Profa. M. Sc. Rafaela De Angelis Barros
Módulo - Gestão de Eventos
Objetivos

Capacitar profissionais da área da alimentação para:
 Gerir diferentes tipos e categorias de eventos;
 Planejar,
produzir
e
coordenar
eventos
em
empreendimentos gastronômicos (restaurantes, buffets,
casa de festas, entre outros);
 Atuar e gerenciar todas as fases da organização do
evento;
 Conhecer os conceitos de etiqueta, cerimonial e
protocolo.

 Identificar os meios, equipamentos e serviços
necessários para a organização e realização de
eventos.
 Desenvolver estratégias de Marketing (captar eventos
e atrair recursos);
Elaborar, avaliar e implantar projetos de eventos.
EVENTOS
Conceitos/Significações

CONCEITOS

 Ação do profissional mediante pesquisa, planejamento,
organização, coordenação, controle e implantação de um
projeto, visando atingir seu público – alvo com medidas
concretas e resultados projetados;
 Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o
objetivo de alcançar o seu público-alvo pelo lançamento de
produtos, apresentação de uma pessoa, empresa ou
entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar
a sua imagem;
CONCEITOS

 Realização de um ato comemorativo, com finalidade
mercadológica ou não, visando apresentar,
conquistar ou recuperar o seu público-alvo;
 celebrar acontecimentos importantes e significativos
ou estabelecer contatos de natureza gastronômica,
comercial, cultural esportiva, social, familiar,
religiosa, cientifica, etc.
CONCEITOS

O bom evento é algo inusitado, inovador e desafiante. Uma
oportunidade de vivenciar algo realmente diferente, pois
somente desta forma o público vai dele participar.
Assim, podemos afirmar que o evento é uma promessa de
entretenimento e lazer, uma expectativa de sucesso e uma
certeza de vivências emotivas. O público, ao participar de
um evento, busca distração, sucesso, emoção, beleza e
novidade.
CONCEITOS

O evento tem características de um produto - deve ser
inovador, satisfazer as necessidades do público, criar
expectativas, possuir um nome de fácil memorização e um
forte apelo promocional.
Outra característica do conceito de evento é a questão do
tempo único de realização. Os eventos, ainda que
programados, idênticos no formato, programa e local, nunca
serão iguais, diferindo na apresentação e na participação do
público, o que dá ao evento esse caráter único.
CONCEITOS

Outro ponto importante é a relação do evento com o lugar. O lugar
é o depositário final, obrigatório, do evento, onde o espaço é
modificado, transformado e/ou adaptado para sediar o
acontecimento e nele ocorre as diversas manifestações do
presente.
Essas condições específicas de efemeridade e unicidade dos
eventos marca uma relação estreita entre tempo e lugar, exigindo
uma reflexão sobre o uso do tempo na sociedade atual, a
apropriação dos lugares e a intenção dos eventos.
Evolução histórica dos eventos no mundo
As origens dos primeiros eventos


O ser humano sempre foi ávido por viver situações de
descobertas e de grandes acontecimentos. Isso podemos
verificar desde a civilização antiga, em que encontramos os
primeiros registros de deslocamentos de pessoas de uma
localidade a outra, em que se reuniam para tratar de
assuntos de interesse de todos.
 Pré história – Prática de rituais religiosos e
comemorações

 Santa Ceia


 As sociedades arcaicas marcavam
seu tempo por meio de eventos
envolvendo oferta de alimentos,
determinados, na maioria das
vezes, pelas estações do ano.
ANTIGUIDADE
Os jogos olímpicos da Era Antiga, datados de 776
a.C.

 Festas Saturnálias, instituídas em 500 a.C. , das quais
derivam o carnaval.

 Roma Antiga – Luta de gladiadores

 Egito Antigo - Coroações e mortes.

China - Séc. XII a. C.

Origem dos documentos de cerimonial e protocolo.
 A civilização antiga deixou de herança para os eventos o
espírito de hospitalidade, a infraestrutura de acesso e os
primeiros espaços de eventos.

Eventos na Idade Média
Início da idade Média > Eventos religiosos e comerciais causaram
o deslocamento de um grande número de pessoas.

IDADE MODERNA
 A revolução industrial operou grandes mudanças na sociedade.
Os principias eventos eram de cunho científico e técnico.

 No Brasil, os primeiros eventos foram as feiras em
lugares abertos por todo o país.

 Brasil - vinda de D. João VI.
 07/02/1840 – Primeiro evento em local apropriado, o
Baile de Carnaval no Hotel Itália, realizado no próprio
salão do hotel.

 Eventos no século XIX – Científicos, técnicos, como
eventos
esportivos,
feiras
de
amostras
e,
principalmente, das exposições universais.

Eventos do século XXI

 Mega eventos: COPA do Mundo, Olimpíadas, Carnaval
do Rio de Janeiro, Fórmula 1.
Tendência de eventos: EVENTOS GASTRONÔMICOS
CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS
 Em relação ao público

 Os eventos em relação ao público que atinge podem
ser classificados em:
 Eventos fechados – ocorrem dentro de determinadas
situações específicas e com público-alvo definido, que
é convocado e/ou convidado a participar;
 Eventos abertos – propostos a um público, podem ser
divididos em evento aberto por adesão e evento aberto
em geral.
Em relação à área de interesse
Esses eventos podem ser classificados em:
 Gastronômico
 Artístico
 Científico
 Cultural
 Cívico
 Desportivo
 Folclórico
 Lazer
 Promocional
 Religioso
 Turístico

Os eventos podem ser classificados, do ponto de vista
organizacional, em institucionais e promocionais.

