Curso de Gestão Arquivística de
Documentos Digitais
Gestão arquivística de documentos digitais
Programa
1. Introdução:
„
Gestão de documentos
„
Conceitos
„
Impacto do formato digital para a gestão de documentos
2. Aspectos da Gestão Arquivística de Documentos Digitais:
„
Visão Geral
„
Fase de Produção
„
Fase de Manutenção e Uso
„
Fase de Destinação
3. Autenticação de documentos digitais
4. Modelo de Requisitos e-ARQ Brasil
Introdução:
a) Gestão de Documentos
„
Schellemberg, Rhoads, Roberge
„
„
„
Resposta à explosão documental do pós guerra;
O documento tem um ciclo de vida: da criação até o seu fim.
Economia e eficácia na recuperação e arquivamento dos
documentos.
Controle intelectual e físico dos documentos pelo produtor: plano de
classificação e tabela de temporalidade e destinação (file plan e
records schedule);
Avaliação com base nos valores primário e secundário.
Preservação dos documentos que possuam valor probatório e
informativo.
„
„
„
1
Introdução:
a) Gestão de Documentos (cont.)
„
„
„
„
Nos países de língua inglesa: separação dos records (documentos
de arquivo nas fases corrente e intermediária)e archives (fase
permanente).
Nos países de línguas neolatinas: os documentos de arquivo são
documentos arquivísticos, independentemente da idade/fase.
Implantação de programas de gestão de documentos para garantir
que o documento só irá permanecer pelo tempo necessário e que
os documentos permanentes serão preservados.
Atividades da Gestão de Documentos:
„
„
„
Gestão da correspondência: protocolo e e-mail;
Gestão dos formulários e modelos de documentos: templates dos
documentos de acordo com as regras documentárias;
Gestão das cópias: controle de versões e cópias (em papel e digital).
Introdução:
b) Conceitos
Conceitos:
documento arquivístico
Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou
jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o
suporte, e dotado de organicidade.
documento arquivístico digital
Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido,
tramitado e armazenado por sistema computacional.
Introdução:
b) Conceitos (cont.)
Gestão arquivística de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
(Lei 8159 / 91)
„
Finalidade:
Assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores
testemunhos de uma atividade
2
c) Introdução
O impacto do formato digital para gestão de
documentos
„
Discussão sobre a legalidade e autenticidade do documento digital.
„
Diferenciação entre informação, documento e documento de arquivo.
„
Atualização do conceito de
documento arquivístico para
identificação em sistemas
„
Necessidade de integração entre os sistemas de informação e
documentação: interoperabilidade.
Automação dos procedimentos e operações técnicas da gestão de
documentos.
„
Ênfase na natureza e finalidade
do documento, em detrimento do
suporte ou formato
O impacto do formato digital para a gestão de
documentos (cont.):
Iniciativas:
„
Especificação dos requisitos para desenvolver sistemas
informatizados que irão gerir o ciclo de vida dos documentos
digitais, desde a produção até a destinação final: modelo MoReq
(União Européia), padrão DoD (EUA), norma do Arquivo Nacional
do Reino Unido, Austrália e Modelo e-ARQ Brasil.
„
Adoção de um padrão de metadados para os sistemas
informatizados de gestão arquivística de documentos: Reino
Unido, Austrália e DoD.
2.Aspectos da Gestão Arquivística de
Documentos Digitais:
a) Visão Geral
„
„
„
„
O programa de gestão arquivística de documentos é único: serve
para os documentos em formato digital ou não-digital.
A gestão arquivística de documentos garante a criação de
documentos digitais confiáveis e autênticos, preservados e
acessíveis por todo o seu ciclo de vida.
Um sistema de gestão arquivística incompleto ou falho pode
acarretar perda, adulteração ou não validade da força probante dos
documentos arquivísticos digitais.
Identificação dos documentos arquivísticos digitais: diferenciar das
informações e documentos não-arquivísticos.
3
a) Visão Geral (cont.)
„
Um sistema que contém informações ou dados em constante
atualização não contém documentos arquivísticos.
„
Para que seja considerado um documento arquivístico, a
informação tem que ser salva com uma forma fixa e um conteúdo
estável.
