DuPont E-Sourcing
Participação do
Fornecedor - RFX
Janeiro 2012
Table of Contents
Introdução
Slide 3
Definições
Slide 4
Cadastro do Fornecedor
Slide 5
Accessando DuPont E-Sourcing
Slide 6
Termos e Condições de Uso do Sistema
Slide 10
Bancada do Fornecedor
Slide 13
RFX – RFI; RFP; RFQ
Slide 17
Funcionalidade da ferramenta
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E-Sourcing Supplier Participation Guide
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DuPont E-Sourcing – Introdução à Participação do Fornecedor
O E-Sourcing é uma aplicação web-based que permite aos Compradores da DuPont e
aos fornecedores selecionados, colaborar eletrônicamente (on-line) e acelerar o
processo de compras.
Existem diversos tipos de eventos que um Comprador pode criar:
um Pedido de Informação (Request for Information - RFI)
um Pedido de Proposta (Request for Proposal - RFP)
um Pedido de Cotação (Request for Quote - RFQ)
um Leilão (Auction)
uma Negociação Eletrônica (eNegotiation)
O evento, ou documentos do tipo RFI, RFP e RFQ também são referenciados como
RFX, um Pedido de X.
Este documento irá focar na maneira como os fornecedores deverão responder
aos RFX`s.
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E-Sourcing Supplier Participation Guide
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DuPont E-Sourcing – O que é um RFx?
O que é um RFx?
RFx é um termo genérico que se refere a um evento de qualquer tipo dentro do
eSourcing. Este termo pode ser aplicado para um Pedido de Informação (RFI Request for Information), um Pedido de Proposta (RFP – Request for
Proposal), ou um Pedido de Cotação (RFQ – Request for Quotation).
Um RFX pode ser pensado como um mecanismo geral que permite que
compradores e vendedores conduzam um determinado negócio: muitas vezes
a troca de itens específicos por um determinado preço, mas também o
intercâmbio de informações, tais como capacidade ou interesse em negociar.
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DuPont E-Sourcing – Cadastro do Fornecedor
Accessando o DuPont E-Sourcing
O fornecedor precisa primeiramente ter acesso à extranet da DuPont, onde o ESourcing reside. O Comprador precisa iniciar o processo fazendo o pré-cadastro
do fornecedor na aplicação E-Sourcing da DuPont.
O que se espera do Cadastramento
O Comprador deve enviar ao contato do fornecedor um formulário para ser
preenchido com as informações básicas da companhia e da pessoa de contato
específica que estará participando do evento.
Uma vez que é dado acesso ao contato do fornecedor, emails serão enviados
com o hyperlink para o acesso ao site, o username dele ou dela, e a password.
Adicionalmente, o contato do fornecedor irá receber um email convite em
separado, com os detalhes do evento.
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Acessando o DuPont E-Sourcing
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DuPont E-Sourcing – Acessando o Sistema E-Sourcing
Log-on inicial
O contato do fornecedor deve confirmar imediatamente, que ele/ela
consegue acessar o sistema assim que chegar o email com o link, o
username e a password. Se houver algum problema com o acesso, o
fornecedor poderá contatar o Time de Suporte Global do E-Sourcing da
DuPont. Informações de contato podem ser localizadas no Service Center
da DuPont.
Acessando o Evento
A maneira mais simples de encontrar um evento é utilizando o hyperlink
que está no email convite; no entanto, o evento também pode ser acessado
através do endereço: https://strategicsrc.dupont.com
Para acessar o DuPont E-Sourcing, siga os passos do próximo slide.
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DuPont E-Sourcing – Acesso ao Fornecedor
Passo
Ação
1.
Conecte-se ao E-Sourcing clicando no hyperlink enviado no email convite, ou pelo
endereço: https://strategicsrc.dupont.com A tela abaixo será exibida:
2.
Digite o seu Username e a Password.
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Click here to return to slide 30.
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DuPont E-Sourcing – Acesso ao Fornecedor
Passo
Ação
3.
A segunda tela de log-on será exibida.
4.
Digite o Username e a Password novamente.
