Companhia de Saneamento de Minas Gerais
MATURIDADE DA SOLUÇÃO
GED
Eleuza de Souza Silva
Diretoria de
Gestão
Corporativa
Organograma
Superintendência
de
Apoio Logístico
DV
Superintendência
Superintendência
DV
DV
DV
DV
DVII
Divisão de Segurança e
Integridade da Informação
Divisão de Segurança e Integridade da Informação:
Introdução de um novo conceito
integridade da informação
sobre
a segurança e
Análise, planejamento e a implementação da segurança:
Exigências da Comissão de Valores Mobiliários - CVM
Lei
Americana
Sarbanes
Oxley
–
SOX
Tríade CIA - Confidentiality, Integrity and Availability.
e
padrão
Atributos básicos:
Confidencialidade
Integridade
Disponibilidade
Antes:
Grande volume de documentação física e processos manuais;
Informação não estruturada;
Ausência de padrões de recuperação da informação;
Morosidade e feudos documentais – Cultura.
Depois:
Foco na segurança e integridade da informação
Conversão das informações em meio físico para meio digital
Otimização da recuperação da informação
Gestão corporativa de conteúdos
Padronização, informatização e agilidade de processos
Processo de mudança
Início: criação da Unidade Organizacional para implantação
GED – Agosto/2008
Início do contrato: 09/02/2009
Processo de implantação: 06/2009 (após fase de ajustes)
Etapas:
• Aquisição do Software
•Módulo Digitalização de documentos (áreas estratégicas):
• Módulo Guarda Externa
da Solução
Níveis de Maturidade
Pró-ativo
A funcionalidade de gestão de conteúdo está disponível amplamente como um serviço
compartilhado e é identificado no contexto de maiores esforços orientados a serviços. A
organização pode incorporar novas tecnologias de conteúdo (por exemplo, DAM) à medida do
necessário, plugando em uma arquitetura flexível para atender aos negócios. Entendimento
sólido dos principais pontos relacionados à gestão da informação e fatores críticos para o
negócio permite a organização disponibilizar novos serviços de forma mais ágil.
Operacional
O conteúdo é gerenciado através da organização – apesar de estar em diversos sistemas. As
temporalidades aplicáveis estão sendo gerenciadas em conteúdo eletrônico crítico. A
organização também identificou qual conteúdo não gerenciar e abriu espaço para a gestão de
conteúdo colaborativo e de redes sociais também.
Em
formação
A organização inventariou seu conteúdo e desenvolveu planos, políticas e procedimentos, mas
está no processo de implementação há alguns anos. Múltiplos projetos estão em andamento
mas correm o risco de conflitar e falhar por falta de uma estratégia mais ampla. Inicia-se a
incorporação de noções de ILM – gestão do ciclo de vida da informação.
2
Incipiente
Abordagens funcionais e projetos surgem para gerenciar alguns conjuntos de conteúdo. Várias
tecnologias e produtos redundantes são utilizados, não na sua plenitude e são aplicados
insuficientemente.
1
Não
gerenciado
A organização não tem uma gestão de conteúdo formal. Discos compartilhados e discos locais
servem para o armazenamento de documentos, resultando em dados redundantes, dificuldade
para encontrar conteúdo, alto nível de retrabalho e frustração dos usuários.
5
4
3
Avanços
Refinamento da implantação: novos desafios se colocam, além da questão
prática, logística ou de sistemas. Apuramos novas necessidades na gestão do
conteúdo, do conhecimento. Primeiramente implantamos medidas objetivas de
conversão de documentos estratégicos, em meio físico, para o meio digital.
Inteligência: nas análises do ambiente interno e externo, inovações tecnológicas e
competitividade no setor demandam maior esforço da Companhia em promover a
segurança e integridade da informação. Ações complementares estão em
andamento.
Análise de demandas: para desenvolver a melhor solução, considerando a visão
do usuário.
Controles
Gestão logística: especificado no Termo de Referência do Contrato, realização de
reuniões periódicas com equipe de projeto para análise de ocorrências,
levantamento de necessidades . Equipe de logística prospecta novas soluções de
gestão documental e conteúdo.
• Suporte de Sistemas: equipe de TI monitora o desempenho do Sistema GED
Corporativo, presta suporte ao usuário , atualiza versões do software, além de
prospectar novas soluções de informática.
• Revisão dos padrões e de processos.
