Vivências: Revista Eletrônica de Extensão da URI
ISSN 1809-1636
DOCUMENTOS DIGITAIS: CONSIDERAÇÕES SOBRE OS IMPACTOS DAS
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO FRENTE A PRESERVAÇÃO DIGITAL
Digital Documents: Observations on the Impact of Information Technology Face to Digital
Preservation
Henrique Machado dos SANTOS1
Daniel FLORES2
RESUMO:
Os constantes avanços das tecnologias da informação proporcionaram a produção e disseminação
de documentos digitais. Entretanto os mesmo avanços desencadeiam a obsolescência das
tecnologias, que pode ocasionar a perda destes documentos digitais. Desta forma, o presente
trabalho tem por objetivo realizar uma reflexão sobre os impactos das tecnologias da informação
com relação a preservação de documentos digitais. A metodologia consiste na breve revisão de
literatura composta por materiais previamente publicados que são analisados de forma qualitativa.
A questão da preservação digital é levantada como uma alternativa para minimizar os efeitos da
obsolescência tecnológica. Mesmo assim, ainda não há uma solução definitiva para o problema,
mas sabe-se que é preciso conscientizar os custodiadores desta documentação para implementar
políticas e estratégias de preservação digital.
Palavras-chave: Tecnologia da informação. Documento digital. Obsolescência tecnológica.
Preservação digital.
ABSTRACT:
The constant advances in information technology have provided the production and dissemination
of digital documents. However the same advances trigger the obsolescence of technologies, which
may cause the loss of these digital documents. Thus, this study aims to develop a reflection on the
impacts of information technology in relation to preservation of digital documents. The
methodology consists of brief literature review consists of previously published materials that are
analyzed qualitatively. The issue of digital preservation is raised as an alternative to minimize the
effects of technological obsolescence. Even so, there is still no definitive solution to the problem,
but it is known that it is necessary to provide custodians of this documentation to implement
policies and digital preservation strategies.
Keywords: Information technology. Digital document. Technological obsolescence. Digital
preservation.
1
Bacharel em Arquivologia pela Universidade Federal de Santa Maria, membro do Grupo de Pesquisa CNPq-UFSM:
GED/A. E-mail: [email protected]
2
Doutor em Documentação pela Universidade de Salamanca (Espanha), professor do Curso de Arquivologia e do
Mestrado em Patrimônio Cultural da Universidade Federal de Santa Maria, líder do Grupo de Pesquisa CNPq-UFSM:
GED/A. E-mail: [email protected]
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1 INTRODUÇÃO
Vive-se em um cenário de constantes avanços na área das tecnologias, dentre estes,
destacam-se as tecnologias da informação, as quais revolucionaram os meios de criação,
armazenamento e transmissão de dados. Parte destes dados, quando estruturados e registrados, se
tornarão documentos, ou seja, um registro dotado de potencial administrativo, jurídico, probatório,
cultural ou informacional.
Com o passar dos tempos o documento se tornou mais complexo, isto pode ser atribuído ao
progresso científico e tecnológico proveniente do século XIX. Desta forma, ocorreu uma rápida
mudança em diversos campos do conhecimento e em suas relações interdisciplinares,
proporcionando o surgimento de novas profissões e especialidades (PAES, 2004, p. 16). Dentro
desta questão de complexidade do documento é apontada a sua expansão para o meio digital. O fato
de documentos serem produzidos por meio de computadores revolucionou a sua própria concepção,
expandindo suas fronteiras e redefinindo teorias, principalmente no campo da Arquivologia e
Ciência da Informação.
A tecnologia da informação mudou as formas de produção, difusão e acesso ao
conhecimento e isto se refletiu nos documentos. E com a disseminação da Internet foi possível
encurtar as noções de tempo e espaço para a transmissão dos documentos (DORNELES; CORRÊA,
2013). Logo, há uma quantidade valiosa de documentos e conhecimentos sendo compartilhada em
formato digital, e parte significativa destes registros não possuem um equivalente em meio
tradicional, ou seja, impresso.
