DECADÊNCIA
FISCAIS
E
CONSERVAÇÃO
DE
DOCUMENTOS
Elaborado em 11.2007.
José Hable
Auditor tributário da Secretaria de Fazenda do Distrito Federal,
graduado em Agronomia pela UFPR, Administração de Empresas pela
FAE e em Direito pela CEUB, pós-graduado em Direito Tributário pelo
ICAT, mestrando em Direito Internacional Econômico pela UCB,
professor de Direito Tributário, autor do livro: A extinção do Crédito
Tributário por decurso de prazo – 2ª edição-Editora Lúmen Júris,
2007.
Indaga-se:
tratando-se
de
prazos
decadencial
ou
prescricional, até quando os livros e documentos fiscais
deverão ser conservados pelo contribuinte?
O CTN, no seu art. 195, parágrafo único, disciplina:
Art. 195. (...)
Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração
comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos
neles efetuados serão conservados até que ocorra a
PRESCRIÇÃO dos créditos tributários decorrentes das
operações a que se refiram. (Destacamos).
A prescrição tributária, segundo estabelece o art. 174 do CTN,
[01]
refere-se à ação de cobrança do crédito tributário definitivamente
constituído. Assim, ocorre a prescrição quando o Estado deixa de
promover a cobrança do crédito tributário, no prazo de cinco anos
contados de sua constituição definitiva.
Tem-se então que a prescrição da ação para a cobrança do
crédito tributário tem seu início a partir da constituição definitiva do
crédito tributário, ou seja, tão-somente após ter sido efetuado o
lançamento tributário, e se consuma, isto é, tem seu termo final,
transcorridos
os
cinco
anos,
se
não
sobrevierem
causas
de
impedimento, suspensão ou interrupção.
À primeira vista, denota-se uma impropriedade técnica na
redação do dispositivo legal, constante do art. 195, parágrafo único,
do CTN, ao descrever, como limite temporal para a guarda e
conservação dos documentos fiscais, apenas com a ocorrência da
prescrição dos créditos tributários, porquanto tanto pode ser do prazo
decadencial quanto prescricional. Isso porque há situações em que o
crédito tributário nunca será alcançado pela prescrição, por já estar
decaído, e nem por isso os documentos fiscais deverão permanecer
sob a guarda do sujeito passivo (contribuinte e/ou responsável).
É cediço que os livros e documentos fiscais são necessários,
como fontes documentais probatórias, para se efetuar as atividades
descritas no art. 142 do CTN, tanto para o sujeito passivo, na
modalidade de lançamento por homologação, quanto para o Fisco,
nos lançamentos de ofício e por declaração, sempre no intuito de se
concretizar o crédito tributário, servindo assim como prova e
demonstração de que foram realizadas as atividades de lançamento
tributário, nos termos da legislação regente.
Fato relevante a ser levantado é que não basta o crédito
tributário estar extinto, como por exemplo, pelo pagamento (CTN,
art. 156, I), para que o contribuinte já possa se desfazer dos livros e
documentos fiscais. Mesmo já extinto o crédito tributário, os papéis
fiscais deverão permanecer guardados pelo sujeito passivo até que
ocorra uma das modalidades de extinção do crédito tributário por
decurso de prazo, descritas no art. 156, V ou VII, do CTN. [02]
Nesse sentido, há várias hipóteses a serem analisadas:
Na modalidade de lançamento por homologação, a Fazenda
Pública tem cinco anos, a contar do fato gerador do tributo, para se
manifestar expressamente quanto aos procedimentos efetuados pelo
sujeito passivo, segundo determina o art. 156, VII, c/c o art. 150, §
4º, todos do CTN.
(a) Quando o sujeito passivo entrega a declaração do tributo
devido, o Fisco, ao recebê-la, física ou virtualmente por sistema
computadorizado, toma conhecimento das atividades exercidas pelo
obrigado, nos termos do caput do art. 150 do CTN, e nesse instante,
homologando-as, está a se configurar o lançamento tributário.
Isso implica afirmar que, com o recebimento da declaração do
tributo devido pelo Fisco, ocorre a constituição definitiva do crédito
tributário.
Nesse
sentido,
também,
vem
sendo
firmada
jurisprudência de nossos tribunais, em especial a do STJ,
[03]
a
que
considera que a constituição definitiva do crédito tributário ocorre
com a entrega da declaração aceita pela Fisco. E, caso não ocorra o
pagamento do tributo declarado, no prazo estabelecido na legislação
pertinente, inicia-se o prazo prescricional para a ação de cobrança,
nos termos do art. 174 do CTN. [04]
Nessa situação, os livros e documentos fiscais deverão ser
conservados até que ocorra a PRESCRIÇÃO dos créditos tributários.
