COGEF
ARP – Aceleração da Realização dos
Programas de Modernização
Modernização dos Processos das
Administrações Tributária e Financeira
Recife, 26 de novembro de 2010
Para lidar com os crescentes desafios operacionais e utilizar a Era
Digital como um diferencial na gestão fiscal estadual
Questões Centrais
 Como tratar o crescente volume de informações disponíveis para a nossa
atuação?
 Como ajustar os processos e as pessoas à Era Digital?
 Como aumentar a arrecadação sem impactos na carga tributária e com os
recursos disponíveis?
 Como aumentar a eficiência da gestão financeira e melhorar a qualidade do
gasto público?
 Como melhorar a prestação de contas e a transparência dos gastos públicos
para a sociedade?
 Como melhorar a qualidade do atendimento aos contribuintes e cidadãos?
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A resposta à complexidade, relevância e desafios que os desafios
que a Era Digital nos apresentam passa por uma atuação ampla e
que visite aspectos dos processos, pessoas e tecnologia, alinhando
todos eles aos anseios e direcionadores
Pilares de uma Transformação
Direcionadores
Estratégicos e Táticos
Excelência
Operacional
Tecnologia e
Ferramentas
Pessoas
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O trabalho contratado pela Bahia em 2009
PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO DAS ADMINISTRAÇÕES FINANCEIRAS / TRIBUTÁRIAS
6 a 10 meses
Entendimento
estratégico
Processos
Levantamento
da situação
atual
Redesenho de
processos
Especificação de
requisitos de
negócios
Implantação dos processos
Transição
Definitivos
Tecnologia
Seleção / Ajuste /
Desenvolvimento
sistêmico
Implantação
Legenda
Primeira Etapa do
Programa
Segunda Etapa
Pessoas
Preparar
equipe
interna
Mapear
recursos
Propor nova
estrutura e
competências
Implantação e
capacitação
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Uma abordagem mais completa em função das lições aprendidas e
em função das contribuições de colegas do GT
PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO DAS ADMINISTRAÇÕES FINANCEIRAS / TRIBUTÁRIAS
6 a 10 meses
Gestão de Projeto
Gestão Integrada das Ações
Direcionadores
Entendimento
estratégico
Estabelecer
direcionadores
táticos
Processos
Levantamento
Redesenho de
da situação
processos
atual
Especificar
requisitos de
negócio
Identificar
oportunidades
de curto prazo
Implantação dos processos
Transição
Definitivos
Tecnologia
Levantamento
tecnológico e
informacional
Definição da
macro
arquitetura
Seleção / Ajuste /
Desenvolvimento
sistêmico
Implantação
Legenda
Primeira Etapa do
Programa
Segunda Etapa
Pessoas
Preparar
equipe
interna
Mapear
recursos
Propor nova
estrutura e
competências
Implantação e
capacitação
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Uma comparação das duas abordagens
PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO DAS ADMINISTRAÇÕES FINANCEIRAS / TRIBUTÁRIAS
6 a 10 meses
Gestão de Projeto
Gestão Integrada das Ações
Direcionadores
Entendimento
estratégico
Estabelecer
direcionadores
táticos
Processos
Levantamento
Redesenho de
da situação
processos
atual
Especificar
requisitos de
negócio
Identificar
oportunidades
de curto prazo
Implantação dos processos
Transição
Definitivos
Tecnologia
Levantamento
tecnológico e
informacional
Definição da
macro
arquitetura
Seleção / Ajuste /
Desenvolvimento
sistêmico
Implantação
Legenda
Primeira Etapa do
Programa
Segunda Etapa
Fora da versão BA
Pessoas
Preparar
equipe
interna
Mapear
recursos
Propor nova
estrutura e
competências
Implantação e
capacitação
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Este componente do programa integra as frentes de trabalho e
consolida o posicionamento de evolução, produtos e qualidade
Gestão Integrada das Ações
Objetivos
 Assessorar os líderes de projeto
 Assegurar que os procedimentos definidos sejam
seguidos
 Fornecer um posicionamento à liderança
Atividades








Documentar planos e escopo
Controle de mudanças de atividades e prazos
Desenvolvimento do plano de comunicação
Organizar e controlar documentação
Integrar cronogramas
Controlar e apresentar progresso
Elaborar plano de qualidade
Identificar, analisar e priorizar riscos
Produtos
 Planos e cronograma definidos e
consolidados
 Plano de comunicação estabelecido
 Central de documentação estabelecido
 Status report semanal/mensal
 Plano de qualidade estabelecido
 Mapa de riscos e plano de ação
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Compreender os objetivos maiores da Secretaria da Fazenda e
