USANDO SEU PC
A Nota Fiscal Eletrônica chegou
para ficar e precisaremos aprender a trabalhar com ela. Além das
partes legal e tributária, existem
também os requisitos técnicos da
parte de informática, como esses
que mostramos aqui.
As tradicionais notas fiscais em papel utilizadas no
Brasil há décadas estão com os dias contados. Quem vai
substitui-las é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que vem entrando em vigor paulatinamente até atingir todos os estados
e todas as áreas de atividade econômica. Não é nossa especialidade cuidar da parte legal e tributária da NF-e mas, como
este processo depende dos computadores, gostaríamos de
aproveitar este espaço na PnP para falar um pouco do processo de implantação da NF-e, em especial nas pequenas e
médias empresas. São informações básicas porém importantes para quem terá seu primeiro contato com a NF-e.
ta da NF-e. O DANFE contém a chave de acesso que permite ao detentor desse documento confirmar (através da página da Secretaria de Fazenda Estadual ou da Receita Federal) a efetiva existência de uma NF-e que tenha tido seu uso
regularmente autorizado.
O documento eletrônico enviado para a secretaria da
fazendo usa o formato XML. Para cada nota emitida existirá um arquivo XML que pode assim ser usado para transportar as informações das notas entre os computadores do
governo, do emitente, do destinatário e de qualquer outra organização que precise lidar com aqueles dados.
COMO FUNCIONA O SISTEMA DA NF-e
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
A NF-e é um documento exclusivamente digital (emitido e armazenado eletronicamente) para documentar uma
operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. A empresa emissora da NF-e gera um arquivo eletrônico contendo as informações da operação, o qual deverá ser
assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade
dos dados e a identidade do emissor. Este arquivo eletrônico corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e será então
transmitido via internet para a Secretaria de Fazenda Estadual de jurisdição do contribuinte emitente, a qual fará a validação do arquivo e devolverá uma “Autorização de Uso”,
sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria, e também disponibilizará consulta, através da internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso ao documento eletrônico.
Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido
da Secretaria de Fazenda Estadual para a Receita Federal,
que é o repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no
caso de uma operação interestadual, comunicará também a
Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação e
outros órgãos públicos, conforme for necessário.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica intitulada DANFE (Documento Auxiliar da
Nota Fiscal Eletrônica), que pode ser impressa pelo próprio
interessado, em papel comum. O DANFE conterá a chave
de acesso e o código de barras para facilitar e agilizar a consulta da NF-e na Internet. O DANFE não é nota fiscal nem
a substitui, servindo apenas como instrumento para consul46
Existem vários passos para começar a emitir NF-e:
1 – Solicitar autorização da Secretaria da Fazenda
Este é um processo geralmente feito pelo contador da
empresa. Depois de entregue toda a documentação, ainda
leva uns 15 dias para que a SEFAZ (Secretaria da Fazenda)
entregue a senha de acesso ao sistema e libere a comunicação via internet. Importante: depois que a empresa começar
a emitir NF-E não poderá mais emitir notas fiscais em papel, sob pena de uma pesada multa a cada nota impressa
emitida. Por isso é que o processo de substituição da nota
impressa pela digital deve ser cuidadosamente estudado.
2 – Adquirir Certificado Digital
Enquanto a empresa aguarda a liberação de sua senha na SEFAZ deve cuidar da aquisição de um Certificado
Digital compatível com seu sistema. Existem diversas empresas que fornecem este certificado (consulte seu contador)
que vai custar em torno dos R$ 500 e que vai valer por 2 anos.
Será necessário levar até a entidade certificadora vários documentos da empresa e da pessoa responsável pelo certificado, o qual consiste fisicamente em uma leitora de cartões
e um cartão magnético. A leitora liga-se à porta USB do computador, que vai ler o cartão contendo o certificado e exigir
a senha do proprietário. Existem 3 destas senhas:
• Senha de revogação (cancelamento) – Usada nos casos
de fraude ou roubo do certificado.
• Senha PIN (Personal Identification Number) – É a que
será solicitada sempre que formos utilizar o certificado digital (ao emitir notas, por exemplo).
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Revista PnP nº 20