MANUAL FINANCEIRO DA EMBRAPA
1 – VIAGEM NO PAÍS
SUMÁRIO
1. Objetivo
2. Campo de aplicação
3. Referências
4. Condições gerais
5. Rotina
6. Responsabilidades
7. Anexos A, C, E, G e I (normativos)
8. Anexos B, D, F, H e J (informativos)
1. OBJETIVO
Esta Norma estabelece os procedimentos para as viagens a serviço no País,
de empregado da Embrapa, bem como de colaborador eventual (convidado).
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Esta Norma se aplica a todas as Unidades da Embrapa.
3. REFERÊNCIAS
Norma 037.007.002.001 deste Manual, Deliberação Nº 4, de 2 de março de
2007, BCA nº 12/2007, de 19/03/2007
4. CONDIÇÕES GERAIS
4.1 - Para efeito desta Norma será considerado empregado todos os
detentores de
matrícula funcional na Embrapa, exceto os estagiários
e bolsistas.
4.2.-.O afastamento da sede de trabalho, em caráter eventual ou transitório, de
empregado da Embrapa e de colaborador eventual, para outra localidade
do território nacional, somente será efetuado no interesse da Embrapa.
4.3.-.O.afastamento fica condicionado à existência de disponibilidade
orçamentária/financeira, bem como, ao limite para despesa de
deslocamento, na respectiva Unidade e depende de autorização prévia
formalizada, a qual indicará:
a) os dados do favorecido;
b) o objetivo da viagem;
c) o período de afastamento (data e horário previstos para início e término
da viagem;
d) o percurso e o meio de transporte a ser utilizado;
e) o valor previsto para atender as despesas de viagem.
4.4..-.A. indicação de empregado para participação em eventos deverá ser
precedida de avaliação entre o Ordenador de Despesa da Unidade e os
técnicos ligados diretamente ao assunto, levando-se em consideração os
possíveis benefícios que poderão trazer para a Embrapa e a escolha
deverá priorizar o técnico que tenha trabalho a apresentar ou que venha
desenvolvendo projeto de pesquisa relacionado ao tema do evento.
4.5 - A viagem deverá ser programada com a antecedência necessária, a fim
de garantir menores preços de passagens aéreas, hospedagem e outras
despesas inerentes à viagem.
4.6..-.As passagens aéreas devem ser adquiridas preferencialmente em tarifas
promocionais na classe econômica, em vôos de carreira nacional e
regional, sendo vedada a emissão de bilhete de passagem “em aberto”, a
aquisição de passagens em classe executiva, bem como aluguel de táxi
aéreo.
4.7.-.O empregado deverá dar preferência a hotel que mantém convênio com a
Embrapa ou àquele que ofereça menor preço.
4.8..-.A viagem que tenha o seu início na sexta-feira, sábado ou feriado, bem
como a sua extensão até domingo, segunda-feira ou feriado, deverá ser
devidamente justificada.
4.9..-.É vedada a autorização de viagem nos seguintes casos:
a) a empregado que se encontra em gozo de férias ou licença;
b) a empregado detentor de qualquer adiantamento com prestação de
contas vencida na Embrapa;
c) a empregado com 3 (três) adiantamentos de viagem pendentes de
prestação de contas;
d) a colaborador eventual detentor de adiantamento com prestação de
contas vencida na Embrapa.
4.10..-.São Ordenadores de Despesa e competentes para autorizar o
afastamento de empregado, requisitar passagem aérea e aprovar a
respectiva prestação de contas:
a) Diretor-Presidente;
b) Diretor Executivo;
c) Chefe de Unidade Central;
d) Chefe/Gerente-Geral de Unidade Descentralizada;
e) Coordenador Técnico de Unidade de Execução de Pesquisa e
Desenvolvimento- UEP;
f) Gerente Local de Escritório de Negócios.