estabelecer os caminhos e o nível de profundidade que se pretende
atingir caracteriza esta etapa
Entendimento estratégico e
Estabelecer direcionadores Táticos
Objetivos
 Identificar os direcionadores estratégicos
 Estabelecer uma visão conjunta com as lideranças,
os direcionadores táticos que irão estabelecer o
escopo e profundidade de atuação dos projetos
Atividades
 Entrevistar lideranças da Secretaria para identificar
os grandes objetivos e a visão futura
 Construir os direcionadores estratégicos baseado
nestas entrevistas e aprová-los junto às lideranças
 Promover reuniões de trabalho com os
coordenadores e líderes operacionais para derivar
os direcionadores táticos dos direcionadores
estratégicos
 Consolidar os direcionadores táticos e aprová-los
junto às lideranças
Produtos
 Direcionadores estratégicos
identificados
 Direcionadores táticos estabelecidos
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Compreender os processos e a forma como são conduzidas as
atividades estabelece o ponto de referência da transformação,
bem como possibilita o entendimento e identificação de problemas e
dificuldades enfrentadas no dia-a-dia as atividades
Processos - Levantamento da situação atual
Objetivos
 Entender, documentar e analisar os processos
atuais
Atividades
 Mapear os processos atuais, identificando, dentre
outras questões, problemas e oportunidades de
melhorias
 Validar com equipe executiva
Produtos
 Documento contendo o fluxo dos
processos atuais e identificação dos
problemas e oportunidades de
melhorias
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Norteado por direcionadores táticos, o redesenho dos processos
irá buscar atender de forma mais fácil os objetivos estabelecidos,
seja pelo ajuste dos fluxos seja pela incorporação de novas tecnologias e
funcionalidades
Redesenho de processos
Objetivos
 Buscar meios, formas e fluxos alternativos para
atingir os objetivos de cada processo de forma mais
fácil, direta e econômica
Atividades
 Redesenhar os fluxos dos processos até o nível de
atividade
 Conduzir as oficinas para elaboração,
discussão e validação dos processos a serem
redesenhados;
 Definir os indicadores de desempenho vinculados
aos processos redesenhados
 Validar com equipe executiva e alta gestão
 Realizar seminários de feedback com equipe
gestora - líder do processo em discussão
Produtos
 Documento contendo fluxos dos
processos redesenhados
 Indicadores de desempenho que
suportarão os processos
redesenhados
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Prover à Secretaria da Fazenda benefícios que possam ser percebidos
no curto prazo, fortalece todo o programa de transformação
Processos - Identificar oportunidades de
curto prazo
Objetivos
 Apontar iniciativas e ações que possam ser
implantadas rapidamente e com pouco
investimento, de forma a prover benefícios de curto
prazo e que demonstrem os resultados da
transformação proposta
Atividades
 Segmentar os novos processos em conjuntos de
ações e iniciativas que possam ser progressivamente incorporados aos processos vigentes
 Associar a cada conjunto de ações e iniciativas
aspectos de investimento, consumo de recursos,
benefícios esperados e prazos de implantação
 Identificar oportunidades de atuação imediata que
tragam benefícios rápidos e perceptíveis à
secretaria
 Estabelecer um plano de ação para estas
oportunidades
Produtos
 Plano de ação para implementar
oportunidades de curto prazo
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Na era digital, a tecnologia e a capacidade de processar o alto
volume de dados necessários para a condução dos processos,
é a forma como se pode aumentar o poder dos indivíduos, seja no
entendimento, seja na capacidade de atuação
Tecnologia – Levantamento tecnológico e
informacional
Objetivos
 Entender o ambiente tecnológico e informacional
utilizado pelos processos, dentro do escopo
estabelecido.
 Apontar os principais pontos de estrangulamento
que afetam negativamente o desempenho.
Atividades
 Levantamento das principais informações de
software e hardware para atendimento dos
processos atuais da SEFAZ;
 Estratificação dos processos em linhas funcionais
de acordo com a importância para a SEFAZ;
 Entendimento dos volumes e tempos das linhas
funcionais de maior importância;
 Entendimento de estrangulamentos:
 Tempos inadequados;
 Concentração de conhecimento;
 Excesso de interfaces;
 Atividades manuais.
