6ª Jornada de Gestão em Tecnologias da
Informação em Saúde
“Armazenamento e Distribuição de
Materiais e Medicamentos em Ambientes
Hospitalares”
Pauta
• Apresentação da Associação
• Projeto de Automação na Farmácia Hospital Santa Catarina
• Projeto de Gestão de Consignados
• Considerações Finais
ASSOCIAÇÃO CONGREGAÇÃO DE SANTA
CATARINA
OBRA SOCIAL
OBRA PASTORAL
• Creche Sagrada Família / SP
• Casa do Pequeno Trabalhador / SP
• Creche Santa Catarina / SP
• Convento Madre Regina
• Centro de Convivência Madre Regina / CE
• Lar Madre Regina / SP
• Várias outras Obras Auxiliadas no País
OBRA EDUCACIONAL
• Colégio e Creche Santa Catarina / RJ
• Colégio Santa Catarina / GO
• Escola Santa Catarina / ES
• Colégio Santa Catarina / SP
• Colégio Santa Catarina / MG
PSF
• 14 Unidades de Atendimento / SP
OBRA ADMINISTRATIVA
• Residencial Santa Catarina / SP
ASSOCIAÇÃO CONGREGAÇÃO DE SANTA
CATARINA
OBRA HOSPITALAR
ORG. SOCIAL SAÚDE
• Hospital Santa Catarina / SP
• Hospital Geral de Itapevi / SP
• Casa de Saúde São José / RJ
• Hospital Geral de Pedreira / SP
• Hospital Santa Teresa / RJ
• Ambulatório Jardim dos Prados / SP
• Hospital São José / RJ
• Centro de Referência do Idoso / SP
• Hospital N. Sra da Conceição / RJ
• Hospital São Luiz / MT
• Hospital Madre Regina Protmann / ES
Início do Processo de Rastreabilidade
ƒ Conferência no ato da entrega do pedido x NF x produtos.
ƒ Inclusão da Nota Fiscal no Sistema:
* Produto
* Lote
* Validade
Fracionamento / Unitarização
* Emissão da etiqueta com código de barra
* Etiquetagem
RASTREABILIDADE: ETIQUETA CODE 128
Descrição
Descrição Complementar
Validade
Lote
Resp. Técnico Hospital
CRF
Lote Interno
Sequência
• Consultar dados do produto
Escanear o código de barras
SUELI A. B. SOUZA
O PROJETO PALM:
O Projeto PALM nasceu da
necessidade de reestruturação
da Farmácia com o intuito de
aprimorar seu atendimento e
controlar de forma eficaz seu
nível de estoque
proporcionando aos usuários
segurança e agilidade.
PROBLEMAS ANTES AO PROJETO:
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Não atendimento das solicitações nos horários;
Excesso de solicitações na urgência;
Excesso de devoluções (retrabalho);
Troca de materiais entre pacientes;
Falhas no processo de cobrança;
Acúmulo de trabalho em um período na Farmácia;
Não confiabilidade nos níveis de estoques na Farmácia;
Consumo excessivo de papel e tonner.
PREMISSA BÁSICA:
PRESCRIÇÃO PARA 24 HORAS
OBJETIVO:
• Dispensar materiais / medicamentos a cada 2 horas;
• Atender as solicitações de materiais e medicamentos
nos horários e quantidades corretos;
• Evitar acúmulo de produtos nas unidades;
• Atender as mudanças de prescrição de forma
imediata;
• Melhorar o fluxo de trabalho na Farmácia;
• Eliminar gastos com a impressão das requisições.
VANTAGENS:
• Controlar a movimentação de materiais e
medicamentos da Farmácia de forma eficaz;
• Evitar perdas;
• Reduzir devoluções;
• Reduzir solicitações de urgência;
• Retirar estoques nas Unidades;
• Eliminar empréstimos de produtos de outros pacientes;
• Otimizar o tempo de trabalho na Farmácia.
NECESSIDADES:
• Investimento em tecnologia (Palm´s);
• Rigoroso treinamento da equipe de enfermagem, do
profissional encarregado da digitação da prescrição e
dos funcionários da Farmácia;
• Acompanhamento da implantação e da etapa inicial
do processo para que não haja retrocessos;
• Controlar as solicitações feitas como “urgente” ou “se
necessário”, para que não haja desvio de finalidade.
