F.2.4–Gestão Pública;
Diagnóstico da Organização dos Documentos de Memória Acadêmica do Campus João
Pessoa do IFPB
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Geferson R. Dias , Jozias R. de Araújo Junior ,Fausto V. M. Ayres , Mardônio L. dos Santos Júnior
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1. Estudante de IC do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba (IFPB), João Pessoa;
2. Pesquisador da Unidade Acadêmica de Informática do IFPB, João Pessoa;
3. Bibliotecário Documentalista do IFPB, João Pessoa;[email protected]
Palavras Chave: organização de documentos,gestão eletrônica de documentos, metadados.
Introdução
A importância da pesquisa se reveste de qualidade, à
medida que torna explícita a demora no acesso físico aos
documentos acadêmicos, e pesquisa modelos de
metadados para uma gestão eletrônica de documentos.
Para sua consecução, buscou-se identificar as condições
de acondicionamento e armazenamento documental;
descrever a forma de acesso à informação; verificar as
condições de preservação documental; e verificar como as
tecnologias da informação podem contribuir para a
melhoria de modelos de organização documental.
Caracterização do acesso documental.
Quanto tempo leva para obter o documento desejado no
arquivo?
5 minutos
15 minutos
30 minutos
Como se vai à busca de documento no Arquivo, com que
frequência se obtém o documento desejado?
Resultados e Discussão
Quase
sempre
Caracterização
do
acervo.Descreve-se
o
termo
“Documentos de Memória Acadêmica” utilizando-se a
Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui
normas sobre a manutenção e guarda do Acervo
Acadêmico das IFES.
O subfundo de interesse para esta pesquisa foi o da
Escola Técnica Federal da Paraíba, com data limites 1967
a 1998. Perfazendo exatas 363 caixas arquivo, contendo
aproximadamente 16.500 dossiês, com cerca de 390.000
folhas de documentos a serem tratadas. Cujo gênero
documental predominante e o documento textual. As
espécies documentais que mais prevalece são os
processos, formulários, certificados e declarações.
Caracterização do acondicionamento e armazenamento.O
acervo estáacondicionado em 363 caixas arquivo de
polionda. Só recentemente os dossiês estão sendo
guardados em envelopes tipo correspondência tornando
sua guarda mais segura e resistente ao manuseio.
Todavia, o material plástico das caixas não atende as
expectativas de guarda prolongada do acervo.
Quanto aos mobiliários de guarda do acervo, a qualidade
comprovada das estantes deslizantes em aço esmaltado e
prateleiras para caixa arquivo, atestam a excelente
aquisição do produto, pois mantêm o acervo
satisfatoriamente seguro, acessível, armazenado e
sinalizado.
Caracterização do estado de preservação.Os documentos
das décadas de 1980 e 1990 estão em bom estado de
preservação, que corresponde a documentos com
pequenas marcas de uso, ou seja, levemente amassados
com folhas manchadas e empoeiradas. Num panorama
geral, observou-se que o acervo expressa maiores
cuidados, pois muitos documentos das décadas de 1960 e
1970 estão desidratados, ressecados e quebradiços
causando riscos de perda total de informações
acadêmicas.
As vezes
Quais são os empecilhos para o acesso aos documentos?
___ Os sistemas de controle da instituição, de onde
buscamos pistas iniciais de onde procurar os arquivos, são
falhos e confusos. Além disso, os arquivos de diversos
setores interligados estão em fase de organização, o que
demanda uma busca ampla em várias locais (pastas).
Conclusões
Constatou-se que o acervo acadêmico encontra-se em
condições de organização, acesso físico e de preservação
para o emprego de procedimentos de indexação e
digitalização documental, buscando o desenvolvimento de
uma base de dados de imagens acessível por máquina.
O estudo apresentou também a possibilidade de
consolidar propostas de modelo de gestão eletrônica de
documentos com metadados compatíveis com as áreas de
Arquivologia e Ciência da Computação.
Agradecimentos
Ao Programa de Extensão em Gestão Sustentável do
Campus João Pessoa do IFPB pelo apoio financeiro.
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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão
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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 20, de 16 de julho de
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Nacional de Arquivos.
CORNELSEN, Julce Mary e NELLI, Victor José. Gestão Integrada da
Informação Arquivística: o diagnóstico de arquivos.Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p
70-84, ago./dez. 2006.
67ª Reunião Anual da SBPC