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SAMARA ROCHA
Trabalho de Conclusão de Estágio
PROPOSIÇÃO SISTEMA DE
INFORMAÇÃO MOSARTE
MÓDULO PPCP
TIJUCAS - SC, 2007
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SAMARA ROCHA
Trabalho de Conclusão de Estágio
PROPOSIÇÃO SISTEMA DE
INFORMAÇÃO MOSARTE
MÓDULO PPCP
Trabalho de Conclusão de Estágio
desenvolvido para o Estágio
Supervisionado do Curso de
Administração da Universidade do
Vale do Itajaí- UNIVALI – Centro
de Ciências Sociais Aplicadas
Gestão - CECIESA - Tijucas
TIJUCAS - SC, 2007
2
“O mosaico imenso que vivemos, num
momento que por certo marcará história,
traz consigo a necessidade de dinamismo,
a abertura de frentes, as questões éticas
e morais, bem como o estudo maior de
tudo que fizemos na terra até hoje”
(George Leal Jamil)
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço...
...Maria Eduarda, minha filha, por todo o amor dedicado, mesmo eu estando
muitas vezes ausente;
...Maria Aparecida, minha mãe, que sempre me deu suporte em todos meus
desafios;
...Paulo, meu pai, que sempre confiou na minha capacidade de realização;
...Jucavo, meu irmão, que sempre me incentivou;
...Fernando, meu namorado, que aturou meus rompantes de ansiedade com
muito amor;
... Cacá, minha orientadora de campo e grande desafiadora para conclusão deste
curso, que me ajudou com livros, conhecimento e construção de argumentos para
defesa deste;
...Evandro, meu orientador de estágio, que teve discernimento para entender o
objetivo do trabalho, juntamente com realidade das empresas versus produção
acadêmica;
...Jaque, Grazi, Dani, equipe ao qual me orgulho em participar, que me apoiou e
ajudou no conhecimento específico e necessidades da área;
...Márcio, gerente administrativo e responsável pelo projeto ERP Mosarte, que
proporcionou minha participação efetiva em todas as apresentações e validou
critérios de avaliação;
...Professores, mestres que ao longo da minha vida, me ajudaram a adquirir
conhecimento e formar opiniões;
...Mosarte, pela oportunidade de realizar este trabalho;
...enfim, agradeço a Deus por ter todas essas pessoas ao meu lado
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EQUIPE TÉCNICA
a) Nome do Estagiário
Samara Rocha
b) Área de Estágio
Sistema de Informação
c) Orientador de campo
Claudia Regina da Silva
d) Orientador de Estágio
Evandro Battisti Archer
e) Responsável pelo Estágio Supervisionado em Administração
Jaqueline de Fátima Cardoso
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DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA
a) Razão social
Mosarte Ind. e Comércio de Mosaicos Ltda.
b) Endereço
BR 101 – Km 162 – Tijucas, SC
c) Setor de desenvolvimento do estágio
Planejamento, Programação e Controle de Produção
Área Industrial
d) Duração do estágio
300 horas
e) Nome e cargo do orientador de campo
Cláudia Regina da Silva
Gerente Industrial
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SUMÁRIO
AGRADECIMENTOS.....................................................................................................................3
EQUIPE TÉCNICA.........................................................................................................................4
DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA ...............................................................................5
LISTA DE ILUSTRAÇÕES ............................................................................................................6
RESUMO.......................................................................................................................................7
SUMÁRIO......................................................................................................................................8
1 INTRODUÇÃO..........................................................................................................................10
1.1 Objetivo Geral ..................................................................................................................11
1.2 Objetivos Específicos ......................................................................................................11
1.3 Justificativa ......................................................................................................................11
2 REFERENCIAL TEÓRICO........................................................................................................13
2.1 Administração e Organizações .......................................................................................13
2.1.1 Pioneiros no Estudo da Administração ........................................................................13
2.1.2 Abordagem das Relações Humanas ...........................................................................15
2.1.3 Abordagem Sistêmica .................................................................................................16
2.1.4 Abordagem Contigencial .............................................................................................18
2.2 A Era da Informação ........................................................................................................19
2.3 Tecnologia da Informação ...............................................................................................21
2.4 Sistema de Informação ....................................................................................................23
2.4.1 Sistemas.....................................................................................................................24
2.3.2 Dados, informação e conhecimento ............................................................................26
2.4.3 Sistemas de Informação..............................................................................................28
2.4.4 Ambiente de um Sistemas de Informação ...................................................................31
2.4.5 Classificação de um Sistemas de Informação..............................................................32
2.4.5.1 Classificação por amplitude de suporte ................................................................32
2.4.5.2. Classificação por níveis organizacionais .............................................................32
2.5 Sistemas para planejamento, programação e controle da produção............................33
2.6 Sistemas para tomada de decisão ..................................................................................39
2.7 Sistemas de informação integrada..................................................................................41
3 METODOLOGIA .......................................................................................................................44
4 DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO....................................................................................45
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4.1. Histórico da Empresa .....................................................................................................45
4.1.1 Estrutura organizacional..............................................................................................46
4.1.2 Missão ........................................................................................................................48
4.2 Área de Planejamento, Programação e Controle da Produção Mosarte .......................48
4.2.1 Mapeamento processo PPCP Mosarte........................................................................48
4.2.2 Diagnóstico.................................................................................................................55
4.3 Modelo de Informações Empresariais – Módulo PPCP..................................................57
4.4 Critérios de avaliação ......................................................................................................60
4.5 Avaliação do Sistema de Informação – Módulo PPCP ...................................................61
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................................63
6 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA ..............................................................................................64
7 APÊNDICE ...............................................................................................................................67
7.1 Lista de sistemas e planilhas x Objetivo ........................................................................67
7.2 Avaliação Protheus – Microsiga......................................................................................68
7.3 Avaliação EMS – Datasul .................................................................................................72
7.4 Avaliação SAPIENS – Senior ...........................................................................................76
8 ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS......................................................................................80
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1 INTRODUÇÃO
A administração e as organizações estão sofrendo grandes e contínuas
transformações. As empresas operam dentro de um contexto extremamente
competitivo e precisam aprimorar-se continuamente.
Conforme Corrêa (1996, p. 15) “Ao redor do mundo principalmente o
mundo ocidental, há hoje um movimento crescente de revalorização do papel da
manufatura no atingimento dos objetivos estratégicos da organização.” Devido
principalmente a três fatores: Crescente pressão por competitividade; Potencial
competitivo das novas tecnologias de processo e Melhor entendimento do papel
estratégico da manufatura. Foi-se a época que a área de produção era onde
trabalhavam pessoas só apressadas e ocupadas em resolver o último problema,
apagar incêndio e resistentes a mudanças. Os gestores de produção de hoje,
buscam a excelência em manufatura objetivando vantagem competitiva e, novas
abordagens gerenciais são necessárias para suportar as novas tecnologias.
Com a rápida evolução e mudanças tecnológicas é fundamental que os
administradores tenham grande versatilidade em suas decisões, mas para isso é
necessário que os mesmos tenham em mãos informações precisas e atualizadas.
Os sistemas de informações surgiram como forma de manter o
administrador preparado, com visão integrada de todas as áreas da empresa, isto
sem gastar muito tempo ou requerer do mesmo um conhecimento aprofundado de
cada área.
Ainda na visão de Corrêa (1996, p. 53), “pode ser um formidável facilitador
do processo de negociação, tendo muito a contribuir no sentido de se obter, dos
diversos setores dentro da organização, uma atuação pautada por coerência nas
decisões e foco nos objetivos comuns e priorizados de maneira negociada.”
Conforme Martins (2006, p. 6) “A fábrica do futuro caracteriza-se por outros
aspectos, além de um elevado grau de automação, e está devidamente
organizada em torno da tecnologia, do computador, que integra, por softwares
especialmente desenvolvidos, praticamente todas as atividades.”
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1.1 Objetivo Geral
O objetivo principal do trabalho é propor Sistema de Informações mais
adequado à área de Planejamento, Programação e Controle da Produção da
empresa Mosarte Indústria e Comércio de Mosaicos Ltda.