Considerando as questões apresentadas, este artigo tem por objetivo realizar uma reflexão de
caráter introdutório sobre os impactos das tecnologias da informação e a influência dos documentos
digitais na sociedade contemporânea. Destacam-se também os riscos aos quais estes registros estão
sujeitos, apontando questões pertinentes quanto a sua preservação em longo prazo. A metodologia
aplicada consiste numa brevíssima revisão de literatura de materiais previamente publicados.
Assim, os dados coletados são analisados de forma qualitativa e distribuídos em seções temáticas.
2 O PARADOXO DA EVOLUÇÃO DAS TECNOLOGIAS E DA FRAGILIDADE DOS
DOCUMENTOS DIGITAIS
Os métodos de registro se transformaram conforme a evolução das civilizações, isto
compreende desde os desenhos nas cavernas, passando pelos pergaminhos, pelo papel, até chegar
aos documentos digitais. Dentre as mudanças ocorridas pode-se destacar a forma do documento,
inicialmente apenas textual, que posteriormente se expandiu.
A capacidade de processamento dos computadores evoluiu assim como a qualidade dos
softwares disponíveis, e isto impulsionou o surgimento de documentos na forma textual, sonora,
imagens fixas e imagens com noção de movimento. Da mesma forma, surgiram documentos
complexos contendo estes diferentes tipos de informação que representam um único documento
(BODÊ, 2007). Além disso, observa-se que a diversidade da informação digital não se limita aos
tipos, há também dentro dos próprios tipos (THIBODEAU, 2002). Dentro da categoria imagens
fixas tem-se subcategorias que são diferentes formatos de arquivo, por exemplo, “tif”, “jpg” e “png”
são diferentes formatos de arquivo que podem representar a mesma imagem fixa. A mesma
subdivisão que ocorre com as imagens fixas também ocorre com os documentos textuais, sonoros,
imagens com noção de movimento e documentos complexos. Há um universo de tecnologias sendo
desenvolvidas e já em uso pela sociedade, desta forma, os acervos precisam trabalhar com
documentos de diversas naturezas.
As tecnologias transformaram os hábitos e os costumes da sociedade, implicando assim, em
novas perspectivas de consumo e possibilidades de negócios. Logo, ocorreu uma adaptação do
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passado ao contexto atual, que por vezes disfarça a própria mudança. No entanto, é preciso
compreender que o passado deixou um profundo legado, o qual é a base para influenciar o
contemporâneo (LOPES, 2004).
Observa-se que os computadores facilitaram a gestão e o acesso às informações, logo, o
advento do documento digital desencadeou uma gama de vantagens como a economia de espaço
físico e o acesso mesmo que à distância. No entanto, os documentos digitais possuem
complexidades e especificidades decorrentes de sua natureza digital. Desta forma, tanto a
obsolescência tecnológica, quanto o uso inadequado dos computadores, podem levar a perca de
documentos relevantes, deixando lacunas irrecuperáveis nos acervos. Logo, a ausência de
procedimentos de segurança e preservação ameaçam a presunção de autenticidade e os níveis de
confiabilidade dos documentos digitais, pois eles podem ser facilmente alterados, duplicados,
convertidos, e falsificados sem deixar vestígios aparentes (CORRÊA, 2010; FERREIRA, 2006;
PAES, 2004; ROCHA; SILVA, 2007). Pode-se dizer que os documentos digitais apresentam
vantagens e desvantagens adicionais quando comparados aos documentos convencionais.
Há notáveis diferenças entre o documento digital e o tradicional além dos mecanismos de
produção e armazenamento, como, por exemplo, a leitura direta e a relação inseparável do suporte.
A informação do documento digital é codificada em bits, assim, a leitura é mediada por softwares,
igualmente codificados em bits, os quais somente são acessíveis através de computadores
(RONDINELLI, 2013). Neste sentido, há transformações nos métodos de interação entre os
indivíduos, bem como na concepção do documento. Pode-se dizer que estas mudanças mediadas
pelas tecnologias da informação são apenas transformações decorrentes dos avanços desta época e
não uma ruptura com os registros do passado.