 Os eventos institucionais são aqueles que visam criar ou
firmar o conceito / imagem da empresa, entidade, instituição,
governo ou pessoa, sem objetivos mercadológicos imediatos;
 Os eventos promocionais: são aqueles que visam à
promoção da empresa, da entidade, instituição, governo,
pessoa, produto ou de um serviço visando fins
mercadológicos.

 Por localização ou abrangência Podem ser: mundiais,
internacionais, latino-americanos, brasileiros, regionais
ou municipais.
 Por data ou frequência – permanentes,
únicos ou de oportunidades.
esporádicos,
Por sua dimensão – está relacionado com o número total de
participantes. Podem ser:

 Macro – mobiliza milhares de pessoas, colaboradores e
participantes. Exemplo: Copa do Mundo.
 Grande porte - mobiliza milhares de pessoas, sendo operado
apenas por empresas privadas. Exemplo: Festa de Peão de
Barretos.
 Médio porte - com adesão de até mil participantes. Exemplo:
Curitiba Restaurant Week.
 Pequeno porte – abrange apenas um segmento e tem número
específico e reduzido de público.
Pelo perfil dos participantes:

 Geral - aberto a vários setores.
 Especifico - composto por técnicos e profissionais com
atividades e interesses comuns.;
CONTRIBUIÇÃO DOS EVENTOS

O evento deve ser pensado como uma atividade econômica e
social, que gera uma série de benefícios para os
empreendedores, para a cidade promotora, para o comércio
local, restaurantes, hotéis e para a comunidade.
A análise de mercado, oferta, demanda, estudo de viabilidade
econômica e controles diversos são atividades indispensáveis.
 Oportunidade de equacionamento de períodos sazonais;

 Uso de infraestrutura e serviços de elevado padrão de qualidade,
de modo a valorizar o profissionalismo, requerendo serviços
dinâmicos;
 Contribuição para o crescimento dos negócios locais por conta
do intercâmbio comercial e empresarial, no qual se estabelecem
contatos diretos entre fabricantes e consumidores;
 Regeneração de áreas urbanas, como áreas portuárias e outras
desestruturadas ou não priorizadas na cidade, podendo
constituir-se muitas vezes em oportunidades de investimentos.

Para oferecer um serviço mais eficiente e elaborar um
produto mais adequado para seu cliente na área de
eventos, é preciso compreender como a área trabalha
em toda a sua extensão, qual a relação dos objetivos
propostos para o evento com a execução dele, como
e quando são escolhidos os fornecedores.
Ética profissional

O organizador de eventos
 Profissional atuante e de extrema organização;
 Conhecimento prático e teórico;
 Visão Holística;
 Dedicação e a pesquisa;
 Noções de regras de etiqueta;
 Postura profissional: "estamos falando em algo que
mexe com os sentimentos, independente de ser um
evento social particular ou profissional”.
Para um evento de sucesso, é necessária a
identificação de uma ou várias necessidades e/ou
oportunidades encontradas em um ou mais segmentos.

A grande maioria dos novos eventos, de qualquer tipo
ou natureza, é concebida sob um desses dois ângulos:
 Oportunidade - Novo nicho de mercado
 Especialização - segmentação
Clientes não compram produtos, mas expectativas. E
isso significa simpatia, afetividade, reconhecimento e
sinceridade.

“Evento é um produto de extremo valor, que não pode
ser testado adiantadamente, e o que induz o cliente a
comprá-lo é simplesmente a perspectiva de satisfação
de suas expectativas” (CANTON, 2000).
Captação de evento

Fazendo a lição de casa:
 Defina detalhadamente o que é a sua empresa;
 Conheça profundamente toda a infraestrutura;
 Qualifique os produtos existentes;
 Conheça bem os seus clientes;
 Detalhe o histórico de vendas;
 Avalie corretamente a concorrência;
 Avalie a situação geográfica em que está localizado.
ELABORAÇÃO DO BOOK (Dossiê ou Kit candidatura)
FASES DE UM EVENTO

PRÉ-EVENTO
EVENTO (TRANSEVENTO)
PÓS-EVENTO
PRÉ-EVENTO

 Planejamento e organização
Planejamento: espinha dorsal do evento
Organização: pulmão e o coração do evento
Planejamento

Planejar o evento é agilidade no desempenho, é melhorar
na execução das tarefas, é mensurar com mais acuidade os
resultados e ter referências para avaliá-los.
 Ganha-se tempo;
 Despendem-se menos esforços;
 Evita-se desperdício;
 Tomam-se medidas que minimizem imprevistos
facilitem sua resolução quando surgirem;
 Atingem-se objetivos propostos.
e
Pré-Projeto do evento
Identificação de
necessidades ou
oportunidades

Pesquisa
e coleta
de dados
Definição inicial
dos objetivos e
resultados do
evento
Recursos
Despesas
Infraestrutura
Recursos humanos
Análises
de
mercado
Pré-projeto do evento x Projeto do evento

Diferencial : Detalhamento mais esmerado e mais
rigoroso quanto ao levantamento de custos e previsão
de receitas.
Pré-evento
Pré-projeto do
evento

