CUSTO BENEFÍCIO E IMPACTOS ORGANIZACIONAIS DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO – EAD
Capítulo 1 - Introdução
O departamento de tecnologia da informação (TI) das empresas tem
estado intimamente ligado a todas as grandes mudanças organizacionais dos
últimos tempos. Seu papel, presença e relevância para o sucesso do negócio
sofreram alterações significativas, viabilizando a implementação de inúmeras
teorias e práticas de gestão.
Entretanto, é importante que você perceba que a tecnologia da
informação e os sistemas de informação possam ser mal administrados e mal
aplicados, de forma que criem um fracasso tecnológico e, também comercial.
Portanto, a administração correta dos sistemas de informação é um
desafio maior para os gerentes. A função dos sistemas de informação
representa:
Uma grande área funcional dos negócios que é tão importante
para o sucesso empresarial como as funções de contabilidade,
finanças, administração de operações, marketing e administração
de recursos humanos.
Uma contribuição importante para a eficiência operacional,
produtividade e moral dos funcionários e atendimento e satisfação
do cliente.
Uma fonte principal de informação e apoio necessária para
promover a decisão eficaz dos gerentes
Um ingrediente importante no desenvolvimento de produtos e
serviços competitivos que conferem à organização uma vantagem
estratégica no mercado global
Uma parte importante dos recursos de um empreendimento e seu
custo de realização de negócios, representando por isso um
desafio maior à administração de recursos.
Uma oportunidade vital, dinâmica e desafiadora de carreira para
milhões de profissionais.
As corporações fazem crescentes esforços para racionalização do
uso da tecnologia da informação e de melhoria dos processos
operacionais e de gestão de TI. Se antes era necessário investir muito
em TI para ser competitivo, hoje o que as corporações buscam é investir
melhor e de forma mais seletiva e rever seus processos e serviços para
obter maiores ganhos.
Algumas ações podem evitar maiores gastos futuros como:
Aplicar a tecnologia para auxiliar os usuários em vez de forçá-los
a recorrerem ao help desk para tudo
Reduzir complicações utilizando aplicativos e computadores
pessoais padronizados sempre que possível
Implementar um treinamento aos usuários
Atualizar o computador com sistemas operacionais de última
geração, não esquecendo de atualizar a máquina para agüentar o
novo sistema operacional.
O maior gargalo de custos na área de software está na distribuição e
instalação de upgrades para aplicativos. O problema não é a compra inicial do
programa, mas o tempo gasto na instalação dos mesmos.
Composição do orçamento de TI
Os recursos financeiros de TI incluem as despesas esperadas para TI
corporativa, um bom gerenciamento de projetos pode ajudar a TI a alavancar
os negócios da empresa e reduzir custos que envolvam as despesas gerais de
TI e as despesas já conhecidas das unidades de negócio. As categorias
incluídas no orçamento de despesas corporativas de TI são:
Hardware:
Despesas
com
aluguel,
desvalorização,
novas
compras não capitalizadas, taxas de suporte e manutenção de
cliente (PCs, notebook e laptops), informática corporativa
(servidores
e
sistemas
de
médio
porte
e
mainframe),
gerenciamento de documentos (impressoras, scanners e plotters)
e infra-estrutura de rede (hubs, roteadores, etc).
Software: Taxas de licença, suporte e manutenção, novas
aquisições, taxas únicas e amortização e desvalorização de
software, aplicações de infra-estrutura.
Pessoal interno de TI: Inclui pessoal de desenvolvimento, de
produção e operações, gerenciamento de TI, recrutamento e
treinamento.
Contratados de TI: Não funcionários que realizam tarefas de TI
mediante contrato, geralmente nas instalações da empresa.
Taxas
de
serviços de
rede
e
telecomunicação:
Incluem
equipamentos de rede corporativa, telefones móveis e serviços de
telecom (voz e dados).
Provedores externos de serviços para a unidade de TI
Consultoria
Terceirização
de
processos
de
negócios
e
serviços
de
gerenciamento de processos
Desenvolvimento e integração
Manutenção e suporte de hardware
Terceirização de atividades centrais de TI e serviços de
gerenciamento de TI
Manutenção e suporte de software
Outras despesas: Incluem custos de viagem, ajuda temporária,
treinamento, reparos e manutenção, mobília e acessórios,
postagens e material de escritório, desvalorização de itens que
não sejam hardware e software, assinaturas e obrigações, custos
diretamente cobrados das unidades de negócios e aluguel. Essa
categoria também inclui despesas com a área física, eletricidade,
gás, água e aluguel, se esses custos fizerem parte do orçamento
de despesas da TI central.
Embora a ênfase em redução de custos ainda seja muito relevante,
todas as áreas reconhecem o papel estratégico que a TI tem para garantir a
flexibilidade e agilidade da empresa na resposta dos desafios do ambiente
competitivo.
Capítulo 2 - Sistemas e Empresas
A
tecnologia
da
informação
trouxe
imensas
possibilidades
de
desenvolvimento e operacionalização de idéias que convergiam para uma
teoria de sistemas aplicada à administração. O conceito de sistemas não é uma
tecnologia em si, mas resultante dela.
O conceito de empresas e sistemas já existe há muito tempo, veja
abaixo:
4.000 a.C., Jacó e Labão tinham controle quantitativo de criação e
de comercialização de ovelhas, caracterizando um sistema e uma
empresa conseqüentemente.
3.000 a.C., egípcios e babilônios registravam em pedras as
transações financeiras.
Assim, com a chegada do século XVIII outros tipos de sistemas
marcaram época:
Taylor (1890) com a administração científica e os processos
administrativos;
Fayol (1900) com o sistema de centralização e organização
formal e impessoal;
Weber(1910) com o sistema de burocracia empresarial.
Os sistemas são compostos por diversas partes, tais como o hardware,
software, dados e pessoas, constituindo uma parte de ordem social e outra
parte técnica. Por isso, os sistemas requerem investimentos substanciais para
funcionarem apropriadamente.
Abordagem sistêmica e redução de custos nas empresas
A abordagem sistêmica é integrativa e corporativa de todos os sistemas
da empresa que combina ciência administrativa e comportamental, utiliza uma
orientação sistêmica para definir problemas e oportunidades e desenvolver
soluções.
Envolvem as seguintes atividades inter-relacionadas:
Identificar e definir um problema ou oportunidade, utilizando o
pensamento sistêmico.
Desenvolver e avaliar soluções sistêmicas alternativas
Escolher a solução de sistemas que melhor atenda aos seus
requisitos
Projetar a solução de sistemas escolhida
Implantar e avaliar o sucesso do sistema projetado
A redução de custos no trabalho tem sido o objetivo constante dentro
das empresas, visando a:
Minimização de esforços humanos e de todos os tipos;
Melhor produtividade e fluência dos processos e atividades;
Redução de tempo, equipamento, materiais e procedimentos
desnecessários.
Maximização do lucro e da competitividade das empresas
Capítulo 3 - Atualidade dos sistemas nas empresas
Os sistemas atualmente possuem o objetivo de auxiliar os respectivos
processos decisórios, tais como:
Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e sua
abrangência complexa
Instrumentos para uma avaliação analítica
Facilitar os processos internos e externos
Melhorar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica
organizacional.
Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos
decisórios empresariais
Produtores
de
informações
oportunas
e
geradores
de
conhecimento
Composição e constituição dos sistemas
A composição moderna dos sistemas está muito além da convenção
entrada, processamento e saída de dados.
Está dividida em outros componentes:
Qual o objetivo do sistema?
o Os
objetivos
devem
ser
relatados,
formalizados
e
caracterizados, não se teve ter dúvidas ou ocasionar
distorções.
Qual o ambiente do sistema?
o Local de execução de suas funções, considerando tanto o
meio interno e externo assim como o físico e lógico.
De onde virão os recursos do sistema?
o São os meios necessários para que o sistema cumpra suas
funções, infra-estrutura logística e de tecnologia
Quais são os componentes humanos do sistema?
o Pessoas responsáveis pelo acionamento e utilização dos
produtos
Quais são as funções do sistema?
o Quais atividades que o sistema se propõe a fazer,
atendendo à execução de seus requisitos funcionais e à
geração dos produtos necessários.
Quais são os procedimentos do sistema?
o Atividades que antecedem e sucedem, ou ainda, paralelas
à função principal do sistema, porém necessárias à
preparação para funcionamento e remessa de produtos
Gestão do sistema
o Análise
controle
do
de
produto,
administração,
qualidade,
avaliações
retroalimentação,
de
qualidade
e
atendimentos de requisitos funcionais
Gestor de informações
O gestor de informações deve atuar na gestão das pessoas, processos e
recursos(tecnológicos, financeiros, materiais, etc). Vai além do cargo ou
profissão, mas deve ter uma visão clara da corporação e da importância da
tecnologia.
