O FATOR ESTRATÉGICO E OS BENEFÍCIOS DO
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
APLICADOS A GESTÃO AMBIENTAL NA AETHRA E
OS IMPACTOS NA CERTIFICAÇÃO ISO 14001
MARILEA DE CASTRO / ALEXSANDRO RIBEIRO
APRESENTAÇÃO DA EMPRESA
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CLIENTES
PRODUTOS
CERTIFICAÇÕES
CERTIFICAÇÕES ISO 14001 EM MINAS GERAIS
Certificado ISO 14001 Aethra Betim
Projeto nº 70595
Ano certificação: 2004
ISO 14001 Aethra Hammer
Projeto: 42513
Ano certificação: 2008
CERTIFICAÇÕES ISO 14001 EM MINAS GERAIS
ISO 14001 Aethra Contagem
Projeto: 45701
Ano certificação: 2010
Certificado ISO 14001 Aethra Thera
Projeto nº 48267
Ano certificação: 2013
PILARES DA GESTÃO AMBIENTAL
GESTÃO
AMBIENTAL
ATENDIMENTO
DA
LEGISLAÇÃO
PREVENÇÃO DA
POLUIÇÃO
MELHORIA
CONTÍNUA
A estruturação do modelo de gestão ambiental da Aethra tem como
Implantação da
Projetos
a norma
ABNT
NBR ISO 14001:2004.
seletiva
coleta
Atendimento às
da
condicionantesespelho
licença ambiental
Ambientais
DESAFIOS PARA A GESTÃO
AMBIENTAL SOB O PONTO DE
VISTA DOCUMENTAL
Fonte:http://datavix.net/imagens/gestao.jpg
EXEMPLOS DE ATIVIDADES AMBIENTAIS PARA AS
UNIDADES MG
LEGENDA
Renovação/
Licenciamentos
Ambientais
Auditorias ISO
14001
Monitoramento
Condicionantes
SUPRAM
Monitoramento
Condicionantes
SECRETARIA BH
Relatório de
atividades/
Pagamento TCFA
Monitoramento
Contratatos
Efluentes Copasa
Vistorias Corpo de
Bombeiros AVCB
Reunião Plano de
Metas Ambientais
Treinamentos
CENÁRIO ORGANIZACIONAL EM 2006
• Lentidão nos processos de licenciamento e
renovação de licenças ambientais;
• centralização de documentos no setor de Meio
Ambiente (visando acesso rápido às informações);
• dificuldade de atendimento à fiscalizações e
vistorias;
• aumento dos riscos operacionais no cumprimento
dos prazos de condicionantes ambientais;
• dificuldade de atendimento de auditorias de
conformidade legal (auditoria de 2ª parte);
• lentidão no atendimento de auditorias ISO 14001
(regra dos 30 segundos!)
• volume crescente de documentos nas unidades.
O DESAFIO DO CENTRO DE
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
EM RELAÇÃO A PROBLEMÁTICA
DA DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL
Fonte:http://datavix.net/imagens/gestao.jpg
• Quanto custa a informação?
• Considerar a informação como produto, recurso e patrimônio da
empresa.
• Avaliar os ganhos obtidos com relação ao custo de geração da
informação.
• Avaliar hora/homem profissional envolvido no processo
produtivo.
• Avaliar transporte e distribuição da informação.
• Verificar trâmite da documentação na empresa.
• Assegurar acessibilidade à informação.
CONCEITO
• Gerenciar e centralizar as informações da empresa;
• permitir acesso rápido e seguro;
• automatizar processo de trabalho;
• reduzir custos operacionais;
• aumentar produtividade.
CARACTERÍSTICAS DO GED
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Plataforma: linux (open source);
banco: postgresql (open surce);
linguagem: php (open source);
totalmente web;
permite acesso também pelo celular (tecnologia wap);
permite acesso por palms;
permissões a nivel de acesso personalizado;
possibilita pesquisa em todos os modelos de documentos;
reconhece diversos formatos (Word, planilhas, imagens, pdf,
html, etc.);
• faz OCR em imagens;
• possui modolo para empréstimos e gerenciador de empréstimos.
O USO DO GED NO
GERENCIAMENTO DA
DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL
METODOLOGIA UTILIZADA
LEVANTAMENTO DE DOCUMENTAL:
• Identificação dos modelos documentais gerados pelo
setor considerando a ligação entre os processos da
empresa, e necessidade de atendimento e
recuperação da informação.
DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PARA CADASTRAMENTO DE
DADOS E INFORMAÇÕES;
• Identificação dos campos de indexação de cada
modelo de documento identificado.
PARCERIA
Fonte: www.google.com.br/imagens
A realização do trabalho em conjunto com o cliente foi
determinante para o sucesso do projeto.
ACESSO À DOCUMENTAÇÃO
AMBIENTAL
Fonte: http://www.cnf.org.br/documents
INTRANET
Licença Ambiental de uma das
unidades. Acesso via GED
Exemplo de documento
protocolizado no órgão ambiental
e disponível para acesso via GED
USO DO GED NAS AUDITORIAS DE
CERTIFICAÇÃO E MANUTENÇÃO
ISO 14001
Auditoria de conformidade legal com uso do
GED
BENEFÍCIOS DO USO GED PARA A
ESTRATÉGIA DE GESTÃO
AMBIENTAL
BENEFÍCIOS OBTIDOS
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Centralização, padronização e preservação de informações;
melhoria na tomada de decisão;
rapidez no acesso a informação e documentação física e digital;
redução de custo com copias/impressões;
redução de custo mão-de-obra;
padronização do acervo físico e digital;
acesso em qualquer empresa do grupo;
agilidade no atendimento a auditorias, clientes internos e
externos;
segurança de informação-backup
melhoria da imagem da Aethra a perante clientes internos
externos e auditoria;
atendimento a todas as empresas do grupo Aethra;
ganho de produtividade.
BENEFÍCIOS OBTIDOS
• Redução da massa documental no setor;
• racionalização/otimização de custos (espaço físico e
mobiliário);
• organização do setor;
• eliminação de riscos de perdas e/ou extravio de
documentos;
• rapidez no acesso a informação;
• segurança da informação (controle de acesso por permissões
de acesso).
OUTROS BENEFÍCIOS PARA A GESTÃO AMBIENTAL
• Aumento de credibilidade perante clientes, órgãos
ambientais e organismo certificador;
• redução em cerca de 60% no tempo gasto para formalização
de processos de licenciamento ambiental;
• visão panorâmica dos documentos ambientais;
• descentralização das informações;
• possibilidade de melhor atendimento a fiscalizações de
órgãos ambientais;
• aumento da eficácia na gestão documental do Plano de
Gerenciamento de resíduos sólidos.
O futuro...
Visualizar o futuro é sonhar com os olhos bem abertos.
Nossa missão é estimular o cliente a sonhar, a criar um
desafio que transcenda a sua realidade atual.
Inovar e melhorar sempre exige esforço, investimento e
oportunidade de aprendizagem, crescimento focado em
obtenção de resultados.
Obrigado.
www.aethra.com.br