O PROJETO
Evento
EXECUÇÃO
Pós-evento
AVALIAÇÃO E
FECHAMENTO
MODELO - PROJETO DE EVENTOS
 1. Título (Tipologia)
 2. Entidade ou empresa promotora
 3. Entidade ou empresa organizadora

 4. Local (infraestrutura, serviços, acessibilidade, sinalização, etc).
 5. Apresentação do evento (tema, local, data(s), público-alvo,
resumo do evento anterior etc)
 6. Objetivos
 7. Justificativa
 8. Programação do Evento (Roteiro)
 9. Orçamento (recursos materiais (administrativo), recursos
humanos, materiais de divulgação, recursos audiovisuais e
equipamentos, fluxo de caixa, etc)
 10. Cronograma
 11. Anexos (instalações, planta ou croqui do local, modelo de
ficha de inscrição, e de formulário de avaliação, regulamento de
funcionamento do evento, modelos de materiais de divulgação,
cotas de patrocínio, fotos, dentre outros)
Captação de Recursos e
Promoção de Eventos

Merchandising
Anúncios
Cotas de patrocínio, apoio e permuta
Estratégias de
Comunicação e Marketing

Como acontecerá a divulgação de seu evento?
Quais serão os meios de comunicação utilizados?
Quando serão feitas a veiculação e divulgação?
Outdoor, radio, TV, impressos, mala direta, revista, jornal,
Internet, faixas, brindes, cartazes, anúncios/publicidade,
logomarca, mídia eletrônica, etc.
Orçamento
É o demonstrativo do cálculo das receitas que devem ser
arrecadadas e das despesas que deverão ser realizadas para um
mesmo evento.

Incluir no orçamento:
 Receitas (caixa inicial ou saldo anterior; Inscrições;
comercialização
do
evento;
doações;
auxílios
governamentais; merchandising; anúncios; cotas de
patrocínio, apoio e permuta)
 Despesas (estratégias de comunicação e marketing; recursos
materiais; recursos humanos; serviços e fornecedores;
infraestrutura interna e externa; tributos, impostos e taxas;
comissões; administrativo e logístico)
Fluxo de caixa

É a sequencia das receitas e das despesas
efetuadas, agrupadas de acordo com critérios
predefinidos e lançadas no exato espaço de
tempo em que ocorrem.
Permite rápida e fácil visualização da real
situação do caixa do evento, num espaço
temporal determinado (dia, semana, mês ou
ano).
EVENTO (TRANSEVENTO)

Checking list
- detalhamento de atitudes,
providências, tarefas, materiais ou necessidades
do evento.
Acompanhamento do cronograma de
atividades.
PÓS-EVENTO

 Desmontagem física das infraestruturas;
 Pagamentos;
 Pendências administrativas e contábeis;
 Avaliação (administrativa e qualitativa; pontos
fortes e fracos, checar e avaliar os checking list e
cronogramas
TIPOLOGIA
Eventos sociais (Alimentação)

 Almoço ou
americano)
jantar
(Mesa
posta
ou
buffet
 Brunch
 Café da manhã (breakfast) Continental ou Buffet
 Happy Hour

 Coquetel
 Chás
 Festas ao ar livre
 Coffe-break
 Banquete
Eventos sociais
(Alimentação)

 Limpeza e aparência dos locais onde são preparados e
servidos os alimentos;
 Atitude, presteza e eficiência no atendimento dos
funcionários;
 Variedade do cardápio;
 Preço;
 Flexibilidade e parceria da organização;
 Criatividade;
 Horário de atendimento.
Servir refeições, lanches, coffe break e outras opções de
alimentação são apenas um das grandes preocupações da
grande maioria dos eventos.

A escolha do cardápio e tipos de serviços:
 Está condicionada ao orçamento do evento;
 É influenciada pela região onde o evento
realizado(produtos regionais, sazonalidade);
 Sofre restrições da infraestrutura local.
é
Formas de pagamento

 Por pessoa;
 Por quilo;
 Por garrafa ou bandeja;
 Por hora;
 Por rolha;
 por produto.
Coffe break

Observações de diretrizes e dicas para ajudar a melhorar a
operação e reduzir os custos:
 Peça que a mesa esteja pronta pelo menos 15 minutos antes
do horário previsto;
 Ao final, verifique atentamente o consumo efetuado (analise
as sobras para avaliar os itens de maior consumo e melhor
aceitação);
 Disposição das mesas;
 Duração padrão é de 30 minutos;
 Bebidas dispostas nas extremidades oposta da mesa, em
relação à saída da sala, para facilitar a circulação dos
participantes;

 O atendimento será mais ágil se, em grupos maiores de 70
pessoas, os complementos do café e chá, como açúcar, limão,
adoçante, creme e colheres extras, ficarem afastadas do local
onde as bebidas e a comida estiverem dispostas;
 Observe a temperatura ambiente;
 O consumo no intervalo da tarde tende a ser menor que o
da manhã;
 Defina o nível de qualidade desejado e acerte, entre outros,
quanto atendentes serão necessários para alcançá-los.
Almoço e Jantar
Refeições

 Definição da demanda (qualitativo e quantitativo)
 Cardápio (matérias primas, quantidade, diversidade e
restrições);
 Horário de atendimento;
 Tipo de serviço;
 Infraestrutura, equipamentos, recursos, produtos e serviços)
Coquetel

