seu site, divulgando sua marca e fidelizando clientes. Além
disso, as transportadoras também podem fazer o download das notas, conforme descrito na legislação.
Recepção automatizada da NF-e por e-mail
Centenas de mensagens de e-mail com NF-e chegam na caixa de entrada de sua empresa
constantemente? Com o Storage da SISMASTER todo este processo é automatizado e em caso de problemas ou
notas inválidas você é notificado sobre o caso.
SisMaster – Sistemas Inteligentes Ltda - ME– Rua Cel. André Ulson Jr., 250, sala 93, 9º andar – Centro – Araras – SP. –
13600-690 / (19) 3542-9479 (19) 3351-3491 – (19) 8112-2419
SITE: www.sismaster.com (veja também, novo software de apoio a vendas “SISCRM”)
Verificação e notificações da situação da NF-e junto à SEFAZ
Ao receber uma nova nota, o Storage encarrega-se de verificar sua situação junto à SEFAZ, garantindo,
assim, a integridade dos arquivos armazenados. O arquivo digital do cancelamento de NF-e também deve ser
entregue ao destinatário. Com o Storage, sua empresa armazenará estes arquivos disponibilizando-os aos
destinatários.
ESCLARECIMENTO AOS CONTADORES
Os contadores e seus escritórios estão mais preocupados do que nunca, meio “perdidos” sem enxergar
uma solução que amenize a dura tarefa de atender o fisco no prazo determinado e com as informações exigidas.
Na cabeça do contador pairam mais dúvidas do que certezas, como algumas descritas a seguir:
Como ter certeza que o cliente enviou todas as NF-e’s para o escritório?
Como garantir que a NF-e é válida?
Onde e como guardar as NF-e’s durante o prazo exigido pelo fisco?
Como organizar as NF-e’s para facilitar o trabalho no escritório?
Como localizar rapidamente todas as NF-e´s para registrá-las no sistema e apurar os
impostos, sem deixar nenhuma para trás?
Para amenizar estas angústias e preocupações do contador, o melhor remédio é uma boa ferramenta.
Com base nessa premissa, a SISMASTER disponibiliza uma solução que está integrada aos aplicativos fisco
contábeis e que além de resolver as questões acima citadas é acessível financeiramente. Assim, os CONTADORES
encontram no STORAGE as respostas que procuravam e, a partir de então, poderão confiar nesta solução e,
inclusive, passar a oferecer esta ferramenta aos seus clientes.
A PREVENÇÃO SEMPRE GERA ECONOMIA PARA QUALQUER NEGÓCIO.
Todas as empresas que atuam de forma preventiva, visando a não constituir contingências fiscais,
procuram seguir os preceitos da legislação com o objetivo de evitar problemas futuros com a fiscalização evitando,
assim, um passivo tributário que venha inviabilizar seus negócios.
Conforme previsto na cláusula décima do AJUSTE SINIEF 07/05, o Emitente, o Destinatário e a
Transportadora deverão manter, em arquivo digital, todas as NF-e’s pelo prazo estabelecido na legislação
tributária, seja ele de saída ou de entrada. Vale lembrar que a SEFAZ ou SRF não disponibilizam dados para
recuperação em caso de perda ou extravio.
O Portal Storage, ainda facilita a localização das NF-e já que trata-se de uma solução web e pode ser
acessado, de forma segura, a qualquer momento de qualquer lugar.
Abaixo, apresentamos algumas tarefas executadas pelo Storage:
1.
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4.
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6.
7.
8.
Monitora os XML’s recebidos via e-mail;
Verifica a estrutura do arquivo XML;
Verifica a autenticidade da NF-e;
Armazena o XML da NF-e pelo prazo estabelecido na legislação;
Valida a assinatura digital;
Valida os dados/conteúdo da NF-e junto à SEFAZ;
Consulta as Notas após 7 dias (verificação de cancelamento)
Gera arquivos de download das NF-e’s por período para uso contábil;
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OUTRAS CARACTERÍSITCAS
- Gerencia várias contas (CNPJ), organizando e separando os arquivos de acordo com a filial;
- Envio de e-mails para o administrador notificando sobre exceções, mudanças de status, falha nas
estruturas dos arquivos;
- Visualização do DANFE e muito mais!
PERGUNTAS E RESPOSTAS ACERCA DO XML DA NF-E
PAPO RÁPIDO: XML – E SE EU PERDER?
A resposta é simples: Multa!
MAS POR QUÊ?
Porque, segundo a legislação, o emitente, destinatário e transportadora (quando houver) deverão
armazenar as NF-es de todas as operações realizadas pelo prazo estabelecido na legislação tributária para guarda
de documentos fiscais e, quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.
