Secretaria da Educação do Estado da Bahia
Sistema de Gestão Escolar: Portaria de
Institucionalização do SGE N º 2.970,
Diário Oficial de 09/04/2010.
O Sistema de Gestão Escolar - SGE - constitui-se em
uma ferramenta gerencial para a rede pública de
ensino, criada em ambiente web que facilitará a
administração escolar no que diz respeito à execução,
acompanhamento e controle de suas atividades fins
permitindo assim, a atualização em tempo real da base
de dados gerenciais da Secretaria de Educação do
Estado.
 Estrutura do Sistema
Gestão
Escolar
Gestão
Servidores
- Rede Física
- Aluno/matrícula
- Calendário Escolar
- Transporte Escolar
- Avaliação Escolar
Gestão
Censo Escolar
- Cadastro de Servidores
- Formação dos Servidores
- Validação
- Extração
- Geração de Arquivos
- Envio INEP
- Consulta
- Rendimento/Movimento
 Benefícios do SGE
• Eficiência, qualidade e integração na gestão de ensino.
• Atualização permanente das informações diretamente no sistema
pelas UEE.
• Diminuição do retrabalho de envio de informações das escolas
para os diversos setores do órgão central.
• Aumentar a produtividade das Unidades Escolares, Direc e Órgão
Central
• Melhoria na qualidade do atendimento à comunidade escolar
• Melhoria na comunicação entre UEE, Direc e Órgão Central
• Subsidiar na tomada de decisão
• Disponibilizar Informações Gerenciais
 Principais funcionalidades
• Matrículas
- Matrícula de Novo Aluno
- Rematrícula
• Movimentações
- Incluir Aluno na classe / turma
- Remanejar Aluno de classe / turma
- Transferir Aluno de Escola
- Alterar Situação do Aluno
• Servidores
- Atribuir professor a classe / turma
- Cadastro de servidores
• Comprovantes
- Matrícula
- Declarações (declaração de conclusão / matrícula /
transferência)
• Histórico Escolar
- Geração e Impressão
• Cadastro
- Notas e frequência (geração automática do boletim)
• Imprimir Boletim...
HELP DESK
Atribuições
• Prestar suporte técnico de microinformática por telefone
com o objetivo de resolver os problemas que os usuários
possam ter;
• A coordenação do suporte de sistema e suporte de
instalação e funcionamento de equipamentos está a cargo do
CMO;
• O número do Help Desk é (71) 3115-1414.
 Central de Atendimento
Atribuições
• Solucionar os problemas
escolares, via telefone.
operacionais
das
unidades
• Encaminhar para as Superintendências solicitações que não
puderam ser atendidas na central, as quais entrarão em
contato com as escolas solicitantes
• Contato da Central de Atendimento: 3115-1060
 Suporte Técnico Operacional
Atribuições
• Acompanhar as unidades escolares na atualização dos dados
no SGE;
• Dar suporte presencial às unidades escolares.
Procedimentos
 Unidade de Gestão
As informações (servidores, alunos, rede física e outras)
cadastradas no SGE serão divididas por escola e por
anexo. Sendo assim, no momento do uso do SGE o
usuário deve selecionar a unidade de gestão a ser
utilizada.
Importante: As informações registradas de cada anexo
são de responsabilidade dos dirigentes da unidade
escolar a qual o anexo está vinculado.
 Fluxo das Informações
• As escolas com acesso à internet, deverão registrar as
informações diretamente no sistema;
• As escolas que ainda não possuem acesso à internet,
deverão procurar uma escola mais próxima (indicada pela
Direc) para registrar as informações diretamente no
sistema;
• A Direc também possuirá uma Central de Digitação para
as escolas próximas à sede da Diretoria Regional.
• As Unidades Escolares que vão dar apoio as outras
Unidades para alimentação do sistema irão receber mais
equipamentos para viabilizar o trabalho.
 Fluxo das Informações
•
A Direc fará um cronograma de atendimento de custos de
deslocamento e diárias para as Unidades Escolares, este
levantamento deverá ser enviado à Supec até o dia 20 de
abril (enviar para Jaina Carine ou Heloísa Helena, na
Diroe: ([email protected], [email protected]
Tel: 3115 9081, 3115- 8989);
• As informações dos anexos serão de responsabilidade da
escola mãe;
• Cada Direc deverá ter uma pessoa responsável pelo SGE.
Esta pessoa deverá ter todo o apoio do Diretor da Direc
para execução de suas tarefas.