 Defina o nível de qualidade desejado e acerte, entre
outros, quanto atendentes serão necessários para alcançálos.
 Evite oferecer bebidas alcoólicas antes da comida;
 Perfil de consumo
quantitativo);
da
demanda
(qualitativo
e
 Não ofereça produtos muito salgados, que estimulam a
sede e, consequentemente, o aumento do consumo;
A procura por bebidas e alimentos também está diretamente
relacionado:
a) Ao horário:

 Antes do almoço: 30% pedirão bebidas alcoólicas e apenas
um drinque por pessoa;
 Antes do jantar: a procura por bebidas aumenta e a da
comida diminui;
 Imediatamente após o término do evento: se o esquema
adotado for o de bebidas pagas o consumo é menor e a
adesão é de 50% dos participantes. Bebidas gratuitas
elevarão a adesão para 80% e o consumo para 2 a 2,5
drinques por pessoa/hora ou 3 a 3,5 por pessoa por 1 h e 30
min de duração. Comidas serão menos procuradas num
coquetel servido das 17 h ás 18 h do que uma hora mais
tarde;
b)Vinculada á outras atividades

 Gratuidade: bebidas gratuitas aumentam o consumo,
em relação a um evento com bebidas pagas. Num
coquetel antes do almoço, por exemplo, cerca de 30%
dos participantes consumirão um drinque durante 1
hora;
 Se oferecido antes do jantar, a procura por bebidas
aumenta e a da comida diminui.
c) Duração

 Para uma hora de duração, pode estimar em 2 a 2,5
drinques por pessoa, e para 1h e 30m, calcule 3 a 3,5
drinques por pessoa;
 Não estimule os convidados a sentar. Providencie
assentos apenas para cerca de 25% do total;
Serviços











À Francesa
À Inglesa direto
À Inglesa indireto
Buffet
Cafeteria
Self-service
Americano ou À Americana
Preset
Á Brasileira
Franco americano
Á Russa
À Francesa
 Praticado em eventos requintados e formais
 Grupo reduzido de participantes
 Familiarizados com esse tipo de serviço
 Procedimento
 Garçons com luvas
Entrega o prato vazio, pelo lado direito
Travessa sobre a mão esquerda do garçom junto com os talheres
Guardanapo entre a travessa e a mão
Apresentam os alimentos ao participante em uma travessa para
que ele se sirva, pelo lado esquerdo
 O participante se serve




À Francesa

Vantagens



Número reduzido de garçons
Pouca especialização dos garçons
Desvantagens

Morosidade
 Os alimentos devem vir da cozinha desdobrados para
facilitar a retirada
 Espaço entre as cadeiras deve ser ampliado
 Em caso de dois pratos utilizar dois garçons
 Cardápio



Entrada fria
Um ou dois pratos quentes
Sobremesa
À Inglesa direto
 O alimento é servido no prato do participante
 Procedimento
 O garçom coloca o prato na frente do participante, pelo
lado direito
 O garçom apresenta a travessa pelo lado esquerdo
 Mão esquerda protegida por um guardanapo de serviço
 Serve com a mão direita
 Retira da travessa uma porção de alimento e a deposita na parte
inferior do prato
 Molhos - à esquerda e na parte superior
 Guarnições – à direita e na parte superior
À Inglesa direto
 Vantagens
 Rapidez do atendimento
 Desvantagens
 Muita qualificação e experiência do garçom
 Não recomendado para alimentos quebradiços ou
frágeis
 Recolher ou colocar em um rechaud após servir
 Conservar aquecida
À Inglesa indireto

Utilizado um carrinho ou mesa auxiliar (guéridon)




Guéridon




Pratos
Talheres
Travessas de alimentos
À direita – travessas
Ao centro – pratos vazios
À esquerda – guarnições
Procedimento




Garçon apresenta a travessa ao participante pelo lado esquerdo e a
recoloca no guéridon
Retira da travessa porções de alimento e coloca no prato vazio do
guéridon
Servir pelo lado direito
Retira o prato vazio colocado na frente do participante

Obs: Na reposição, deve ser adotado o Serviço à Inglesa Direto
À Inglesa indireto
 Vantagens
 Maior segurança ao garçom
 Comodidade ao participante
 Desvantagens
 Morosidade
 Maior espaço para movimentação
Buffet


Muito praticado em almoços, coquetéis e jantares
Mesa especial, carro ou balcão térmico
 Pratos quentes e frios (devem ser etiquetadas as
travessas)
 Variedade
 Quantidade

Procedimento
 Os participantes apanham os pratos e talheres junto à
mesa ou balcão
 Os participantes se servem
 Voltam aos seus lugares para degustação
Buffet

Vantagens






Desvantagens



Desperdício
Maiores cuidados com a higiene e a “validade” dos alimentos
Início




Facilita a escolha dos alimentos pelos participantes
Menor custo
Menor número de funcionários
Atende a um número grande de participantes
Informal
Liberado pelo anfitrião
Autorizado pelo maitre
Pode ser usada uma ordem para facilitar o fluxo
Garçons




Serviços de bebidas
Reposição dos pratos do buffet
Orientação e auxílio aos participantes
Recolhimento e reposição de louças, talheres e copos
Banquete
Refeição
 Requinte
 Qualidade
 Sofisticação
Ocasiões solenes
Atenção
aos
detalhes
Coquetel
 Reunião social
 Atendentes circulando
 Mesa ou bancada com
comidas
e
bebidas
dispostas
 Pratos leves
 Canapés quentes ou frios
 Mini - sanduiches
 Bebidas
 Alcoólicas
 Água
 Refrigerantes
Disposição das mesas e cadeiras