Freqüentemente o gestor é confundido com os cargos de gerente,
dirigente, mestre entre outras, mas ele deve ter a função e nem sempre o
cargo de gestor propriamente dito. Sendo assim é um profissional exigente e
com alta capacidade de quem exerce a função.
Capítulo 4 - Sistemas empresariais
Sistemas fechados
Nos sistemas empresariais fechados, não existem trocas da empresa
com o meio externo que está a sua cerca, as mesmas são insensíveis e
indiferentes a qualquer influência ambiental, não se integrando ou interagindo
com o mundo.
Os sistemas fechados causam muitos danos às empresas, por exemplo:
Gestão e administração rudimentar
Dificuldades de mudanças
Baixa produtividade e qualidade nos serviços e produtos
Incapacidade de administrar diferenças ambientais, organizacionais e
comportamentais
Falta de flexibilidade e de adaptações diversas
Complicações para sobrevivência no mercado de negócios
Os processamentos de dados(CPD), modelo de informática na década
de 60 é um exemplo de sistema fechado, onde não existia internet entre
outras ligações como meio externo.
Sistemas abertos
Nos sistemas empresariais abertos, existem permutas da empresa com
o meio ambiente externo. Para maior vantagem competitiva o sistema
aberto é o escolhido pelas empresas que desejam destacar-se.
As
empresas
devem
ser
sistemas
abertos,
com
integridade,
planejamento, normas e procedimentos, regras, envolvimentos das
pessoas, tudo de forma estruturada e organizada, possibilitando uma
dinâmica de funcionamento sistêmico e integrativo.
Os sistemas abertos propiciam muitos facilitadores na condução
quotidiana, na manutenção e crescimento da empresa, favorecendo e
destacando:
Gestão e administração participativa;
Mudanças e adaptações internas;
Produtividade e qualidade nos serviços e produtos;
Capacidade de administrar diferenças ambientais, organizacionais
e comportamentais;
Vantagem competitiva e melhoria nos negócios;
Lucro, inteligência competitiva e inteligência empresarial
Organização para informatização
Muitas empresas acreditam que o simples ato de informatizar a
empresa,
espalhando
computadores
e
impressoras
pelas
unidades
departamentais, ligando-os em rede e instalando sistemas aplicativos, possa
organizar as mesmas.
A Tecnologia da Informação e seus recursos nem sempre resolvem os
problemas nas empresas e muito menos as organizam, ou mesmo sem
planejamento, sem gestão e ação efetiva, não traz contribuição para empresa.
É necessário elaborar a organização interna e externa da empresa,
primeiramente as funções empresariais básicas. Tal como organização dos
procedimentos do negócio principal, recursos humanos e respectivos aspectos
legais e jurídicos.
Na atividade de organizar a empresa deve elaborar de forma implícita ou
explícita as tarefas:
Elaborar modelos de estruturação organizacional;
Ajustar layouts de processos e procedimentos;
Orientar em metodologias de trabalho, normas e políticas;
Atividades
complementares
de
construção,
manutenção
e
implementação de sistemas de informação;
Levantamento de dados para o tratamento e geração de informações;
Pesquisas com concorrentes ou empresas de serviços semelhantes;
Desenhos ou layouts de telas ou relatórios dos Sistemas de Informação;
Auxílio nos projetos de qualidade e produtividade, vinculados a melhoria
de processos e dos negócios da empresa.
Lembre-se de que não é necessário o conhecimento técnico da Tecnologia
da Infomação e seus recursos. A arte de organizar compreende uma série
de fatores, financeiros, processuais, pessoais, espaciais, materiais e
tecnológicos. Espera-se do organizador um sistema que seja dotado de
menor custo, menor esforço, melhor qualidade, maior produtividade e maior
lucratividade.
Informação e planejamento
Logo após as empresas sistematizarem e organizarem as informações por
meio de um planejamento adequado, dinâmico e interativo, pode-se pensar em
informatização e na configuração de hardware, software, telecomunicações e
gestão de dados.
Para a geração do conhecimento personalizado em sistemas depende do
talento humano da corporação.
Dessa forma, a primeira pergunta que deve ser feita é:”Quais são as
informações necessárias para gerir uma determinada atividade?” Para somente
depois descritas e modeladas que a empresa deve-se preocupar “Como serão
elaboradas ou apresentadas?”
Os dados, as informações e os conhecimentos permitem que os gestores
tomem as decisões. As decisões permitem que os gestores possam executar as
ações.
Os planejamentos das empresas devem contemplar as informações
personalizadas e as informações oportunas(de qualidade inquestionável e
antecipada)
Capítulo 5 - Sistemas de Informação
Os sistemas de informação, independentemente de seu nível ou
classificação, têm como maior objetivo auxiliar os processos de tomada de
decisões na empresa. Se os Sistemas de Informação não se propuserem a
atender a esse objetivo, sua existência não será significativa para a empresa.
O foco dos Sistemas de Informação está direcionado para o principal
negócio empresarial. Caso contrário seria se os esforços estivessem
direcionados aos negócios secundários ou de apoio.
As características atuais dos Sistemas de Informação apresentam-se
principalmente da seguinte maneira:
Grande volume de dados e informações;
Complexidade de processamentos;
Muitos clientes e usuários envolvidos;
Contexto abrangente, mutável e dinâmico;
Interligação de diversas técnicas e tecnologias;
Suporte à tomada de decisões empresariais;
Auxílio da qualidade, produtividade e competitividade organizacional.
Para atender a todas características citadas é necessário planejamento,
organização, qualidade e recursos financeiros.
Benefícios e usos dos sistemas de informação
Os benefícios promovidos pelos sistemas de informação são inúmeros,
tanto para as empresas como para as pessoas, veja abaixo algumas
vantagens:
Suporte à tomada de decisão;
Valor agregado ao produto (bens e serviços);
Melhor serviço e vantagens competitivas;
Produtos de melhor qualidade;
Oportunidade de negócios e aumento da rentabilidade;
Mais segurança nas informações, menos erros, mais precisão;
Aperfeiçoamento nos sistemas, eficiência, eficácia, efetividade e
produtividade;
Carga de trabalho reduzida;
Redução de custos e desperdícios;
Controle de operações.
Porém, vale ressaltar que a tecnologia e os sistemas não irão resolver
todos os problemas da empresa, a criatividade e a imaginação na solução de
problemas é um fator que pode diferenciar a empresa de seus concorrentes.
Ela envolve a capacidade de originar ou gerar novas idéias para agregar
valores aos serviços ou produtos.
Sistemas de informação como diferencial de negócios
A informação e o conhecimento serão os diferenciais das empresas e
dos profissionais que pretendem destacar-se no mercado, garantir a
sobrevivência, competitividade e a inteligência empresarial.
A informação deve ser considerada como diferencial de negócios
quando proporciona alternativas de lucratividade e retornos para a empresa,
criando oportunidades de negócios.
O ser humano é parte fundamental nesse processo, porque faz as
engrenagens
da
empresa
funcionar
plenamente.
As
habilidades
e
individualidades dos profissionais se bem explorados e capacitados oferecem
um valor incalculável.
Ciclo de vida
A vida dos sistemas trata-se de sua utilização plena ou sua maturidade
no atendimento de seus requisitos funcionais e na satisfação do cliente.
Os sistemas morrem quando está em desuso ou foi substituído,
principalmente quando se utiliza a tecnologia de software precária ou
desatualizada.
Os sistemas para fins de gestão da empresa podem ter uma vida curta,
principalmente se foram mal estruturados e mal construídos. Também morrem
rapidamente se as informações de sua base, considerando o meio ambiente
interno e externo à empresa, foram mal selecionadas, estão desestruturados,
desatualizado ou desacreditado.
Não existe um sistema pronto e acabado, pois ao longo de sua vida
pode exigir:
Manutenção para atender à legislação
Melhorias e implementações
Eventuais correções de erros
Fases do ciclo de vida dos sistemas de informação
As seguintes fases de um Sistema de Informação abrangem:
a) Concepção – Nascimento do sistema, também chamado projeto
de sistema, embasado na análise de sistemas
b) Construção – Execução do sistema, programação
c) Implantação – Disponibilizar junto ao cliente e aos usuários, após
a elaboração dos testes
d) Implementações – Agregação de melhorias e funções no sistema
e) Maturidade – Utilização plena do sistema
f) Declínio – Dificuldade de continuidade, impossibilidade de
agregação de funções necessárias e insatisfação do cliente
g) Manutenção – Elaboração de manutenções por exigência legal ou
correção de erros, visando à tentativa de sobrevivência do
sistema
h) Morte – Descontinuar o sistema
Capítulo 6 - Tecnologia da Informação
A Tecnologia da Informação não deve ser trabalhada e estudada de
forma isolada. Sempre é necessário envolver e discutir as questões conceituais
dos negócios e das atividades empresariais, que não podem ser organizadas e
resolvidas simplesmente com os computadores e seus recursos de software,
por mais tecnologia que detenham. As tecnologias e seus recursos devem ser
compatíveis, modernas, econômicas, úteis e padronizadas entre hardware e
software(de base e operacional) e os aplicativos ou Sistemas de Informação.