„
Desenvolvimento de um SIGAD para gerenciar o ciclo de vida dos
documentos (criação até destinação final), mantendo sua forma fixa
e seu conteúdo estável.
„
Para desenvolver um SIGAD é necessário um conjunto de
requisitos para implementar os procedimentos e operações da
gestão arquivística de documentos: captura, tramitação, pesquisa,
avaliação e destinação.
b) Programa de Gestão Arquivística de Documentos:
Planejamento:
„
Levantamento e análise da instituição
Diretrizes e procedimentos
Desenho do sistema de gestão arquivística de
documentos
Elaboração de instrumentos e manuais
„
„
„
„
b) Programa de Gestão Arquivística de Documentos:
„
Exigências do programa de gestão arquivística
de documentos:
„
„
„
„
„
Garantir o ciclo de vida dos documentos;
Garantir a acessibilidade dos documentos;
Reter os documentos somente pelo tempo
necessário;
Implementar estratégias de preservação;
Garantir as qualidades do documento arquivístico:
„
„
„
organicidade
unicidade
confiabilidade
autenticidade
acessibilidade
4
Qualidades do
documento
arquiví
arquivístico
„ Organicidade:
expressa as relações que
os documentos guardam
entre si ao refletirem as
funções e atividades da
pessoa ou organização que
os produziu.
„ Unicidade:
o documento arquivístico é
único no conjunto
documental ao qual
pertence; mesmo existindo
cópias, cada uma é única
em seu lugar.
Qualidades do
documento
arquiví
arquivístico
„ Confiabilidade:
capacidade de um
documento arquivístico
sustentar os fatos a que se
refere.
„ Autenticidade:
qualidade de um documento
ser o que diz ser, livre de
adulterações ou qualquer
outro tipo de corrupção.
Qualidades do
documento
arquiví
arquivístico
„ Acessibilidade:
documento acessível é
aquele que pode ser
localizado, recuperado,
apresentado e interpretado.
Exigências do
programa de
gestão
registrar e manter as relações
entre os documentos e a
seqüência das atividades
realizadas, por meio de
aplicação de um plano/código
de classificação.
identificação individual de cada
documento, mantendo o
conjunto de relações que o
envolve.
Exigências do
programa de
Gestão
o documento deve ser
produzido no momento em
que ocorre a ação, ou logo
após, por pessoas autorizadas,
diretamente envolvidas na
condução das atividades, e
deve estar completo.
procedimentos que controlem a
transmissão, manutenção,
avaliação, destinação e
preservação; proteção contra
acréscimos, supressão,
alteração e ocultação
indevidos.
Exigências do
programa de
Gestão
a transmissão de documentos
para outros sistemas deve ser
feita sem perda de informação
e de funcionalidades. Deve-se
recuperar qualquer documento
em qualquer tempo e
apresentá-lo com a mesma
forma de sua criação.
5
1º- Fase de Produção de Documentos
Definição de:
„
a) Aspectos de tecnologia
b) Espaços de produção
c) Status do documento
d) Organização dos documentos e plano de classificação/tabela de
temporalidade e destinação
e) Captura dos documentos arquivísticos ao SIGAD:
„ Registro
„ Classificação
a) Aspectos de Tecnologia
„
Seleção de hardware, software e formatos deve considerar:
Ciclo de vida útil da tecnologia atual: 5 anos
„
Adoção de formatos não-proprietários
„
Adoção de formatos independentes de plataforma tecnológica
„
Especificações disponíveis amplamente
„
Dispositivos de Armazenamento:
„
„
adoção de dispositivos e padrões de armazenamento
maduros, estáveis no mercado e amplamente disponíveis.
b) Espaços de produção de documentos no
SIGAD:
„
„
„
„
Definição dos espaços de criação, recebimento, captura,
armazenamento, avaliação e eliminação
Definição dos direitos de acesso em cada espaço
Definição sobre tramitação de documentos dentro e fora da
organização
3 espaços no SIGAD:
„
„
„
espaço individual: domínio de cada funcionário
espaço de grupo: domínio designado a cada grupo de
trabalho, equipe, comitê
espaço geral: domínio designado ao serviço de protocolo e
de arquivos da organização
6
b) Espaços de Produção de documentos no
SIGAD:
REDE
SIGAD
Individual
domínio de
cada
funcionário
Grupo
Geral
domínio designado a cada grupo
de trabalho, equipe, comitê
serviço de
protocolo e de
arquivos da
organização
c) Status do documento no SIGAD:
minuta, original e cópia
„
Minuta é a versão preliminar de um documento sujeita à
aprovação.