MESAS

Redondas
 Reuniões com poucos participantes
 Eventos de grande porte (gastronômicos)
 Retangulares e quadradas
 I = 30 a 40 pessoas
 Imperial ou Francesa
 Duas mesas separadas
 Mesa inglesa
 T = 40 a 50 pessoas
 U = mais de 50 pessoas
 E = mais de 50 pessoas
 Em pente com um dente
 Em pente com vários dentes
 V = Usada em debates
 Leque ou espinha de peixe
 Maior participação do auditório

Disposição das mesas e cadeiras
Mesas Redondas

Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em I

Mesa imperial ou francesa
Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em I

Duas mesas separadas
Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em I

Mesa inglesa
Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em T

Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em U

Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em U – Em seminários

Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em U – Em seminários

Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em E – 1 ou vários dentes

Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em V

Disposição das mesas e cadeiras
Mesas em Leque ou Espinha de Peixe

Mise – en - place

Conjunto de operações de abertura e funcionamento do salão de
atendimento


Inspecionar a limpeza e o suprimento do ménage
Saleiros
Galheteiros
Óleos
Azeites
 O ménage não deve ser colocado previamente na mesa
 Examinar o funcionamento dos carrinhos de transporte de
alimentos e pratos
 Verificar
 Som; Iluminação; Decoração
 Colocar as peças nos aparadores de serviço
 Talheres; Louças




Disposição de peças


Copos
 Água
 Vinho tinto
 Vinho branco
 Vinho do Porto
 Licor
 Taça para champagne
Disposição de peças

Talheres
 À direita do prato
 Faca grande
 Faca de peixe
 Colher de sopa
 À esquerda do prato
 Garfo grande
 Garfo de peixe
 Garfo menor
 Acima do prato
 Horizontalmente
 Talheres de frutas
 Colher de sobremesa

Disposição de peças

 Louças
 À esquerda de cada prato (ao alto)
 Pratinho para pão e manteiga
4
3 ou

7
6
5
3
8
9
13
11
16
Menu
15
1
2
14
10
12
1. Garfo para peixe
2. Garfo para carne
3. Pratinho para pão
4. Água
5. Vinho tinto
6. Vinho branco
7. Champagne
8. Garfo para sobremesa
9. Colher para sobremesa
10. Faca para carne
11. Colher para
consommé/sopa
12. Faca para peixe
13. Cardápio
14. Sousplat
15. Prato raso
16. Guardanapo
Dicas
 Pessoal de atendimento em um Banquete
 Maîtres

 Um para cada grupo de 40 a 50 pessoas;
 Garçons
 Em geral
 Um para cada grupo de 10 a 15 pessoas;
 Simples
 Um para cada grupo de 20 a 25 pessoas;
 Requintados
 Um para cada grupo de 10 pessoas;
 Frios e salgados
 Um para cada grupo de 20 a 25 pessoas;
Dicas
 Enxoval de mesa

 Toalhas
 Geralmente brancas e compridas
 Guardanapos
 Linho natural (jantar)
 Amarelos ou verdes
 Plissês para carrinho e balcão
 Saias (skirts) de mesa
 Cobre manchas
DICAS DE ETIQUETA À MESA
 MESA DO CAFÉ DA MANHÃ
 No café da manhã, as louças e talheres usados são de
sobremesa.

 Se os cereais fizerem parte do cardápio, é preciso incluir
uma colher de sopa entre os talheres e colocar um prato
embaixo da tigela, que nunca deve estar diretamente na
mesa.
 O pratinho de sobremesa deve ficar na direção de quem
toma o café, distante no máximo 5 cm da borda da mesa.
Isso evita que migalhas de pão, frios, queijos ou bolos
caiam sobre a toalha.
 A xícara com o pires é colocada um pouco acima do prato, à
direita.
 Facas e colheres ficam á direita do prato e garfos à
esquerda.
DICAS DE ETIQUETA À MESA
 MESA DO ALMOÇO / JANTAR :
 Serviço a Americana:

 É prático;
 Serve-se em ocasiões não formais;
 Arruma-se uma mesa com talheres, pratos empulhados
e o que será utilizado durante a refeição, em outra mesa
dispõe-se os pratos de comida;
 Cada convidado se servirá e procurará acomodar-se da
melhor maneira possível, podendo ficar de pé.
DICAS DE ETIQUETA À MESA

 Serviço à francesa:
 Requer Garçons;
 O garçom traz o prato e a pessoa é quem serve o
alimento.
 Serviço à inglesa:
 O garçom é quem serve diretamente da travessa ao
prato que está à frente do convidado.
OUTRAS DICAS

 Sobremesa: para facilitar a circulação, peça que sejam servidas em
apoiadores separados e afastados das opções salgadas;
 Consumo: por oferecer menor consumo, o serviço oferecido
sentado, como à francesa, em algumas ocasiões, pode ser mais
barato que os demais;
 Tamanho dos copos e pratos: sem perder a qualidade e o visual de
seu evento, você pode reduzir o consumo;
 Por que não trocar pratos? Você pode servir frango em vez de filé
mignon? Você mantém a qualidade e reduz o orçamento;
 Atendimento: além das dicas na definição do cardápio e nos níveis
de qualidade, a cooperação de seu fornecedor pode-se estender
também na composição dos demais detalhes do evento, como na
instalação dos equipamentos e na atuação dos garçons no evento;

 Idade do grupo: atenção quanto ás bebidas destiladas;
 Vinho tinto x vinho branco: a proporção de consumo médio é de 2
garrafas de vinho tinto a cada 10 de vinho branco e atenção á
escolha da combinação com os pratos;
 Entradas: saladas levam mais tempo para serem consumidas do
que uma entrada quente, como sopa;
 Impostos, taxas de serviço e gorjetas: antes de concluir seu
orçamento, verifique se esses itens estão incluídos nos preços
fornecidos;
DICAS DE CARDÁPIO
 A organização é um ponto que pode fazer a diferença num jantar.