(b) Com o pagamento do tributo que foi declarado pelo
contribuinte ao Fisco, ocorre a extinção do crédito tributário (CTN,
art. 156, I). Entretanto, havendo, porventura, o pagamento de
tributo que não foi declarado ao Fisco, ou seja, recolhimento de
tributo sem que haja a entrega da declaração ao Fisco, a extinção do
crédito tributário não ocorre com o pagamento em si, mas com a
homologação tácita, nos termos do art. 156, VII, do CTN.
[05]
Nessa
hipótese, então, os documentos fiscais deverão ser conservados até
que ocorra a HOMOLOGAÇÃO TÁCITA dos créditos tributários.
(c)
Quando
o
sujeito
passivo
efetua
as
atividades
de
lançamento, com omissão ou inexatidão (CTN, art. 149, V), ou com a
comprovação de dolo, fraude ou simulação (CTN, art. 149, VII), não
há se falar em lançamento por homologação e sim lançamento de
ofício. Então, em se tratando de lançamento de ofício, os documentos
fiscais deverão ser conservados até que ocorra a DECADÊNCIA dos
créditos tributários (CTN, art. 173, I).
(d) E ainda, se o Fisco efetua o lançamento de ofício (auto de
infração, p. ex.) no prazo legal, não há se falar mais em decadência
do crédito tributário; então, em não sendo pago o crédito tributário,
deverá o contribuinte conservar seus livros e documentos fiscais até
que ocorra a PRESCRIÇÃO dos referidos créditos tributários.
Todavia, nessas circunstâncias, como medida de precaução, já
terá a Fazenda Pública providenciado cópias de todos os documentos
necessários
à
constituição
de
ofício
do
crédito
tributário,
demonstrando assim, apesar da obrigatoriedade, ter pouca relevância
o instituto da prescrição, nessa hipótese, como limite para a
conservação de livros e documentos fiscais pelo contribuinte.
Ante o exposto, então, os livros e documentos fiscais deverão
ser conservados pelo sujeito passivo até que ocorra a extinção do
crédito tributário por decurso de prazo.
As legislações tributárias, dos entes políticos competentes para
instituir os tributos, em grande parte, vêm tratando o mencionado
prazo como de DECADÊNCIA. [06]
Referência bibliográfica
HABLE, José. A extinção do crédito tributário por decurso
de prazo. 2 ed., Brasília: Lúmen Juris, 2007.
Notas
(1) BRASIL. CTN. "Art. 174. A ação para cobrança do crédito
tributário prescreve em 5 (cinco) anos, contados da data da sua
constituição
definitiva."
Disponível
em:
http://www.planalto.gov.br. Acesso em: 12 jul. 2006.
(2) BRASIL. CTN. "Art. 156. Extinguem o crédito tributário:
(...) V – a prescrição e a decadência.; (...) VII - o pagamento
antecipado e a homologação do lançamento nos termos do
disposto no artigo 150 e seus §§ 1º e 4º;" Disponível em:
http://www.planalto.gov.br. Acesso em: 12 jul. 2006.
(3) BRASIL. STJ. AgRg no Ag 748560/RS, Rel. Min. José
Delgado, 1ª T, data da decisão: 01/06/2006, DJ 26.06.2006, p. 121.
No mesmo sentido, REsp 673585/PR, Rel. Min. Eliana Calmon, 1ª
Seção, data de julgamento 26/04/2006, DJ 05.06.2006, p. 238; entre
outros. Disponível em: http://www.stj.gov.br. Acesso em: 20 set.
2006.
(4) HABLE, J. Obra citada. p. 189-193.
(5) HABLE, J. Obra citada. p. 211-212.
(6) BRASIL. Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996. Dispõe
sobre
a
legislação
tributária
federal,
as
contribuições
para
a
seguridade social, o processo administrativo de consulta e dá outras
providências. "Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa
jurídica, (...), serão conservados até que se opere a decadência
do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários
relativos
a
esses
exercícios."
Disponível
em:
http://www.planalto.gov.br. Acesso em: 12 jul. 2006 e DISTRITO
FEDERAL. Lei nº 1.254, de 8 de novembro de 1996, que dispõe
sobre ao ICMS no Distrito Federal. "Art. 50. Os livros e documentos
fiscais, (...), ficarão à disposição do Fisco pelo prazo de cinco
anos
contados
a
partir
do
primeiro
dia
do
exercício
subseqüente ao da ocorrência do fato gerador." (Grifamos).
Disponível em: http://www.fazenda.df.gov.br. Acesso em: 12 jul.
2006, entre outras.