4.10.1.-.O afastamento dos próprios titulares relacionados neste item, bem
como a requisição de passagem e as respectivas despesas de viagem
serão autorizadas e aprovadas por um dos referidos titulares ou pelo
seu substituto oficialmente designado, não sendo permitida a auto
concessão.
4.10.2.-.Os titulares relacionados nas alíneas “c”, “d”, “e” e “f” do item 4.10
desta Norma, são competentes para autorizar viagens de
colaboradores eventuais, bem como aprovar as despesas
correspondentes, de até 15 (quinze) dias, no período de 30 (trinta) dias
ininterruptos, contados a partir da data de início da viagem.
4.10.3.-.A viagem de colaborador eventual que ultrapassar a 15 (quinze) dias,
deverá ser previamente autorizada por um membro da Diretoria
Executiva.
4.11.- O Diretor-Presidente da Embrapa, através de ato próprio, fixará os
valores máximos para as diárias e para a gratificação, sempre que
houver necessidade de atualização, com base na proposta anual
apresentada pelo Departamento de Administração Financeira - DAF,
estabelecerá novos valores de forma a torná-los compatíveis com os
preços praticados no mercado, relativos aos gastos de hospedagem com
café da manhã, alimentação e transporte urbano, para as seguintes
categorias:
a) Empregados (vide item 4.1 desta Norma);
b) Colaborador eventual (convidado).
4.11.1.-.Os valores das diárias para a categoria constante da alínea “a” deste
item para o Distrito Federal e Capitais dos Estados, serão majorados
em até 30% (trinta por cento) em relação ao valor das diárias
estabelecidas para as cidades de interior.
4.11.2.-.As diárias de viagem da categoria constante da alínea “a” deste item,
destinam-se ao pagamento das despesas com alimentação, bebidas
não alcóolicas, locomoção urbana e telefonemas particulares.
4.11.3 - Os titulares relacionados nas alíneas “c”, “d”, “e” e “f” do item 4.10,
poderão estabelecer, por ato próprio, os valores das diárias a serem
praticados na Unidade, obedecido ao valor máximo determinado pelo
Diretor-Presidente.
4.12.- A cada dia de afastamento com pernoite, o favorecido fará jus ao valor
estabelecido da 1 (uma) diária para capital ou interior, conforme o caso,
e no dia de retorno à metade da diária, independente da hora de saída
ou de chegada da viagem.
4.12.1 - Nas viagens sem pernoite, o favorecido fará jus à até metade do
valor estabelecido da diária para capital ou interior, conforme o caso.
4.13 - Nos deslocamentos sem pernoite para municípios limítrofes da sede de
trabalho, será adotado o sistema de despesa comprovada, até a metade
do valor estabelecido da diária para capital ou interior, conforme o caso,
ressarcida por meio de Autorização de Suprimento – AS/FFC.
4.13.1 - São considerados municípios limítrofes (aglomerações urbanas,
as
micro-regiões ou regiões metropolitanas) para efeito de
deslocamento, os municípios diferentes da sede de trabalho, as saídas
para: campos experimentais, compras de materiais/serviços, condução
de empregados ou colaboradores eventuais (convidados) a locais de
embarque ou desembarque (aeroporto, estação rodoviária, ferroviária
ou porto), decorrentes de atividades da Embrapa ou exigências
permanentes do cargo.
4.14 - Não haverá pagamento de diária a empregado, quando for conveniente
para a Embrapa pagar diretamente aos prestadores dos serviços as
despesas de hospedagem, alimentação e transporte, podendo ser
ressarcidas as despesas comprovadas e previstas nesta Norma.
4.15 - Desde que seja vantajoso para a Embrapa e exista disponibilidade
financeira, poderá ser fornecido um adiantamento ao empregado para
aquisição direta da passagem aérea ou do pacote de viagem, quando
devidamente justificado.