1.2 Objetivos Específicos
Considerando o objetivo geral, acima apresentado, os principais objetivos
específicos desse trabalho são:
a) Realizar um levantamento bibliográfico e estudo teórico sobre Sistema
de Informação, apresentando principais conceitos sobre o tema;
b) Descrever a área de Planejamento, Programação e Controle da
Produção Mosarte;
c) Levantar necessidades de informações e identificar oportunidades de
melhorias inerentes à área Planejamento, Programação e Controle da
Produção Mosarte;
d) Proposição de Sistema de Informação adequado às necessidades
específicas da área Planejamento, Programação e Controle de
Produção Mosarte.
1.3 Justificativa
O grande desafio que os administradores enfrentam nos dias atuais, é o de
prever o problema e conceber soluções práticas a eles. Informações precisas e os
respectivos cruzamentos destas são altamente importantes a essas soluções,
pois suportam o processo decisório.
A Mosarte cresceu muito nos últimos anos, e os métodos hoje utilizados
para administrar a demanda crescente de informações, não são integrados e
geralmente utilizam um misto de softwares, diversas planilhas e vários outros
aplicativos, que não mais atendem às novas necessidades, bem como o tempo
para a tomada de decisão.
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A busca incessante por vantagens competitivas, indicadores críticos para
estratégias, cursos de ações mais rápidas e decisões mais seguras obriga as
empresas atuais a estarem extremamente informadas e terem seus processos
bem integrados, tanto em ambiente interno, como com o externo. E a Mosarte,
uma empresa em crescente evolução está contida nesse grupo que precisa de
informações
mercadológicas,
indicadores
de
desempenho,
estudos
para
processos mais enxutos, e várias outras vantagens que a Tecnologia da
Informação pode auxiliar.
O projeto é oportuno e viável, pois a Mosarte estava desenvolvendo
internamente softwares para gestão de outras áreas, como financeiro e compras,
e diante da ausência de planejamento anterior, verificou-se que o sistema não iria
suprir todas as necessidades e interligação entre as áreas, além de exigir muito
tempo para que estivesse pronto. A direção da empresa então decidiu adquirir um
ERP e o próximo passo será a seleção de um software que melhor se adapte ao
negócio.
13
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Este capítulo apresenta o referencial teórico utilizado para fundamentação
deste trabalho, no que diz respeito à evolução da administração das organizações
e seus sistemas de informação.
2.1 Administração e Organizações
A sociedade atual é uma sociedade organizacional, em contraste com as
sociedades comunitárias do passado. As organizações assumiram importância
sem precedentes na vida das pessoas, o mau funcionamento delas, influi
diretamente e drasticamente sobre a qualidade de vida da sociedade.
A
administração
procura
assegurar
o
bom
funcionamento
das
organizações, sua tarefa, segundo Chiavenato (2000, p. 7) “é a de interpretar os
objetivos propostos pela organização e transformá-lo em ação organizacional por
meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços
realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de
alcançar tais objetivos da maneira mais adequada a situação”.
Para Maximiliano (2000, p. 25) “Administrar é o processo de tomar, realizar
e alcançar ações que utilizam recursos para alcançar objetivos.”
2.1.1 Pioneiros no Estudo da Administração
A administração é praticada desde que existem os primeiros agrupamentos
humanos. A moderna teoria geral da administração, que se estuda hoje, é
formada de conceitos que surgiram e vem se aprimorando há muito tempo, desde
que os administradores do passado enfrentaram problemas práticos e precisaram
de técnicas para resolvê-los.
Muitas idéias e técnicas da atualidade têm raízes antigas e procuram
resolver problemas que as organizações sempre enfrentaram e continuarão a
enfrentar. Ao longo dos séculos, essas idéias e técnicas, influenciadas pelas
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circunstâncias de cada momento histórico, evoluíram continuamente. Assim,
apesar de os problemas serem semelhantes, as soluções são diferentes de um
momento a outro, porque o contexto, está em contínua evolução (CHIAVENATO;
IDALBERTO, 2000).
Segundo Maximiano (2000, p. 53) “A administração começou a nascer
como corpo independente de conhecimentos na Europa do século XVIII, durante
a Revolução Industrial. Naquela época, as primeiras fábricas modernas
começaram a colocar em prática diversos conceitos que se tornariam universais
nos séculos seguintes.”
Os pioneiros no estudo da Administração foram os engenheiros Frederick
Winslow Taylor e Henri Fayol que deram origem a Escola da Administração
Cientifica e Teoria Clássica respectivamente (CHIAVENATO; IDALBERTO, 2000).
Frederick Winslow Taylor (1856-1915), além de pai da Administração
Científica, representou também um marco crucial na evolução das idéias sobre
produção, riqueza e relações harmônicas entre empregados e empregadores.
Iniciou o estudo da eficiência industrial e dessa forma contribuiu decisivamente
para o desenvolvimento do século XX.
Conforme Chiavenato
(2000, p. 52) Taylor “provocou uma verdadeira
revolução no pensamento administrativo e no mundo industrial de sua época”.
Taylor, através de suas pesquisas, buscava analisar pelo método
cartesiano o trabalho operário, observava, isolava cada operação, estudava forma
adequada de realizá-la, juntava-as novamente organizando a seqüência das
operações procurando racionalização do trabalho no nível operacional. Ou seja,
aplicou metodologia ao trabalho dos operários, através de análise das operações
individuais. (CHIAVENATO; IDALBERTO, 2000).
Para Taylor, os elementos de aplicação da Administração Científica são:
a) estudo de tempo e padrões de produção;
b) supervisão funcional;
c) padronização de ferramentas e instrumentos;
d) planejamento de tarefas e cargos;
e) princípio da exceção;
f) utilização da régua de calculo e instrumentos para economizar tempo;
g) fichas de instruções de serviço;
h) idéia de tarefa associada a prêmios de produção pela sua execução
eficiente;
i) classificação dos produtos e do material utilizado na manufatura;
j) delineamento da rotina de trabalho;
(TAYLOR, 1970, p. 126)
15
Apesar de sua visão estreita e muitas vezes simplista, não há como negar
a importância do taylorismo, no sentido de que começava a emergir na indústria a
preocupação com a eficiência organizacional.
Henry Fayol (1841-1925), fundador da Teoria Clássica da administração,
direcionou seus estudos no processo administrativo, deu ênfase à estrutura das
organizações. Sua premissa era que a administração era uma função distinta das
outras funções da empresa. E, se um gerente se preocupasse demais com a
parte técnica, não teria o devido tempo para administrar a empresa como um
todo. (MAXIMIANO, Antonio C.A., 2000).
A função administrativa, para Fayol, poderia ser dividida em cinco
elementos, que juntos sintetizavam o trabalho do administrador. Seriam eles o
planejamento, a organização, o comando, a coordenação e o controle.
Fayol também criou catorze princípios básicos, aos quais todas
organizações deveriam recorrer para seu bom funcionamento. Mas deixou claro
que estes podiam ser maleáveis, adaptáveis. Os princípios descritos por ele são:
divisão do trabalho; autoridade e responsabilidade; disciplina; unidade de
comando; unidade de direção; subordinação dos interesses individuais aos gerais;
remuneração do pessoal; centralização; cadeia escalar (ou hierarquia); ordem;
eqüidade; estabilidade do pessoal; iniciativa; espírito de equipe. (CHIAVENATO;
IDALBERTO, 2000).
Chiavenato (2000, p. 89) comparou as principais escolas da administração,
Administração Científica e Teoria Clássica.
Enquanto a Administração Científica se preocupava com a divisão do
trabalho no nível do operário, fragmentando as tarefas destes, a Teoria
Clássica se preocupava com a divisão no nível dos órgãos que compõe a
organização, isto é, com os departamentos, divisões, seções, unidades ,
etc.
2.1.2 Abordagem das Relações Humanas
A abordagem das Relações Humanas nasce quando Elton Mayo e sua
equipe realizam experimentos na fábrica da Western Eletric, em Hawthorne, onde
constataram que as condições físicas não eram as únicas a afetar a produtividade
do trabalhador.