Ex.: Um documento criado no espaço individual ou do grupo,
mas não transmitido, é uma minuta.
„
Original é o primeiro documento completo e efetivo.
Ex.: Um documento transmitido do espaço individual ou do
grupo para o espaço geral, onde não poderá mais ser alterado,
será recebido pelo destinatário como um original.
„
Cópia é o resultado da reprodução de um documento.
Ex.: Um usuário autorizado, quando recupera um documento
do espaço geral e o armazena em seu espaço, cria uma cópia.
d) Organização dos documentos/plano de
classificação
„
„
„
„
Organização dos documentos arquivísticos: com base no
plano/código de classificação, para controlar o ciclo de vida de
cada documento.
Os documentos produzidos e recebidos são acumulados em
unidades de arquivamento (dossiês/processos) e organizados de
forma hierárquica em classes.
Documentos digitais: não há agrupamento físico (caixas, pastas).
Os documentos digitais são reunidos em unidades lógicas de
arquivamento por meio de metadados:
„
número identificador
„
código de classificação
„
título
7
d) Organização dos documentos/plano de
classificação
CLASSE
CLASSE
CLASSE
CLASSE
CLASSE
CLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
GRUPO
GRUPO
CLASSE
CLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
GRUPO
GRUPO
SUBGRUPO
SUBGRUPO
Unidade de arquivamento
Unidade de arquivamento
Unidade de arquivamento
Unidade de arquivamento
Item
documental
Item
documental
Unidade de arquivamento
Unidade de arquivamento
Item
documental
e) Captura
Definição: declarar um documento como sendo um
documento arquivístico por meio da sua incorporação num
SIGAD.
„
Objetivo: identificar o documento arquivístico e demonstrar
que suas características, como organicidade, unicidade,
confiabilidade e autenticidade, estão mantidas.
„
Pré-requisitos da captura:
„
definição de quais documentos produzidos e recebidos
serão capturados pelo SIGAD
„
quem deve ter acesso aos documentos e em quais níveis
„
por quanto tempo serão mantidos (prazos de guarda)
„
e) Captura (cont.)
„
Documentos que exigem captura:
responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma
ação
„
documentam uma obrigação ou responsabilidade
„
têm relação com a prestação de contas da organização
„
„
A captura de documentos é feita no momento do registro e
da classificação.
„
A captura também pode ocorrer no momento
arquivamento ou na atribuição de restrição de acesso.
do
8
e) Captura (cont.)
„
„
„
„
O SIGAD tem que ser capaz de capturar o conteúdo, a forma e o
contexto dos documentos, independente do formato, da
composição e do canal de comunicação.
O documento pode ser produzido:
„
diretamente dentro do SIGAD e capturado automaticamente no
momento do registro, ou
„
fora do SIGAD, sendo capturado quando for identificado,
registrado e classificado.
Introdução de metadados de identidade: identificador, datas,
anexos e nomes de autor, redator e destinatário.
os documentos e seus metadados devem ser mantidos em versão
definitiva e protegidos contra alterações indevidas.
e) Captura: Registro
„
„
„
O registro é a formalização da captura do documento arquivístico
no SIGAD: atribuição de um número identificador e de uma
descrição informativa.
O registro pode ser feito pelo serviço de protocolo.
O registro inclui elementos que são os metadados associados ao
documento:
„
número identificador
„
data e hora do registro
„
título ou descrição abreviada
„
nomes do produtor, autor e redator
„
data e hora de transmissão e recebimento
„
código de classificação
„
restrição de acesso
e) Captura: classificação
„
Objetivos:
„
„
„
„
„
apresentar e manter a relação orgânica
documento com os demais
gerenciar o ciclo de vida do documento
de
um
Em bases de dados complexas, a classificação é necessária para
recuperar todos os componentes que formam o documento
arquivístico
A classificação é a chave para o gerenciamento dos documentos
arquivísticos em um SIGAD
O plano/código de classificação é o núcleo central de um SIGAD
9
2º - Fase de manutenção e uso
Documentos arquivísticos digitais capturados para um SIGAD
devem ser ativamente mantidos, a fim de garantir confiabilidade,
autenticidade e acessibilidade dos documentos.