4.16 - Quando o afastamento do empregado tiver por objetivo a prestação de
serviço em locais desprovidos das mínimas condições de locomoção,
hospedagem e alimentação, o Ordenador de Despesa da Unidade
poderá autorizar, em caráter excepcional, o fornecimento dos meios
indispensáveis para realização da viagem, ou o custeio das despesas de
viagem até o dobro do valor da diária estabelecida para a localidade.
4.17 - É vedado o pagamento do adiantamento de viagem com antecedência
superior a 3 (três) dias úteis da data prevista para o início da viagem.
4.18 - A Embrapa fornecerá adiantamento a empregado para atender ao
pagamento das diárias e das despesas de viagem, as quais serão
apresentadas na prestação de contas.
4.19 - O adiantamento para viagem não
poderá
ultrapassar a
importância correspondente a 4 (quatro) vezes o valor das diárias do
período de afastamento, exceto em situações especiais, mediante
justificativa aprovada pelo Ordenador de Despesa que autorizou a
viagem.
4.20 - No formulário que autoriza a viagem conterá declaração
do
empregado autorizando a retenção em folha de pagamento do valor do
adiantamento (passagem e numerário), no caso de descumprimento do
prazo de prestação de contas da viagem.
4.21 - O adiantamento (numerário) será feito através de crédito em conta
bancária, sujeitando-se o empregado, ao desconto em folha de
pagamento do valor do adiantamento (passagem e numerário), tal como
houvesse firmado a declaração ali referida.
4.22 - A AV deverá ser encaminhada à Área de Orçamento e Finanças
com a antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis do início da viagem,
para que se realize a conferência e os registros necessários à sua
liquidação.
4.23 - A AV será caracterizada pelo código da Unidade no SIAFI, sigla da
Área e numeração seqüencial anual.
4.24 - Haverá incidência de encargos e tributos sobre diárias pagas no mês,
pelo seu valor total, sempre que exceder a 50% (cinqüenta por cento) da
remuneração mensal do empregado.
4.25 - O empregado deverá comunicar à Chefia que autorizou a viagem, logo
que possível:
a) qualquer ocorrência que venha impedir, prorrogar ou antecipar o
normal cumprimento da viagem;
b) qualquer eventualidade que o obrigue a ausentar-se das localidades
previstas na programação;
c) qualquer alteração no roteiro ou meio de transporte;
d) qualquer fato que venha alterar o objetivo da viagem.
4.25.1 - O Ordenador de Despesa que autorizou a viagem informará à Área de
Orçamento e Finanças, por escrito, qualquer alteração porventura
ocorrida em relação aos dados da viagem inicialmente previstos,
devendo constar na prestação de contas da viagem a justificativa das
alterações.
4.26 - As diárias de viagem de colaborador eventual destinam-se ao
pagamento das despesas totais da viagem (hospedagem, alimentação e
transporte urbano), independente da hora de saída ou de retorno.
4.26.1 - A Embrapa fornecerá o meio de transporte necessário à
realização da viagem do colaborador eventual (passagem aérea,
ferroviária, marítima ou fluvial), podendo ser fornecido adiantamento
para esse fim.
4.27 - Em caráter excepcional e a critério do Ordenador de Despesa da
Unidade, poderá ser concedida ao colaborador eventual uma
gratificação diária, cujo valor será estabelecido pelo Diretor-Presidente.
4.27.1 - Para concessão da gratificação, deverá ser considerada a importância
do serviço, a natureza do trabalho a ser executado e o nível técnico
do colaborador eventual.
4.28 - Haverá incidência de tributos (INSS, IRRF e ISS), se for o caso, sobre o
valor pago a colaborador eventual, a título de diária e/ou de gratificação.
4.29 - O colaborador eventual fica obrigado a apresentar para prestação
de contas os cartões de embarque e, se houver, os bilhetes de
passagem aérea utilizados (eletrônico e/ou tradicional), bem como as
demais despesas de deslocamento, no prazo de até 5 (cinco) dias
úteis após o seu retorno à localidade de origem.
