Documentos Digitais Aula 13 Preservação Digital Desde o surgimento da escrita houve uma preocupação com a preservação desses artefatos. Assistimos ao longo dos últimos anos ao crescimento acentuado da criação de recursos electrônicos não só provenientes de digitalização como nascidos digitais. As tecnologias de informação são, atualmente, o principal suporte para a produção e armazenamento de informação. POR QUANTO TEMPO GUARDAMOS OBJETOS? As empresas podem guardar informação por dias, meses ou anos. Os humanos guardam coisas por anos ou enquanto estiverem vivos, podendo ainda serem guardados por mais tempo. Os arquivos, bibliotecas e museus guardam por centenas de anos. Devemos observar sempre o horizonte de obsolescência que é estimado em torno de 07 anos. A experiência constatada no terreno por organizações identificou cenários em que a informação é produzida com caráter de utilização imediata sem serem consideradas necessidades operacionais sobre essa mesma informação a médio ou longo prazo. O resultado desta atitude resulta na perda, muitas vezes irreversível, de informação com consequências mais ou menos dramáticas para a instituição que a perdeu. Problemas Estruturais: Fragilidade dos objetos digitais; Necessidade de utilização de tecnologia para acesso e Obsolescência. Objeto digital: Qualquer objeto de informação que possa ser representado através de uma sequência binária. Níveis do objeto digital Objeto Físico – Hardware Objeto Lógico – Software Objeto Conceitual – Ser humano Para que a preservação seja possível é necessário assegurar todos esses níveis. É necessário garantir políticas para implementar técnicas de perenidade e acessibilidade a este tipo de informação. A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação digital permanece acessível e com qualidade de autenticidade suficiente para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma eletrônica diferente da utilizada no momento de sua criação Responsabilidade do arquivo adotar medidas preventivas e corretivas objetivando minimizar a ação do tempo. “A resolução da UNECO considera urgente a necessidade de salvaguardar os patrimônios culturais digitais garantindo assim o acesso continuado aos conteúdos e à funcionalidade dos registros autênticos (...) para assegurar os direitos dos cidadãos.” (Santos, 2007, p. 23) O mercado informático não oferece soluções orientadas para a preservação digital, embora haja bastantes aplicações vocacionadas para gestão de documentos eletrônicos. É fundamental que as instituições sejam capazes de gerir a sua informação digital de forma a mantê-la utilizável e garantir os seus propósitos operacionais. A preservação digital assume três vetores: 1. Conjunto de atividades desenvolvidas com o fim de aumentar a vida útil dos documentos de arquivos eletrônicos, salvaguardando a utilização operacional e protegendo-os das falhas de suportes, perda física e obsolescência tecnológica; 2. Conjunto de atividades que promovem a acessibilidade continuada aos conteúdos; 3. Conjunto de atividades que assistem na preservação do conteúdo intelectual, forma, estilo, aparência e funcionalidade. Quanto mais rápida a instituição integrar a preservação digital no seu plano de ação, definir e implementar soluções apropriadas, maior a probabilidade de sucesso na preservação dos objetos digitais. Plano de Preservação Digital Um Plano de preservação digital é um documento estratégico que contém políticas e procedimentos orientados para a constituição de uma estrutura técnica e organizacional que permita preservar de forma continuada documentos de arquivo eletrônicos (DAE) através de ações realizadas sobre os objetos digitais (OD) que os compõem. A preservação digital implica custos significativos que devem ser analisados e previstos pela Organização através do reforço orçamental, considerado adequado à situação diagnosticada aquando da elaboração do Plano de Preservação Digital. O plano de preservação digital tem obrigatoriamente que pensar não só no conteúdo mais também no formato. Considerando que as atividades relativas à preservação de objetos digitais são dispendiosas, pois implicam a mobilização de recursos materiais e humanos especializados, assim como a afetação de tempo para as concretizar, a rigorosa aplicação da tabela de seleção assume óbvias vantagens organizativas e orçamentais. Exemplo 1: Uma base de dados contém informação sobre execução orçamental. Essa informação de acordo com a Lei tem um prazo de conservação que atinge os dez anos, podendo a partir daí ser eliminada. Neste caso não se justifica investir tempo e recursos para preservar essa informação pois de qualquer forma poderá ser eliminada após 10 anos de vigência. Exemplo 2 Um sistema de web conference através do qual se processam reuniões à distância envolvendo diversos serviços deslocalizados de uma organização. Neste contexto as gravações realizadas equivalem às atas e por esse motivo deverão ser objeto de conservação permanente. Neste caso é necessário prever medidas de preservação digital que permitam a manutenção desta informação. É muito pouco provável, no que toca a documentos eletrônicos, haja uma longevidade única, isto é, um único e idêntico período temporal durante o qual é útil guardar a informação. Assim, apenas interessa planejar e empreender ações de preservação sobre as séries ou sistemas de informação cuja necessidade de utilização operacional exceda um determinado período de tempo, a partir do qual os formatos em que a informação foi produzida se começam a tornar obsoletos. Elaboração de um Plano de Preservação Digital: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Verificar requisitos para elaboração do PPD; Recolher dados relativos ao sistema de gestão; Analisar os dados; Apurar as séries documentais a preservar; Identificar as características dos documentos (plano de classificação e tabela de temporalidade); Identificar fatores dos documentos que possam influenciar o PPD; Identificar custos de soluções de preservação Definir estratégia; Escolher formato de preservação e aplicações informáticas e Definir metadados de preservação. Estratégias de Preservação Preservação tecnológica: conservação do contexto tecnológico (hardware/software) utilizado na concepção dos objetos digitais; Refrescamento: transferência da informação para um suporte físico mais atual; Emulação: Utilização de um software designado de emulador capaz de reproduzir o comportamento de uma plataforma quando produziu a informação: Migração: transferência periódica da informação. Existe diversos tipos de migração: Migração para suportes analógicos; Atualização de versões; Conversão para formato concorrente; Normalização; Migração a pedido; Encapsulamento; Pedra Roseta Obs: pode-se utilizar mais que uma estratégia de preservação. Não há uma estratégia de preservação universalmente aceita, devendo cada instituição estabelecer, de acordo com as sua necessidades, sua próprias estratégias.