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DuPont E-Sourcing – Condições de Aceite
A DuPont solicita a todos os fornecedores, que concordem com os Termos e Condições
de Uso do Site da DuPont, ao Contrato de Confidencialidade de Informação, e ao
Acordo do Proponente. A pessoa de contato do fornecedor precisa aceitar todos os
termos para que possa prosseguir. O aceite dos termos é requerido somente no log-in
inicial. Se o contato do fornecedor tiver aceito os três documentos anteriormente, o
sistema irá pular este processo e vai direcionar diretamente para a Bancada do
Fornecedor (Workbench).
Clique no documento para visualizar os Termos e Condições que precisam ser aceitas
pelo fornecedor.
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DuPont E-Sourcing – Condições de Aceite (exemplo)
Esta tela é para
os Termos e
Condições da
SAP.
O Fornecedor
precisa clicar no
botão Accept
para continuar.
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DuPont E-Sourcing – Condições de Aceite (exemplo)
Esta tela é para os
Termos e Condições
da DuPont.
O Fornecedor
precisa clicar no
botão Accept
para continuar.
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Bancada do Fornecedor
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DuPont E-Sourcing – Bancada do Fornecedor
Uma vez que tenha acessado com sucesso e tenha aceito os termos, a área de trabalho
do fornecedor será exibida. Abaixo, um exemplo da parte superior da bancada.
Clique na data
do calendário
para visualizar
os eventos, com
vencimento em
uma data
específica.
Clique no título
do evento para
acessar os
detalhes.
A seção de Alertas
do Fornecedor
mostra atualizações
sobre as ações
tomadas.
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DuPont E-Sourcing – Bancada do Fornecedor (cont.)
Abaixo, um exemplo da parte intermediária da bancada do fornecedor.
Informação de
Contatos para
ajuda (Help) ao
fornecedor.
A seção Relatórios
(Reports) traz uma
lista de relatórios
disponíveis para o
fornecedor.
A seção de
Ativos traz o
status e os links
para os eventos
que estiverem
ativos.
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DuPont E-Sourcing – Bancada do Fornecedor (cont.)
Abaixo, um exemplo da parte inferior da bancada do fornecedor.
A seção Vencidos
(Awarded) fornece links
para eventos que o
fornecedor tenha ganho.
A seção Novos Debates
(New Discussions)
fornece um resumo das
discussões em aberto que
foram iniciadas durante os
eventos
As seções de
Acordos Ativos e
dos Scorecards
Atuais não estão
sendo usadas ​pela
DuPont.
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RFX – Pedido de:
Informação
Proposta
Cotação
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DuPont E-Sourcing – Localizando um Evento
Passo
Ação
1.
Na Bancada do Fornecedor, clique no link do evento desejado. O tipo de evento que será
tratado neste curso será um Pedido de Informação (RFI - Request for Information)
Clique no link do
evento
O evento será aberto.
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DuPont E-Sourcing – Visualizando os Detalhes de um Evento
Passo
2.
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Ação
Um a vez que o evento tenha sido selecionado, a tela abaixo será exibida. Clique no link
do evento desejado na coluna de Respostas ao RFx (RFx Response), para visualizar os
detalhes do evento.
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DuPont E-Sourcing – Viewing the Event Details
Passo
Ação
3.
Os detalhes do evento estão organizados em abas: Cabeçalho (Header), Programação
(Schedule), Informação (Information), e Perguntas (Qestions). É importante revisar cada
uma das abas para entender os requerimentos de cada evento.
Caixas de Ação, acima das abas do evento, oferecem funcionalidades adicionais que serão
discutidas no final deste documento.
Caixas de Ação
Abas do Evento
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DuPont E-Sourcing – Visualizando os Detalhes do Evento
A aba Cabeçalho (Header) inclui informações gerais sobre o evento e o seu status.
A aba Taxa de Câmbio (Exchange Rate) fornece taxas de conversão, se for o caso para o
evento.
A aba Programação (Schedule) fornece os detalhes dos tempos do evento.