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Maximiano (2000, p. 67), apresenta conclusões importantes de Mayo
a) A qualidade do tratamento dispensado pela gerencia aos trabalhadores
influencia fortemente seu desempenho. Bom tratamento, bom
desempenho.
b) O sistema social formado pelos grupos determina o resultado do
indivíduo, que é mais leal ao grupo do que à administração. Se o grupo
resolve ser mais leal à administração, o resultado é positivo para a
empresa. O resultado é negativo para a empresa quando o grupo resolve
atender a seus próprios interesses.
Enfim, a Teoria das Relações humanas enfatizou-se nas pessoas, seus
aspectos psicológicos e grupos sociais, . (CHIAVENATO; IDALBERTO, 2000)
2.1.3 Abordagem Sistêmica
A Teoria Geral dos Sistemas surgiu do trabalho de Ludwig von Bertaland
em 1950, quando criou uma teoria interdisciplinar, em que cada informação
descoberta em uma disciplina, pudesse ser utilizadas nas demais. E, provocou
uma
revolução
nos
três
princípios
intelectuais
dominantes
da
época.
(CHIAVENATO; IDALBERTO, 2000)
Abordagem Clássica
Abordagem Sistêmica
Reducionismo
Expancionismo
Tudo deve ser separado e restrito em seus
Visão voltada ao todo
elementos fundamentais.
Pensamento Analítico
Pensamento sintético
Separa o todo, isola cada item, para análise e
Tudo é analisado como parte de um sistema
solução dos problemas
maior e qual o papel desempenhado nesse
sistema
Mecanicismo
Teleologia
Todo o efeito tem essencialmente uma causa.
Estuda a finalidade, o propósito de produzir
Não prevê exceções
Figura 1 : Abordagem Clássica X Abordagem Sistêmica
Fonte: Adaptado Chiavenato (2000, p. 494)
17
Esses três princípios redimensionaram concepções, trazendo e ampliando
campo de ação da Cibernética a Teoria Geral da Administração.
Originalmente, a Cibernética surgiu de estudos coordenados por Norbert
Wiener em 1943, que buscavam a junção, ou a comunicação entre todas as
ciências, deixando de negligenciar fatos relativos entre elas. E dessa forma
ampliou gradativamente seu campo de ação a outras ciências. (CHIAVENATO;
IDALBERTO, 2000)
Segundo Barros Neto (2001, p. 77) “A Cibernética é definida como ciência
da comunicação e do controle, voltada para objetivos, e seu campo de estudo são
os sistemas, pois é a comunicação que os integra e o controle que regula seu
funcionamento.”
Um sistema, conforme Chiavenato (2000, p. 501) é “um conjunto de
elementos dinamicamente relacionados entre si, formando uma atividade para
atingir um objetivo, operando sobre entradas e fornecendo saídas processadas.”
Para Hampton (1983, p. 28) “Em uma organização, as pessoas, as tarefas
e a administração são interdependentes, tal como os nervos, a digestão e a
circulação o são no corpo humano. Uma mudança em uma das partes
infalivelmente afeta as outras.”
As organizações são sistemas, repletas de sub-sistemas que se
desenvolvem e se relacionam entre si e, com o meio ambiente onde estão
inseridas. Ambiente que é composto por clientes, fornecedores, concorrentes,
governo, etc.
Para o estudo da administração a Teoria dos Sistemas colaborou
integrando teorias que a precederam e tinham como seu ponto fraco, a
microabordagem, pois as teorias anteriores não enxergavam o todo e nem suas
variáveis ou exceções, não consideravam por exemplo ambiente externo e suas
contínuas mudanças, tudo era mecanicista, todo efeito tinha essencialmente uma
causa. (CHIAVENATO; IDALBERTO, 2000)
Segundo Barros Neto (2001, p. 84) “A mecanização e automação de
processos industriais trouxe enormes ganhos de produtividade e qualidade,
incrementados agora também pela informatização que permite às máquinas tomar
decisões rotineiras e programadas”.
Conforme Maximiano (2000, p. 67) “A essência do enfoque sistêmico é a
idéia de elementos que interagem e influenciam-se para realizar objetivos.”
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E, segundo Rezende (2001, p.32), “A Teoria Geral de Sistemas é uma
ferramenta de apoio para análise e solução de problemas complexos, pois
permite analisar um problema dividindo-o em partes, sem perder a visão do todo e
o relacionamento entre as partes.”
2.1.4 Abordagem Contigencial
Pesquisas iniciadas por Joan Woodward em 1958 e posteriormente em
1961, confirmadas por Burns e Stalker, buscavam modelos de estruturas
organizacionais mais eficazes em determinadas organizações e deram origem a
Teoria da Contingência, em que se baseia na premissa de não existir uma
universalidade dos princípios de administração nem uma única melhor maneira de
organizar e estruturar as organizações. A estrutura e o comportamento
organizacional são variáveis dependentes da interface com o ambiente externo.
(BARROS NETO, JOÃO PINHEIRO DE, 2001)
Conforme Chiavenato (2000, p. 579) “A abordagem contingencial salienta
que não se alcança a eficácia organizacional seguindo um único e exclusivo
modelo organizacional”.
E segundo Araújo (1992, p. 31) “Haverá sempre diferentes alternativas
para o encaminhamento de estudos, problemas e carências organizacionais.”
Em 1962, Chandler pesquisou e concluiu que diferentes ambientes
conduzem as organizações a adotar novas estratégias e as novas estratégias
exigem diferentes estruturas. As diferentes estruturas organizacionais foram
necessárias para fazer frente a diferentes estratégias e ambientes. A alteração do
ambiente é o fator principal da estrutura adequada. (CHIAVENATO; IDALBERTO,
2000)
Em outra pesquisa, Lawrence e Lorsch em 1972 concluíram que os
problemas organizacionais estão ligados aos conceitos de diferenciação e
integração. Na medida em que o sistema cresce, suas partes diferenciam-se e
torna-se necessário a integração para o sistema sobreviver. (CHIAVENATO;
IDALBERTO, 2000)
19
Joan Wood, através de suas pesquisas, demonstrou que a tecnologia
influencia poderosamente toda a organização da empresa, ou seja,o desempenho
da empresa é profundamente afetado pela tecnologia utilizada pela organização.
(CHIAVENATO; IDALBERTO, 2000)
Segundo Barros Neto (2001, p. 117) “A tecnologia acabou por fazer parte
indissociável do estudo da Administração, uma vez que o mundo moderno ela
transformou-se em sinônimo de
eficiência, racionalização, velocidade e
qualidade.”
Hampton (1992, p. 35) resume os precedentes históricos e tradicionais do
estudo da Administração da seguinte forma
Taylor concentrou-se nas tarefas dando destaque ao dever dos
administradores em coletar informações sobre práticas de trabalho e
conceber atividades, equipamentos e métodos que refletissem os
melhores métodos de trabalho. Mayo concentrou-se nas pessoas, dando
ênfase ao dever de os administradores promoverem condições de trabalho
de modo que pudesse ocorrer “a cooperação espontânea” entre grupos.
Fayol concentrou-se no que hoje se entende por administração; deu
ênfase ao dever dos administradores de planejar, organizar, dirigir e
controlar para que os recursos humanos e as tarefas pudessem se
combinadas de modo a produzir um desempenho eficiente das
organizações que estivesse aliado à satisfação humana.
As abordagens sistêmicas e contigenciais concentram-se na
interdependência das partes no seio da organização e na
interdependência da organização com seu ambiente.
2.2 A Era da Informação
Depois da era agrária, onde o potencial humano era o destaque, a energia
que trabalhava a terra e alimentava a sociedade, veio a era industrial, onde a
energia barata era o ímpeto, alimentava fornos, aquecia lares, transportava
pessoas, e agora na era da informação, a informação é o que impulsiona as
industrias, que modela a nova economia, uma nova sociedade, a sociedade do
conhecimento. (WEITZEN, H. SKIP,1991)
20
É possível exemplificar esse avanço através da evolução da composição
do trabalho dos EUA, conforme gráfico abaixo.
