GED – Gestão Eletrônica de Documentos
(Gestão da Cadeia de Suprimento)
Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo
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Contatos
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Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo
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Apelido: Alexandre Cordel

E-mail/gtalk: [email protected]

Site: http://www.alexandrecordel.com.br/fbv

Celular: (81) 9801-1878
Gestão da Informação

Processo que consiste nas atividades de:
•Busca;
•Identificação;
•Classificação;
•Processamento;
•Armazenamento e;
•Disseminação de informações,

Independente do formato ou meio em que se encontra (seja em
documentos físicos, digitais ou na cabeça das pessoas).
Gestão da Informação



Realizar a Gestão da informação é papel de uma profissão específica
Existem profissionais com competências necessárias para tal
atividade.
É comum encontrar pessoas que exercem tais atividades com
formações, tais como:
•administração,
•informática,
•engenharias,
•ciências econômicas, entre outras.
Objetivos da Gestão da
Informação


Fazer com que as informações cheguem às pessoas que necessitam
delas para tomar decisões no momento certo e/ou obter resultados
satisfatórios.
Tornar acessíveis grandes quantidades de informação organizacional,
compartilhando as melhores práticas e tecnologias.
Objetivos da Gestão da
Informação



Permitir a identificação e mapeamento dos ativos de
conhecimento e informações ligados a qualquer
organização, seja ela com ou sem fins lucrativos
(Memória Organizacional);
Apoiar a geração de novos conhecimentos, propiciando
o estabelecimento de vantagens competitivas.
Valorizar o Capital Intelectual
Objetivos da Gestão da
Informação



Dar vida aos dados tornando-os utilizáveis e úteis, transformando-os
em informação essencial ao nosso desenvolvimento pessoal e
comunitário.
Organizar e acrescentar lógica aos dados de forma a torná-los
compreensíveis.
Aumentar a competitividade da organização através da valorização de
seus bens intangíveis.
Títulos: Gestão da Informação

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
Gestão Da Informação Nas Organizações – Como
Analisar E Transformar Em Conhecimento
Autor: ASSIS, WILSON MARTINS DE
Editora: AUTENTICA
Sistemas De Gestão Da Informação
Autor: PAIVA, MAURICIO FERRAZ DE
Editora: TARGET EDITORA
Tecnologia Da Informação Para Gestão
Autores: TURBAN, EFRAIM / WETHERBE, JAMES C. /
MCLEAN, EPHRAIM
BOOKMAN COMPANHIA ED
Títulos: Gestão da Informação
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Principles of Knowledge Management: Theory, Practice and Cases
Autores: Elie Geisler and Nilmini Wickramasinghe
Knowledge Management in Organizations
Autor: Donald Hislop
Knowledge Management in Theory and Practice
Autor: Kimiz Dalkir
Títulos: Gestão da Informação
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Knowledge Management
Autor: Carl Frappaolo
The Code Model of Communication
Autor: BLACKBURN, Perry L.
Gestão Estratégica da Informação e Inteligência Competitiva
Autor: Starec, Claudio
Editora: Saraiva
Títulos: Gestão da Informação
Gestão da Informação


Já estamos em um estágio em que o valor
intelectual de uma empresa é
freqüentemente várias vezes maior que
seus ativos materiais (Charles Handy,
1990)
¾ do valor agregado na maioria das
empresas hoje são atribuíveis à posse de
conhecimento específico (James Brian
Quinn, The Economist, 11/11/1995)
12
Trabalhadores do conhecimento

Principal tarefa: pensar, e não apenas fazer

Principais habilidades: mentais, e não físicas

Conhecimento: criado, e não somente utilizado

“Qual a atividade?” e não “Como deve ser feita a
atividade?”

Gerencia a si mesmo

Inovador

Estar consciente do valor do conhecimento
Profissional de GI

Profissional ainda novo;

Procura vem crescendo, devido a importância atual da informação.


