Arquivos Pernamentes
Aula 9
Descrição
• A descrição é uma atividade que se segue
após a classificação. Somente a descrição
arquivística garante a compreensão ampla
do conteúdo de um acervo, possibilitando
tanto o conhecimento como a localização
dos documentos que o integram.
• O trabalho de um arquivo só se completa com a
elaboração de instrumentos de pesquisa, que
consistem na descrição e na localização dos
documentos no acervo.
• A descrição deve ser feita em relação à sua:
– Substância: orientando os usuários nas
diversas modalidade de abordagem a um
acervo
– Estrutura: indicando o plano de classificação
adotado.
• Sem a descrição, corre-se o risco de criar uma
situação análoga à de um analfabeto diante de
um livro.
• Os arquivistas devem facilitar a consulta e
difundir os meios para o conhecimento do
acervo através dos instrumentos de pesquisa.
• A descrição é a análise realizada pelo arquivista sobre os fundos/sistemas e documentos a fim de sintetizar e condensar as
informações em conteúdos para oferecê-la
aos interessados. É a ponte que comunica
os documentos com os usuários.
• Vários são os instrumentos de pesquisa que
se pode dispor um arquivo:
– Guias;
– Inventários;
– Catálogos;
• Cada um deles diz respeito a um nível de
análise arquivística.
1º Nível: Arquivo
Guia
2º Nível: Série
Inventário
3º Nível: Documento
Catálogo
•
Listagem para sintetizar as principais etapas da confecção de um instrumento de
pesquisa:
1. Planejamento e definição de prioridades
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Escolha do material a ser descrito;
Escolha do tipo de instrumento;
Definição da forma de divulgação do instrumento;
Definição dos recursos materiais, humanos e
financeiros;
Estabelecimento de cronograma;
2. Estabelecimento do conteúdo do instrumento
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Definições das informações a serem apresentadas;
Estabelecimento do sistema de coleta e de processamento de dados
3. Preparação para recolhimento da informação;
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Definição dos elementos do sistema informatizado;
Elaboração de normas para preenchimento
das fichas de coleta de informação;
Teste das atividades em parte do acervo;
Treinamento do pessoal responsável e escolha do coordenador;
4. Recolhimento das informações;
5. Confecção do instrumento de pesquisa;
6. Divulgação do instrumento de pesquisa.
• Para se conseguir bons instrumentos de pesquisa
a descrição deverá ser o mais exata possível.
• Cada Arquivo, Fundo/Sistema, deve ter um instrumento de pesquisa que reflita a totalidade de
seu conjun-to documental. Quanto as séries que
integram o dito fundo não requerem obrigatoriamente a confecção de um catálogo, cuja a necessidade só dependerá do interesse informativo da
mesma
e de sua demanda.
• Porém, há os velhos problemas de normalização da
arquivística, pois as nossas práticas estão marcadas por
tradições administrativas estabelecidas por cada país,
inclusive na produção dos instrumentos de pesquisa.
– Termos claros e exatos
– Conceitos universais
• Inclusive de tradução:
– Canadá: instruments de recherche e
instruments de reperage;
– USA: finding aids;
– Espanha: instrumentos de investigación.
• A falta de uma uniformização terminológica levou a
constituição de grupos de trabalho constituídos pelo CIA
para tentar solucionar.
– 1931 – Comitê consultivo permanente de especialistas de arquivo
– 1950 – Criação do Conselho Internacional de Arquivo
– 1977 - Elaboração do Dictionary of Archival Terminology
• Neste sentido foi iniciado um trabalho para elaborar uma norma de descrição internacional que é
atualmente conhecida como ISAD (G).
• ISAD(G) evolução cronológica:
– Reuniões entre 1988 e 1993 com o apoio do CIA e da
UNESCO. O Canadá é o país que a muito tempo vem
levantando a bandeira da normalização da descrição.
– Tomada de consciência da necessidade de normalizar
– Há uma clara ruptura entre a análise dos documentos
de arquivo e os livros partindo de um elemento essencial e distinto: a origem administrativa do 1º.
– Comprova-se que todos tinham dado regras para os
seus arquivos, mas poucos tinham normalizado em
sentido mais rigoroso.
– Estabelecimentos de normas gerais e específicas
(cada país)
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1990 – Comissão de normas e descrição;
1992 – Aprovado a declaração de princípios
1993 – Foi aprovado o ISAD-G e abriu-se um período
de 5 anos para experimentá-la e questioná-la
Revista Quinquenalmente.
• Áreas do ISAD(G):
1.Área de Identidade; (ISO 3.166)
2.Área de Contexto;
3.Área de Conteúdo;
4.Área de Condições de Acesso e Utilização;
5.Área de Materiais relacionados;
6.Área de Notas
• Área de Identidade:
1.1 – Nome e localização do Arquivo ou da
Instituição Arquivística;
1.2 – Nome do Fundo/Série documentais/
Unidades documentais
1.3 – Datas-limites dos documentos
1.4 – Nível de Descrição:
Fundo/Série/Documento;
1.5 – Volume;
1.6 – Notas.
• Área de Contexto:
2.1 – Nome do Produtor;
2.2 – História Administrativa;
2.3 – Data de Acumulação;
2.4 – História da Custódia;
2.5 – Forma de Ingresso;
2.6 – Notas.
• Área de Conteúdo
3.1 – Resumo do conteúdo;
3.2 – Resumo sobre seleção e eliminação;
3.3 – Novos Ingressos;
3.4 – Sistema de Organização
3.5 – Notas
• Área de Condições de Acesso
4.1 – Língua dos Documentos;
4.2 – Características Físicas (se há necessidade de
algum meio para leitura dos documentos);
4.3 – Condição de acessibilidade (situação legal do
acervo);
4.4 – Direito de Autor;
4.5 – Instrumentos de Pesquisa;
4.6 – Notas.
• Área de Materiais realcionados
5.1 – Localização de Originias;
5.2 – Existência de Cópias;
5.3 – Unidades de Descrição Relacionadas
(outros fundos ou séries);
5.4 – Documentação Complementar em outros
arquivos ou instituição;
5.5 –Nota de publicação ou bibliografia.
• Área de Observações.
Nobrade
• Estabelecimento de áreas específicas
estabelecidas pelo país.
• Área de Controle de Descrição
7.1 – Informações sobre a elaboração da descrição (nome do arquivista ou equipe, metodologia usada, data da descrição)
8.1 – Pontos de Acesso: elaboração de índices e
controle de vocabulário adotado.