Figura 2: Composição da força de trabalho 1900-1999
Fonte: Laudon; Laudon (2004, p. 5)
No início dos anos 90, impactada pelo boom tecnológico da época, começa
a chamada Era da Informação, o capital financeiro perde sua soberania ao valioso
capital intelectual, que passa ser a mais nova vedete dos estudos administrativos.
Os computadores atuais executam tarefas impensáveis há até poucos
anos, e essa mutação descamba em toda a sociedade, em seu estilo de vida e
consequentemente em suas organizações.
Hoje as empresas trabalham mais sobre as informações, do que sobre a
própria fabricação dos produtos, ou seja, o grande desafio não é produzir, e sim
produzir da forma mais rentável, de acordo com a demanda estimada, cuidando
para o não acúmulo de estoques e de forma a atender a satisfação dos
consumidores. Conforme Boar (2002 p. 49), “A economia torna-se centralizada no
conhecimento. Há mais valor em criar e aplicar conhecimento do que criar
coisas.”
Segundo Weitzen (1991, p. 5) “Hoje, mais computadores geram mais
informações a um custo menor, em menos tempo, usando menos recursos do que
nunca.”
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Conforme Barros Neto (2001, p. 81) “a quantidade de informação
disponível cresce em proporção geométrica e está cada vez mais fácil e
acessível”.
E, segundo Mcgee & Prusak (1994, p.3) ”Numa economia de informação, a
concorrência entre as organizações baseia-se em sua capacidade de adquirir,
tratar, interpretar e utilizar a informação de forma eficaz.”
Ou seja, o grande desafio dos gestores modernos é separar o “joio do
trigo”, precisam filtrar as informações que realmente são úteis, que possam servir
como base para decisões estratégicas de sucesso.
Pois, de acordo com Manã (2004, p. 1) “A informação é fundamental para a
empresa moderna. É por meio dela que se consegue ter uma situação de
vantagem diante da concorrência.”
E, conforme Mcgee & Prusak (1994, p. 137) “Um dos grandes benefícios
da era da informação é a capacidade de os responsáveis pelo processo decisório
acessarem e analisarem grandes quantidades de dados em seus computadores.”
2.3 Tecnologia da Informação
Para que as empresas consigam acessar e fazer bom uso de toda essa
informação disponível e necessária ao processo de gestão organizacional, é
preciso suporte tecnológico e computacional, que se designa Tecnologia da
Informação.
Conforme Turban (2005, p. 4) “a coleção de sistemas de computação
usada por uma organização é considerada tecnologia da informação.”
De acordo com Boar (2002, p. 2), “A tecnologia da informação é a
preparação,
coleta,
transporte,
recuperação,
armazenamento,
acesso,
apresentação e transformação de informações em todas as suas formas (voz,
gráficos, texto, vídeo e imagem).”
Os componentes da Tecnologia da Informação, segundo Rezende (2001,
p. 76) são: “Hardware e seus dispositivos e periféricos; Software e seus recursos;
Sistema de telecomunicação; Gestão de dados e informações.”
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De acordo com Davenport (1994, p. 43) “a tecnologia da informação
começou a modificar radicalmente o trabalho – sua localização, rapidez,
qualidade e outras características-chave – com o advento do telefone.”
Segundo Boar (2002, p. 47) “A inovação contínua em tecnologias da
informação resulta na tecnologia da informação permeando todos os aspectos da
vida. Assim como o motor com combustão interna permitiu a automação da mãode-obra, o computador permite a informatização da sociedade.”
Conforme Jamil (2001, p. 3), “A redução das distâncias e contribuição para
queda de barreiras, oferecida em grande parte pelas ferramentas de Tecnologia
da Informação, faz com que o conhecimento possa ser absorvido de forma quase
instantânea”. Sabe-se o que acontece do outro lado do mundo em questão de
segundos, a informação de incidentes econômicos, por exemplo, em países
emergentes, abalam diretamente e indiretamente várias economias de vários
países.
Argumenta Stair (2002, p. 265) que, “O acesso a informação no menor
tempo possível pode levar as empresas a melhor atender seus clientes, elevar
seu padrão de qualidade e avaliar as condições do mercado.”
Conforme Rezende (2001, p. 65), “A tecnologia e os avanços em suas
capacidades oferecem um maior número de alternativas de decisão aos negócios
e às organizações de todos os portes.”
Segundo Boar (2002, p. 2) “A tecnologia da informação é a base para o
bem/capacidade no qual uma empresa constrói seus sistemas de informação.”
Mas, conforme Rezende (2001, p.56) “A Tecnologia da Informação e seus
recursos nem sempre resolvem os problemas nas empresas e muito menos as
organizam. Tecnologia por tecnologia, sem planejamento, sem gestão e ação
efetiva, não traz contribuição para a empresa.”
Rezende (2001, p. 106) faz analogia entre a implantação da Tecnologia da
Informação e a construção de um edifício, pois segundo ele “é necessário planejar
o processo da mesma forma como se planeja para construir um complexo edifício:
visualizar andar por andar sem esquecer que fazem parte de um único conjunto.”
E, essa visão denomina-se Arquitetura da Tecnologia, que para Turban
(2005, p. 39) “A Arquitetura da tecnologia da informação de uma organização é
um mapa ou plano de alto nível dos recursos de informação em uma organização.
É um guia para as operações atuais e um modelo para orientações futuras”
23
Ou seja, é de grande importância para o sucesso da implantação de
tecnologia da informação numa organização o conhecimento sobre as
necessidades empresariais, e no que a tecnologia da informação pode contribuir,
se os recursos atuais comportam e como podem ser apropriados a essa
necessidade.
E para Stair (2002, p. 47), “A capacidade de aplicar a tecnologia da
informação para ganhar em produtividade, separa os empreendimentos bemsucedidos dos fracassados.”
2.4 Sistema de Informação
Os sistemas de informação têm um papel fundamental e cada vez maior
em todas as organizações de negócios, eles potencializam a informação de forma
a torná-las mais eficazes.
Rezende (2001, p. 102) descreve essa dependência da seguinte forma:
O trabalho de uma empresa depende de uma forma crescente do que os
Sistemas de Informação são capazes de fazer. O aumento da participação
no mercado, a redução de custos de produção, o desenvolvimento de
novos produtos e/ou orçamento da produtividade do empregado depende
mais e mais dos tipos e qualidade dos sistemas de informação na
empresa.
Conforme Manãs (2004, p. 10), “Numa época em que as mudanças
ocorrem em grande velocidade, é indispensável que as pessoas que dirigem
organizações tenham ferramentas que lhes permitam ter uma velocidade de
resposta igual ou maior àquela que existe à sua volta.”
E ainda, para Manãs (2004, p. 2), “Um sistema de informação permite
mostrar em que ponto tomar decisões, para permitir maior agilidade e flexibilidade
da empresa para ser mais competente diante da concorrência. Ele permite ainda
detectar oportunidades no mercado, avaliar que se a empresa não investir nele, o
concorrente poderá faze-lo”
24
Conforme Shapiro e Varian (1999, p.19) “Hoje em dia o problema não é o
acesso à informação, mas a sua sobrecarga. O valor verdadeiro produzido por um
fornecedor de informação reside em localizar, filtrar comunicar o que é útil para o
consumidor.”
E de acordo com Rago (2003, p.48), “Informação disponível, completa,
pertinente e fácil de acessar rapidamente esta se tornando uma arma competitiva
chave que permite a todos os contatos com cliente serem completos e
satisfatórios”.
Sistemas de informação eficazes podem ter um impacto enorme na
estratégia corporativa e no sucesso organizacional. As empresas em todo o
mundo estão desfrutando de maior segurança, melhores serviços, maior eficiência
e eficácia, despesas reduzidas e aperfeiçoamento no controle e na tomada de
decisões devido aos sistemas de informação.
Segundo Manãs (2004, p. 197), “A sua finalidade é permitir que os
executivos ou gestores controlem a realidade e adotem estratégias ou cursos de
ação que melhorem os resultados da organização.”
