Cinco grandes razões para fazer a transição
de GED para ECM
Mesmo após implementar aplicativos de tecnologias essenciais, tais como sistemas integrados de gestão
empresarial (ERP), gerenciamento do ciclo de vida de produtos (PLM) ou gestão da cadeia de suprimentos (SCM),
as organizações ainda enfrentam o desafio de lidar com conteúdo não estruturado, inclusive documentos físicos,
e-mails e faxes. Para armazenar esse conteúdo eletronicamente, muitas empresas recorrem a sistemas de
gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Esse é um ótimo primeiro passo. Porém, para que as informações
da sua organização produzam resultados significativos, deve-se considerara adoção de uma solução de Gestão de
Conteúdo Empresarial (ECM).
Embora GED e ECM possam parecer sinônimos, essas duas tecnologias oferecem funcionalidades muito
diferentes. Enquanto GED enfoca o armazenamento e a recuperação de documentos, ECM permite capturar,
armazenar, integrar, acessar, processar e analisar o conteúdo, funções essenciais que GED não oferece. ECM
leva a sua estratégia de gestão de documentos a um novo patamar. Portanto, não é apenas um sistema para
armazenar conteúdo, mas sim, uma solução que apoia iniciativas estratégicas em toda a organização.
Aqui estão as cinco razões principais pelas quais as empresas estão passando de GED para ECM:
1. ECM é dimensionável e pode atender as necessidades de toda a sua organização. Os aplicativos de
GED muitas vezes são soluções que satisfazem somente as necessidades de um único departamento ou uma
área da empresa. ECM é uma solução completa, flexível e dimensionável que pode atender as necessidades
de toda a organização, desde operações e departamentos administrativos até o atendimento ao cliente. Isso
significa que ECM não satisfaz apenas as suas necessidades atuais, mas também ajuda a vencer os desafios
futuros.
2. ECM elimina os processos manuais que envolvem as informações da sua organização. Uma vez que
o conteúdo da empresa, como faturas ou contratos, é inserido na solução de ECM, ele pode ser direcionado
automaticamente a cada estágio dos processos da empresa. Ao contrário dos sistemas de GED, que não
contam com fluxos de trabalho automatizados sofisticados, um sistema de ECM garante que o seu conteúdo
chegue sempre às pessoas certas no momento exato, o que agiliza processos como a autorização de
procedimentos, aprovação de faturas e gestão de contratos.
3. ECM reduz os riscos. Com ECM, os riscos associados a processos manuais baseados em documentos
físicos se reduzem significativamente. Enquanto os sistemas de GED tradicionalmente oferecem somente
funções básicas de armazenamento e recuperação, ECM dispõe de fluxos de trabalho automatizados, que
eliminam os erros associados ao processamento manual e proporcionam transparência em relação aos
processos, melhorando assim a conformidade.
4. ECM armazena mais tipos de conteúdo. Diferentemente de vários sistemas de GED, ECM permite
armazenar quase todos os tipos de conteúdo, como documentos físicos, fotos e desenhos CAD, o que
possibilita que as informações da sua organização sejam recuperadas instantaneamente. Os funcionários
não perdem mais o tempo que gastavam procurando documentos físicos, documentação de procedimentos de
segurança, desenhos e outras informações.
5. Através de integrações, ECM agiliza processos. Com frequência, os sistemas de GED são
implementados em departamentos específicos e podem ser difíceis de integrar com outros sistemas de TI.
ECM integra-se a qualquer aplicativo de linha de negócios e permite que o usuário recupere as informações
de que precisa sem sair do ambiente a que está acostumado. Qualquer que seja o tipo dos dados, o usuário
tem acesso imediato às informações quando necessita delas, o que agiliza os processos em toda a empresa.
Os processos de negócios são impulsionados por documentos. É essencial que as empresas usem seus
recursos tecnológicos de modo que proporcionem o maior retorno possível sobre o investimento. Soluções
de GED apenas oferecem funções básicas de armazenamento e recuperação, mas soluções de ECM
transformam o seu ambiente de trabalho, agilizando os seus processos de negócios e aumentando a
eficiência de toda a empresa.
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