FLUXO DE DADOS:
Farmácia
Unidade
Digitar
Prescrição
Dados Palm
FLUXO DE DADOS
FLUXO DE DADOS
FLUXO DE DADOS
FLUXO DE DADOS
FLUXO DE DADOS
FLUXO DE DADOS
FATOR DECISIVO
O SUCESSO DO SERVIÇO:
Contribuição dos colaboradores:
• Enfermagem.
• Auxiliares de contas.
• Informática.
• Equipe da farmácia.
Atuação de forma positiva em todas as etapas do projeto, o que o
tornou uma conquista de todos, mas principalmente uma
conquista para a Instituição.
GARANTIA DO SUCESSO
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Conscientização da Equipe;
Planejamento das ações;
Desenvolvimento de projetos (participação da equipe
valorizando as idéias de cada um);
Adaptação as mudanças;
Divulgação do novo trabalho (marketing);
Execução do novo projeto;
Acompanhamento do desenvolvimento do trabalho;
Ouvir a equipe.
AGENDA CIRÚRGICA + MATERIAIS CONSIGNADOS
AGENDAMENTO
REVISÃO DE AGENDAS COM
MATERIAIS ESPECIAIS
AUTORIZAÇÕES
CENTRAL DE MATERIAIS
ENTRADA DE MATERIAIS
CONSIGNADOS
ASSOCIA MATERIAL A
FOLHA CIRÚRGICA
CONFIRMA ITENS
UTILIZADOS
Solicitar:
• Informação sobre materiais especiais;
• Nome do fornecedor (só serão aceitos
fornecedores homologados);
• Descritivo dos materiais.
• As agendas com materiais consignados e ainda
não revisadas são disponibilizadas para a
enfermeira;
• A enfermeira deverá revisar, corrigir, aditar e
liberar para próxima etapa.
• O sistema libera automaticamente as agendas
revisadas pela enfermeira para o setor de
Autorizações;
• Encaminha e-mail para cotação pelo fornecedor;
• Envia cotação ao convênio para liberação;
• O Setor de Autorizações deverá informar no
sistema a autorização ou não dos materiais.
• O sistema libera automaticamente as agendas
revisadas pela enfermeira para a Central de
Materiais;
• CM faz as anotações complementares e envia
automaticamente e-mail ao fornecedor solicitando
o material caso não tenha em estoque.
ENTRADA DE NOTAS FISCAIS - CONSIGNADOS
ENTRADA DE NOTAS FISCAIS
DE CONSIGNADOS
TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS
CONSIGNADOS PARA OS SUBESTOQUES
UTILIZAÇÃO DO PRODUTO
NO PACIENTE
ENTRADA DA NOTA
FISCAL DE VENDA
BACK
• Permite somente a entrada de produtos
homologados pelo Setor de Suprimentos;
• Permite somente a entrada de Notas de
fornecedores homologados;
• Gera estoque de consignados no Estocador;
• Utiliza o código de barras do produto para entrada
da NF.
• O sistema movimenta os estoques transferindo o
saldo do setor solicitado para o centro solicitante;
• O Estocador tem a visão do estoque total, ou seja,
onde e quanto possui de cada produto.
• Ler o código de barras do paciente;
• Ler o código de barras do produto;
• O sistema automaticamente baixa o estoque de
consignados;
• Realiza a cobrança na conta do paciente;
• Gera solicitação de faturamento via e-mail para o
fornecedor, informando: data, procedimento, paciente,
profissional, produto (código do fornecedor) e quantidade;
• Fica aguardando entrada real do estoque para gerar
movimentação de saída contábil.
• Informar no sistema:
9Nome do paciente a que se refere a NF;
9Nome do fornecedor (serão aceitos somente
fornecedores homologados);
9Número da NF;
• Somente serão aceitos produtos que estiverem
na conta do paciente;
9Digitar o preço constante da NF (só serão aceitos
preços que estiverem de acordo com o contratado);
O sistema gerará automaticamente a entrada
contábil de estoque e o Contas a Pagar.
• Ao receber a informação de entrada no
estoque real de consignados o sistema
realizará a baixa real do estoque contábil.
Todos os setores terão a informação
on-line de materiais autorizados ou
não pelo convênio.
No ato da internação se houver
pendência o paciente/responsável
será informado pelo Setor de
Internação.
Obrigado!
Coordenador de Informática
Hospital Santa Catarina
e-mail: [email protected]
Walmir Batista de Moraes
Diretor de Logística
Associação Congregação de Santa Catarina
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Antônio Edson Ferrari