4.30 - O empregado fica obrigado a apresentar, através do formulário PCV, a
prestação de contas da viagem, juntando os cartões de embarque e, se
houver, os bilhetes de passagem aérea utilizados (eletrônico e/ou
tradicional), bem como as demais despesas realizadas, nos seguintes
prazos:
a) de até 3 (três) dias úteis após o retorno ao seu local de trabalho,
quando a viagem for custeada pelo sua Unidade de lotação;
b) de até 5 (cinco) dias úteis quando a viagem for custeada por outra
Unidade da Embrapa, ou quando o adiantamento for concedido a
empregado que esteja prestando serviço fora de sua Unidade de
lotação;
c) quando a viagem for custeada entre Unidades Centrais, a alínea “b”
não se aplica.
4.31 - Caso exista trecho de passagem não utilizado ou diferença de tarifa, o
favorecido deverá informar, quando da prestação de contas, para que
sejam tomadas as providências de recebimento do crédito junto às
empresas aéreas.
4.32 - Não é permitida efetuar compensação entre prestação de contas de
2 adiantamentos.
4.33 - Quando a viagem for custeada por outra Unidade que não aquela em
que o empregado é lotado, a Unidade que custeará a viagem, solicitará
ao DAF, quando conveniente, a transferência orçamentária da sua
Unidade para a Unidade de lotação do empregado.
4.34 - A critério do Ordenador de Despesa da Unidade, ou do Chefe imediato,
poderá ser exigido do empregado o relatório técnico da viagem
realizada, bem como cópia do certificado, diploma ou atestado de
participação no evento, se for o caso.
4.34.1 - No caso de participação do empregado em curso de especialização ou
similar, em substituição ao relatório, deverá ser anexada à prestação
de contas da viagem cópia do certificado, diploma ou atestado de
participação.
4.35 - Não ocorrendo a apresentação da prestação de contas nos prazos
estabelecidos, cabe ao Ordenador de Despesa que autorizou a viagem:
a) NO CASO DE EMPREGADO
Tomar providências junto ao devedor para regularização da
pendência, ou determinar o desconto em folha de pagamento do
valor total do adiantamento (passagem e numerário);
b) NO CASO DE COLABORADOR EVENTUAL
Entrar em contato com o devedor informando sobre a pendência,
comunicando-lhe que estará impedido de realizar nova viagem até a
sua regularização ou adotar outras medidas legais cabíveis.
4.36 - Quando a viagem não se realizar, o favorecido deverá devolver à
Embrapa os valores recebidos (passagem, diárias e gratificação, se
houver) no prazo de até 3 (três) dias úteis após o recebimento do
numerário, devendo a Área de Orçamento e Finanças efetuar o
recolhimento na conta da Embrapa e providenciar, junto à empresa
aérea, o reembolso do bilhete de passagem não utilizado.
4.37 - O Ordenador de Despesa que autorizou a viagem do colaborador
eventual ao tomar conhecimento da viagem não realizada, informará, de
imediato, à Área de Recursos Humanos e à Área de Orçamento e
Finanças para que sejam cancelados ou compensados, quando couber,
os recolhimentos dos encargos correspondentes.
4.38 - O Departamento de Gestão de Pessoas – DGP encaminhará ao DAF,
juntamente com a Folha de Pagamento, um relatório contendo o nome
dos empregados devedores de cada Unidade e os valores retidos,
correspondentes aos adiantamentos de viagem com prestação de
contas vencidas.
4.38.1 - O DAF, com base nesse relatório, providenciará a transferência de
recursos financeiros às Unidades de lotação dos respectivos
empregados devedores.
4.39 - Independentemente do processo de retenção em Folha de
Pagamento, o empregado deverá apresentar sua prestação de contas
e regularizá-la no menor prazo possível.