Conforme Rezende (2001, p. 106), “Todos os Sistemas de Informações
podem ser descritos como soluções gerenciais e tecnológicas para os desafios
impostos pelo meio ambiente de uma organização.”
De acordo com Jamil (2001, p. 217) “Os sistemas de informação são hoje
peças fundamentais para fundamentar processos empresariais, destacadamente
os de tomada de decisão”.
Para Shapiro e Varian (1999, p.19) “Os aperfeiçoamentos na infra-estrutura
da informação aumentaram muito nossa capacidade de armazenar, recuperar,
classificar, filtrar e distribuir a informação, aumentando assim em grande parte o
valor básico da própria informação.”
2.4.1 Sistemas
Tudo na vida é constituído por conjuntos e subconjuntos de elementos,
complexos ou não, mas que se inter-relacionam e interagem com o ambiente.
Toda a natureza é composta por sistemas vivos, a sociedade é composta por
25
vários sistemas, a política, a economia, as nações, os governos, as organizações
e seus subsistemas, tudo gira em torno de elementos que convivem uns com os
outros e interagem com o ambiente.
Segundo Oliveira (1998, p. 23) “Sistema é um conjunto de partes
interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário
com determinado objetivo e efetuam determinada função"
Para Moura (2004, p. 373) sistema é “Uma combinação de elementos que
influenciam uns aos outros e têm relações específicas com o ambiente.”
Um sistema é um conjunto de elementos ou componentes que interagem
para atingirem objetivos. Os próprios elementos e as relações entre eles
determinam como o sistema trabalha. Os sistemas têm entradas, mecanismos de
processamento, saídas e feedback. (STAIR, RALPH M.; 2002)
Conforme O’Brien (2004, p. 7), “Sistema pode ser definido simplesmente
como um grupo de elementos interrelacionados ou em interação que formam um
todo unificado.”
Os componentes de um sistema de acordo com Oliveira (1998, p.24)],
podem ser visualizados na figura 03 e explicados abaixo:
Figura 3: Componentes de um sistema
Fonte: Oliveira (1998, p.24)
Objetivos: razão principal da existência do sistema, ou seja, é a razão para qual o
sistema foi concebido;
Entradas: tudo o que o processador do sistema recebe para processar,
armazenar e gerar saídas;
26
Processo de transformação: componentes do sistema que transformam as ,
entradas em saídas, podendo efetuar várias operações como juntar, calcular,
transformar, armazenar, selecionar, etc. Este processador é a maneira por onde,
os elementos componentes interagem no sentido de produzir as saídas
desejadas;
Saídas: correspondem aos resultados do processo de transformação, é o produto
final resultante do processamento das entradas;
Controle e avaliação: componente que verifica periódica ou continuamente, se as
saídas do sistema estão de acordo com os padrões estabelecidos, efetuando as
correções necessárias para que o sistema atinja seus objetivos; Retroalimentação
ou feedback: processo de comunicação que reage a cada entrada de informação
incorporando o resultado da ação resposta desencadeada por meio de nova
informação,
a
qual
afetará
seu
comportamento
subseqüente
e
assim
sucessivamente. Seu objetivo é reduzir as discrepâncias ao mínimo.
2.3.2 Dados, informação e conhecimento
Sistemas são desenvolvidos para alcançar objetivos da forma mais
eficiente, ou seja, processar de forma otimizada dados, gerando informações e
conhecimentos.
É difícil, mas importante tentar distinguir esses três elementos sobre os
quais são construídos os sistemas de informações.
Dados
Informação
Simples observação sobre o
Dados dotados de relevância
estado do mundo
Facilmente estruturado
Facilmente
obtido
Conhecimento
por
Informação valiosa da mente
Requer unidade de análise
humana
Exige
Inclui
consenso
em
relação ao significado
reflexão,
síntese,
contexto
máquinas
Exige necessariamente a
De difícil estruturação
Frequentemente
medição humana
De
difícil
captura
quantificado
máquinas
Facilmente transferível
Frequentemente tácito
De difícil transferência
Figura 4: Dados x Informação x Conhecimento
Fonte: DAVENPORT (1998, p.18)
em
27
Para Stair (2002, p. 5) “Dados consistem em fatos não trabalhados como
um nome de empregado, a quantidade de horas semanais trabalhadas por ele, o
número de peças em estoque ou pedidos de vendas”, informação “é uma coleção
de fatos organizados de modo que adquirem um valor adicional além do valor dos
próprio fatos” , e conhecimento “representa a percepção e a compreensão de um
conjunto de informações e de como estas informações podem ser úteis para uma
tarefa específica.”
Segundo Mcgee e Prusak (1994, p.22) “A informação não se limita a dados
coletados; na verdade informação são dados coletados, organizados, ordenados,
aos quais são atribuídos significados e contexto.”
Para Moura (2004, p. 322) informação são “Conhecimentos úteis obtidos
através dos dados relativos a um objeto, situação ou problema.”
Distingui-se dado da informação, pois dado é qualquer elemento que
mantém a sua forma bruta (texto, imagens, sons, vídeos, etc.),
sozinho não
levará
ou seja, ele
a compreender determinada situação. Enquanto, que a
informação é este mesmo dado, porém, trabalhado, o que permite a tomar certa
decisão diante de qualquer situação. (OLIVEIRA, DJALMA DE PINHO
REBOUÇAS DE; 1998)
A informação é algo imensurável dentro de uma organização e seu valor
esta diretamente ligado à maneira como ela ajuda os tomadores de decisões a
atingirem as metas da organização.
E, para TURBAN (2005, p. 43) “conhecimento consiste em dados e/ou
informação que foram organizadas e processadas para carregar conhecimento,
experiência, aprendizado acumulado e especialidade conforme se aplicam a um
problema ou atividade atual.”
Conforme Rezende (2001, p. 60) “Quando a informação é trabalhada por
pessoas e pelos recursos computacionais, possibilitando a geração de cenários,
simulações, e oportunidades, pode ser chamada de conhecimento. O conceito de
conhecimento complementa o de informação com valor relevante e de propósito
definido.”
De acordo com Jamil (2001, p. 164) “O conhecimento representa uma série
de desafios para sua sistematização, padronização e conversibilidade. É
complexo traze-lo no nível dos sistemas informatizados simplesmente, uma vez
que pode encerrar vasta gama de informações provenientes de fontes
28
completamente distintas e separadas. Sua estruturação é também difícil, de
impacto imediato sobre qualquer das técnicas e modelos que venham a ser
adotados para seu processamento.”
Por ser valiosa para a organização a informação deve ter algumas
características, ser precisa, completa, econômica, flexível, confiável, relevante,
simples, em tempo enviado quando necessário e finalmente, a informação deve
ser verificável. Isto significa que se pode checá-la para saber se esta correta.
(STAIR, RALPH M.; 2002)
Para Manãs (2004, p. 63) “A informação é que nos conduz ao controle. O
controle é, na prática, a possibilidade de, a partir de um acompanhamento, nos
levar ao redirecionamento correto. É a informação que nos permite saber onde
estamos gastando energia ou materiais desnecessários e é ela que nos ajuda a
coordenar esforços e produzir efeitos.”
E segundo Rezende (2001, p. 97), “À medida que se sedimenta uma
informação, qualquer atividade pode ser elaborada com um custo menor, com
menos recursos, em reduzido tempo e com um resultado melhor”.
E ainda conforme Rezende (2001, p. 65), “A informação e conhecimento
serão os diferenciais das empresas e dos profissionais que pretendem destacarse no mercado, efetivar a perenidade, a sobrevivência, a competitividade e a
inteligência empresarial.”
2.4.3 Sistemas de Informação
Os sistemas de informações evoluíram a partir de sistemas transacionais
utilizados em meados da década de 50, para organização de dados das áreas
contábeis, financeiras e de recursos humanos. (TURBAN, EFRAIM; RAINER,
KELLY R.; POTTER, RICHARD E; 2005)
Sistemas transacionais, segundo Jamil (2001, p. 170) “São aplicações
construídas para armazenar, extrair, processar e emitir conteúdos de arquivos e
bancos de dados, de forma estática, visando notificar o usuário de uma situação
pontual ou de momento.”