„
Definição de:
„
a) Controles de acesso
b) Segurança
c) Arquivamento
d) Pesquisa, localização e apresentação
a) Controles de acesso
Objetivo:
„
proteger contra alteração, ocultação, acréscimo e supressão
que ameacem a autenticidade dos documentos capturados
para um SIGAD
Acesso limitado a:
„
Usuários específicos
„
Grupos de usuários
Aplicação:
„
Graus de sigilo
„
Privacidade de pessoas
As permissões de acesso devem ser mapeadas e monitoradas
constantemente em função das mudanças institucionais
b) Segurança
„
„
„
Garantir a permanência e autenticidade do documento.
Segurança é sistêmica: tecnologia, pessoas, processos e
legislação.
Adoção de um conjunto de medidas para garantir a
segurança das operações de um SIGAD:
„
cópias de segurança e backup
„
trilha de auditoria
„
assinaturas digitais
„
criptografia marcas d’água digitais
10
c) Arquivamento
Premissas:
„No formato digital conteúdo, forma e suporte são entidades
independentes.
„ Arquivar significa armazenar os componentes digitais, mantendo sua
identificação única.
Como arquivar no SIGAD:
„Controlar os títulos das pastas e os diretórios onde os documentos
estão armazenados para fazer as relações entre os vários objetos
digitais a partir de um identificador.
COMPONENTE
COMPONENTE
DIGITAL
DIGITALA A
DOCUMENTO
DOCUMENTO
ARQUIVÍ
ÍSTICO
ARQUIV
ARQUIVÍSTICO
COMPONENTE
COMPONENTE
DIGITAL
DIGITALC C
COMPONENTE
COMPONENTE
DIGITAL
DIGITALB B
d) Pesquisa, localização e apresentação
Objetivo:
„
Confirmar, localizar e recuperar os documentos e seus metadados
num SIGAD.
Pesquisa e localização:
„
Processo de identificação de documentos arquivísticos por meio
de parâmetros definidos pelo usuário.
„
Metadados: identificador, título, datas, assunto, procedência, autor,
redator, código de classificação etc.
Apresentação:
„
Exibição em tela, emissão de som, impressão.
„
Apresentar documentos com quaisquer formatos e estruturas ao
usuário, sem alterar forma e conteúdo.
„
Variações controladas quanto a forma e conteúdo: regras prédefinidas para não ameaçar a autenticidade.
d) Pesquisa, localização e apresentação (cont.)
„
„
„
Exemplo:
Dados estatísticos, armazenados em um banco de dados,
apresentados por meio de gráficos ou equipamentos diferentes.
cada gráfico tem forma fixa e conteúdo estável desde que a
informação tenha como fonte um dado fixo no banco de dados e o
sistema estabeleça regras fixas para a apresentação documental dos
gráficos ou nos equipamentos.
50
FORMA FIXA
40
30
Leste
20
Oeste
FORMA FIXA
Norte
10
0
1° Tr im
DADOS
ESTÁVEIS
NO
BANCO
DE
DADOS
2° Trim
DADOS
ESTÁVEIS
NO BANCO
DE DADOS
Dados
Estatístic
os
Prod uçã
o
20,
4
FORMA FIXA
FORMA FIXA
Banco de
Dados
FORMA FIXA
45,
9
30,
6
11
3º - Fase de destinação
Configuração da tabela de temporalidade e destinação em um
SIGAD.
Um SIGAD identifica a temporalidade e a destinação prevista para
o documento no momento da captura, registrada em um metadado
associado ao documento.
Um SIGAD deve identificar e listar os documentos que já
cumpriram o prazo previsto na tabela de temporalidade e
destinação, a fim de implementar a ação de destinação.
Ações de destinação final:
a) Eliminação
b) Transferência e recolhimento
„
„
„
„
a) Eliminação de documentos digitais
„
„
„
Eliminação: conforme tabela de temporalidade e destinação, após
o processo de avaliação e respeitada a legislação.