4.40 - Após a apresentação e regularização da prestação de contas, a
Área de Orçamento e Finanças da Unidade providenciará a devolução
ao empregado do valor retido em Folha de Pagamento, comunicando à
Área de Recursos Humanos para a devida baixa na ficha financeira do
empregado.
4.41 - Serão pagas ou ressarcidas, mediante comprovação de documento
hábil:
a) as despesas de hospedagem(diárias do hotel, café da manhã
quando cobrado separado da diária, lavanderia e as taxas
regularmente acrescida à conta), sendo que o total dessas despesas
não poderá ultrapassar a 3 (três) vezes o somatório das diárias de
todo o período de afastamento;
b) as despesas referentes a ligações telefônicas a serviço, assim
conceituadas as que se efetivarem com Unidades da Embrapa ou
com outras entidades ou pessoas no trato de assuntos de interesse
da Empresa, desde que anexados os comprovantes fornecidos pelo
hotel ou pelas companhias telefônicas;
c) o transporte utilizado entre o local de trabalho, residência e/ou
hospedagem e o local de embarque ou desembarque (aeroporto,
estação rodoviária, ferroviária ou porto) para efeito desta Norma é
considerado não urbano, devendo ser comprovado mediante
documento do prestador do serviço (táxi) ou através de CD,
contendo o valor, o percurso e a data;
d) excepcionalmente, as despesas de transporte urbano, desde que
justificadas e aprovadas pelo Ordenador de Despesa que autorizou
a viagem e mediante comprovação expedida pelo prestador do
serviço ou através de CD, devendo constar o valor, o percurso e a
data;
e) as despesas de combustível, lubrificante, pedágio, estacionamento,
lavagem, quando a viagem for realizada em veículo da Embrapa, de
outro órgão ou excepcionalmente, em veículo próprio, para atender a
viagem ou parte dela, desde que obedecidas as normas vigentes
específicas estabelecidas pelo Departamento de Administração de
Materiais e Serviços – DRM;
f)
excepcionalmente, as despesas com taxa de inscrição em eventos
(seminários, simpósios, congressos, cursos, feiras, etc.), desde que
justificadas e aprovadas pelo Ordenador de Despesa que autorizou
a viagem;
g) as despesas com taxa de remarcação de vôo ocorridas por interesse
da Embrapa;
h) as despesas com excesso de bagagem, quando de interesse da
Embrapa;
i)
excepcionalmente, as despesas com locação de veículo, quando for
indispensável para realização do objetivo da viagem, devidamente
justificadas e aprovadas pelo Ordenador de Despesa que autorizou
a viagem.
4.42 - As notas fiscais de todas as despesas realizadas em viagem,
constantes da prestação de contas, deverão ser emitidas em nome do
favorecido.
4.43 - O meio de transporte a ser utilizado nas viagens a serviço deverá ser
o de carreira existente no mercado (aéreo, rodoviário, ferroviário,
marítimo e fluvial), ou da Embrapa, quando este for o mais econômico,
ou de transporte público quando ofertado.
4.44 - No deslocamento por via rodoviária, ferroviária, marítima ou fluvial, a
passagem deverá ser adquirida diretamente pelo empregado e
ressarcida quando da prestação de contas da viagem, podendo ser
fornecido adiantamento para esse fim.
4.45 - Para a escolha do meio de transporte adequado serão considerados os
seguintes aspectos: local de origem e local de destino; urgência do
serviço; e o mais econômico para a Embrapa.
4.46 - Quando a viagem for realizada em veículo da Embrapa, ou de outro
órgão, o empregado poderá solicitar um adiantamento para atender as
despesas exclusivas do veículo (combustível, lubrificante, pedágio,
estacionamento, lavagem) ou solicitar o ressarcimento dos gastos
quando da prestação de contas da viagem.
4.47 - Após o processo licitatório, o Chefe do DRM e o Chefe/Gerente-Geral de
Unidade Descentralizada encaminharão à empresa de transporte aéreo
ou à agência de turismo contratada, os cartões de autógrafos das
pessoas credenciadas para requisitar bilhetes de passagem aérea, de
conformidade com a legislação vigente.
