Documentos Digitais
Prof. Josemar Henrique de Melo
Aula 3
Documentos Eletrônicos
• “Os documentos digitais possuem todas as
características que compreendem a definição de documento, podemos considerá-los
válidos enquanto documentos.” (Humberto Innarelli,
2007, p. 26)
• O documento digital deve ser transmitido e
conservado em formato digital ao longo do
seu ciclo de vida na dependência do sistema
informático em que foi criado.
• “A informação criada pelos computadores
não era vista como um arquivo, mas como
um dado.” (Vanderlei Santos, 2005, p. 24)
• O documento digital para ser válido deverá
ter confiabilidade não só da informação
como também do sistema em que foi produzido;
• Torna-se essencial atribuir a cada documento produzido ou transmitido elementos
informativos que permitam a sua contextualização funcional e orgânica.
• Possibilidades dos documento digitais
– Acesso, recuperação e transmissão;
– Base de dados;
– Documentos não lineares (hiper textuais)
– Maior flexibilidade (natureza volátil)
Documentos dinâmicos
• Aumento de iniciativas que incrementam o
uso das novas tecnologias:
– E-gov: que abrange todas as iniciativas do
governo federal voltadas para o uso da internet;
– Incentivo ao uso de softwares livres;
– Consultas públicas sobre programas do governo
eletrônico.
GED ou GDE
• Gestão Eletrônica de Documentos: é o instrumento necessário a recuperação do material digitalizado.
• Gestão dos Documentos Eletrônicos: visa à
gestão de documentos criados em meio eletrônico e cujo o original permanece neste
meio embora englobe os documentos digitalizados
• Elementos a levar em consideração:
– Descrição do sistema;
– Características físicas dos documentos;
– Links existentes;
– Software e hardware produtores;
– Períodos de conservação
• Obs: Nunca deverão abandonar o formato
digital uma vez que perdem consistência e
coerência informativa e probatória quando
transpostos para outros tipos de suportes.
Neste contexto de avaliação dois aspectos
essenciais devem ser vistos:
1. Uma análise abarcando o conteúdo informativo
dos documentos digitais;
2. Uma análise técnica abrangendo as especificidades do sistema informático.
•
•
Deve ser observado a existência de massas documentais digitais acumuladas.
Gestão de suportes / eliminação de documentos para liberação de espaços e estabelecimentos de regras para a preservação
Ciclo de Vida dos Documentos Digitais:
• Corrente: muito manipulado, são mantidos
em discos rígidos quer em servidores, quer
em ambientes individuais de trabalho.
• Intermediário: armazenamento secundário.
• Permanente: armazenamentos em locais
específicos
• Outros formatos documentais:
– Correio Eletrônico:
– Deve-se estabelecer regras de condutas;
– Políticas de procedimentos.
– Digitalização:
– Verificar a legalização da destruição dos
originais.