 Se você tomar algumas providências simples, não se atrapalhará
na hora de servir nem precisará passar a festa inteira na cozinha,
resolvendo problemas de última hora e deixando os convidados
esperando.
 O ideal é que esteja tudo terminado pelo menos trinta minutos
antes da hora marcada.
 Lembre-se que as primeiras pessoas a chegar precisam de mais
atenção.
 Não é preciso seguir a tradição, com entrada, salada, prato
principal e sobremesa.
 O ideal é que a pessoa respeite seu bolso, sua casa e sua maneira
de viver.
 O que conta é o capricho e o carinho.
DICAS DE CARDÁPIO
 Não sirva um festival de tira-gostos como entrada;
 Não tente inventar moda;

 Torradinhas com patês e decorações coloridas são ótimas opções,
pois poupam tempo e dispensam a necessidade de outros
aperitivos;
 Não queira impressionar os convidados preparando dois tipos de
carne, por exemplo;
 Escolha apenas uma receita e lembre-se de avisar qual será o
cardápio, pois nem todo mundo gosta de comida Tailandesa ou
de bacalhau;
 O mais comum é servir entrada, o prato principal que pode ser
carne branca ou vermelha com guarnição e salada, sobremesa e
queijos ou frutas;
DICAS DE CARDÁPIO
 É permitido recolher os pratos dos quais as pessoas já se
serviram, mas os doces devem ficar até o final da festa.

 Prefira o serviço americano, pois não obriga a improvisar lugar
para quem chegar sem aviso, evitará a imagem desagradável dos
espaços desocupados caso algum convidado não apareça;
 Diga para o convidado que tipos de bebidas serão servidos e
deixe que ele escolha. Isso impedirá que alguém peça algo que
você não tenha;
 Nos menus mais requintados é servido sorbet, um sorvete muito
leve de fruta cítrica com pouco açúcar, conhecido como tiragosto, preparando o paladar para o seguinte.
Fases e etapas do evento
PRÉ-EVENTO
Parte 1 – Briefing

 Situação: o cliente entra em contato e quer um evento
gastronômico. Em geral o orçamento é solicitado com
urgência, pois é o primeiro interesse do cliente: quanto
você vai cobrar dele.
 Primeira lição: Antes que você envie um preço, questione
os detalhes do evento.
Sugestão: não responda o e-mail logo com um “Sim”, “Posso
fazer” ou “Ok”, etc. Marque uma reunião: Briefing
Prepare-se para esta reunião! (Aparência e conhecimento)
Segue abaixo algumas informações essenciais para a elaboração
do orçamento:
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
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


Para quantas pessoas?
Qual tipo de serviço? Francesa? Russo?
Almoço ou Jantar?
Qual tipo de comida?
Local? Em casa ou num lugar com cozinha caseira ou profissional?
Tem instalações próprias?
Serão contratados garçons ? Quem contrata estes garçons?
Utensílios e decoração da mesa, travessas, panelas,… tem, ou o chef
deve organizar?
Compras, quem faz? O cliente ou o chef?
etc.

Ouça seu cliente, pergunte e sugira se for necessário, pois
afinal o especialista é você e é de seu interesse que o
serviço fique bem feito, pois é o seu nome que será
comentado.
Após a analise destas perguntas e da conversa pode-se
começar a elaborar um orçamento.
Parte 2 – O orçamento

Após a sua primeira impressão, o orçamento deve completar
seu profissionalismo. Neste momento temos que ter em mente
que o evento não está totalmente definido e acordado, pois o
valor pode fazer reduzir ou aumentar o tamanho do evento, ou
simplesmente após a conversa o cliente pode ter aceito alguma
de suas sugestões e modificado a proposta dias depois.
Então, temos as informações do evento, vamos colocar em prática o
orçamento:
 Pesquise no mercado e se atualize com os preços.

Os seguintes detalhes devem estar descrito no orçamento:
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


Orçamento – nome do evento;
Nome do contratante;
Cidade e data onde será realizado o orçamento;
Validade do orçamento;
Descrição do trabalho/serviço;
Formato do evento;
As responsabilidades por conta do contratante;
As responsabilidades por conta do contratado;
Valor do orçamento;
Condições de pagamento;
Assinatura do contratado;
Você pode achar que precisa de mais informação, mas
lembre-se que o orçamento funciona como um
segundo cartão de visita.