• Disponibilidade do Sistema: 98 % do tempo
Controles
Disponibilidade do Sistema GED
100.00
99.00
98.00
97.00
96.00
95.00
94.00
93.00
92.00
91.00
90.00
89.00
88.00
87.00
86.00
85.00
99.98
99.99
99.96
99.81
Janeiro
Fevereiro
Março
Abril
2015
Para cálculo de disponibilidade do sistema são utilizados 6 (seis) índices sendo que cada um refere-se à disponibilidade de um elemento da Tecnologia da
Informação para manter o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos em funcionamento, os quais são intitulados Índice de Disponibilidade por Assunto ou
IDA: Intranet, Correio Eletrônico, Filenet P8, CPD, Microcomputadores, SAP.
Workflow e sistemas de apoio
• Gestão de armazenagem externa e fluxo logístico – controlado pelo sistema
informatizado do prestador de serviços.
• SAP: implantação de nota de solicitação de serviços ao arquivo documental
• Workflow de carga: usuários são informados, no momento da carga, que as
imagens estão disponíveis no Sistema GED Corporativo.
• Em implantação: fluxo de coleta, digitalização, devolução, medição e aceite
automatizado.
Resultados:
• Quantitativos:
 Digitalização: 20 milhões de documentos (A4)
 Armazenagem externa:
 29.582 caixa Box (A4)
 170.000 plantas (grandes formatos: A0)
 168 rolos de microfilmes/microfichas
 Armazenagem interna: 2350 Box (documentos jurídicos)
Resultados:
Qualitativos:
 Imagens dos documentos disponibilizadas no sistema GED
Corporativo:
 Jurídicos: Contratos, processos trabalhistas, documentos de
contencioso e judiciário.
 Engenharia: projetos de engenharia, plantas, memórias
técnicas, empreendimentos, obras.
 Pessoal: documentos
microfichas (digitalizados)
de
empregados,
 Saúde: prontuários e atestados médicos.
microfilmes
e
Resultados:
Qualitativos:
Obras: documentos do contrato, memórias de medição,
documentos e diário de obras.
Financeiros: notas fiscais e anexos.
 Patrimoniais:
patrimoniais.
cadastro
de
bens
imóveis
e
dossiês
 Monitoramento de lançamentos de esgotos: laudo de análise,
visitas técnicas.
Licitação: toda documentação relativa à licitação desde o
início do processo.
Resultados:
Qualitativos:
 Armazenagem: guarda em local apropriado, controle de pragas,
segurança armada (24x7), Controle de Acesso, local imune a
inundações, prevenção de incêndio, liberação de espaço físico nas
instalações da COPASA, padronização do software de gestão da
guarda dos documentos físicos, SLA´s (service level agreement) de
atendimento para entrega de documentos.
Resultados:
Engenharia:
- Definição das diretrizes de Projetos de Engenharia.
- Padronização do arquivamento, em meio digital, dos novos projetos
de engenharia que, desde Jan/2010, começaram a ser entregues
pelas
empresas
contratadas
em
meio
digital,
com
assinatura/certificação digital inserida automaticamente no sistema
GED.
Oportunidades:
• Migração dos dados existentes nos sistemas utilizados anteriormente
como repositório de imagens para o Sistema GED Corporativo.
• Autonomia na digitalização e cargas de documentos: Unidades clientes
poderão digitalizar, indexar e dar carga no Sistema GED corporativo a
documentação corrente.
Abrangência:
• Todas as Unidades da Empresa
• Criação de acesso controlado pela Unidade detentora da informação conforme
perfis de usuários.
Lições Aprendidas
 Profissionais multidisciplinares.
 Necessidade de parcerias internas para incentivo à adesão, quebra de
resistências.
 Necessidade de revisão de procedimentos e práticas.
 Aprimoramento da gestão de conteúdo com pesquisa de práticas de mercado.
 Desenvolvimento de ações de conscientização sobre a relevância estratégica,
segurança e integridade da informação.
Engenharia social: mitigar ameaças e riscos.
Consumo papel A4
Pós-implantação Solução GED - 2009
45,000
40,000
Quantidade pacotes
35,000
30,000
25,000
20,000
15,000
QUANT.
10,000
5,000
0
Período
Os dados demonstrados podem ter sofrido impacto de outras políticas de redução de consumo de papéis na empresa. Fonte Divisão de Suprimentos
Contato:
Email: [email protected]
Sites
www.copasa.com.br
http://www.copasatransparente.com.br/
Obrigada!