 Perfis de usuários no SGE
Perfil Escolar
• Diretor
• Vice-diretor
• Secretário escolar
• Técnico de secretaria escolar
Perfil DIREC
• Diretor
• Coordenador
• Técnico da Direc
• Prestador de serviço
 Gestão de usuários
 Solicitação de Acesso (senha)
 Solicitação - Mudança de Acesso
 Solicitação – Cancelamento de Acesso
Quem solicita: diretor
Para: SUPAV Diretoria de
Acompanhamento e Informação
(End.: 6ª Avenida, nº 600 CEP
41.750-300 – CAB)
Como: através de e-mail para
[email protected]
 Solicitação – Desbloqueio de Senha
1. Quem solicita:
usuário
o
próprio
2. Para: Central de Atendimento
*Esquecimento de senha.
3. Como: Telefone
 Gestão de usuários
 Solicitação de Acesso (senha) e Mudança de Perfil
Assunto: solicitação de acesso ao SGE
Solicito criação de senha de acesso para o(s) seguinte(s)
usuário(s):
Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus e anexo 1
Nome completo: Maria dos Santos
Perfil: Diretor
E-mail: [email protected]
CPF: xxx.xxx.xxx-xx
Nome completo: José da Silva
Perfil: Secretário escolar
E-mail: [email protected]
CPF: xxx.xxx.xxx-xx
Obs: todos os campos são obrigatórios.
Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários
conforme exemplo acima.
 Gestão de usuários
 Solicitação de Cancelamento de Acesso
Assunto: solicitação de cancelamento de acesso ao SGE
Solicito cancelar a senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s):
Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus
Nome completo: Maria dos Santos
CPF: xxx.xxx.xxx-xx
Nome completo: José da Silva
CPF: xxx.xxx.xxx-xx
Obs: todos os campos são obrigatórios.
Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários
conforme exemplo acima.
 Etapas da Implantação
Responsável: SEC
1º Passo: Carga Inicial
Migração das informações dos diversos sistemas da
secretaria para o SGE.
Responsável: UNIDADE ESCOLAR
2º Passo: Transição
Atualização das informações migradas dos sistemas
da secretaria;
Organização das informações para a gestão da escola
e para o Censo Escolar.
3º Passo: Censo Escolar
Validação, ajustes e envio automatizado
informações do SGE para o sistema do MEC.
das
4º Passo: Acompanhamento Acadêmico
Atualização das informações acadêmicas dos alunos;
Registro de notas e frequências;
Emissão dos boletins das unidades.
 Etapas da Implantação
Responsável: UNIDADE ESCOLAR
5º Passo: Planejamento e resultados finais
Planejamento da rede física e oferta de ensino para a
matrícula 2011;
Resultado de aprovação e reprovação dos alunos.
6º Passo: Matrícula 2011
Rematrícula;
Matrícula de alunos novos.
7º Passo: Movimento/Rendimento do Censo Escolar 2010
Envio automatizado das informações de movimento e
rendimento dos alunos matriculados em 2010 do SGE
para o sistema do MEC.
 Atividades da Transição
Início
SGE
Es
c
Atualizar os
dados cadastrais
da escola
ola
Enturmar os
alunos que estão
em sala de aula
Cancelar matrícula dos
alunos que não irão
estudar na escola
Atribuir o servidor
a classe
1
Acessar o SGE
Consultar base na
Internet
www.sec.ba.gov.br/
bancoalunosi
1
Atribuir o servidor
a disciplina
Confirmar demais
servidores na escola.
Incluir alunos novos
(matrícular) e
enturmar na classe
(Passo 2)
Atualizar endereço dos alunos que
utilizam transporte escolar, pois no
cadastro constará o endereço da
escola
Atualizar endereço
dos demais alunos
Fim
 Atividades da Transição
Atualizar os dados
cadastrais da escola
Objetivo: atualizar todas
informações
cadastrais
unidade escolar ou anexo.
as
da
Pontos de Atenção
• Confirmar
informações
cadastrais
da
escolas,
principalmente ofertas de ensino;
• Atualizar os nomes das salas de aula;
• Atualizar corretamente a capacidade física das salas.
Dicas:
• Observar portaria de matrícula nº 16.887 de 25/11/09, Art. 24
(define nº de estudantes por classe);
• Não incluir informações dos anexos no campo de dados
cadastrais da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área
de gestão no sistema.
 Atividades da Transição
Atribuir os alunos
que estão em sala de
aula
Objetivo: Atribuir os alunos a uma
classe / turma.
Pontos de Atenção
• Caso seja necessária a criação ou exclusão de classes / turma,
entre em contato com a Central de Atendimento;
• Atualizar o nome das classes / turmas;
• Atribuir nas classes ou turmas apenas os alunos que
compareceram na unidade escolar.
Dicas:
• As escolas que tem atendimento educacional especializado
,oferecem atividade complementar, os anexos e classes
especiais terão que solicitar para a central de atendimento a
criação dessas classes.
• Não atribuir os alunos dos anexos nas classes / turmas da
escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no
sistema
 Atividades da Transição
Cancelar matrícula
dos alunos que não
irão estudar na
escola
Objetivo:
Cancelamento
das
matrículas dos alunos que não
compareceram nas unidades
escolares.