Componentes da tecnologia da informação
A Tecnologia da Informação está fundamentada nos seguintes
componentes:
Hardware e seus dispositivos periféricos;
Software e seus recursos;
Sistemas de telecomunicações;
Gestão de dados e informações;
Além
dos
componentes
comentados
acima,
é
fundamental
a
participação humana, denominada de peopleware. Embora conceitualmente
esse componente não faça parte da Tecnologia da Informação, sem ele esta
tecnologia não teria funcionalidade e utilidade.
Hardware e seus dispositivos periféricos
Os computadores e seus respectivos dispositivos e periféricos, parte
integrante da Tecnologia da Informação, são conjuntos integrados de
dispositivos físicos, posicionados por mecanismos de processamento que
utilizam eletrônica digital, usados para entrar, processar, armazenar e sair com
dados e informação.
Computadores
Incluem
dispositivos
que
executam
as
funções
de
entrada,
processamento, armazenamento de dados e saída. Embora as maioria das
pessoas acharem que só existem os microcomputadores, computador pessoal
ou PC, existem outras variedades de tipos de computadores, veja abaixo:
Mainframes – Possuem alta capacidade de processamento – centenas
de milhões de instruções por segundo(MIPS), são utilizados para
gerenciar as necessidades de processamento de informações das
principais
empresas
e
agências
governamentais
com
muitos
funcionários e clientes ou com problemas computacionais complexos.
Servidores – Gerenciam estações de trabalho(ou seja outros micros)
Computadores desktops – Computadores de mesa
Laptops ou notebooks e Palmtops – Computadores de mão
Periféricos dos computadores
Os periféricos são os dispositivos que trabalham em conjunto com o
computador. Como dispositivos de entrada(input) do computador pode-se
relatar o teclado, mouse, os recursos multimídia(sons e imagens), instrumentos
musicais, dispositivos de reconhecimento de voz, scanners para digitalização
de imagens e leitura de códigos de barras, câmeras, filmadoras, leitores óticos,
digitalizadores e microfone.
Como dispositivos de saída(output), os monitores, impressoras comuns
(jato de tinta, laser ou matricial), plotter, etc.
Capítulo 7 - Sistema operacional
Os sistemas operacionais podem ser divididos em proprietários
(desenvolvido pela empresa que comercializa com hardware e específico) ou
genéricos ou portáveis.
Os mais populares são:
Ms Dos
Windows 95, 98, 2000, NT, XP e Vista
Linux
Unix
OS/2
Mac Os X
Software aplicativo
São programas de computador com conjuntos de comandos, instruções
ou ordens elaboradas pelo cliente e/ou usuário para o computador cumprir,
visando resolver problemas e desenvolver atividades ou tarefas específicas.
Software de automação de escritórios ou office
Os softwares utilitários têm como função principal a complementação
dos softwares de automação de escritórios e dos aplicativos.
Os antivírus, também chamados de vacinas, têm como função básica
proteger as bases de dados da empresa contra vírus. Os vírus causam danos
ou apagam os dados e informações armazenadas nos computadores ou nos
periféricos. Além de proteger os dados, o antivírus deve possibilitar a exclusão
de eventuais vírus nos sistemas.
Os compactadores são recursos de software que têm como objetivo
principal a compactação de dados armazenados nos dispositivos dos
computadores.
Os desfragmentadores são recursos de software que têm como objetivo
principal a reorganização de fragmentos de dados que estão armazenados nos
dispositivos dos computadores.
Os
softwares
vinculados
aos
recursos
da
Internet
permitem
principalmente os processos de troca e uso de informação, por meio de
recursos de telecomunicação.
Softwares de automação
Os softwares de automação tratam as automações indutriais, comerciais
e de serviços. A automação industrial é a interface com diversas tecnologias,
tais como coletores e controladores lógicos e programáveis (PLC), controles
numéricos
por
computador
auxiliados
por
computadores
computadores(CAM).
(CNC),
(CAD),
pneumáticos,
processos
sensores,
fabris
desenhos
auxiliados
por
Capítulo 8 - Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é importante para a excelência em gestão
de projetos que deve abranger todos os aspectos da empresa: das relações de
trabalho entre operários e seus gerentes e do pessoal administrativo com a
direção, até as funções dos diversos personagens envolvidos no processo,
assim como a cultura e estrutura corporativa da empresa.
Os conceitos de Planejamento Estratégico, Sistemas de Informação e
Gestão de Tecnologia da Informação e respectivos recursos devem ser
disseminados dentro da empresa e multiplicados entre os recursos humanos
componentes da mesma. Para tanto, deve-se utilizar de planos de capacitação
e treinamento, bem como, de recursos de marketing positivo da informação.
Para as empresas é estrategicamente importante melhoria continuada
tais como disponibilidade de novos sistemas, hardwares compatíveis,
treinamentos, substituição de equipamentos e softwares.
Dentro dessa visão de gestão da Tecnologia da Informação, as
tecnologias e seus recursos devem ser compatíveis, modernos, econômicos,
úteis e padronizados entre hardware e software (de base operacional) e os
aplicativos ou Sistemas de Informação.
Influência das condições econômicas
O tempo decorrido entre a identificação da necessidade de mudanças e
o acréscimo das infra-estruturas (hardware) e softwares, são capacidades
necessárias ao enfretamento de tais mudanças que deve ser planejado
recursos e principalmente os recursos financeiros.
Os recursos financeiros são a capacidades da empresa de captar
empréstimos, linhas de crédito, de estabelecer o próprio crédito, a facilidades
de gerar recursos e de relacionar-se com investidores.
Estudo de viabilidade
No processo de desenvolvimento de um importante sistema de
informação pode ser dispendiosa, a etapa de investigação de sistemas
freqüentemente exige um estudo preliminar chamado estudo de viabilidade.
Este estudo investiga as necessidades de informação dos potenciais usuários e
determina os recursos, custos, benefícios e viabilidade de um projeto proposto.
Para isso é preciso utilizar os métodos de coleta de informações.
Maneiras de coletar informações para o desenvolvimento de sistemas:
Entrevistas com funcionários clientes e gerentes
Questionários para os devidos usuários finais na organização
Observação, gravação em vídeo ou envolvimento nas atividades
de trabalho
Documentos, relatórios, manuais de procedimentos e outros
registros
Desenvolvimento, simulação e observação de um modelo das
atividades de trabalho
A meta do estudo de viabilidade é avaliar sistemas alternativos e propor
os sistemas mais variáveis e desejáveis para desenvolvimento.
Fatores de viabilidade são
Organizacional – Verifica a eficácia com que o sistema proposto
apóia os objetivos estratégicos da organização
Econômica – Verifica as economias de custo, o aumento da
receita, redução de investimento e aumento de lucros
Técnica – Capacidade, confiabilidade e disponibilidade da infraestrurura(hardware), software e rede
Operacional – Aceitação do usuário final, apoio administrativo e
requisitos dos clientes, fornecedores e governo
Além da análise de custos, benefícios, riscos e viabilidade, ainda será
necessário dar atenção aos itens abaixo:
Respeitar a legislação vigente, evitando a pirataria;
Estabelecer um plano de necessidades e de contigência para
atender a eventuais deficiências de funcionamento;
Focar a intelegência empresarial e não a tecnologia propriamente
dita;
Elaborar um plano de gestão da mudança decorrente da
introdução da tecnologia no contexto organizacional.
Os estudos de viabilidade normalmente envolvem a análise de custo
benfício. Se os custos e benefícios puderem ser quantificados, são chamados
custos tangíveis, caso contrário são chamados de custos intangíveis
Recursos tangíveis
Os benefícios tangíveis são resultados mais expressivos e
vísíveis
Aumento nas vendas ou lucros
Equipamentos
Instalações
Mão-de-obra
Materiais
Dinheiro
Informação /tecnologia
Recursos intangíveis
Os recursos intangíveis são resultados mais difíceis de calcular,
geralmente estão implícitos
Cultura organizacional
Reputação
Marca registrada
Patente
Relação com clientes e fornecedores
Melhor posição competitiva
Capítulo 9 - As Telecomunicações e a Internet nas Empresas
As empresas estão tornando-se empresas conectadas em redes, a
Internet e as redes de tipo Internet dentro da empresa(intranets), entre uma
empresa e seus parceiros comerciais(extranets) e outros tipos de rede se
tornaram a principal infra-estrutura de informática de muitas organizações.