A eliminação não pode ser realizada automaticamente pelo SIGAD:
pessoa responsável.
As ações de eliminação devem ser registradas nos metadados
específicos e na trilha de auditoria.
Digitalização e eliminação:
„
A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo
de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de
temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade
competente na sua esfera de atuação.
„
Documentos de valor permanente não podem ser eliminados.
a) Eliminação de documentos digitais (cont.)
Questão:
„ Se um documento digital estiver associado a mais de
um dossiê e os dossiês tiverem prazos de guarda
diferentes:
„
„
O SIGAD tem que automaticamente verificar todos os prazos
de guarda e destinação previstos para esse documento e
garantir que o mesmo seja mantido em cada dossiê pelo tempo
definido na tabela de temporalidade e destinação.
A eliminação de um documento não pode prejudicar a
manutenção desse mesmo documento em outro dossiê até que
todas as referências tenham atingido o prazo de guarda
previsto.
12
b) Transferência e recolhimento de documentos
digitais
„
Transferência e recolhimento: ações
documentos de um sistema para outro.
de
transposição
de
„
São momentos críticos para a autenticidade do documento: os
documentos arquivísticos não estão mais sob os controles de
segurança do sistema antigo, e nem do sistema novo.
„
Registrar nos metadados e na trilha de auditoria e verificar os
documentos relacionados.
b) Transferência e recolhimento de
documentos digitais (cont.)
Para realizar a transposição dos documentos de um SIGAD para
outro sistema informatizado, é necessário:
„
„
„
„
„
verificar a compatibilidade de suporte e formato;
verificar a existência de documentação técnica necessária para
interpretar e compreender o documento digital;
registrar as informações sobre migrações realizadas na
organização produtora;
produzir um instrumento descritivo com:
„
„
os metadados atribuídos aos documentos e
as informações que permitam verificar a autenticidade dos
documentos transferidos ou recolhidos.
Ver Resolução nº 24 do Conarq, disponível em:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
3. Autenticação de documentos digitais
a) Problemas de falta de confiança do meio digital:
„
Documentos digitais são suscetíveis a intervenções
não autorizadas, corrupção e repúdio.
„
Não-reconhecimento do documento digital como um
documento válido para o registro das atividades,
decisões e para as transações em e-business e ecommerce.
„
Desafio: como garantir que os documentos digitais
tenham o mesmo grau de confiabilidade dos
documentos convencionais?
13
3. Autenticação de documentos digitais
(cont.)
b) Iniciativas com foco na autenticidade dos procedimentos de
gestão de documentos e estratégias de preservação:
„
Diretrizes de Gestão de documentos do Arquivo Nacional do
Reino Unido:
http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.ht
m
„
„
Norma ISO 15489
Programa ERA do Arquivo Nacional dos Estados Unidos:
„
http://www.archives.gov/era/
Projeto InterPARES: www.interpares.org
„
Modelos de requisitos para os sistemas informatizados:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
„
Reino Unido:
www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/default.htm
Moreq da União Européia:
Padrão DoD/US: http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/standards.html
e-ARQ Brasil:
www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sy
s/start.htm
Metadados: Norma ISO 23081;
3. Autenticação de documentos digitais
(cont.)
b) Iniciativas com foco na autenticidade dos procedimentos de
gestão de documentos e estratégias de preservação:
„
„
„
Ênfase nos procedimentos administrativos e
documentários.
Resultado: sistemas confiáveis, porque se apóiam
em requisitos administrativos e arquivísticos, em
conformidade com legislação e padrões técnicos.
Tecnologia serve para apoiar os procedimentos de
criação e manutenção de documentos autênticos:
assinatura digital, certificado digital e carimbo de
tempo.
3. Autenticação de documentos digitais (cont.)
c) O que é autenticação:
„
é uma declaração que atesta que um documento original é
autêntico, ou que uma cópia reproduz fielmente o original.
„
É feita num determinado momento e por uma pessoa jurídica
com autoridade para tal, como um servidor público, um notário
ou uma autoridade certificadora.
„
Diferença entre autenticidade e autenticação:
a autenticação é uma declaração acrescentada ao documento
e realizada em um momento específico.