Pontos de Atenção
• Deve-se cancelar todas as matrículas dos alunos que se
matricularam e não compareceram na unidade escolar;
• Caso o aluno de anexo esteja matriculado na escola mãe,
deve-se cancelar a sua matrícula, pois este aluno deverá ser
matriculado diretamente na área de gestão do anexo.
Dicas:
• Não confundir cancelamento de matrícula com abandono;
• Apesar dos cancelamentos, as informações dos alunos
permanecem no banco de dados do sistema.
 Atividades da Transição
Atribuir professor a
classe
Objetivo: atribuir professores a
classe / turma
Pontos de Atenção
• Caso o SGE não apresente algum professor que esteja lotado
na unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a
central de atendimento para atualizar o sistema;
• As informações oficiais para geração de folha de pagamento
e carga horária, são as cadastradas no sistema SECONLINE.
Dicas:
• Mantenha as alocações dos professores atualizadas no SGE,
quaisquer divergências entre em contato com a Central de
Atendimento.
 Atividades da Transição
Atribuir professor a
disciplina
Objetivo: atribuir disciplina ministrada
pelo professor.
Pontos de Atenção
• Caso haja a necessidade de incluir ou alterar uma disciplina
no SGE, entre em contato com a central de atendimento.
Dicas:
• Seguir orientações definidas nas portaria nº 1.128/10 de
28/01/2010 e1.512/10 de 09/02/10 sobre matriz curricular.
 Atividades da Transição
Incluir alunos novos
(matricular) e
enturmar na classe
Objetivo: cadastrar alunos novos
e atribuí-los a uma classe / turma.
Pontos de Atenção
• Para matricular alunos que não fazem parte da rede
Estadual, após o dia 31/03/10, deve-se observar a portaria
nº 1.437/10 de 06 e 07 de fevereiro, Art. 4º ;
• Evite duplicidade de cadastros de alunos no SGE.
Dicas:
•Para evitar duplicidade de cadastro de aluno no SGE,
pesquise o nome do mesmo no Banco Alunos,através do
site www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi e copie a informação
para o sistema.
Clique em Município
 Atividades da Transição
Atualização de endereço
dos alunos que utilizam
transporte escolar
Atualização de endereço
dos demais alunos
Objetivo: atualizar os endereços dos
alunos no SGE, priorizando os
alunos
que
necessitam
de
transporte escolar. Todos os alunos
estarão a princípio com o endereço
da escola.
Pontos de Atenção
• Neste momento é necessário sinalizar se o aluno é residente na
zona urbana ou rural;
• No campo “ponto de referência” no SGE, constará o endereço
do aluno encontrado no Banco Aluno ou Educacenso;
• Pesquise se o logradouro do endereço do aluno já está
cadastrado antes de decidir incluí-lo.
Dicas:
• Qualquer problema com atualização de logradouros, contactar
Central de Atendimento;
• Alguns logradouros possuem apelidos (nome popular), assim
pesquise no SGE pelos mesmos;
• Evite cadastrar os logradouros pelos apelidos, priorize os
nomes oficiais.
 Atividades da Transição
Confirmar
demais
servidores na
escola.
Objetivo: atualizar o cadastro dos
servidores1 lotados na unidade escolar
ou anexo.
Pontos de Atenção
• Caso na base de dados do SGE não conste algum
servidor que esteja lotado em sua unidade de ensino ou no
anexo, entre em contato com a Central de Atendimento
para atualizar o sistema;
• As informações oficiais, a exemplo de geração de folha
de pagamento e carga horária, serão as cadastradas no
sistema SECONLINE.
1
pessoal administrativo, inclusive os PST.
Atenção
•
Sempre cadastrar o nome completo do aluno, do pai e da mãe e
sem abreviações;
•
Sempre conferir as informações antes de salvá-las no sistema;
•
Sempre pesquisar o cadastro do aluno no sistema antes de
incluí-lo, com o objetivo de evitar duplicidade de dados;
•
Sempre manter as informações atualizadas no sistema;
•
Observar os prazos de encerramento de cada passo do
processo de implantação do SGE;
 Prazos e contingências
ATIVIDADE
PERÍODO
Treinamento
13 de abril a 11 de maio
de 2010
Migração dos dados pela Secretaria
Abril de 2010
Atualização pelas Unidades Escolares das
informações migradas dos sistemas da
secretaria
22 de abril à 20 de
junho de 2010
Migração da base do SGE para o censo
escolar/MEC /INEP
01 de julho a 10 de
agosto
Rematrícula
Dezembro de 2010
Matrícula
Ano de 2011
• A apresentação definitiva para o treinamento das escolas
estará disponível no dia 12/04/10, para download no
endereço.
• http://intranet.sec.ba.gov.br/sge/treinamentoprocesso.pps