O processamento desses dados utiliza recursos de telecomunicações,
ou seja, modems, multiplexadores, linhas de comutação(privativas de
comunicação),
de
dados,
telefones,
etc,
pode
ser
chamado
de
teleprocessamento de informações.
Nesse teleprocessamento, o terminal ( ou microcomputador) transmite
sinal digital ou binário ao modem, o qual converte os sinais digitais de baixa
freqüência em sinais analógicos modulados (modulador), que por meio de uma
linha, pública, privada ou especial de comunicação de dados. Ligado ou não o
modem a um telefone, transmite os dados a outro computador.
Para que tudo aconteça, o sistema de telecomunicações e seus
componentes de hardware e software devem estar interligados. Para tanto são
necessários os seguintes recursos essenciais:
Computadores e dispositivos de recepção e envio de dados;
Canais de comunicação e seus meios físicos ou lógicos de transmissão;
Processadores de comunicação;
Software de telecomunicação.
Algumas redes e aplicações possibilitam que as empresas possam ter
sistemas de comércio eletrônico, sistemas de intranets e sistemas de
colaboração.
As aplicações de colaboração entre as empresas utilizam redes de
telecomunicações para apoiar comunicação, coordenação e colaboração entre
membros de uma equipe de projeto. Os funcionários e consultores externos de
uma equipe de projeto, podem utilizar a Internet, intranets e extranets para
correio eletrônico, videoconferências, grupos de discussão eletrônica, ensino à
distância(capacitação personalizada) para colaborarem em projetos nas
empresas.
Capítulo 10 - O Valor Comercial das Telecomunicações
A tecnologia da informação, principalmente nas aplicações comerciais
baseadas nas telecomunicações, ajuda uma empresa a superar barreiras
geográficas, barreiras de tempo e custo e barreiras estruturais ao sucesso dos
negócios. Veja os exemplos do valor comercial das telecomunicações:
Superar
barreiras
geográficas
–
Captar
informações
sobre
transações comerciais de locais distantes
o Exemplo - Usar a Intranet e extranet para transmitir pedidos
dos clientes dos vendedores em viagem
o Valor comercial – Propicia melhor atendimento ao cliente
reduzindo o atraso no preenchimento de pedidos
Superar barreiras do tempo – Fornecer informações para locais
remotos imediatamente após serem requisitadas
o Exemplo - Autorizar o crédito no ponto-de-venda utilizando
redes POS online
o Valor comercial – Consultas de crédito podem ser feitas e
respondidas em questão de segundos
Superar barreiras de custo – Reduzir o custo dos meios mais
convencionais de comunicação
o Exemplo – Videoconferência entre uma empresa e seus
parceiros comerciais utilizando a Internet intranets e extranets
o Valor comercial – Reduz viagens caras para executivos que
precisam se locomover para efetuar negócios
Superar barreiras estruturais – Apoiar conexões para obter vantagem
competitiva
o Exemplo – Intercâmbio eletrônico de dados (EDI) de
transações com fornecedores e clientes utilizando extranets
ou outras redes
o Valor comercial – Faz amarrações rápidas e convenientes
entre clientes e fornecedores
A Revolução da Internet
O crescimento da Internet se converteu hoje na maior e mais importante
supervia de informações. A internet também se tornou uma plataforma
fundamental para uma lista rápida expansão de serviços de informação e
entretenimento e aplicações comerciais, incluindo sistemas colaborativos e
comércio eletrônico.
São diversas as aplicações da Internet, tais como:
Comércio
Surfar
E-mails
Downloads e Uploads
Ensino à Distância
Conectar vários computadores
Fazer chamadas telefônicas à longa distância
Entre outras...
Uso comercial da Internet
As empresas estão utilizando a Internet principlamente em aplicações
empresariais nas áreas de marketing, vendas e atendimento ao cliente. Permite
também alianças estratégicas com clientes e fornecedores e maior vantagem
competitiva. Veja a figura abaixo:
Capítulo 11 - Fundamentos do Comércio Eletrônico
O comércio eletrônico é definido pelo comércio utilizando tecnologias
baseadas na Internet. O modelo tradicional de negócios de varejo vem cada
vez mais dando espaço ao comércio online.
Os sistemas de comércio eletrônico valem-se de recursos da Internet,
intranet e extranets para apoiar cada etapa desse processo. O comércio
eletrônico pode incluir, por exemplo, processos de marketing interativo, pedidos
e pagamentos na rede, acesso extranet a banco de dados de estoque pelos
clientes e fornecedores, acesso por intranet a cadastros de clientes por
representantes de vendas e atendimento ao consumidor e no desenvolvimento
de produtos via grupos de notícias da Internet e trocas de email.
As empresas dedicam-se a três categorias básicas de aplicações de
comércio eletrônico:
Comércio Empresa-Consumidor (B2C) – É o comércio entre empresa e
consumidor, oferecendo através de outro canal os produtos e serviços
Comércio Empresa-a-Empresa(B2B) – É o comércio entre empresas, é
o processo atacadista do processo comercial.
Processos empresariais internos – Funções organizacionais e processos
empresariais são afetados pelas atividades do comércio eletrônico
O e-commerce, ou simplesmente comércio eletrônico, oferece uma
experiência mais consistente ao cliente e com a acirrada concorrência nos
negócios as empresas precisam marcar sua presença na Internet.
A empresa que disponibiliza um site para os clientes está oferecendo:
Funcionalidade dia e noite
Funcionalidade mundial
Flexibilidade de acesso
Centralização da complexidade
Integração das informações
Auto-atendimento
Facilidade de uso
Privacidade
Boas informações, veracidade
Mas por que as empresas devem implementar aplicações de comércio
eletrônico?
Administrando o negócio utilizando poucas instalações, a um
custo de propriedade muito baixo
Criar vantagem competitiva
Melhorar a satisfação do cliente
Alinhar-se com a concorrência
Reduzir custos operacionais
Melhorar a comunicação e satisfação entre funcionários
Estabelecer e expandir a marca
Encontrar novos mercados para produtos e serviços
Gerar novas fontes de receita
Melhorar o tempo de chegada do produto ao mercado
Podemos utilizar a Internet durante as fases do processo de marketing,
tais como:
Descobrir o que os clientes querem
Descobrir o que os concorrentes estão fazendo
Usar o site como forma de obter maior relacionamento com os
clientes
Conduzir testes de conceito
Lançar novos produtos
Inserir um marketing viral, gerando publicidade
Fornecer manuais de produtos, suporte online, minimizando os
custos de ligações aos 0800 das empresas com perguntas ao
suporte e ao tempo gasto pelo atendimento ao cliente
Algumas empresas tradicionais hesitam em entrar na Internet por causa
do desafio assustador de integrar seus sistemas de TI com toda a infraestrutura técnica exigida para suportar um site, mas uma pressão cada vez
maior para fincar a sua presença online.
Intranets e Extranets nos Negócios
Intranet é uma rede interna a uma organização que utiliza tecnologias
baseadas na Internet (tais como navegadores, servidores de rede, protocolos
de rede TCP/IP entre outros) para fornecer um ambiente de Internet dentro da
empresa para compartilhamento de informações e documentos. Assim, as
aplicações de intranet apóiam as comunicações e a colaboração, integradas
com recursos estendidas a clientes, fornecedores e parceiras comerciais.
Os retorno e recuperação dos investimentos da intranet por meio de
economias de custo e benefícios de receitas de suas aplicações. Por exemplo,
na substituição de documentos, manuais e boletins por meio digital ou mesmo
nos treinamentos internos com base nos navegadores e compartilhamento de
informações.
As extranets são conexões de rede que utilizam tecnologias de seus
clientes, fornecedores ou outros parceiros comerciais. Essas conexões diretas
e privadas entre si são seguras e também pode utilizar a Internet, por isso as
empresas recorrem à criptografia de dados confidenciais e seus próprios
sistemas de firewall para fornecer a segurança adequada.
O valor comercial da extranet está no fortalecimento de relações
estratégicas com clientes e fornecedores
Capítulo 12 - Tecnologias Aplicadas a Sistemas de Informações
Empresariais
As empresas têm como opção a utilização de diversas tecnologias
modernas, para facilitar o processo de tomada de decisão dos gestores,
visando atender a sua complexidade.
As principais tecnologias aplicadas à geração de informações oportunas
dos Sistemas de Informação Executivos são:
Executive Information Systems (EIS)
É um software que fornece informações empresariais de uma base de
dados. É uma ferramenta de consulta às bases de dados das funções
empresariais para a apresentação de informações de forma simples e amigável
atendendo os executivos da alta administração. As informações são
transmitidas através de gráficos permitindo detalhes de informação.