„
autenticidade é uma característica inerente ao documento
arquivístico, que diz respeito à sua credibilidade e ao fato de se
encontrar livre de qualquer traço de adulteração ou corrupção.
„
14
3. Autenticação de documentos digitais (cont.)
„
Momentos críticos que precisam de autenticação:
„
Transmissão
„
Substituição de tecnologia
„
Transferência e recolhimento
„
Técnicas de autenticação:
„
Independentes de tecnologia: apoiadas em procedimentos
administrativos que assegurem que o documento foi mantido em
seus aspectos essenciais.
ƒ Presunção de autenticidade
„
Dependentes de tecnologia: fornecer um mecanismo tecnológico
para garantir a autenticidade dos documentos.
ƒ Criptografia e assinatura digital
3. Autenticação de documentos digitais (cont.)
d) Presunção de autenticidade: inferência obtida a partir dos fatos
conhecidos sobre a maneira pela qual um documento arquivístico foi
criado e mantido.
„
Como verificar:
Metadados de identidade: nomes das pessoas envolvidas na
criação do documento, datas de criação e transmissão, código de
classificação, identificador, anotações.
„
Metadados de integridade: setor responsável pela manutenção do
documento, indicação das mudanças tecnológicas, indicação da
destinação prevista em tabela de temporalidade e os direitos de
acesso.
„
Forma documental: de acordo com as normas e regras da
organização.
„
Procedimentos para prevenir e corrigir perda e corrupção dos
documentos e evitar a obsolescência tecnológica.
„
3. Autenticação de documentos digitais (cont.)
e) Técnicas de autenticação dependentes de tecnologia: assinatura
digital
„
Assinatura digital: seqüência de bits que usa algoritmos específicos,
chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a
identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento.
„
Certificado digital: documento emitido e assinado digitalmente por
uma autoridade certificadora, que contém dados que identificam
seu titular e o relacionam a sua respectiva chave-pública.
„
A assinatura digital pode apoiar a autenticação de documentos
digitais, pois identifica o emissor e verifica que o documento não
foi alterado durante a transmissão.
„
A assinatura digital não é suficiente para estabelecer a identidade
e demonstrar a integridade de um documento de longo prazo.
15
3. Autenticação de documentos digitais (cont.)
Assinaturas digitais:
sujeitas à obsolescência tecnológica.
„
não podem ser migradas para um software novo ou atualizado
juntamente com os documentos anexos.
„
ciclo de vida das assinaturas digitais: pode ser mais curto que os
prazos de guarda de um documento.
„
„
Recomendação para assinaturas digitais:
desanexar a assinatura logo que possível e
„
acrescentar informação nos metadados para indicar que o
documento teve uma assinatura digital anexada e que foi
verificada, desanexada e apagada.
„
„
4. Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos e-ARQ Brasil
O que é?
Condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora
de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios
documentos, a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e
acesso ao longo do tempo.
Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão
arquivística de documentos, desde a etapa da produção, tramitação,
utilização e arquivamento até a sua destinação final.
e-ARQ Brasil: Conteúdo
Parte I - Introdução à gestão de documentos e a sistemas
„
„
„
„
informatizados de gestão de documentos
Histórico da Gestão de Documentos no Brasil
Planejamento e implantação do programa de gestão
Procedimentos de Gestão
Instrumentos de Gestão
Referências:
ISO 15489
Projeto InterPARES
Legislação arquivística brasileira e resoluções do Conarq
16
e-ARQ Brasil - Parte I
Objetivos:
• orientar a implantação da gestão arquivística de
documentos;
• fornecer especificações técnicas e funcionais, além de
metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação
e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão
arquivística de documentos - SIGAD.
* pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para avaliar um já
existente.
e-ARQ Brasil - Parte I
e-ARQ
Especifica os requisitos
para um Sistema
Informatizado de Gestão
Arquivística de
Documentos
(SIGAD
SIGAD))
SIGAD
Sistema desenvolvido
para realizar as
operações técnicas da
gestão arquivística de
documentos
e-ARQ Brasil - Parte I
O que é um Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos – SIGAD:
„ É um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar
acesso e destinar documentos de arquivo digitais.
„ Pode compreender um software particular, um determinado número
de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por
encomenda, ou uma combinação desses.
