Palestra:
Indagação
São realizadas reflexões estratégicas quando
almejamos a Gestão de Documentos?
Cenário 1 x Cenário 2
Cenário 2 x Cenário 1
Vamos com calma ...
GAD, SIGAD, GED, ECM ...
Sopa de letras!
Importância dos Órgãos
Definir a política
nacional de arquivos
públicos e privados e
exercer orientação
normativa visando à
gestão documental e a
proteção especial aos
documentos de arquivo.
Importância Leis, ISO
• Lei nº 8.159, de 8 de jan. 1991: política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências
• Lei estadual (MG) nº 19.420: política estadual de arquivos
• Lei nº 12.527 – 2011: Lei de acesso á informação
• ISO 15.489: norma para gestão de arquivos
• ISO 30.300: integração sistema de gestão de documentos
• ISO 14.721: modelo de preservação digital
Encontram-se definições clássicas de ‘documento’,
remontando-se a Paul Otlet na década de 1930, até os
autores contemporâneos:
• objeto informacional;
• contém a noção de ‘informação’ no documento.
Conceituação pouco definitiva.
E ainda ...
O termo gestão de documentos é originário da
expressão
franco-canadense
gestion
de
documents;
Enquanto
que
documentos vem
management.
administração
do termo inglês
de
record
GAD - Gestão
Estágio de
preparação e
arquivística
transmissão do
documento:
original, cópia,
rascunho ...
de
É o material no
documentos
qual as
informações são
registradas: papel,
fita, bytes ...
Independente da forma ou do suporte
dos documentos visa:
•
•
•
•
a produção,
manutenção,
preservação de documentos confiáveis,
autênticos e compreensíveis,
bem como o acesso a estes (CONARQ).
SIGAD, GED, ECM
Diferenças conceituais
SIGAD  sistema informatizado voltado
para receber, armazenar, dar acesso
e destinar documentos arquivísticos
em ambiente eletrônico.
Produção
Tramitação
Uso
Avaliação
Realiza o controle do ciclo de vida dos
documentos (CONARQ).
Deve manter a relação orgânica dos
documentos, ou seja, sua ligação ao
anterior e ao subsequente.
Arquivamento
Destinação
SIGAD, GED, ECM
Diferenças conceituais
GED  nome dado na indústria nos anos 1990.
GED é a somatória de tecnologias que visam gerenciar
informações eletronicamente.
GED têm a finalidade de capturar os documentos
convertendo em imagens digitais, armazenando-as
convenientemente e gerando índices eficazes para a
pesquisas.
SIGAD, GED, ECM
Diferenças conceituais
ECM  Gestão de conteúdo corporativo - representa a
evolução da abrangência das tecnologias de GED.
O ECM permite a ampliação da definição de GED e GAD.
Incorpora, também, o gerenciamento de conteúdo nãoestruturado das organizações.
O ECM possibilita, por exemplo, a gestão das informações
presentes em documentos tais como: e-mails, textos,
imagens, vídeos, etc..
Objetivos da Gestão de Documentos
• organização, gerenciamento, manutenção e
destinação dos documentos, de forma eficiente;
• seleção de documentos que possuem valor
administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;
Objetivos da Gestão de Documentos
• assegurar o acesso a informação;
• garantir a preservação e o acesso aos
documentos
de
caráter
permanente,
reconhecidos por seu valor histórico e científico.
A TI desconectada do negócio
Para que ocorra o alinhamento, é importante que
se alinhe a área de TI com as áreas de negócio
Estratégia
de
negócios
Estratégias
de TI
Alinhamento da TI com os negócios
Instrumentos que
materializam o
alinhamento não são
tão conhecidos
Vamos começar
com uma recomendação
de peso
ODOT - OHIO Departament of Transportation
 Desenvolvimento de toda Arquitetura Corporativa
O que é Enterprise Architecture?
• Arquitetura Empresarial ou Corporativa;
• Padrões que expressam negócios e TI;
• Modelar as motivações: razões que fundamentam o projeto;
apoio para tomada de decisões;
• AS IS  TO BE;
• Metamodelos / ontologias (elementos e relacionamentos);
• Stakeholders – participam ativamente;
Motivação: (In) Coerência entre Modelos
Arquitetura de Informação
Arq. de Produto
?
Arq. de Processo
?
?
?
Arq. de Aplicação
Arq. Técnica
?
Arquitetura Corporativa = visão holística
Benefícios almejados/alcançados nos projetos de EA
• Alta abstração - mais simplicidade, menos expressividade;
• Compreensão mais completa da arquitetura organizacional;
• Eliminação de redundâncias;
• Visão clara da gestão estratégia organizacional, com as
atividades do negócio alinhadas com as metas;
• Com estas visões - comunicação mais clara a um público
mais amplo;
Benefícios almejados/alcançados nos projetos de EA
• Identificação dos processos e possíveis otimizações;
• Gestão da informação não estruturada – o que pode ser
capturado e armazenado;
• Visão da TI para suportar os SI de forma precisa;
• Orientação para o desenvolvimento de SI.
Principais insumos a serem capturados para a
modelagem de uma EA
Modelo Motivacional
Exprime direcionamentos
estratégicos que orientam uma
organização
Busca explicar as motivações que
guiam mudanças em organizações
Elementos
Visões
Aplicação em um cenário real
40
P&D Cemig – Projeto GT 507
• Gestão de Recursos Informacionais para Eficiência de
Processos – Gestão de Documentos Contábeis;
• Esforço de pesquisa e desenvolvimento executado na
Cemig – parceria entre a Cemig e a UFMG – 2013 a 2015;
Informacional
Tecnológico
P&D
GT 507
Jurídico
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Normativo
Modelagem
da EA
Oficinas
Projeto
P&D
GT507
de
validação
Modelagem dos
processos
Relatório
de
Gestão
(FNQ)
Base de
consulta
para
modelagem
BSC
(mapas
estratégicos)
Observ.
participante
Entrevistas
Planejamento
estratégico
Dicas para se manter atualizado, com
compromissos e projetos em ordem:
• Dropbox
• GDrive
• Copy
• aDrive
Dicas para se manter atualizado, com
compromissos e projetos em ordem:
trello.com.br
todoist.com.br
evernote.com.br
Obrigado,
shareconsultores.com.br
fernandozaidan.com.br
[email protected]
fernandozaidan
@fernandozaidan
“O sucesso vem para aqueles que fazem com que ele aconteça,
e não para aqueles que deixam que ele aconteça.”
Anônimo
Fernando Hadad Zaidan
- Doutorando – ECI - Ciência da Informação – UFMG. Linha de
estudos: Web Semântica, Wikis, Arq. Empresarial, Web 2.0/3.0.
- Mestre pela Universidade FUMEC. Linha de estudos: Sistemas de
Informação - Gestão do Conhecimento – Administração Estratégica.
- Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade FUMEC.
- Gestor e desenvolvedor de Sistemas Web pelo UNI-BH.
- Analista de Sistemas e Programador de Computadores pela UFMG.
-Experiência profissional de 30 anos inclui cargos de diretor de
empresas de fábrica de software, administrador de TI, analista /
desenvolvedor de sistemas e arquiteto de dados.
- Consultor organizacional – SebraeTec - FUMSOFT.
- Professor e Coordenador de Pós-Graduação e Graduação.
- Professor EAD. Participante do P&D GT507 na CEMIG.
- Orientador de mais de 200 TCCs (trabalho de conclusão de curso).
- Pesquisador do CNPq. Mantém um blog no portal IT-Web.
- Palestrante. Autor de livros e artigos com publicações no Brasil e no
exterior.