O bacharel tem encontrado trabalho em empresas privadas, órgãos
públicos e em ONGs;
Há boas oportunidades como consultor em gestão da informação na
área de tecnologia.
Profissional de GI


Outros ramos absorvem profissionais, como: pesquisas com o objetivo
de otimização das informações estocadas em bancos de dados.
Área acadêmica: "As regiões Sudeste e Sul absorvem mais
profissionais. Há boas perspectivas de mercado em Pernambuco,
onde já existe curso específico na área“.
Denise Fukumi Tsunoda, coordenadora do curso da UFPR.

Salário inicial: R$ 2.700,00
Profissional de GI

Duração: média de 4 anos

O profissional de GI pode atuar como:
• Analista de Informação
- Buscar, selecionar e avaliar dados para a geração de novas
informações a fim de subsidiar ações ou inovações tecnológicas.
• Gerente de Projetos
- Coordenar equipe multidisciplinar em projetos que envolvam a coleta,
o tratamento, o armazenamento e a disseminação da informação.
• Recuperação de dados
- Recuperar informações perdidas e organizar dados em bases e banco
de dados.
• Consultoria
- Prestar assessoria a empresas privadas ou órgãos públicos na
implantação de sistemas de informação.
Gestão de Documentos
Definição:
É o controle do ciclo de vida dos documentos, da criação ao
arquivamento, incluindo atividades como garantia da
consistência, controle de versão, definição e guarda de
metadados, pesquisa e navegação, estrutra hierárquica,
relacionamentos, entre outras.
Gestão de Documentos


Sistema de Gestão de Documentos é o sistema eletrônico
mais elementar em ECM (Enterprise Content Management).
Sua principal funcionalidade é controlar os documentos em
formato digital de maneira centralizada

Mantem a integridade dos documentos

Facilita o acesso e a distribuição

Geralmente utiliza formato web
Principais Funcionalidades

Inclusão

Consulta

Alteração

Exclusão

Arquivamento
Principais Funcionalidades:
Metadados
Autor
Título
Data de Criação
Categoria
Idioma
Tags
Principais Funcionalidades:
Metadados


O esquema (conjuntos de campos) de
metadados deve ser definido
antecipadamente.
O preenchimento dos campos pode ser feito
pelo usuário ou pelo sistema, neste último
caso através de reconhecimento de
caracteres ou extração de informações em
documentos eletrônicos
Principais Funcionalidades:
Digitalização ou Captura
Principais Funcionalidades:
Digitalização ou Captura



Processamento de imagens de documentos físicos (em papel)
Geralmente obtidas de equipamentos como scanners e
impressoras multifuncionais
Software de reconhecimento de caractere (OCR - Optical
Character Recognition) são utilizados para se extrair o texto
de tais imagens
Principais Funcionalidades:
Controle de Acesso
Definição de níveis de restrição de leitura, alteração, inclusão e
remoção de documentos para os usuários ou grupo de usuários do
sistema.
Principais Funcionalidades:
Integração
Geralmente suítes de aplicativos de escritório (ex: Microsoft
Office) e sistemas de controle de e-mails (ex: Microsoft
Outlook), a fim de que se possa editar documentos do repositório
centralizado de forma transparente para o usuário, como se o
documento estivesse localizado em seu próprio computador.
Principais Funcionalidades:
Workflow (fluxo de trabalho)


É a funcionalidade que possibilita o controle do envio de
documentos (digitais ou não) a determinadas pessoas ou
setores em uma organização ou para outras organizações.
O fluxo pode ser:


Variável: o usuário é quem define para onde
o documento deve ser encaminhado (ex:
protocolo)
Fixo ou pré-determinado: o caminho do
documento é pré-definido no sistema (ex:
licitação)
Principais Funcionalidades:
Colaboração


Permite que vários usuários possam editar um documento ao
mesmo tempo, numa sessão de colaboração.
Permite também a utilização de comentários, foruns, notas,
etc.
Principais Funcionalidades:
Controle de Versão





Guarda o histórico do documento
Permitindo aos usuários visualizar e até alterar versões
anteriores.
Permite a recuperação de uma versão
Bloqueio de documentos para edição, a fim de manter
consistẽncia
Ou realização de “merges” (o sistema junta duas versões para
criar uma nova).
Principais Funcionalidades:
Pesquisa
Através de vários atributos/metadados,
palavras-chaves e conteúdo dos documentos.
SIGAD - Sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos


Conceito do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)
Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o
controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção
até a destinação final

Segue os princípios da gestão arquivística de documentos

Apoiado em um sistema informatizado
SIGAD - Sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos
Não é apenas um software, são todos os procedimentos e
técnicas que visam a gestão dos documentos de uma
organização específica.
SIGAD - Sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos


Deve garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao
longo do tempo, aos documentos arquivísticos
Quando bem implementado, gerencia todos os documentos
arquivísticos da organização, evitando problemas legais e
perda de informações importantes
Documentos Arquivísticos

Documento de arquivo é aquele que, produzido ou recebido
por uma instituição pública ou privada no exercício de suas
atividades, constitua elemento de prova ou de informação.
Documentos Arquivísticos



Nascem no âmbito das relações internas e externas das
organizações que o geram ou recebem
Serve a um propósito pré-estabelecido
Atende a necessidades informacionais que possam surgir, seja
no âmbito legal, seja no âmbito corporativo.

Está relacionado às atividades da organização

Em inglês: Records
SIGAD - Sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos

O SIGAD é aplicável a sistemas híbridos:

Documentos digitais



Inclui o próprio documento
Controla todo o ciclo de vida, tramitação, acesso, apresentação, etc.
Documentos convencionais (não eletrônicos)


Igual aos documentos digitais, porém o acesso é feito de maneira manual.
O sistema que faz parte do SIGAD guarda a informação da localização do
documento no arquivo físico.
SIGAD - Sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos

Inclui, entre outras, atividades de:

Captura de documentos

Aplicação do plano de classificação (taxonomia e metadados)

Controle de versões

Controle sobre os prazos de guarda e destinação (tabela de
temporalidade)

Controle da tramitação (workflow)

Armazenamento seguro

Procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio
e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais
confiáveis e autênticos
SIGAD - Sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos
Ou seja, na prática, o SIGAD definido pelo Conarq é ECM sem as
funcionalidades de colaboração, redes sociais e portais, focado
no controle de documentos arquivísticos (records)
SIGAD - Sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos
Isso tudo pra falar do...
Modelo de Requisitos para
SIGADs:
É uma especificação de
requisitos a serem
cumpridos pela
organização
produtora/recebedora de
documentos, pelo sistema
de gestão arquivística e
pelos próprios
documentos, a fim de
garantir sua
confiabilidade e
autenticidade,
assim como sua
acessibilidade.
E-ARQ Brasil


O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um SIGAD,
independentemente da plataforma tecnológica em que for
desenvolvido e/ou implantado.
Deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado
ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja
a gestão arquivística de documentos.
E-ARQ Brasil



O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzem e
mantêm somente documentos digitais e aos que
compreendem documentos digitais e convencionais.
Aplicável aos setores públicos e privados de qualquer âmbito
de atuação
Alinhado a normas, modelos e padrões internacionais, como
isso e Moreq2
E-ARQ Brasil

Parte I (7 capítulos) - Diretrizes para que a organização possa
desenvolver um programa de gestão arquivística de
documentos:




Política arquivística
Planejamento e implantação do programa de
gestão arquivística de documentos
Procedimentos e controles do SIGAD
Instrumentos utilizados na gestão de
documentos.
E-ARQ Brasil

Parte II (14 capítulos) – Especificação de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivísticas de
documentos:

Organização de documentos (incluindo o
plano de classificação)

Produção

Tramitação

Captura
E-ARQ Brasil

Parte II (14 capítulos) – Especificação de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivísticas de
documentos:

Destinação

Recuperação da informação

Segurança

Armazenamento

Preservação,

Funções administrativas e técnicas

Requisitos adicionais
E-ARQ Brasil

Esquema de Metadados:


Foi desenvolvido como uma complementação
aos requisitos
Aproveitamento de elementos de metadados
de esquemas similares já consagrados por
organismos nacionais e internacionais,
visando assegurar a interoperabilidade dos
sistemas (e-PMG e e-PING)
E-ARQ Brasil
E a classificação?


Código de
classificação de
documentos de
arquivo para a
administração
pública: atividadesmeio
Tabela básica de
temporalidade e
destinação de
documentos de
arquivo relativos às
atividades-meio da
administração pública