4.48 - Todo bilhete de passagem aérea somente poderá ser requisitado quando
houver a emissão prévia da Solicitação de Viagem - SV, devidamente
assinada pelo Ordenador de Despesa autorizando a viagem, e o
favorecido tiver a certeza da sua realização.
4.49 - Ao ser emitida a Requisição de Transporte - RT, deverá ser utilizada a
tarifa economicamente mais vantajosa para a Embrapa, de
conformidade com as rotas existentes.
4.50 - Após a efetivação da reserva junto à companhia aérea, qualquer
mudança de trecho ou troca de horário de vôo que implique em despesa,
a responsabilidade e providências são exclusivas do favorecido.
4.50.1 - No caso de mudança de trecho ou de horário, troca ou cancelamento
de vôo por interesse da Embrapa, ou por impossibilidade de realização
da viagem, o favorecido deverá fazer uma justificativa quando da
prestação de contas da viagem, ficando o ônus das despesas cobradas
de responsabilidade da Embrapa.
4.51 - Caso exista trecho de passagem não utilizado ou diferença de tarifa, o
favorecido deverá informar na prestação de contas da viagem, para que
sejam tomadas as providências de recebimento do crédito junto às
empresas aéreas.
4.52 - Havendo mudança no trecho original da viagem, por interesse da
Embrapa, e na impossibilidade de emissão imediata de novo bilhete de
passagem através de requisição, o empregado poderá adquiri-lo com
recursos próprios e incluí-lo, com a justificativa correspondente, na
prestação de contas de viagem para o devido ressarcimento.
4.53 - A PCV, preenchida será inicialmente examinada pela Área de
Orçamento e Finanças, para adoção dos procedimentos relacionados
com controles, aspectos formal e legal da documentação, no prazo de 2
(dois) dias úteis a contar do recebimento da PCV.
4.54 - Estando a documentação em ordem, a Área de Orçamento e Finanças
deverá encaminhar a PCV para a aprovação do Ordenador de Despesa
que autorizou a viagem.
4.55 - Caso a documentação necessite de justificativa, comprovação
ou esteja incompleta quanto ao aspecto formal e/ou legal, a Área de
Orçamento e Finanças devolverá a PCV ao devedor do adiantamento,
indicando os itens a serem regularizados;
4.55.1 - Nos casos do subitem anterior, será revigorado o prazo por mais 2
(dois) dias úteis para a regularização indicada e a reapresentação da
PCV à Área de Orçamento e Finanças.
4.55.2 - Caso a regularização documental não se proceda no prazo indicado, a
PCV deverá ser reapresentada sem esses documentos, os quais
serão ressarcidos após sua regularização, se for o caso.
4.56 - O Ordenador de Despesa que autorizou a viagem, recebendo da Área
de Orçamento e Finanças a PCV, procederá ao seu exame quanto aos
aspectos relacionados com o objetivo, roteiro, duração e adequação das
despesas de viagem, no prazo de 2 (dois) dias úteis, a contar de seu
recebimento.
4.57 - Estando de acordo, o Ordenador de Despesa aprovará a prestação de
contas, rubricando o campo correspondente na PCV, e justificativa, se
houver, devolvendo-a a Área de Orçamento e Finanças.
4.58 - A Área de Orçamento e Finanças solicitará ao empregado o valor (em
GRU quitada, cheque ou moeda corrente) do "saldo a devolver" da PCV,
para a sua liqüidação e baixa correspondente.
4.59 - Quando houver “saldo a receber”, este será processado pela Área de
Orçamento e Finanças até o 3º dia útil após o recebimento da PCV
aprovada.
4.60 - No caso do Ordenador de Despesa não aprovar a PCV apresentada,
deverá indicar os fatos glosados e devolver a documentação ao
empregado para regularização e reapresentação à Área de Orçamento e
Finanças, reiniciando-se o processo.