Produtos
 Mapa de macro processos por
sistema;
 Estrato de linhas funcionais dos
macro processos, classificadas por
importância;
 Mapa dos principais pontos de
estrangulamento existentes na
estrutura atual de sistemas.
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Integrar os processos às possibilidades tecnológicas atualmente
disponíveis consolida a incorporação da Secretaria da Fazenda à nova
realidade
Tecnologia - Definição da macro arquitetura
Objetivos
 Gerar o plano de implementação (road map) de
nova arquitetura que:
 Elimine os atuais estrangulamentos;
 Evite estrangulamentos futuros;
 Suporte eficazmente os novos processos.
Atividades
 A partir dos produtos do redesenho de processos,
analisar alternativas e meios de concretização
(ferramentas prontas, semi-elaboradas ou
desenvolvidas sob medida).
 Analisar GAPs de informações.
 Definir short list das soluções.
 Analisar GAP tecnológico da arquitetura atual da
SEFAZ para as soluções do short list.
 Analisar custos principais envolvidos na
implementação da(s) nova(s) arquitetura(s).
 Confirmar short list, com análise geral de custo X
benefício (informações p/ iniciar POC).
Produtos
 Short list com as soluções de melhor
custo X benefício para SEFAZ.
 Parâmetros gerais para nova(s)
arquitetura(s) que sustente(m) a short
list.
 Critérios de segurança das
informações estabelecidos
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Utilizar os recursos internos (servidores) para as atividades de
levantamento, além de acelerar os trabalhos, barateia os custos de
contratação e incorpora a equipe interna no programa de transformação
Pessoas - Preparar equipe interna
Objetivos
 Utilizar recursos internos para conduzir os
levantamentos dos processos
Atividades
 Realizar curso para capacitação dos servidores
públicos na metodologia de redesenho de
processos
Produtos
 Capacitação concluída - equipe
executiva apta para atuar nas fases de
mapeamento e redesenho de
processos
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Conhecer a situação atual das competências e estabelecer um ponto
de partida para propor a adequação do quadro existente, o qual irá
conduzir e suportar os processos redesenhados, em questões funcionais
e tecnológicas
Pessoas - Mapear Recursos
Objetivos
 Conhecer a estrutura organizacional e mapear as
competências e características dos recursos
disponíveis na Secretaria da Fazenda.
Atividades
 Levantar e entender estrutura organizacional
 Entrevistar líderes e coordenadores
 Conduzir levantamento dos conhecimentos através
de formulários e estruturas de coleta de dados
 Consolidar e analisar dados coletados
 Preparar mapa da situação atual de competências
Produtos
 Mapa de competências
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Visitar a questão de pessoal de forma profunda e detalhada é um fator
básico para alcançar o sucesso e a viabilidade operacional das
transformações almejadas
Pessoas - Propor nova estrutura e competências
Objetivos
 Estabelecer um modelo organizacional e de
competências para conduzir e suportar os
processos redesenhados
Atividades
 Rever e redesenhar a estrutura organizacional para
atender aos novos processos
 Redefinir competências e perfis profissionais dos
gestores de processos
 Definir perfil dos postos de trabalhos
 Apresentar a especificação das divergências (gaps)
de capacitação de gestores e profissionais
 Validar com equipe executiva e alta gestão
 Realizar seminários de feedback com equipe
gestora - líder do processo em discussão
Produtos
 Nova estrutura definida e validada, até
2º nível abaixo da superintendência
 Competências e perfis profissionais
dos gestores de processos e postos de
trabalho definidos e validados
 Critérios para preenchimento dos
cargos de gestão, definidos e validados
 Especificação das divergências de
capacitação de gestores e profissionais
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Acelerar o programa de transformação irá trazer os benefícios
almejados mais cedo
Conclusão
 Alinhar o programa a uma visão futura das lideranças, permite que a transformação
almejada seja consistente e evolutiva.
 Um programa de transformação, pressupõe uma atuação ampla, que deve envolver
processos, pessoas e tecnologia.
 A Era Digital é um fato imposto – para a gestão fiscal estadual esta nova onda pode
significar “um caldo de nos fazer mergulhar ao fundo do mar, ficar sem ar e engolir
água ou pode ser uma excelente onda a se surfar”.
 Aumentar a presença do estado, utilizando novas tecnologias e práticas
consagradas no mercado, aumenta a capacidade de atuação com os recursos hoje
disponíveis.
 O quanto antes iniciarmos os trabalhos de transformação, mais cedo teremos os
resultados de aumento da gestão fiscal.
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