A aba Informações (Information) contém todas as informações do escopo e das
especificações dos serviços ou produtos licitados.
A aba Perguntas (Questions) contém todas as questões que exigem respostas do fornecedor.
A aba Item de Linha (Line Item) traz os itens de produto ou serviço que requerem uma
proposta de preço.
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DuPont E-Sourcing – Preparação para o Evento
O passo mais importante é a preparação para o evento. O tempo pode ser um limitante, uma
vez que o evento comece a aceitar respostas ou propostas, portanto, vale a pena definir com
bastante antecedência toda a estratégia da licitação.
O fornecedor deve se preparar durante o período de Prévia (Preview), se disponível,
revisando as abas Informações e Item de Linha, e dependendo dos requerimentos do
Comprador, realizar várias ações, tais como:
baixar anexos.
usar o “Discussion Board” online para perguntar detalhes ao Comprador.
desenvolver os limites de preço da proposta.
estudar as especificações do produto/serviço.
preparar a devolução das especificações.
verificar a capacidade e disponibilidade de materiais, serviços, matérias-primas, etc.
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DuPont E-Sourcing – Respondendo a uma RFI
Passo
1.
Ação
Em uma RFI as respostas necessárias estão localizadas na aba Perguntas (Questions).
Na seção “Questions” clique no link desejado para visualizar e responder as perguntas.
Lembre-se de continuar até que todas as perguntas tenham msido respondidas e clique
em Salvar (Save).
2.
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Qunado todas as perguntas tiverem sido respondidas, feche a seção Perguntas. Você
pode fazê-lo clicando no “X” ou na sequencia da trilha para voltar para a proposta.
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DuPont E-Sourcing – Submitting RFI Responses
Passo
3.
Ação
Uma vez que as respostas estiverem prontas para serem devolvidas, clique no botão
Submeter (Submit).
Alguns eventos podem ser configurados de forma que o fornecedor tenha que submeter
um Lance Inicial e uma Resposta Firme. Desta maneira, pode ser que seja necessário
submeter duas vezes. Uma vez para a Proposta Inicial e outra vez para a Resposta Final.
4.
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Uma notificação por email será enviada para Comprador, avisando-o que a resposta dele
foi processada. O Comprador deverá notificar o Fornecedor, caso alguma informação
adicional for necessária..
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DuPont E-Sourcing – Respondedndo a um RFP ou RFQ
Passo
5.
Ação
Tanto uma RFP, como uma RFQ, necessitam informações de preço, tanto quanto as
respostas às perguntas. Acesse o evento e revise as abas com as informações
pertinentes, requeridas para a proposta ou para a cotação.
A aba Cabeçalho (Header) inclui informações gerais sobre o evento e o seu status.
A aba Taxa de Câmbio (Exchange Rate) fornece taxas de conversão, se for o caso para
o evento.
A aba Programação (Schedule) fornece os detalhes dos tempos do evento.
A aba Informações (Information) contém todas as informações do escopo e das
especificações dos serviços ou produtos licitados.
A aba Perguntas (Questions) contém todas as questões que exigem respostas do
fornecedor.
A aba Item de Linha (Line Item) traz os itens de produto ou serviço que requerem uma
proposta de preço.
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DuPont E-Sourcing – Respondendo uma RFP ou RFQ
Passo
6.
Ação
Use a aba Itens de Linha (Line Item) para digitar as propostas ou cotações.
O Fornecedor digita os
valores da proposta ou
cotação na linha do item
apropriado, para todos os
itens requeridos.
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DuPont E-Sourcing – Submetendo uma Proposta ou Cotação
Passo
7.
Ação
Uma vez que estiver pronto para submeter suas respostas, clique na aba Submeter
(Submit).
Alguns eventos podem ser configurados de forma que o fornecedor tenha que submeter
um Lance Inicial e uma Resposta Firme. Desta maneira, pode ser que seja necessário
submeter duas vezes. Uma vez para a Proposta Inicial e outra vez para a Resposta Final.
8.