Disponha as informações no documento de forma fácil
e clara para o cliente entender. Se tiver, formate as
informações de contato como: sites, e-mails e telefones
padronizados e apresentados no rodapé ou cabeçalho
– simples, pois lembre-se “menos é melhor”. Se for do
agrado, pense também numa logomarca.
 Antes da assinatura, é de costume deixar uma frase
mostrando a disponibilidade de negociação, pois abre para
novas negociações e se for de seu interesse então, acrescente:

O orçamento para este evento é passível de adaptação e/ou
modificação, se necessário.
 Releia para corrigir eventuais erros de ortografia ou
disparidades nas informações e encaminhe ao seu cliente.
 É de costume solicitar a acusação do recebimento e assim
aguardar o retorno de seu cliente, não tem problema nenhum
em ligar informando que o orçamento foi enviado, isso não
demonstra desespero, mas sim atenção e cuidado.
O contato e o briefing já aconteceram (Parte 1) e o cliente
aceitou o orçamento (Parte 2).

É a situação de executar,
então a dica é planejar
para prevenir e
acontecer
PLANEJAMENTO
PRÉ-EVENTO
Parte 3 – Planejamento

 Definição do Tipo de Evento
- Segmento
- Tema
- Público-alvo
 Objetivos e Metas
 Variáveis do Evento
- Local
- Datas e Horários
- Programação
Elaborar um cronograma de atividades, com descrição e
especificação de todos os passos a serem desenvolvidos a
partir da escolha do local.

Liste o que deve ser feito e dê prazos para que aconteçam;
Contatos fornecedores: mantenha sempre atualizado, nome,
assunto, telefone, site, e-mails;
Contatos equipe: mantenha sempre atualizado com nomes,
telefones, e-mails dos chefs, auxiliares, garçons, manobristas;
Parte 4 - Coordenação e Organização

 Delegar funções
 Definição do Plano de Ação Setorial (check list e roteiro)
 Definição dos Fatores Internos e Externos ao Evento
 Recursos Humanos
 Cerimonial & Protocolo
 Marketing do Evento
- Estratégia de Divulgação
- Processo de Venda
Elaboração do CHECKING LIST de Alimentos e Bebidas
Evento:______ Data:___/___/___ Hora:_____ Local:___

 Previsão do número de participantes (qtdade. e descrição)
 Decoração Interna e externa
(tema; cores das toalhas,
guardanapos; tipo e quantidade de arranjos; iluminação; equipamento, quantidade e descrição).
 Confecção de cardápio (Equipe responsável; Tipo de serviço;
Definição do cardápio; Fichas-técnicas: pratos e modo de preparo;
Lista de compras: lista de todos os ingredientes para o cardápio e
respectivas quantidades; Utensílios: material para produção).
Bebidas: (Equipe responsável; Tipos de bebidas; Quantidade;
Ingredientes (caso necessite de preparação prévia); Combinações
prato + bebida).

Equipamentos: (áudio e som; localização da instalação, mesa de
apoio; palco, pista de dança, etc.).
Mesas: (Tamanho; formato; disposição; quantidade; descrição).
Recursos Humanos: (Garçons; Maître; recepcionista; cozinheiro;
chef; etc.; quantidade e descrição).
Infraestrtutura:
(Banheiros;
chapelaria;
ar-condicionado;
aquecimento; estacionamento; acesso para deficientes, etc.).
Cozinha: (Equipamentos operacionais (fogão, forno, fritadeira, etc.);
Equipamentos de serviço (balcões normais, aquecidos ou
refrigerados, réchauds, baldes p/ bebidas, bandejas, etc.); Serviços
de Mesa e Apoio).

Vestuário: (Equipe da cozinha; Equipe do salão; Equipe da
recepção).
Operacionalização: (débito único - faturamento total; Tickets
individuais; taxas).
Restrições alimentares: (Diabetes, calorias, lactose, entre outros)
Salas adicionais: (sala de apoio, por exemplo).
Confecção de Impressos : (Equipe responsável; convites;
conteúdo (Programa e instruções); Design; Material para confecção
– quantidade e descrição).

Lembranças : (Equipe responsável; Material para confecção quantidade e descrição).
ROTEIRO DO EVENTO
 Chegada das equipes;
 Início do preparo;
 Tempo de preparação para cada prato;
 Intervalo entre a distribuição dos pratos.

Reveja o checklist e o roteiro várias vezes para ter
certeza de que tudo está indo bem e nada seja
esquecido e mantenha seu cliente e informe que tudo
está ocorrendo bem!

 O evento se aproxima e o checklist foi visto e revisto assim
como o roteiro. Todos da equipe estão confirmados?
Lembre-se: não faz mal e só fortalece a confirmação no dia
que antecede o evento – religue-os e confirme se eles sabem
do local, dos uniformes, material de uso pessoal e do
horário.
 A impressão de que está faltando alguma coisa é normal nos
primeiros eventos, mas se for o caso de sentir-se mais
seguro, revise suas listas novamente.