Entretanto, ao passo que as tecnologias continuam a evoluir, estas vão substituir as velhas
tecnologias que serão descartadas de forma rápida. As novas tecnologias são aceitas visando ganhar
maior eficiência, eficácia, ou vantagem competitiva. Porém é fundamental que não se perca a
capacidade de acessar documentos digitais de caráter histórico (HEMINGER; ROBERTSON,
2000). Neste sentido é fundamental garantir a compatibilidade entre os formatos e as versões dos
documentos, caso contrário poderá ocorrer erros de leitura, inacessibilidade e até mesmo a
corrupção de dados, levando a perda de documentos digitais.
Destaca-se que os ciclos de obsolescência são cada vez mais curtos, assim, as tecnologias
tornam-se ultrapassadas com uma velocidade cada vez mais rápida. Neste contexto de inovação e
renovação é preciso coerência para não perder documentos de valor ímpar para a sociedade, no
entanto esta preocupação ainda é pouco discutida.
Ressalta-se que a desenfreada demanda por tecnologias da informação vem afetando as
instituições gestoras de documentos, e assim, conceitos e técnicas de gestão documental estão sendo
ignorados pela eficiência administrativa. Desta forma, documentos digitais que precisam ser
preservados em longo prazo, não vêm recebendo o tratamento necessário (INNARELLI, 2011). E
desta forma, a negligência está desencadeando problemas institucionais que deixam lacunas
irrecuperáveis na memória social e organizacional.
A evolução das tecnologias ocorreu visando a produção e a disseminação, ou seja, durante o
seu desenvolvimento nunca houve a preocupação em preservar o material produzido. Erros como
este já vem impactando em perdas definitivas de documentos digitais, dentre elas, a degradação das
mídias de armazenamento e a incompatibilidade dos equipamentos de hardware e software.
Realmente, as mídias de armazenamento representam uma preocupação adicional, pois uma
vez que o documento é perdido fisicamente não há como recuperá-lo. Observa-se que a evolução
das mídias mostra um cenário preocupante, segundo Conway (2001) a capacidade de registrar
informações aumentou, entretanto a durabilidade das mídias de armazenamento foi reduzida de
modo equivalente (CONWAY, 2001). Ou seja, atualmente um maior volume de dados está sendo
armazenado por mídia e estas mídias possuem durabilidade cada vez menor, o que configura um
alto fator de risco para a guarda em longo prazo.
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Resumidamente, a evolução das tecnologias da informação apresenta um ponto contraditório
que é a rápida obsolescência bem como a sua vulnerabilidade das mídias de armazenamento. Desta
forma, documentos que devem ser preservados em longo prazo são armazenados em mídias de curta
duração e acessados através de um contexto de hardware e software que está em constante
mudança. Salienta-se que não há como prever os avanços das tecnologias da informação, mas sabese que é preciso preservar os documentos que serão produzidos no futuro para as gerações
subsequentes.
3 O DESAFIO E A MISSÃO DE PRESERVAR DOCUMENTOS DIGITAIS EM LONGO
PRAZO
Tendo em vista que os documentos digitais estão constituindo parte significativa da
memória coletiva, bem como parte das funções administrativas em geral, torna-se fundamental a
salvaguarda destes registros de modo que cumpram as funções para as quais foram criados. No caso
dos materiais criados com fins culturais, estes deverão ser preservados de forma permanente, assim
como os documentos que adquirirem valor histórico após uma criteriosa avaliação. Sem entrar em
detalhes das atividades de avaliação de documentos, função da Arquivologia, ressalta-se a
necessidade de garantir o acesso em longo prazo a estes materiais digitais.
O advento da internet e o desenvolvimento de ferramentas de acesso à informação
impulsionaram soluções orientadas ao armazenamento e a gestão em meio digital. Logo, a
preservação digital de longo prazo vem surgindo em meio à expansão das tecnologias da
informação e comunicação (MÁRDERO ARELLANO, 2008).