O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da
implementação de procedimentos e políticas de gestão de
documentos.
17
e-ARQ Brasil - Parte I
O que um SIGAD faz:
„ Trata o documento arquivístico como uma unidade complexa.
„ Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a
relação orgânica entre os documentos.
„ Registro de metadados associados aos documentos para descrever o
contextos de produção dos documentos.
„ Armazenamento e gestão seguros para garantir a autenticidade dos
documentos e a transparência das ações do órgão ou entidade.
e-ARQ Brasil - Parte I
O que um SIGAD faz (cont.):
„ Trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos
arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda
permanente), de acordo com a legislação em vigor.
„ Exportação dos documentos para transferência e recolhimento.
„ Inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dos
documentos arquivísticos.
e-ARQ Brasil - Parte I
O que o e-ARQ e o SIGAD não são:
„
O e-ARQ não é um software; é um modelo de requisitos para desenvolver ou
adquirir um software.
„
O e-ARQ não propõe um sistema único, mas é aplicável a todos os tipos de
documentos (atividades-meio e atividades finalísticas) e de quaisquer
organizações (universidades, centros de pesquisa, indústria, ministérios).
„
O SIGAD não é um produto; é uma denominação para um sistema que faz
todas as operações da gestão arquivística de documentos.
„
O SIGAD gerencia simultaneamente os documentos digitais (captura,
armazenamento e acesso) e os documentos convencionais (referências, como
número, título, data etc);
18
e-ARQ Brasil - Parte I
Qualidades do documento arquivístico e exigências
do SIGAD
Autenticidade: o SIGAD tem que proteger os documentos
contra acréscimos, supressão, alteração e ocultação
indevidos
Organicidade: o SIGAD tem que ser compatível com o
plano/código declassificação.
e-ARQ Brasil - Parte I
Qualidades do documento arquivístico e exigências do
SIGAD (cont.)
Unicidade:
O SIGAD tem que prever a identificação individual de cada
documento, mantendo o conjunto de relações que o envolve.
Acessibilidade:
O SIGAD tem que ser capaz de recuperar qualquer documento em
qualquer tempo e apresentá-lo com a mesma forma de sua
criação.
e-ARQ Brasil - Parte I
Principais instrumentos da Gestão Arquiví
Arquivística de
Documentos:
•Plano de Classificação e Código
•Tabela de Temporalidade e Destinação
•Manual de Gestão Arquivística de Documentos
•Esquema de Classificação sobre Acesso e
Segurança dos Documentos
.
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e-ARQ Brasil - Parte II
Parte II – Especificação de requisitos para sistemas
informatizados de gestão arquivística de documentos
[descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD]
ƒ Referências
Modelo de requisitos funcionais da União Européia (MoReq);
Especificação de requisitos do DoD (EUA);
Requisitos para sistemas de gestão de documentos eletrônicos
do Reino Unido;
Norma ISO 15.489 - Information and documentation – Records
Management
e-ARQ Brasil - Parte II
Aspectos de funcionalidade
„ Organização dos documentos arquivísticos: plano de
„
„
„
„
„
„
„
„
„
„
classificação e manutenção dos documentos
Produção
Tramitação
Captura
Avaliação e destinação
Recuperação: pesquisa, localização e apresentação
Segurança
Armazenamento
Preservação
Funções administrativas e técnicas
Requisitos adicionais
e-ARQ Brasil - Parte II
Aspectos de funcionalidade
Níveis dos requisitos
os requisitos foram classificados em: obrigatórios, altamente
desejáveis e facultativos, de acordo com o grau de maior ou
menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas
funções
Referência
Requisito
Obrigação
x.y.z
O SIGAD tem que ...
O
a.b.c
w.v.r
O SIGAD deve...
O SIGAD pode....