4.61 - O Ordenador de Despesa da Unidade será o responsável pelo fiel
cumprimento das disposições contidas nesta Norma, bem como pelos
procedimentos definidos pelo DAF.
4.62 - A inobservância
dos
critérios, procedimentos
e
princípios
estabelecidos nesta Norma, sujeitará o responsável ao ressarcimento
dos danos causados à Embrapa, sem prejuízo das penalidades
disciplinares cabíveis.
4.63 - Caberá à Assessoria de Auditoria Interna - AUD examinar, a qualquer
tempo, o cumprimento das disposições contidas nesta Norma.
5. ROTINA
Os procedimentos para adiantamento de viagem e a correspondente prestação
de contas, obedecerão os seguintes passos:
5.1 - ADIANTAMENTO DE VIAGEM - AV - Empregado
Nº
1
2
3
4
EXECUTOR
PROCEDIMENTOS
FORMULÁRIO
Solicitante
Emite Solicitação de Viagem contendo os
valores da AV e da RT, se for o caso,
indicando nos campos próprios que se
trata de viagem no País ou no Exterior;
DAF-130
Solicitante
Após o registro orçamentário, encaminha
a documentação ao Ordenador de
Despesa para aprovação;
Ordenador de
Despesa
Analisa a necessidade e conveniência da
viagem, se aprovada, encaminha à Área
de Orçamento e Finanças a AV para as
providências de pagamento e à Agência
de Viagem a RT, para a emissão do
bilhete de passagem (ver rotina de RT);
Área de
Orçamento e
Finanças
6
Área de
Orçamento e
Finanças
7
Encaminha a documentação à Área de
Orçamento e Finanças para controle
orçamentário;
Área de
Orçamento e
Finanças
5
Área de
Orçamento e
Finanças
DAF-131
Providencia
o
pagamento
adiantamento de viagem;
DAF-130
DAF-131
do
Mantém uma via da AV junto com os
demais documentos, baixa nos controles
internos e imprime o movimento do dia,
por
meio
da
transação
”>IMPCONFORM”, OPÇÃO “OB”;
DAF-131
Mantém controle dos adiantamentos de
viagem aguardando comprovação;
5.2 - ADIANTAMENTO DE VIAGEM - AV - Colaborador Eventual
(Convidado)
Nº
1
2
EXECUTOR
PROCEDIMENTOS
FORMULÁRIO
Solicitante
Emite AV e RT, se for o caso, indicando
nos campos próprios que se trata de
viagem no País ou no Exterior;
DAF-130
Solicitante
Encaminha ao Ordenador de Despesa
para autorização;
DAF-131
3
Ordenador de
Despesa
4
Área de
Orçamento e
Finanças
5
Área de
Orçamento e
Finanças
Analisa a necessidade e conveniência da
viagem, autoriza e encaminha a AV à
Área de Orçamento e Finanças para as
providencias de adiantamento e a RT à
Agência de Viagem, para emissão do
bilhete de passagem (ver rotina de RT);
Recebe a AV com os cálculos dos
tributos, providencia o pagamento e
mantém uma via da AV junto com os
demais documentos, baixa nos controles
internos e imprime o movimento do dia,
por
meio
da
transação
“>IMPCONFORM”, OPÇÃO “OB”;
Mantém controle dos adiantamentos de
viagem aguardando comprovação;
DAF-130
DAF-131
DAF-131
5.3 - REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE – RT
Nº
EXECUTOR
PROCEDIMENTOS
FORMULÁRIO
1
Agência de
Viagem
Recebe a RT, emite o bilhete de
passagem, encaminha ao favorecido e
devolve uma via da RT à Área de
Serviços Auxiliares/DRM;
DAF-130
2
Área de
Serviços
Auxiliares
Mantém controle das RT’s para posterior
conferência com a fatura;
DAF-130
5.3 - REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE – RT
Nº
EXECUTOR
PROCEDIMENTOS