A implementação de um EIS não devem requerer grandes mudanças
nos sistemas de Informações Operacionais da empresa. Na implementação de
um EIS toda a infra-estrutura e investimentos devem ser aproveitados,
permitindo ao pessoal técnico a utilização das ferramentas de trabalho nas
quais estão habilitados. Sem esse aproveitamento, um EIS pode requerer um
excesso de trabalho para seu efetivo funcionamento.
São desenvolvidos de modo que se enquadre em cultura, filosofia e
políticas e no modelo de gestão da empresa. Filtram, resumem e acompanham
dados ligados ao controle de desempenho de fatores críticos para o sucesso
do negócio.
Sistema de Apoio a Decisão (SAD)
Os Sistemas de Apoio a Decisões (SAD) são tecnologias fundamentais
para a evolução do processo de tomada de decisão nas empresas modernas e
usuárias de informações oportunas.
Também chamados de Decision Support System (DSS), auxiliam o
executivo em todas as fases de tomada de decisão, principalmente nas etapas
de desenvolvimento, comparação e classificação dos riscos, além de fornecer
subsídios para a escolha de uma boa alternativa.
O SAD para geração de dados e informações de simulações, cenários,
etc. Como exemplos desses cenários, podem ser relatados:
Determinação do local mais adequado para uma unidade
comercial ou de um ponto-de-venda (PDV);
Elaboração de orçamentos com diversas alternativas;
Aumento, diminuição ou segmentação de negócios, juntamente
com um possível perfil de clientes;
Valor final da rentabilidade de vendas ou da opção de não vender
determinado produto
Um SAD é composto geralmente por:
Banco de dados e seu sistema gerenciador;
Banco de modelos e seu sistema gerenciador com um motor de
inferência;
Software gerenciador de interface
Enterprise Resource Planning (ERP)
São pacotes de gestão empresarial ou sistemas integrados, com
recursos
de
automação
e
informatização,
visando
contribuir
com
o
gerenciamento dos negócios empresariais.
A gestão empresarial é facilitada quando uma empresa possui um
Software Integrado ERP de alta tecnologia e com total segurança, amparado
em uma documentação clara e eficiente.
O software integrado é parte de uma tecnologia com recursos de
informática que registra e processa cada evento empresarial oriundo das
funções empresariais básicas, disponibilizando os dados para todos os
membros da empresa que dela necessitem.
O ERP deve garantir as informações prestadas, exatidão e credibilidade
nas informações geradas. Com informações precisas e seguras os executivos
podem tomar decisões mais acertadas.
A aquisição dessa tecnologia, a estruturação das funções empresariais,
é muito cara por isso a escolha da empresa fornecedora de ERP, deve ser uma
importante decisão, esta deve atender às necessidades da empresa
contratante. A empresa fornecedora deve ter condições de dar continuidade ao
trabalho de implementação do ERP, normalmente complexo, demorado e
desafiante.
Ao adotar um pacote de gestão, as empresas precisam levar em
consideração a existência da necessidade de mudanças em procedimentos,
cultura e formas de atuação, carecendo organizar processos e respectivas
atividades.
Deve estar adequado às necessidades e particularidades de cada
empresa considerando para tal decisão os critérios:
Fácil entendimento e absorção dos recursos dos sistemas, quanto
a sua operação
Utilização dos recursos de Tecnologia da Informação de forma
efetiva, criativa, permitindo que as informações auxiliem nos
processos decisórios de todos os níveis hierárquicos;
Envolvimento, educação e capacitação de todos, adequado-se e
contribuindo paralelamente com a cultura, filosofia e políticas da
empresa;
Investimento em recursos de informática e equipamentos de bom
desempenho para obtenção da qualidade e produtividade dos
processos e dos resultados;
Análise
e
planejamento
implementação
ou
criterioso
otimização
e
dos
processos
conversão
de
de
dados,
minimizando os custos e a resistência às mudanças.
Capítulo 13 - Gerenciamento de Banco de dados
As organizações estão sujeitas a enorme pressão para o fornecimento
de informações de melhor qualidade para as tomadas de decisão,
apresentados de forma que sejam fáceis de acessar e manipular. Os usuários
empresariais, os maiores consumidores desse tipo de tecnologia, com missões
específicas devido a mercados em rápida transformação cada vez mais
competitivos e acirrados, bem como o ciclo de vida de produtos cada vez mais
curtos.
É por isso que as organizações precisam praticar a administração de
recursos de dados, uma atividade que aplica tecnologias de sistemas de
informação como gerenciamento de banco de dados e outras ferramentas
gerenciais à tarefa de administrar os recursos de dados de uma empresa para
atender às necessidades de informação dos usuários.
Banco de dados é uma coleção de dados organizada como num arquivo
convencional,
usados
para
guardar
e
manipular
dados,
visando
a
transformação em informações.
Os bancos de dados elementares apenas guardam os dados, criando
problemas como redundância de dados, inconsistência ou falta de integridade.
Sendo assim, surgiu o Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD)
permite muito além de armazenar, mas possibilita a manipulação de dados por
diferentes recursos tecnológicos de interface.
A maioria dos gerenciadores de banco de dados pode realizar quatro
tarefas básicas:
Desenvolvimento de banco de dados – Definir e organizar o
conteúdo, relações e estrutura dos dados necessários para
montar o banco, incluindo links em páginas de rede.
Consulta ao banco de dados – Acessar os dados em um banco
de dados para exibir informações em muitos formatos, tais como:
relatórios, documentos entre outros.
Manutenção do banco de dados – Adicionar, apagar, atualizar e
corrigir os dados em um banco de dados
Desenvolvimento de aplicação – Desenvolver protótipos de
páginas de rede, consultas, formulários, relatórios e etiquetas
para uma proposta de aplicação comercial.
Data Warehouse
O data warehouse(DW) é um grande banco de dados que armazena
dados de diversas fontes para futura geração de informações integradas,
tipicamente requerem enormes quantidades de armazenamento, não
raro atingindo vários terabytes. Esses depósitos impõem desafios
próprios. As empresas devem normalizar dados e formatos de dados a
partir
de
várias
construtivamente;
aplicações
a
assegurar
que
fim
de
essas
regularmente sua saída para o depósito.
analisar
esses
aplicações
dados
alimentem
Atualmente, os DWs fornecem a base para técnicas mais avançadas
de análise de dados, conhecidas coletivamente como data mining. Essas
técnicas sustentam o desenvolvimento de modelos de exploração de
dados e suas aplicações aos DWs, tirando proveito da enorme
quantidade de dados armazenados. A Internet facilitou a tarefa de
agregar dados através de fronteiras regionais e de acessar os
resultados, com a utilização do browser popularmente chamados de
navegadores.
Data mining
Essa tecnologia é formada por um conjunto de ferramentas que, por
meio do uso de algoritmos de aprendizado ou baseados em redes
neurais e estatística, são capazes de explorar um grande conjunto de
dados, extraindo destes conhecimentos na forma de hipóteses e de
regras. Identifica fatores e tendências chaves para as atividades de
negócios.
Business Intelligence
O Business Intelligence (BI) possui três objetivos:
Inteligência competitiva – Análise das atividades comerciais de
uma ou mais empresas concorrentes em relação a uma
determinada empresa
Inteligência de mercado – Como a empresa investe ou atua
num mercado e como fazê-lo no futuro.
Inteligência operacional – Análise de operações de uma
determinada empresa, com meta de torná-la economicamente
viável.
O BI oferece inúmeras possibilidades, uma delas é a incorporação e
a exploração de informações externas à empresa, abrangendo
inteligência
competitiva
e
de
mercado
mais efetivamente.
Aos
profissionais de marketing, o Business Intelligence(BI) pode explorar o
fluxo imediato de informações, medindo em tempo real a eficácia de
campanhas ainda em curso examinando o índice de resposta e
ajustando quando necessário, permitindo as empresas economizar ou
gerar amplas quantias nas correções no meio do caminho.
A administração de recursos de dados
Os usuários finais devem encarar os dados como um recurso
importante que eles precisem aprender a manejar adequadamente para
garantir o sucesso e vantagem competitiva da organização. Entretanto
são necessários outros esforços importantes de gerenciamento de
recursos de dados, tais como:
Administração de dados – Tem a responsabilidade pelo
desenvolvimento e manutenção dos dados da organização
Planejamento de dados – Planeja e analisa, bem como
gerencia os dados
Administração de dados – Coleta, armazena e dissemina
todos os tipos de dados de tal forma que fiquem padronizados
e disponíveis a todos os usuários.