ENTÃO BASTA FAZER BACKUP!
Não! O uso de formas baratas como cd’s, pendrives ou banco de dados além de arriscado cumpre
apenas uma parte do processo: o armazenamento!
MINHA EMPRESA ENVIA O XML POR E-MAIL, NÃO PRECISO ME PREOCUPAR.
Errado! Embora possa parecer improvável, é comum situações de envio do arquivo eletrônico por e-mail
que nunca chegam, já que estes podem ser classificados como spam ou, ainda, podem se perder em meio a outros
e-mails de uma caixa de entrada “abarrotada”. Em outras palavras, sua empresa não garantiu a entrega.
O QUE PODE ACONTECER SE EU ENVIAR UM XML E ELE NÃO CHEGAR?
Seu cliente poderá ser penalizado e sua empresa também!
SOU DESTINATÁRIO/TRANSPORTADORA E ARMAZENO TODAS AS NOTAS RECEBIDAS. NÃO PRECISO
ME PREOCUPAR.
Para quem recebe uma nota fiscal ainda cabe verificar sua validade, ou seja, a autenticidade da NF-e e
a existência de sua Autorização de Uso, tenha ele recebido o arquivo digital ou o DANFE acobertando o transporte
da mercadoria. Outra situação que muitas empresas não observam é a checagem da validade da nota eletrônica
após sete dias da sua emissão. Muitos emitentes cancelam as notas dentro deste período sem, contudo,
comunicar o evento ao destinatário! Isso coloca ambas as empresas em situação irregular novamente.
NA MINHA EMPRESA USAMOS UM APLICATIVO EMISSOR GRATUITO, ELE FAZ TUDO ISTO?
A resposta é curta, não! E este é um cenário extremamente preocupante, pois tais aplicativos, em
geral, não realizam o envio de e-mail das notas ao destinatário e sequer possuem uma base de dados que
armazene seus arquivos digitais.
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COMO RESOLVER TODAS ESTAS OBRIGATORIEDADES?
Alternativas mais seguras envolvem estrutura de Servidores ou DataCenters com rotinas de backup e
segurança contra quedas de energia, ferramentas automatizadas para a validação da autenticidade da NF-e,
alertas de chegada de novos arquivos, entre outros.
MAS INVESTIR EM TUDO ISTO É MUITO CARO!
Pensando nisto a SISMASTER disponibiliza o Portal Storage. Trata-se de uma ferramenta que reúne
todas estas funcionalidades de forma a atender às obrigatoriedades da legislação e que ainda oferece: painéis de
gerenciamento, áreas exclusivas para emitentes, destinatários e transportadoras.
O Portal Storage conta com toda uma infra-estrutura de DataCenters profissionais com processo de
Backup periódico e espelhamento de servidores. Tudo com o intuito de garantir, ao Contribuinte, seja ele Emissor
de Nota Fiscal Eletrônica, destinatário ou transportadora, o cumprimento da legislação vigente e a comodidade de
ter acesso às suas informações de qualquer lugar e em qualquer computador, já que trata-se de uma solução web.
Outra característica do Portal Storage é a administração centralizada para várias contas (CNPJ) em que
grupos de empresas ou redes de filiais podem armazenar as notas em uma única conta, centralizando os
documentos e facilitando a administração.
O Portal Storage ainda monitora contas de e-mail e realiza a recepção e validação dos arquivos de
forma automática, simplificando as tarefas do dia a dia. Nele também é possível consultar, visualizar ou fazer o
download das notas armazenadas em sua conta de armazenamento.
Todos os arquivos armazenados são submetidos a uma verificação de autenticidade da NF-e,
autorização de uso, situação junto à SEFAZ, entre outras. O custo para tudo é muito baixo e pode partir de R$ 0,08,
chegando à R$ 0,25 por nota arquivada, permanecendo disponível durante todo o período previsto na legislação!
Um valor diversas vezes menor que a multa aplicada ao contribuinte por nota perdida ou não apresentada.
Garanta já a segurança de seus documentos fiscais de forma eficiente e acessível com o Portal Storage
da SISMASTER, através dos contatos que seguem:
Depto. Comercial: (19) 3351-3491, com Douglas Bernardes ou Jesuíno Femina;
e-mail: [email protected] / [email protected]
Por fim, aguardamos seu contato e colocamo-nos à disposição para qualquer esclarecimento.
Cordialmente
Sismaster – Sistemas Inteligentes
SisMaster – Sistemas Inteligentes Ltda - ME– Rua Cel. André Ulson Jr., 250, sala 93, 9º andar – Centro – Araras – SP. –
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