29
Com o advento da tecnologia da informação, custos acessíveis de
computação e aumento de sua capacidade, surgem e evoluem rapidamente os
sistemas de informações, com seus algoritmos mais complexos, dando cada vez
mais suporte à tomada de decisões e sendo indispensáveis as organizações
modernas.
Um sistema de informação é um tipo especializado de sistema e pode ser
definido de inúmeras formas. Uma, a mais simples delas, é dizer que sistema de
informação é um conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que
coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os
dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback. A entrada é a
atividade de captar e reunir novos dados, o processamento envolve a conversão
ou transformação dos dados em saídas úteis, e a saída envolve a produção de
informação útil. O feedback é a saída que é usada para fazer ajustes ou
modificações nas atividades de entrada ou processamento. (STAIR, RALPH M.;
2002)
Laudon e Laudon (2004, p. 4) definem sistema de informação, como segue:
Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um
conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera),
processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada
de decisões, a coordenação e controle de uma organização. Além de dar
suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses
sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar
problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.
De acordo com Turban (2005, p. 40) sistema de informação é “Um
processo de coleta, processa, armazena, analisa e dissemina informações para
uma finalidade específica”, e com a união do computados, realiza algumas ou
todas essas tarefas de forma planejada.
A informação tem papel importante nos sistemas de informação, pois é
através do conhecimento das informações que dependerá o futuro da
organização. De nada adianta uma sobrecarga das informações ou um sistema
de banco de dados abarrotados de informações, pois esse acúmulo poderá levar
a organização à desinformação. Um sistema de informação deve apresentar
informações claras, sem interferência de dados que não são importantes, e deve
possuir um alto grau de precisão e rapidez para não perder sua razão de ser em
30
momentos críticos. Além disso, a informação deve sempre chegar a quem tem
necessidade dela.
Banco de Dados segundo Oliveira (1998, p. 56) “é uma coleção organizada
de dados e informações, que possa atender às necessidades de muitos sistemas,
com o mínimo de duplicação e que estabelece relações naturais entre dados e
informações.”
Conforme Oliveira (1998, p.44) “Os sistemas de informações, como
geradores de informações de caráter decisorial, devem ser estabelecidos como
processos de comunicação mediante os quais são fornecidos os elementos
básicos para as decisões nos vários pontos da empresa.”
Geração da
Informa
ção
Atividade
Criadora
Registro
Assimila
ção
USUÁRIOS
INFORMAÇÃO
EXTERNA
Aquisição
Dissemi
nação
SISTEMA DE INFORMAÇÕES
Trata
mento
Armaze
namento
Reprodu
ção
Figura 5: Ciclo da Informação
Fonte: adaptado Oliveira (1998, p.152)
31
Os sistemas de informações objetivam apresentar fluxos de informações e
estabelecer vinculações com processo decisório, tem a capacidade trabalhar as
informações para que tenham utilidade as organizações. Pois trabalhar com mais
inteligência, é mais produtivo que trabalhar mais, ou seja, o uso inteligente das
informações surte efeito no sucesso estratégico das organizações.
2.4.4 Ambiente de um Sistemas de Informação
De acordo com Oliveira (1998, p. 25) “Ambiente de um sistema é o
conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas qualquer alteração no
sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer alteração nos seus
elementos pode mudar ou alterar o sistema.”
Como todos os sistemas, as empresas também têm seus ambientes, e
interagem com ele.
Segundo Davenport (1998, p. 247) “Todas as empresas precisam ser
informadas sobre o que acontece a seu redor: de que os consumidores
necessitam, o que os concorrentes tentam realizar, o que as regulamentações
governamentais nos obrigam a fazer.”
MERCADO
MÃO-DE-OBRA
GOVERNO
CONCORRENCIA
FORNECEDORES
CONSUMIDORES
EMPRESA
COMUNIDADE
SISTEMA
FINANCEIRO
SINDICATOS
TECNOLOGIA
Figura 6: Ambiente de um Sistema Empresarial
Fonte:adaptado Oliveira (1998, p.25)
32
2.4.5 Classificação de um Sistemas de Informação
Para melhor entender os sistemas de informações, é útil classificá-los. E,
as classificações mais comuns, segundo Turban (2005, p. 46) são: “classificação
por amplitude de suporte e classificação por níveis organizacionais.
2.4.5.1 Classificação por amplitude de suporte
As organizações são divididas e subdivididas em vários grupos e
subgrupos, os departamentos, áreas, seções, unidades administrativas, unidades
fabris e níveis hierárquicos.
Conforme Turban (2005, p. 46) “Os sistemas de informação típicos que
seguem a estrutura organizacional hierárquica são funcionais (departamentais),
corporativos e interorganizacionais.”
Sistemas de informação funcionais: se caracterizam por atender as necessidades
departamentais da organização (produção, contabilidade, marketing, recursos
humanos)
Sistemas de informação coorporativos: sistemas de informações que atendem a
diversos departamentos ou toda a corporação e interagem com os sistemas
funcionais;
Sistemas de informação interorganizacionais: são aqueles que ligam duas ou
mais organizações, dando suporte a operações de toda a cadeia de
fornecimentos.
2.4.5.2. Classificação por níveis organizacionais
Quanto a classificação por níveis organizacionais, os sistemas de
informação podem ser divididos em cinco categorias de acordo com o nível em
que atuam e seu tipo de suporte respectivamente.
Nível
Administrativo:
São
os
sistemas
de
informação
que
suportam
monitoramento, controle, tomada de decisão e atividades administrativas de
administradores em nível médio. O propósito dos sistemas deste nível é controlar
e prover informações para a direção setorial de rotina. Os Sistemas de
Informação Gerenciais é um tipo de sistema que faz parte desta categoria de
sistemas.
33
Nível Operacional: São os sistemas de informação que monitoram as atividades
elementares e transacionais da organização. Sendo que seu propósito principal é
o de responder à questões de rotina e fluxo de transações, como por exemplo,
vendas, recibos, depósitos de dinheiro, folha etc.. Está inserido dentro desta
categoria os sistemas de Processamento de Transações.
Nível de Gerência: são voltados aos administradores de empresas que
acompanham os resultados das organizações semanalmente, mensalmente e
anualmente, eles estão preocupados com os resultados diários.
Nível de trabalho do conhecimento: São os sistemas de informação de suporte
aos funcionários especializados e de dados em uma organização. O propósito
destes sistemas é ajudar a empresa a integrar novos conhecimentos ao negócio.
Nível Estratégico: São os sistemas de informação que suportam as atividades de
planejamento de longo prazo dos administradores seniores. Sendo que seu
propósito é compatibilizar mudanças no ambiente externo com as capacidades
organizacionais existentes. (TURBAN, EFRAIM; RAINER, KELLY R.; POTTER,
RICHARD E; 2005)
2.5 Sistemas para planejamento, programação e controle da
produção
A função da administração da produção é implementar processos que
transformam um bem tangível em um outro com maior utilidade.
A produção, segundo SLACK (2007, p.32) “é responsável por satisfazer às
solicitações de consumidores por meio da produção e entrega de produtos e
serviços.”
E, para que alcancem esse objetivo, é necessário planejamento e controle,
que segundo SLACK (2007, p.54) “é a atividade de decidir sobre o melhor
emprego dos recursos de produção, assegurando, assim, a execução do que foi
previsto.”
A área de produção é ampla, sua estrutura normalmente gerencia: Sistema
de PPCP (Planejamento, programação e controle da produção); Fluxo de
materiais;
Relacionamento
com
fornecedores;
Qualidade;
Estruturação
34
organizacional; Força de trabalho, produtos e projetos; Medidas de desempenho e
os Sistemas de informações que dão apoio.
Função da
Produção
operações:
Entendimento das
necessidades de
sistema e infraestrutura.