Capítulo 14 - Sistemas colaborativos
O fenômeno da Internet mudou a mentalidade de computação das pessoas
dedicadas aos negócios. Mudando o modo com que trabalhamos juntos. Os
sistemas colaborativos fornecem ferramentas essenciais para ajudar a
colaborar, comunicamos, compartilhamos recursos e coordenamos projetos a
distância, ultrapassando as barreiras físicas.
A meta dos sistemas colaborativos é permitir que trabalhemos juntos com
mais facilidade e eficiência ao nos ajudarem a:
Comunicar – Compartilhar informações uns com outros
Coordenar – Coordenar reciprocamente nossos esforços individuais
de trabalho e uso dos recursos
Colaborar – Trabalhar junto cooperativamente em projetos e tarefas
comuns
Equipes, grupos de trabalho e colaboração
A colaboração quer dizer trabalhar juntos para gerar um produto que é
muito maior do que a soma de suas partes. As equipes e grupos de trabalho
podem ser formais estruturados, como um escritório ou departamento
convencional, mas o ambiente empresarial mudando, dessa forma as equipes
não precisam mais seguir esse formato aplicado anteriormente. Hoje as
equipes não necessitam compartilhar o mesmo ambiente físico, podem integrar
uma equipe virtual, ou seja uma equipe cujo omitir membros estão unidos pelas
tarefas nos quais estão colaborando e não pela localização geográfica ou
filiação a uma organização mais ampla.
Com isso gera uma economia para a empresa e maior produtividade, já que
permite as pessoas terem uma maior qualidade de vida com horários e locais
flexíveis. Porém vale ressaltar que o treinamento para o comprometimento dos
profissionais envolvidos em equipes virtuais, a responsabilidade não diminui.
É importante o treinamento à equipe para a utilização de sistemas
colaborativos porque:
1. Treinamento é a maneira mais rápida de consolidar um conhecimento
2. O treinamento deve ser feito em benefício do pessoal menos qualificado
para aperfeiçoamento da eficácia e eficiência
Os benefícios proporcionados pelo treinamento reduzem significativamente
a resistência da tecnologia, subutilização de recursos e problemas no
andamento das tarefas.
Gestão do conhecimento e Inteligência Organizacional
O conhecimento em uma organização, também chamado de capital
intelectual, competência, habilidade e inteligência empresarial, é um capital
inestimável em uma empresa. Esse conhecimento é baseado em ações,
experiências, valores e emoções dos indivíduos.
Esse conhecimento não pode pertencer a um indivíduo, porque se o mesmo
mudar
de
organização,
levará
seu
conhecimento
junto,
ocasionando
treinamentos ao substituto e gerando custos à empresa.
O que é conhecimento e como se captura e compartilha? Ao longo dos
anos descobrimos que podemos juntar os dados e colocá-los em relatórios,
mas para que sejam úteis eles devem ser interpretados por pessoas. As
ferramentas para converter os dados em informações foram um impacto nas
organizações, que podem compartilhar com todo o conhecimento que antes era
centrado em poucas pessoas.
O gerenciamento do conhecimento é uma ferramenta de colaboração nas
empresas que os pacotes de groupware utilizam para organizar, gerenciar e
compartilhar as diversas formas de informação criadas por indivíduos e equipes
na organização. Armazenamento em repositórios de conhecimento e banco de
dados em sites na rede. Essa forma de informação armazenada ajuda a criar
uma base de conhecimento ou memória organizacional com informações
empresariais estratégicas.
Ferramentas de administração do trabalho colaborativo
As ferramentas de administração do trabalho colaborativo ajudam as
pessoas a realizarem ou gerenciem atividades de trabalho em grupo. Esta
categoria de ferramenta inclui agendamento e programação, administração de
atividades e projetos, sistemas de fluxo de trabalho e repositórios de
conhecimento. Outras ferramentas para o trabalho em conjunto, tais como
edição e revisão de documento conjuntos.
Agendamento e Programação
Ferramentas de agendamento e programação são uma extensão de muitas
capacidades fornecidas por um software de administração de tempo como o
dos pacotes de acessórios para desktop(área de trabalho do computador),
gerenciadores de informações pessoais e sistemas de automação de
escritórios.
Essas ferramentas podem pesquisar automaticamente o calendário
eletrônico de membros da equipe em busca de horários vagos, propor horários
alternativos para reuniões, notificar e lembrar os participantes por email, além
de conter a pauta detalhada juntamente com listas de tarefas individuais para
ajudar cada participante a se preparar para uma reunião.
Gerenciamento de Projetos e Atividades
As empresas precisam organizar suas equipes para não perder o controle
das atividades e produtividade de seus funcionários. Por isso utiliza-se o
groupware de gerenciamento de projetos para ajudar as equipes de projeto a
trabalharem juntas e os membros da equipe a controlarem as muitas atividades
e prazos envolvidos. Essas ferramentas produzem cronogramas de projetos,
relatórios de programas e lembretes automáticos das datas de encerramento
para atividades dos projetos. O gerenciamento de atividades e projetos
também produz gráficos para ajudar a planejar e acompanhar projetos. Um
desses gráficos é o gráfico de Grantt que especifica os tempos permitidos para
as várias atividades requeridas em um projeto empresarial. Outros gráficos
utilizam metodologias de rede como o COM (método do caminho crítico) e o
sistema PERT (Técnica de Avaliação e Revisão de Programas), que
desenvolvem um diagrama de rede das atividades necessárias. Essas técnicas
visualizam um projeto como uma série de tarefas e marcos distintos e
especificam a quantidade de tempo orçado para a conclusão de cada tarefa.
Capítulo 15 - Gestão de projetos
Mas o que é um projeto?
Projeto é um empreendimento com objetivo bem definido, que consome
recursos e opera sob pressões de prazos, custos e qualidade. A gestão de
projetos é o planejamento, a programação e o controle de uma série de tarefas
integradas de forma a atingir seus objetivos com êxito.
As empresas que adotaram a filosofia da prática de gerência de projetos
estão mais capacitadas ao sucesso na vantagem competitiva. No mundo
empresarial moderno, complexo e competitivo é fundamental adaptar
constantemente a importância da gestão de projetos.
O benefício da gestão de projetos é que o sistema pode ser integrado com
outras formas de gerenciamento. Os quatro sistemas de gestão mais
relevantes atualmente são a engenharia simultânea, a gestão da qualidade
total, o gerenciamento de risco e a gestão da mudança. Abaixo veja as
vantagens de introduzir a gestão de projetos em uma organização:
A gestão de projetos permite que se complete mais trabalho em
menos tempo e com redução de pessoal
Maior lucratividade
Proporciona maior controle nas mudanças durante o projeto
Deixa a empresa mais eficiente e eficaz ao utilizar melhores
princípios de comportamento organizacional
Melhora na resolução de problemas
Aumenta a qualidade
Reduz custos
Permite que as pessoas tomem melhores decisões para a empresa
Alguns executivos não são convencidos das vantagens na implantação da
gestão de projetos, algumas empresas resistem por considerar que se os
funcionários estão realizando corretamente as tarefas seria um desperdício a
gestão de projetos.
À medida que as empresas entendem que os custos passam a ser
controlados mais de perto, o sucesso é definido com a conclusão da
programação no prazo, no custo e no nível de qualidade preestabelecidos.
Pressões externas podem forçar uma empresa a aceitar a necessidade de
mudar sua maneira de fazer negócios. Por exemplo:
Concorrência – Os clientes esperam um baixo custo e a utilização da
gestão de projetos
Padrões de qualidade – Os clientes esperam alta qualidade, menos
falhas e menos necessidade de manutenção
Resultados financeiros – Os clientes esperam que os fornecedores
aceitem margens de lucro menores
Preocupações legais – Os clientes querem sistemas que estejam
dentro dos limites e regulamentações legais
Fatores tecnológicos – Os clientes esperam a mais moderna
tecnologia a preços razoáveis
Preocupações sociais – Os funcionários querem um sistema que lhes
permitam realizar mais trabalho em menos tempo, afim de reduzir a
necessidade de horas extras
Fatores políticos – As empresas competem em uma economia global
que necessita de processos uniformes
Pressões econômicas – As empresas precisam realizar mais trabalho
em menos tempo com um custo menor
Porém, algumas empresas acabam acreditando em mitos sobre o
gerenciamento de projetos, ao invés de incluir boas práticas de gestão de
projetos. Veja alguns mitos:
A lucratividade não garante excelência nos negócios
O corte contínuo do orçamento dos projetos em 10% não leva a
excelência na gestão de projetos
A postura administrativa de presença constante de executivos, tanto
quanto sua ausência não leva a excelência na gestão de projetos.