FORMULÁRIO
3
Agência de
Viagem
Emite a fatura e anexa as RT’s
correspondentes encaminhando à Área
de Serviços Auxiliares/DRM;
DAF-130
4
Área de
Serviços
Auxiliares/DRM
Recebe a fatura, confere com as RT’s e
verifica a existência de Carta de Crédito;
DAF-130
Agência de
Viagem
Após o recebimento da solicitação de
crédito de trechos não utilizados, verifica
a sua existência para emissão e remessa
da Carta de Crédito à Ára de Serviços
Auxiliares/DRM;
6
Área de
Serviços
Auxiliares/DRM
Recebe a fatura, confere com as RT’s e
verifica a existência de Carta de Crédito,
encaminhando à Área de Orçamento e
Finanças para pagamento;
7
Área de
Orçamento e
Finanças
Providencia o pagamento da fatura
descontando as Cartas de Crédito
existentes;
Área de
Orçamento e
Finanças
Mantém o processo de pagamento junto
com os demais documentos, baixa nos
controles
internos
e
imprime
o
movimento do dia, por meio da transação
“>IMPCONFORM”, OPÇÃO “OB”;
5
8
DAF-130
5.4 - PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM – PCV
Nº
1
EXECUTOR
PROCEDIMENTOS
FORMULÁRIO
Solicitante
Preenche
a
PCV
juntando
a
documentação
correspondente,
e
encaminha à Área de Orçamento e
Finanças para conferência;
DAF-132
5.4 - PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM – PCV
Nº
EXECUTOR
PROCEDIMENTOS
FORMULÁRIO
Confere a validade da documentação de
despesa da PCV:
2
Área de
Orçamento e
Finanças
a) havendo divergência devolve
solicitante para regularização; e
ao
b) estando a documentação de acordo,
atesta e encaminha ao Ordenador de
Despesa para aprovação;
DAF-132
3
4
Área de
Orçamento e
Finanças
Havendo trecho de passagem não
utilizado, solicita à Agência de Viagem a
Carta de Crédito correspondente;
Área de
Serviços
Auxiliares/DRM
Recebe e mantém o controle das Cartas
de Créditos, encaminhadas pela Agência
de Viagem, para dedução nas faturas de
pagamento;
Analisa os dados constantes da PCV,
principalmente quanto aos objetivos da
viagem, roteiro, duração e adequação
das despesas efetuadas;
Caso esteja de acordo, aprova a PCV e
encaminha ao solicitante para juntar à
mesma, o valor (GRU quitada, em
cheque ou moeda corrente) do saldo a
devolver, se for o caso;
Quando houver saldo a devolver ou a
receber e, mesmo que não haja saldo,
encaminha a PCV à Área de Orçamento
e Finanças;
5
Ordenador de
Despesa
6
Ordenador de
Despesa
7
Solicitante
8
Área de
Orçamento e
Finanças
Recebe a PCV, juntamente com o saldo
a devolver, se houver, providenciando a
anulação do empenho e a sua quitação.
No caso de saldo a pagar, efetua o
reforço do empenho, sua liquidação e o
pagamento ao favorecido;
DAF-132
DAF-132
DAF-132
DAF-132
5.4 - PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM – PCV
Nº
EXECUTOR
PROCEDIMENTOS
FORMULÁRIO
9
Área de
Orçamento e
Finanças
Mantém a PCV, juntamente com os
comprovantes
de
despesas,
no
movimento do dia, para lançamento no
Boletim respectivo e os registros;
DAF-132
6. RESPONSABILIDADES
6.1 - O favorecido que receber adiantamento para atender às despesas de
viagem é o responsável pela apresentação da prestação de contas
dentro do prazo estabelecido nas normas internas da Embrapa, e pelo
aspecto formal e legal da documentação da despesa.