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Uma notificação por email será enviada para o Comprador alertando-o que a sua
resposta foi submetida. O Comprador deverá avisar o Fornecedor, caso mais informações
sejam necessárias.
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E-Sourcing – Funcionalidade
da Ferramenta
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Funcionalidade da Ferramenta – Visão Geral de uma RFX
(RFI, RFP, and RFQ)
O E-Sourcing possue uma funcionalidade que facilita os porocessos RFx. Esta
seção vai cobrir esta funcionalidade.
A barra inicial de abas do evento, consiste de:
Gravar (Save)
Desfazer (Undo)
Documento (Document)
Ações (Actions)
Relatórios (Reports)
Anexos (Attachments)
Discussões (Discussions)
Conversa (Chat)
Status
Submeter (Submit)
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Funcionalidade da Ferramenta para RFx
A primeira aba na barra de ferramentas é da funcionalidade Salvar (Save). Ela permite
que o fornecedor grave o trabalho assim que todos os campos requeridos forem
completados. Gravar o documento NÃO quer dizer que a proposta foi submetida.
Gravar, simplesmente irá salvar o trabalho que acabou de ser terminado.
A aba Desfazer (Undo) permite que o fornecedor cancele a última ação tomada.
A aba Documento (Document ) não é usada nos eventos RFx.
A aba de Ações (Actions) permite que o fornecedor faça uma cópia do documento em
PDF.
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Funcionalidade da Ferramenta – Relatórios do RFx
A aba Relatórios (Reports) possui o link que leva o Fornecedor para as Perguntas
Não Respondidas (Unanswered Questions), dentro do evento. També existe um
link para levar ao Resumo de Alterações da Rodada (Round Change Summary).
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Funcionalidade da Ferramenta – Anexos do RFx
A função da ferramenta Anexos (Attachment) leva o fornecedor para os links de todos
os anexos que o Comprador tenha fornecido no evento.
Clique no link do
documento para
visualizar o anexo..
Esta seção também oferece ao Fornecedor a possibilidade de anexar arquivos
simplesmente clicando no botão Anexar Arquivos (Attach Files).
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Funcionalidade da Ferramenta – Discussões do RFx
A ferramenta Discussões (Discussions) permite que o Comprador e o
Fornecedor comuniquem problemas ou perguntas relativas ao evento.
Uma vez que o Fornecedor clique na aba Discussões, uma nova janela será
aberta. Clique no botão de Nova Mensagem (New Message) para iniciar a
mensagem. Esta tela também permite que o Fornecedor veja as mensagens
postadas pelo Comprador.
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Funcionalidade da Ferramenta – Conversa no RFx
A funçao Conversa (Chat) funciona de forma similar ao “instant messaging”.
Para visualizar mensagens de Conversa clique no botão “Chat”.
A tela abaixo será exibida:
O Fornecedor pode
responder ou enviar uma
mensagem digitando-a na
caixa apropriada e clicando
no botão Enviar (Send).
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Funcionalidade da Ferramenta – Status do RFx
O botão Status indica em que fase o evento se encontra. Clicando no
botão Status (neste caso o evento está “In Progress”) o Fornededor será
levado para a tela “Change Phase”. Os Fornecedores podem alterar a fase
que estiver sob a sua responsabilidade clicando nas caixas que estiverem
ativas, marcadas em azul.
Caixas Ativas
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Funcionalidade da Ferramenta – Submetendo um
Lance/ Proposta no RFx
O botão Enviar (Submit) permite que o fornecedor envie uma resposta para o RFx, ao
Comprador. Alguns eventos podem ser configurados para que o fornecedor apresente
uma Oferta Inicial e uma Resposta Firme. Portanto, pode ser necessário submeter
duas vezes. Uma vez para a Oferta Inicial e outra vez para a Resposta Final.
Funcionalidade Adicional
Existem mais alguns pontos úteis que o fornecedor deve estar ciente. Sempre que um
fornecedor quiser sair de uma janela, clicando sobre o
levará ele/ela de volta para
a tela anterior. Clicando na trilha de links, também poderá ajudar a navegação através
do evento.
Trilha de “links”
para a página
designada
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