Para que um projeto tenha êxito será necessário um profissional
chamado Gerente de projetos onde sua responsabilidade é:
Definir o escopo do projeto
Identificar facilitadores em áreas funcionais que precisam fazer
alguma coisa para que o projeto tenha sucesso
Identificar os custos e benefícios
Negociar comprometimento com a equipe
Gerenciar e identificação da resolução de problemas
Controlar as mudanças(evitar oscilações de objetivos)
Providenciar o manual do usuário e do material de treinamento
Planejar e executar testes e verificação de dados
Desenvolver análise de riscos
Fornecer relatórios periódicos sobre o projeto
Existem outras responsabilidades de um gerente de projeto, mas a mais
elementar é garantir que o projeto chegue ao final sem estourar prazo e custo.
A gestão de projetos, não importa quão sofisticada e treinada seja a
equipe, não dará certo se a empresa e toda a alta cúpula não acreditarem ou
não se comprometerem com o sucesso dos resultados do projeto.
Capítulo 16 - Metodologias de Desenvolvimento e de Implantação de
Sistemas de Informação
A metodologia é um roteiro que permite o uso de uma ou várias técnicas
por opção dos desenvolvedores do Sistema de Informação ou software. A
metodologia deve auxiliar o desenvolvimento de projetos, sistemas ou software,
de modo que os mesmos atendam de maneira adequada às necessidades do
cliente ou usuário, com os recursos disponíveis e dentro do prazo ideal definido
em conjunto com os envolvidos.
Como a metodologia é uma ferramenta de trabalho de toda empresa, suas
fases e subfases devem sempre ser elaboradas em equipe multidisciplinar.
Esta equipe reúne talentos das diversas áreas da empresa somando
conhecimentos para a geração de um produto consistente.
As justificativas do desenvolvimento de sistemas por meio de metodologias
devem ser formalizadas de modo que seus produtos:
Forneçam a visão do estado do projeto a qualquer instante
Sirvam como comunicação entre envolvidos
Indiquem o nível de participação dos envolvidos
Detalhes nos níveis adequados da equipe envolvida
Mantenham um histórico documental do projeto, sistema ou software
Sejam sempre base para as fases e subfases seguintes
As fases de desenvolvimento de sistemas
Estudo Preliminar – Visão global e genérica do projeto, sistema ou
software concebido, com a primeira definição dos requisitos e
objetivos
Análise do sistema atual – Levantar informações para verificar as
vantagens e desvantagens na organização das informações
Projeto lógico – Mostra o que o sistema ou software fará
Projeto físico – Elaborado para ter uma visão do ponto de vista físico
Projeto de implantação – Planejamento de implantação, treinamento
e capacitação do cliente, ou seja a entrega do produto
Equipe multidisciplinar e responsabilidades
No desenvolvimento do projeto, deve ser elaborada uma equipe, sendo
cada membro participante com um papel específico que pode sofrer alterações
ao longo do projeto. Estão distribuídos em:
Patrocinador
o Cliente ou usuário, normalmente diretor ou o gerente da
maior área envolvida.
Gestor do projeto
o Responsável
pelo
cumprimento
do
planejamento
e
de
e
cronograma
Equipe técnica
o Técnicos
em
informática,
analistas
sistemas
engenheiros de software
o Executores das atividades operacionais planejadas
Equipe usuária
o Técnicos do negócio, assistentes e auxiliares
Gestor técnico
o Profissional de Gestão em informática, diretamente ligado
aos procedimentos técnicos de Tecnologia da Informação
em questão, com poder de decisão
o Responsável pelo suporte em Tecnologia da Informação à
equipe
Coordenador do projeto(líder técnico)
o Responsável pela coordenação de todas as reuniões e
aprovações, avaliação de todos os resultados dos produto
Engenheiro do conhecimento ou especialista
o Especialista em um domínio específico ou em um negócio
determinado
Qualquer que seja o projeto, é indispensável definir os objetivos a serem
concretizados e decidir de que forma o projeto atingirá essas metas. Você
observou que um projeto precisa de muitas pessoas envolvidas, com isso o
custo é alto, e não estamos só falando em contratar, mas também de envolver
funcionários que terão que comprometer seu tempo no projeto, e este tipo de
custo também deverá estar contido no projeto.
Ao longo do projeto, o controle e a gestão do processo devem ser
mantidos. Esta é a oportunidade para o gerente e a equipe avaliarem o projeto
e controlarem o desenvolvimento dos produtos a serem entregues.
Uma metodologia de gestão de projetos eficiente deve possuir esses
quatro fundamentos são:
Reconhecimento, nos níveis executivos, da necessidade de haver uma
metodologia.
Alto nível executivo combinado com uma visão clara
Estabelecimento de uma organização, subordinada à alta administração,
comprometida com o processo do desenvolvimento.
Uso do PMBOK como ponto de partida para o desenvolvimento da
metodologia
De qualquer maneira, quando a opção for o desenvolvimento interno, a
empresa deverá determinar uma metodologia de desenvolvimento apropriada
para sua realidade.
Capítulo 17 - A segurança e o controle da Tecnologia da Informação
Os controles eficazes propiciam a segurança dos sistemas de informação,
ou seja a precisão, integridade e segurança das atividades de recursos dos
sistemas de informação. Os controles podem minimizar erros, fraudes,
destruição e prejuízos nos sistemas de informação interconectados que hoje
ligam entre si usuários finais das organizações. Com isso garante-se qualidade.
Entretanto, muito trabalho precisa ser feito antes que os controles adequados
sejam implementados em muitas empresas.
Três tipos principais de controle devem ser desenvolvidos para garantir a
qualidade e segurança dos sistemas de informação. Essas categorias são:
Controles de sistemas de informação
Controles de procedimentos
Controles de instalações
Controles dos Sistemas de Informação
São métodos e dispositivos que procuram garantir a precisão, validade e
propriedade das atividades dos sistemas de informação. Os controles são
necessários para garantir a correta entrada de dados, técnicas de
processamento, métodos de armazenamento e saída de informações. Mantêm
a qualidade e segurança das atividades de entrada, processamento, saída e
armazenamento de um sistema de informação.
Controles de Procedimentos
São métodos que especificam como os recursos de computadores e redes
da organização devem ser operados para a segurança máxima. Eles ajudam a
garantir a precisão e integridade das operações dos computadores e redes e
das atividades de desenvolvimento de sistemas.
Controles de Instalações
São métodos que protegem as instalações de computação de redes de uma
organização e seu conteúdo contra a perda ou destruição. As redes e os
centros de computação estão sujeitos a casualidades como acidentes,
desastres naturais sabotagem, vandalismo, uso não autorizado, espionagem
industrial, destruição e roubo de recursos. Consequentemente, vários
procedimentos de controle são necessários para proteger os recursos vitais de
hardware, software, rede e dados de uma empresa.
Auditoria de Sistemas de Informação
Um departamento de serviços de informática deve ser periodicamente
examinado ou auditado por pessoal de auditoria interna da empresa. Além
disso, auditorias periódicas realizadas por auditores externos de firmas de
contabilidade profissional constituem uma boa prática empresarial. Tais
auditorias devem analisar e avaliar se foram desenvolvidos e implementados
controles corretos e adequados dos sistemas de informação, controles de
procedimento, controles de instalações e outros controles administrativos.
Existe a auditoria de sistemas de informação – ou seja, realiza auditoria de
atividades de processamento de informações dos sistemas de informação
computadorizados.
Auditoria em torno do sistema de computação - envolve a verificação
da precisão e propriedade da entrada e saída de dados que é
produzida sem avaliar o software que processou os dados. Este
método mais simples e mais fácil, mas não acompanha uma
transação ao longo de todas as suas etapas de processamento e não
testa a precisão e integridade do software utilizado. Portanto, ela é
recomendada apenas como complemento de outros métodos de
auditoria.
Auditoria por meio do sistema de computação envolve a verificação
da precisão e integridade do software que processa os dados, bem
como da entrada e saída de dados produzidos pelos sistemas e
redes de computadores. A auditoria por meio do computador exige
um conhecimento do sistema de computação e operações de rede e
desenvolvimento do software. Algumas empresas adotam auditores
de sistemas para esta tarefa. Eles podem utilizar dados de teste para
checarem a precisão do processamento e os procedimentos de
controle embutidos no software. Os auditores podem desenvolver
programas de testes especiais ou utilizar pacotes de software de
auditoria.
Uma trilha de auditoria pode ser definida como a presença de
documentação permite que uma transação seja rastreada ao longo de todas as
etapas de seu processamento de informações. Esta jornada pode começar
com o surgimento de uma transação em um documento original e pode
terminar com sua transformação em informações em um documento final de
saída ou relatório. A trilha de auditoria dos sistemas de informação manuais
são totalmente visíveis e fáceis de rastrear. Entretanto, os sistemas de
informação computadorizados alteraram a forma da trilha de auditoria.