AD
F
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e-ARQ Brasil - Parte II
1- Organizaç
Organizaçao dos documento arquiví
arquivísticos:
Plano de classificaç
classificação e manutenç
manutenção dos documentos
O plano/código de classificação
Núcleo central do SIGAD
Estabelece a relação orgânica dos documentos de forma
hierárquica: os documentos são organizados em processos,
dossiês e pastas.
e-ARQ Brasil - Parte II
1. Organizaçao dos documento arquivísticos:
Plano de
classificação e manutenção dos documentos
Estes requisitos tratam de:
„ Configuração e administração do Plano de Classificação do SIGAD
como desenhar o plano de classificação de um SIGAD, administrar, compatibilidades
legais, autorizações
„ Aplicação e uso do plano de classificação
„ Classificação e metadados dos processos/dossiês
formação, classificação e atribuição de metadados
„ Gerenciamento de processos e dossiês
controles de abertura/encerramento de processos/dossiês, inclusão de novos
documentos e reclassificação; integridade entre as classes
„ Gerenciamento de processos e seus volumes
formação e manutenção de processos no setor público; autenticidade; legislação;
subdivisão em volumes
„ Manutenção de documentos arquivísticos convencionais e híbridos
e-ARQ Brasil - Parte II
2. Captura
Captura tem que garantir a execução das seguintes tarefas:
„
Registrar e gerenciar todos os documentos convencionais.
„
Registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independente do contexto
tecnológico.
„
Classificar todos os documentos de acordo com o plano ou código de
classificação.
„
Controlar e validar a introdução de metadados – obrigatórios e optativos; apoio
automatizado; autorizações para a gestão.
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e-ARQ Brasil - Parte II
e-ARQ Brasil - Parte II
3. Avaliaç
Avaliação e destinaç
destinação final
No contexto de um SIGAD, a avaliação dos documentos refere-se à aplicação da
Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD). Esta tabela define o prazo pelo qual
os documentos têm que ser mantidos em um SIGAD e a destinação dos mesmos
após o prazo, ou seja, recolhimento ou eliminação
e-ARQ Brasil - Parte II
4. Avaliação e destinação final
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e-ARQ Brasil - Parte II
Configuração da tabela de temporalidade e destinação
Funcionalidades para criação e manutenção da TTD associada ao plano de classificação; importação
e exportação da TTD; Resolução no 14 do CONARQ.
Aplicação da tabela de temporalidade e destinação
Procedimentos de controle e verificação dos prazos e destinação; aplicação não é automática, é
necessário confirmação; documentos associados a mais de um dossiê.
Exportação de documentos
Para apoiar as ações de transferência e recolhimento de documentos, ou migração/cópia para outro
local ou sistema.
Eliminação
De forma controlada, de acordo com a TTD e legislação; registros nos metadados e trilhas de
auditoria; eliminação definitiva.
Avaliação de destinação de documentos arquivísticos convencionais e híbridos
e-ARQ Brasil - Parte II
5. Armazenamento
„
Arquitetura que permite a preservação de longo prazo. Guardar os documentos,
seus metadados, os metadados do SIGAD, trilhas de auditoria e cópias de
segurança.
„
Finalidade: um SIGAD deve utilizar dispositivos e técnicas de armazenamento que
garantam autenticidade e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo
previsto na TTD.
Os requisitos do armazenamento tratam de:
„
Durabilidade: Dispositivos e padrões maduros e estáveis no mercado; migração;
sanitização.
„
Capacidade: Escalabilidade, permitir expansão ilimitada dos dispositivos;
monitoração; estatísticas.
„
Efetividade: Detecção de erros; restauração de dados; proteção contra escrita;
técnicas que garantam confiabilidade e desempenho: espelhamento e
particionamento.
e-ARQ Brasil - Parte II
6. Preservaç
Preservação
Procedimentos que devem estar previstos na implementação e
uso do sistema:
„
Os documentos arquivísticos digitais devem ser preservados durante todo o período de tempo
previsto pela TTD (longo prazo: mais de 5 anos, atenção especial).
„
A degradação do suporte e a obsolescência tecnológica ameaçam a autenticidade e o
acesso aos documentos (degradação do suporte: temperatura, umidade, agentes químicos,
biológicos; atualização; obsolescência tecnológica: novas tecnologias em hardware, software e
formatos).
„
Técnicas utilizadas para evitar os riscos provenientes da obsolescência tecnológica
. preservação tecnológica
. emulação
. conversão de dados
. migração
„
Um SIGAD pode incluir algumas funcionalidades que apóiem a execução dos procedimentos de
preservação.
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Obrigada
Margareth da Silva
[email protected]
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