Função
informação
/tecnologia:
Fornecimento de
sistemas para
projeto,
planejamento e
controle, e melhoria
Figura 7: Função da produção x informação / tecnologia
Fonte: adaptado SLACK (2007, p.56)
De acordo com Martins (2006, p. 213) “O sistema de PPCP é uma área de
decisão da manufatura, cujo objetivo corresponde tanto ao planejamento como ao
controle dos recursos do processo produtivo a fim de gerar bens e serviços.”
Segundo SLACK (2007, p.314) o propósito do planejamento e do controle é
“garantir que os processos da produção ocorram eficaz e eficientemente e que
produzam produtos e serviços conforme requeridos pelos consumidores.”
E ainda, conforme Martins (2006, p. 213) “O PPCP também é um sistema
de transformação de informações, pois recebe informações sobre estoques
existentes, vendas previstas, linha de produtos, modo de produzir, capacidade
produtiva.” E tem a missão de configurar essas informações às ordens de
produção.
Para SLACK (2007, p.255) “Dentro da configuração do sistema físico,
todavia, o que é importante é a forma como a informação move-se, é modificada,
35
é manipulada e apresentada, de modo a poder ser utilizada no gerenciamento de
uma organização.”
Os chamados Management Information Systems (MIS) ou Sistemas
Gerenciais (SIG) dão esse suporte aos gestores de produção, especialmente em
atividades de planejamento e controle, mas também estão relacionados com
gerenciamento de estoque, o ritmo e a programação de atividades, a previsão de
demanda, o processamento de pedidos, o gerenciamento de qualidade e muitas
outras
atividades,
são sistemas
informativos,
monitoram e
disseminam
informações.
De acordo com Turban (2005, p. 271) “O processo de planejamento que
integra produção, compra e controle de estoque de itens interdependentes é
chamado de planejamento de necessidade de material (MRP – Material
Requirements Planning).
O MRP é um sistema que auxilia as organizações a fazerem o
planejamento das necessidades de materiais.
Conforme Moura (2004, p. 94) “o conceito de MRP é obter o material certo,
no ponto certo, no momento certo.”
Ele oferece em seu processamento, segundo Ballestero-Alvarez (2001,
p.376) “uma série de relatórios que se destinam ao planejamento da produção e
dos estoques, bem como determina as épocas mais apropriadas para as
requisições de compra de materiais.”
Para Rago (2003, p. 285) eles, “facilitam os cálculos e decisões acerca da
seleção das melhores alternativas de produção” e ainda Rago (2003, p. 285)
menciona que “Existem diferentes alternativas de gestão da produção com o
objetivo final de controlar e dirigir o processo para atingir altos níveis de
desempenho e competitividade.”
Para Corrêa (1996, p. 104) “Os objetivos principais dos sistemas de cálculo
de necessidades são permitir o cumprimento dos prazos de entrega dos pedidos
com mínima formação de estoques, planejando as compras e a produção de itens
componentes para que ocorram apenas nos momentos e nas quantidades
necessárias, nem mais, nem menos, nem antes, nem depois.”
E para SLACK (2007, p.408) “O estoque é usualmente gerenciado por meio
de sistemas de informação computadorizados sofisticados, que têm algumas
funções: de maneira mais importante, a atualização dos registros de estoque, a
36
geração de pedidos, a geração de relatórios de status de estoque e a previsão de
demanda.”
O MRP expandiu para MRP II, pois as empresas sentiram a necessidade
de integrar a necessidades de materiais com outras áreas da empresa, pois um
planejamento mais complexo também envolve outros recursos, como dinheiro e
mão-de-obra.
Conforme SLACK (2007, p.476) “Os sistemas
MRP II são um
desenvolvimento do MRP I que integra muitos processos relacionados ao MRP,
embora situado também em outras áreas funcionais que não a manufatura.”
O Sistema MRP II é um sistema integrado de planejamento e programação
da produção, que mesmo que alguns fornecedores de softwares diversifiquem os
módulos em especialização e número, alguns deles estão presentes na maioria
dos pacotes: Módulo de planejamento mestre;Módulo de calculo de necessidades
de materiais; Módulo de cálculo de necessidade de capacidade e Módulo de
controle de produção.
Para Slack (2007, p.450) “O MRP II permite que as empresas avaliem as
implicações da futura demanda nas áreas financeira e de engenharia da empresa,
assim como analisem as implicações quanto à necessidade de materiais.”
O MRP II, de acordo com Turban (2005, p. 272) “acrescenta funcionalidade
a um MRP comum. Ele integra as atividades de produção, controle de estoque,
compra, financiamento e mão-de-obra de uma empresa.”
37
Variações
econômicas
externas
Projeção da
demanda
Novas tecnologias
Plano mestre
Estoques Parte e
componentes
Necessidades de
produção
Estoque de
produtos
acabados
Restrições Equipamentos e
instalações
MRP II
BOM
Pedidos de
Compra
Ordens de
fabricação
Mudanças de
eng.
Estrutura analítica
Produto
Restrições –
Mão-de-Obra
Lead times
Fornecedores
Fábrica
Figura 8: Esquema de funcionamento de um MRP II
Fonte: Martins (2006, p.355)
Analisando figura acima, é possível entender o funcionamento de um
sistema MRPII. Segundo Martins (2006, p.355) “a partir do plano mestre, dos
estoques de materiais, dos estoques de componentes dependentes, da lista de
materiais, das restrições de mão-de-obra, da disponibilidade de equipamentos e a
partir dos lead times, gera as necessidades de compras, ou, até mesmo, as
ordens de compras, para itens fornecidos por terceiros, e para os itens de
fabricação própria gera as ordens de produção.”
38
O funcionamento do MRP II é visto de forma mais simplificada, conforme
figura 09
Figura 9: Funcionamento do MRP II
Fonte: Martins (2006, p. 366)
Sumarizando, conforme Rago (2003, p. 72), o MRP II “calcula os níveis de
produção e estoque usando as previsões de vendas”
Esses
sistemas
permitem,
segundo
Rezende
(2001,
p. 199)
“o
acompanhamento diário de resultados, tabulando dados de todas as áreas
funcionais da empresa para depois exibi-los de forma gráfica e simplificada.”
39
De acordo com Stair (2002, p. 291), “O agendamento da produção é vital
para todo o processo de produção. As informações geradas por esta aplicação
são usadas em várias etapas da produção e fabricação, entre as quais, citam-se
controle de estoque, planejamento da mão-de-obra, entrega do produto e
programas de manutenção.”
Conforme
Ballestero-Alvarez
(2001,
p.
363)
“Cabe,
portanto,
à
Administração da Produção buscar, definir e aplicar as ferramentas, instrumentos,
métodos e alternativas que lhe proporcionem respostas para as perguntas: como,
quando, quanto, com o que produzir? Os sistemas de produção existem,
juntamente, para auxiliar os executivos dessa área no processo de tomada de
decisão.”
2.6 Sistemas para tomada de decisão
A função dos gestores organizacionais envolve centenas de decisões
minuto a minuto, são vários indicadores, acumulo de informações internas e
externas, que necessitam de um filtro, agilidade ou rapidez de raciocínio, lógica e
uma visão de cenários futuros, tentando prever o impacto que algumas decisões
geram dentro da organização, questionando-se a todo momento o que
aconteceria se.
Para Rezende (2001 p. 109) “Decisão nada mais é do que uma escolha
entre alternativas, obedecendo a critérios preestabelecidos, em que é indiscutível
a importância das informações em cada etapa deste processo”.
Segundo SLACK (2007, p.47) “O ambiente turbulento em que a maioria das
organizações faz negócios significa que a função produção esta tendo que se
ajustar continuamente às circunstâncias mutantes.”
Os gerentes, de acordo com Turban (2005, p. 360), “precisam encontrar,
filtrar e interpretar informações para determinar os problemas ou oportunidades
potenciais e, então, decidir o que fazer em relação a eles.”
Sistema de apoio a decisões (SAD – Decision Support System) é para
Turban (2005, p. 364), “um sistema de informação baseado em computador que
40
combina modelos e dados em uma tentativa de resolver os problemas semiestruturados e alguns não-estruturados com intenso envolvimento do usuário.”