 Chegou do evento está prestes a acontecer e agora é à hora
de organizar os processos da cozinha e do serviço. Para isto
a lista de Mise en place é fundamental, uma vez que é uma
lista de planejamento detalhada que divide cada processo.
Lista de Mise en place

 Mise en place – é um termo francês que significa literalmente,
“posto no lugar”, ou seja, a etapa inicial para o preparo de
um prato. A importância de relacionar o Mise en place é
porque a organização da cozinha faz você ter os
ingredientes a mão na hora do preparo e do serviço – tudo
fica mais fácil! E um chef não sobrevive sem a Mise en place
bem feita.
 Este planejamento deve ser flexível, pois depende de mão
de obra, equipamentos, e estrutura disponibilizada. De toda
forma abaixo seguem dicas para o Mise en place:

 Tenha em mãos a lista dos funcionários, os horários de serviço e
outros eventuais detalhes, como hora da abertura do evento, locais
das geladeiras, freezers, depósitos, etc;
 Divida as tarefas entre os auxiliares para que sejam realizadas a
tempo do evento, o objetivo é definir a ordem da cocção (ex: o que
cozinha primeiro, o arroz ou o feijão?), levando em consideração a
finalização também, pois em geral as sobremesas e saladas devem
ser preparadas primeiro para gelar;
Verifique se as bebidas e os pratos não fiquem no
mesmo freezer e geladeira;

Separe todos os ingredientes, utensílios necessários
no espaço de trabalho para a execução;
Organize o sistema de lixo e higienização (pia,
secagem, panos de prato, espaço para trabalhar);
 Os ingredientes devem ser medidos, lavados, descascados, cortados
e reservados em potes limpos de fácil manipulação;

 Cubra-os se for utilizar mais tarde, principalmente guarde na
geladeira se forem sensíveis e perecíveis;
 As superfícies de trabalho devem ser limpas após cada operação,
bem como o material relacionado;
 Organize o fluxo da operação como linha de trabalho, preparação,
montagem, finalização, reposição e retirada da cozinha bem como o
retorno da louça suja.

Mas será que vai dar tudo certo? Será que temos bebida
e comida suficiente? Os garçons estão atendendo bem?
Dica: Fique calmo! Ninguém precisa de um coordenador
nervoso e estressado!
Para estes momentos existem alguns métodos para a
situação ficar sob controle. Segue abaixo:

 Quando preparar o planejamento e elaborar a lista de
Mise em place, planeje de forma que tudo fique
pronto com uma hora de antecedência;
 Fique concentrado e acompanhe o seu check-list de
tempos em tempos; - Se tudo estiver pronto (ou não)
marcar um horário com os seus funcionários e faça
uma reunião antes do evento começar e os motive!
Se a equipe for nova reapresente todos;
 Apresente a situação do check-list e chame a atenção
aos detalhes;

 Verifique se todos jantaram/almoçaram, tem o uniforme
pronto e limpo, e se lavaram novamente as mãos e
unhas, etc.
 Confirme novamente as posições de cada um e explique
a necessidade de se portarem no salão e na cozinha
nesta hora;
 E por fim agradeça a todos e os desejem um bom evento.
O evento

 É um momento de um eventual stress. É nesta hora que
qualquer coisa fora da rota pode desconcertar a equipe ou o
coordenador, para isso o mesmo deve estar calmo e atento,
pois é ele quem deverá orientar todos a uma solução.
DICAS FINAIS PARA DURANTE O EVENTO

 Verifique a comida constantemente;
 Crie back ups do mise en place;
 Deixe um cozinheiro e/ou um garçom responsável para lhe
informar constantemente sobre a situação de estoque
(comida, bebida, gelo, …);
 Mantenha contato com a pessoa que te contratou.

 Dica: para os primeiros eventos invista e contrate
pessoas a mais e faça um (ou dois) o responsável para
te ajudar. Pois ninguém faz um evento sozinho!
 Caso ocorra problemas, reúna as pessoas para
analisar as situações e possíveis soluções. Com o
tempo você terá uma equipe mais eficiente e
responsável.
Pós-evento – Limpeza

Equipe responsável;
Verificar os materiais e equipamentos de limpeza;
No Mise en place o sistema de lixo e higienização foi
organizado (pia, secagem, panos de prato, espaço para
trabalhar) e é importante que mantenha acontecendo
durante o evento e principalmente no final do serviço
para otimizar o processo de limpeza.
 Deixe um profissional responsável por cada setor
(cozinha, salão, recepção, limpeza..)

 Oriente os auxiliares a organizarem os equipamentos e
utensílios alugados limpos e dispostos estrategicamente
para o recolhimento do dia seguinte;
 Verifique todos os equipamentos, os utensílios, a cozinha,
tudo o que foi envolvido no serviço e tenha o feedback do
contratante e comunique sua saída do local;
 Este é o momento para você chamar pela última vez seus
auxiliares e com poucas palavras agradeça e ofereça um
agrado apropriado.
Gestão e contabilidade do evento
Dicas para o fechamento do caixa:

 Verificar o orçamento oferecido;
 Verificar se foram pagas todos as despesas
(funcionários, fornecedores, aluguel, etc.);
 Verificar se houveram gastos (custos não previstos);
 Calcular o lucro real;
 Recalcular o orçamento e as despesas para
confirmar se o objetivo foi atingido.
FEEDBACK

É o momento de escutar, então permita não somente o
seu cliente, mas também os funcionários (cozinheiros,
garçons, recepcionistas, etc) apontar os pontos fortes e
fracos do evento que passou.

REFERÊNCIAS

ALLEN, Johnny; O'TOOLE, William; MCDONNELL, Ian; HARRIS,
Roberte. Organização e Gestão de eventos. Rio de Janeiro: Campus,
2003.
ANDRADE, R. B. Manual de eventos. Caxias do Sul: EDUCS, 2002.
MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo: Atlas,
MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. São
Paulo: Manole, 2001.
MATTAR, F. Pesquisa de Marketing. São Paulo: Atlas, 1997.
MELO NETO. F. P. Criatividade em eventos. São Paulo: Editora
Contexto, 1999.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos:
planejamento e operacionalização. São Paulo: Atlas, 2006.