Atualmente, os auditores devem saber procurar eletronicamente nos arquivos
em discos de atividade passada para acompanhar a trilha de auditoria da
maioria dos sistemas empresariais.
Algumas vezes, a trilha de auditoria eletrônica assume a forma de registros
de controle(log) que automaticamente gravam toda a atividade na rede. Este
dispositivo de auditoria pode ser encontrado em muitos sistemas online de
processamento de transações, monitores de desempenho e segurança,
sistemas operacionais e programas de controle de redes. Softwares que
registram toda atividade da rede também amplamente utilizados na Internet,
bem como intranets e extranets empresariais. Este tipo de trilha de auditoria
ajuda aos auditores a encontrarem fraudes ou erros, e avaliarem ataques de
hackers na rede.
Capítulo 18 - Tecnologia e a gestão de pessoas
As mudanças são inevitáveis todos os projetos e implantações devem ser
negociadas, as pessoas reagem às mudanças com resistência e receio.
Devem-se mostrar para a equipe os benefícios da Tecnologia. Os sistemas
computadorizados são criticados como sistemas impessoais que desumanizam
e despersonalizam as atividades que foram informatizadas, já que eliminam as
relações humanas presentes nos sistemas sem computadores.
Outro aspecto é a busca incessante das empresas na obtenção de
economizar os custos e aumentar a produção, muitas vezes sem planejamento
pode acarretar uma imensa desmotivação nos funcionários. Onde muitos
funcionários sentem medo de perder seus empregos, já que reduz o número de
pessoas envolvidas nos processos, a empresa deve ter um papel decisivo no
treinamento e comunicação dos planos da empresa na implantação da
tecnologia.
Demonstrar que a tecnologia pode criar novas oportunidades, permite que
as pessoas se concentrem em atribuições mais desafiadoras e interessantes,
atualiza o grau de qualificação de trabalho a ser realizado. Podemos dizer que
a tecnologia eleva a qualidade das condições de trabalho.
O ensino a distância (e-learning) oferece treinamento adequado e tem boa
aceitação entre os funcionários é um exemplo de aplicação da tecnologia para
benefício da empresa e funcionários. Já que a empresa cria treinamentos
adequados as suas necessidades, e os funcionários são valorizados com a
oportunidade oferecida pela empresa.
A tecnologia pode ajudar no gerenciamento de carreiras, aplicando as
pessoas certas nos cargos corretos além de oferecer outras vantagens como:
Redução de burocracia – Criar meios mais rápidos de atender às
necessidades da empresa
Flexibilidade – Em horários, condições físicas e decisões.
Empowerment – Independência dos indivíduos de tomarem decisões
Equipes virtuais – Equipes formadas pelo compromisso e não pela
união física
Identificar e descrever funções ou cargos
Nos sistemas de informação é sugerido destacar as relações das funções
(ou cargos)com atividades, conhecimentos e com os recursos da tecnologia da
informação para atuais e futuros projetos.
Cada perfil deve ser descrito e avaliado no planejamento estratégico ou
plano de negócios da organização. Individualmente, cada pessoa deve ser
avaliada para identificar o enquadramento nos respectivos perfis, valores e
políticas de recursos humanos da organização.
As estratégias dos recursos humanos devem estar alinhadas com as
estratégias da organização.
Alguns exemplos de estratégias:
Formalização do planejamento estratégico de pessoas
Elaboração de políticas de recursos humanos
Utilização de metodologias para estruturação
Desenvolvimento
Seleção e manutenção de talentos humanos
Modelos de gestão de pessoas
Multiplicação e disseminação de conhecimentos
Emissão de relatórios periódicos com marketing positivo
Documentação de atividades
As pessoas nas áreas corretas ou mesmo bem aplicadas geram lucros e
produzem mais, por isso, a preocupação em catalogar as pessoas para
futuros projetos ou reestruturação da organização.
Avalie o Impacto
Antes de comprometer a empresa numa mudança, avalie o impacto que
terá nas pessoas envolvidas, onde os custos serão maiores na resistência das
pessoas.
Monitoração pelo computador
Algumas corporações monitoram a produtividade e o comportamento de
milhões de funcionários em seu trabalho. Alegam que podem coletar
informações sobre produtividade para aumentar a eficiência, gerar lucros e
garantir a qualidade de serviço. Entretanto, a monitoração pode deixar um
desconforto nos funcionários.
Questão de Privacidade
A tecnologia com seus termos técnicos e econômicos a coleta,
armazenamento, integração, intercâmbio, e recuperação rápida e fácil de
dados e informações. Esta característica produz um efeito benéfico importante
na eficiência e eficácia dos sistemas de informação computadorizados.
Entretanto, o poder da tecnologia da informação de armazenar e recuperar
informações pode ter um efeito negativo no direito à privacidade de cada
indivíduo, criando um clima desconfortável entre os funcionários. Eles devem
ser avisados que serão monitorados.
Diversas empresas implantam diferentes políticas de privacidade, a maioria
aplica aos seus sistemas de correio eletrônico ou os sites visitados pelos
funcionários. Isto ocorre porque quando um funcionário utiliza os recursos da
empresa para fins pessoais, gastando energia, gerando muitas vezes tráfego
com downloads indevidos gerando prejuízos para a organização.
Capítulo 19 - Tecnologia à favor das organizações
Na atualidade, as organizações não concebem lucrar ou mesmo diminuir
seus lucros sem a tecnologia, todos os setores são afetados e modificados
constantemente para atender cada vez mais um mercado acirrado.
Setores
como
contabilidade,
finanças,
administração,
operacional,
marketing e recursos humanos ou qualquer outra função organizacional, a
tecnologia se tornou um componente vital para o aumento da produtividade,
redução de custos e organização da empresa.
Os sistemas de informação executiva propiciam a altos executivos uma
maneira fácil de obter as informações críticas que eles desejam. Não
substituindo o talento humano de gerenciar, mas facilitando tomadas de
decisões precisas. Tornando a empresa com uma boa vantagem competitiva.
Considerando que qualquer gestor ou trabalhador deve estar preparado
para as mudanças organizacionais e tecnológicas. Porém, na realidade existe
sempre alguma resistência, cabe a empresa retirar com campanhas e
treinamentos para evitar transtornos nos futuros projetos. Que podem ser
boicotados pelas pessoas que não aceitam a tecnologia.
Seja qual for a metodologia aplicada na organização, deve ser repassados
aos membros participantes. Nesse caso, várias oportunidades de carreira
podem surgir, cabe aos recursos humanos gerenciar as pessoas para obter o
melhor delas.
O maior desafio da administração correta da tecnologia sem dúvida é
gestão de pessoas. Afinal as pessoas é quem vão produzir através dessa
tecnologia oferecida pela empresa.
Sabemos que os papéis fundamentais dos sistemas de informação:
Suporte de seus processos e operações
Suporte na tomada de decisões
Suporte nas estratégias
Melhor desempenho dos funcionários(produtividade)
Redução de custo ou mesmo de tempo
Treinamentos personalizados de acordo com a necessidade da
empresa
Melhores condições de trabalho
Porém, não podemos esquecer que através da tecnologia muitas
empresas estão com seus planos baseados pela Internet, esse é o impacto nos
negócios, na sociedade e sobre o modo de operar com a tecnologia. Esses
negócios feitos pela Internet geram lucros, seu concorrente não é mais o
vizinho, mas o mundo.
A Internet somada a outros recursos tecnológicos se tornou plataforma
vital nas comunicações e colaboração das empresas. Gerando uma massa
trabalhadora espalhada por diversas partes do mundo. Os sites das empresas
também servem como ponto de atacado e varejo para compra e venda de uma
ampla variedade de produtos e serviços.
Entretanto, a Internet também oferece as empresas prejuízos em caso
dos funcionários utilizarem para fins pessoais à rede. Gerando problemas de
tráfego em caso de downloads de músicas, filmes e jogos. Nos emails
mensagens indevidas e vírus que provocam muitos problemas aos sistemas.
Com isso, muitas empresas estão se utilizando de monitorar os
funcionários como modo de barrar esses efeitos nocivos da má utilização dos
recursos tecnológicos nas empresas. Cada indivíduo deve ser treinado para
não causar danos à empresa.
Isso gera muitas vezes um desconforto entre os funcionários que se
sentem vigiados, mas cada empresa deve adotar medidas para evitar
prejuízos, mas não afetar a privacidade e motivação dos funcionários.
Enfim, o uso da tecnologia possui muitos benefícios e pode ajudar a
resolver
inúmeros
problemas,
mas
cada
parte
assumindo
sua
responsabilidade, com funcionários contribuindo e a empresa desempenhando
seu papel de administrar consciente a tecnologia.