Para Rezende (2001, p. 203) “Os Sistemas e Apoio a Decisões (SAD)
auxiliam o executivo em todas as fases de tomada de decisão, principalmente nas
etapas de desenvolvimento, comparação e classificação dos riscos, além de
fornecer subsídios para a escolha de uma boa alternativa, com base em geração
de diversos cenários de informações.”
Os componentes dos Sistemas de Apoio a Decisões, segundo Rezende
(2001, p. 204)



Sistema de banco de dados – onde estão depositados os diversos
dados da empresa, que propiciarão a geração de informações.
Sistema de modelos – são os compostos de regras “e se” para criar
cenários prospectivos, simulações, cálculos, etc.
Software gerenciador de interface – é a interface entre o sistema de
banco de dados e o sistema de modelos.
Os sistemas de apoio à tomada de decisão, são sistemas que além de
informarem, realizam experiências virtuais que simulam situações reais, através
de modelos matemáticos e análise de sensibilidade.
Análise da sensibilidade é conceituada por Turban (2005, p.364) como
sendo “o estudo do impacto que as mudanças em uma ou mais partes de um
modelo exercem sobre as outras partes.”
Esse tipo de sistema, segundo Slack (2007, p.255) “ajuda os gerentes a
entender a natureza das decisões a serem tomadas e suas conseqüências, mas,
efetivamente, não decide”, ou seja, são sistemas que exploram as conseqüências
das mudanças.
Analisando o impacto que uma decisão pode gerar, os gestores têm mais
confiança, segurança do caminho a seguir.
De acordo com Stair (2002, p. 316), “Os sistemas de suporte à decisão
oferecem potencial para gerar maiores lucros, custos menores e melhores
produtos e serviços.”
Pois, ainda segundo Stair (2002, p. 19), “O foco de um Sistema de Suporte
à Decisão incide sobre a eficácia da tomada de decisão. Enquanto um Sistema de
Informação Gerencial ajuda a organização a “fazer as coisas certas”, um SSD
ajuda o gerente a “fazer a coisa certa”, “naquele momento””.
41
2.7 Sistemas de informação integrada
Diante de um novo patamar de qualidade das organizações, é cada vez
mais necessária para os gestores, uma visão sistêmica e abrangente da
organização,
precisam
associar
informações
de
várias
áreas,
visando
conhecimento integrado para criarem soluções e idéias que possam contribuir ao
alcance dos objetivos estratégicos da organização.
Num passado não tão longínquo, os gestores tinham a dificuldade de unir
relatórios mensais, buscar informações do mercado, cruzar dados, analisar
estatísticas, conferir, calcular, ajustar, tudo era mais complexo, emanava tempo e
esforços de várias pessoas, era uma dependência que quase sempre impedia um
resultado palpável, hoje eles estão gozando do poder de acesso instantâneo e
inteligente às informações através de sistemas que conseguem integrar a
empresa e o meio em que ela se insere, de forma a ter uma visão holística desta.
Os ERP´s surgiram com o principal objetivo de, segundo Turban (2005,
p.303) “integrar todos os departamentos e fluxos de informação funcionais de uma
empresa em um único sistema de computador que possa atender a todas as
necessidades da empresa.
Segundo Moura (2004, p. 189) “O foco principal do ERP é a interligação
entre as áreas da empresa, com o objetivo de fornecer uma visão mais ampla dos
negócios e de todos os processos utilizados.”
Para Slack (2007, p.266) “Integração significa a ligação, com único
sistema, de atividades anteriormente separadas”. E, integrando, há um
sincronismo de informações, mais rapidez no atravessamento dessas, e o
estoque de informações menores.
O ERP é considerado, segundo Corrêa (2000, p. 342) “o estágio mais
avançado dos sistemas tradicionalmente chamados MRP II”, que basicamente
visavam apoio somente às áreas de produção.
Os MRP’s evoluíram, agregaram-se novos módulos e deixaram, segundo
Corrêa (2000, p. 342), “de atender apenas as necessidades de informações
referentes ao cálculo de necessidade de materiais para atender às necessidades
de informação para tomada de decisão gerencial sobre outros recursos de
manufatura.”
42
A evolução deu-se da seguinte forma, conforme Ballestero-Alvarez (2001,
p.376), “Inicialmente, eles apenas contemplavam a previsão de compras de
matéria-prima e a programação da produção (o que se chama MRP); depois se
incluiu o planejamento da capacidade de todos os recursos empregados na
produção (o denominado MRPII); finalmente, incluíram-se módulos que
contemplassem a empresa como um todo (MRPIII ou ERP).”
Conforme Ballestero-Alvarez (2001, p. 422) “O ERP é um sistema
computacional formado por diversos módulos que, embora independentes,
compartilham uma mesma base de dados, e apresenta, como principal objetivo,
oferecer informações para o processo de tomada de decisão.”
Esses sistemas, de acordo com Slack (2007, p.474) “permitem que as
decisões e a base de dados de todas as partes da organização sejam integradas,
de modo que as conseqüências das decisões de uma parte da organização sejam
refletidas nos sistemas de planejamento e controle do restante da organização.”
Figura 10: Integração das informações
Fonte: Adaptado SLACK (2007, p.474)
O ERP, conforme com Martins (2006, p. 387) “possibilita à empresa
automatizar e integrar a maioria de seus processos de negócio, compartilhar
43
dados e práticas em toda a empresa e produzir e acessar as informações em
tempo real.”
Dados antes fragmentados em várias planilhas e aplicativos, com o
advento dos ERP’s são padronizados e integrados; eliminando a repetição de
atividades e reentrada de dados; melhorando a comunicação com cliente devido
ao rápido acesso de informações sobre produtos, históricos de crédito dos
clientes, informações sobre pedidos anteriores; aumentando visibilidade e
acuracidade das informações entre outros benefícios.
E, segundo Turban (2005, p.303) “Essa disponibilidade de informações
aumenta a produtividade, bem como a satisfação do cliente.”
Para Davenport (2002, p. 18) “É este imenso alcance um dos principais
fatores que distinguem os sistemas de gestão empresarial de seus antecessores.”
Os sistemas integrados dão aos gestores, além de informações mais
rápidas, a possibilidade de obter detalhes sobre os resultados alcançados,
análises de tendências, relatórios de exceções, a possibilidade de pesquisar o
porquê dos valores, buscando a confiabilidade de cada dado.
63
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os
sistemas
de
informação
integrada
estão
se
tornando
parte
indispensável das organizações modernas, pois facilitam o acesso e cruzamento
de informações em tempo real, bem como históricos versus simulações de
cenários prospectivos baseados em parametrização e informações de mercado.
A Mosarte passou pela experiência no desenvolvimento interno de um
ERP, onde encontrou dificuldade e concretizar o projeto, e viu na compra de um
sistema pronto, a oportunidade de obter melhores práticas de gestão, já que os
fornecedores aprimoram continuamente seus produtos baseados em experiência
de projetos em outras empresas.
Este trabalho proporcionou, através da observação participante de forma
aberta, um conhecimento profundo da área de PPCP Mosarte, mapeando
processo e identificando necessidades de informação e possíveis oportunidades
de melhorias.
Com a participação nas apresentações dos sistemas, entendeu-se a
variabilidade
destes,
seus
mecanismos
e
compartilhamentos
de
dados
estruturados que promovem um ecossistema de negócios que auxilia as
empresas a aumentar a produtividade.
Foi possível perceber a importância do comprometimento das equipes e
direção da empresa na escolha e implantação do sistema, pois o sistema pode
trazer as melhores práticas de mercado, mas se os dados informados não forem
formatados, parâmetros não dimensionados, o sistema não trará posições
fidedignas, que possam dar suporte ao processo decisório.
Buscando a continuidade do projeto, sugere-se a construção de um plano
para moldar o sistema de acordo com a necessidade da Mosarte, identificando,
planejando, formatando dados e parâmetros, de modo a alcançar diferencial
competitivo através da transformação de dados em informação e informação em
conhecimento.
64
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