A prática de preservação digital consiste em garantir que os documentos digitais sejam
acessados e interpretados corretamente por tecnologias futuras, as quais são diferentes das usada no
momento da criação do documento (FERREIRA, 2006). Desta forma, a preservação digital consiste
no conjunto de procedimentos e esforços para preservar e garantir o acesso em longo prazo com
garantias de integridade e autenticidade. Para isso, é preciso definir uma política de preservação que
disponha de tecnologias adequadas e dos recursos necessários para estabelecer uma infraestrutura
confiável para a execução dos métodos de preservação digital.
No atual contexto de incertezas, as atividades de preservação digital emergem com urgência,
pois enquanto a tecnologia avança novos formatos de documentos são criados e a sua complexidade
vai aumentando. Pode-se dizer que o risco eminente da perca é muito maior do que se possa
imaginar.
A pesquisa, o ensino e a sociedade em geral dependem da informação digital. Logo, o
avanço do conhecimento requer a preservação e a garantia de acesso a esses registros por
tecnologias do futuro. Além disso, deve-se garantir que os dados serão interpretados corretamente
pelos usuários (SAYÃO, 2010). Observa-se que a preservação digital adiciona um conjunto de
novos desafios para bibliotecas e arquivos que vai além da tarefa existente de preservar o
patrimônio documental em formatos tradicionais (HEDSTROM, 1998). No contexto atual, é preciso
preservar documentos digitais e tradicionais, ambos serão produzidos de forma aleatória, não se
sabe o que será digital e o que será em formato tradicional, apenas conhece-se a sua relevância
como registro. Tendo estas questões em vista é preciso planejar e implementar políticas e
metodologias capazes de efetuar a manutenção destes novos registros documentais.
Diversos estudos como os de Ferreira (2006), Márdero Arellano (2008), Rothenberg (1999),
Santos e Flores (2014), Santos (2005), Saramago (2002), Thibodeau (2002), e Thomaz (2004), vem
apresentado estratégias de preservação digital, que são procedimentos operacionais que visam a
manutenção da integridade dos documentos digitais. Estes trabalhos destacam, principalmente, as
estratégias de migração, emulação, encapsulamento, refrescamento e preservação da tecnologia. Há
de se destacar que há outras estratégias sendo debatidas, mas estas são as mais encontradas na
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literatura especializada, além disso, não há estratégia que solucione todos os problemas decorrentes
da obsolescência tecnológica.
De certa forma, as instituições e as pessoas que custodiam documentos digitais devem
atentar para o planejamento, a definição de políticas, os investimentos em infraestrutura, e a escolha
de estratégias de preservação digital. Caso contrário, não haverá nenhuma garantia de recuperação
destes materiais.
4 PALAVRAS FINAIS
Tendo em vista os constantes avanços das tecnologias da informação e a sua aceitação pela
sociedade de modo geral, pode-se vislumbrar um cenário de dependência, que muitas vezes passa
despercebido pelos indivíduos de modo geral. Há um grande volume de dados sendo produzido e
armazenado em meio digital e que não vem recebendo um tratamento adequado.
O contexto em que se vive é de grande produção de documentos de valor cultural, histórico
e informativo, por intermédio de computadores. Entretanto este patrimônio documental encontra-se
ameaçado pelos riscos de perda e inacessibilidade. A própria evolução tecnológica acaba por
aumentar estes riscos, tecnologias vão se tornando obsoletas e ficando “esquecidas”, e por vezes, os
documentos produzidos nestas tecnologias obsoletas não recebem tratamento, ou seja, não são
submetidos a estratégias de preservação digital.
Por fim, destaca-se a importância de desenvolver um plano de preservação a partir de uma
equipe multidisciplinar contemplando profissionais das áreas de Administração, Arquivologia,
Ciência da Informação, Informática, entre outras que orem necessárias. Além do mais, a instituição
que custodia materiais digitais deverá dispor de recursos técnicos e financeiros suficientes para
atender a demanda de preservação em longo prazo. Considerando que ainda não há uma solução
imediata para o problema, assim, é necessário incentivar a pesquisa da preservação em longo prazo,
com o objetivo de explorar a prática, além de preencher lacunas teóricas.
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