Portaria CAT-125, de 25-9-2008:
Dispõe sobre o procedimento para a reconstituição de documento no âmbito
dos órgãos da CAT.
O Coordenador da Administração Tributária, considerando que o Secretário da
Fazenda, através da Resolução SF-67, de 15/12/1999, instituiu o Sistema de
Protocolo Único (SPU) com a função exclusiva de administrar e controlar a
entrada, tramitação, instrução, arquivamento e a destinação final de
documentos e processos no âmbito da Secretaria da Fazenda; considerando
que a operacionalização do SPU se processa através da ferramenta
informatizada denominada Sistema de Gestão de Documentos (GDOC),
conforme determinado na Portaria CGA-01, de 30/10/2003; considerando que é
dever de todos os responsáveis pelas Unidades Administrativas - UAs
integrantes da CAT cumprir e fazer cumprir as normas constantes no Manual
de Procedimentos do Sistema de Protocolo Único e no Manual de Operação do
Sistema de Gestão de Documentos; considerando, ainda, a necessidade de
haver uma uniformização no âmbito dos órgãos da CAT quanto ao
procedimento para a reconstituição de documento de que trata o parágrafo
único do art. 8º da Portaria CGA-01, de 30/10/2003, expede a seguinte portaria:
Artigo 1º - Os seguintes documentos, cujos originais venham a ser roubados,
furtados, mutilados, danificados em sinistro ou extraviados, deverão ser
reconstituídos:
I - Documento relativo à exigência de crédito tributário;
II - Documento relativo a procedimento disciplinar;
III - Documento pendente de decisão ou providências no âmbito da
Administração e cuja falta de solução administrativa possa acarretar alguma
espécie de prejuízo ou dano para a CAT, para a SEFAZ ou para terceiros.
§ 1º - Serão considerados como original certidões, cópias autenticadas do
documento, informações constantes em fichas, segundas vias de documentos
ou demais assentamentos referentes ao assunto.
§ 2º - Para fins do disposto no “caput”, não será considerado documento o
cadastro constante no GDOC em decorrência de inconsistência por ocasião da
transição do SAD. Artigo 2º- São autoridades competentes para determinar a
reconstituição de um documento o Coordenador e demais dirigentes de
unidades até o nível de Diretor de Serviço.
Parágrafo único - A reconstituição será determinada pela autoridade
competente a que estiver vinculado o funcionário sob cuja responsabilidade
estava o documento a que se refere o artigo 1º, a qual ficará responsável pela
fiscalização e pelo saneamento do procedimento.
Artigo 3º- Constatada e confirmada a situação de que trata o artigo 1º, o
funcionário responsável pelo documento representará ao seu superior
relatando a ocorrência do fato e fornecendo, de imediato, os elementos de que
dispuser sobre a fase em que se encontrava o processo, ou situação do
expediente, e a razão pela qual esse se encontrava na unidade, além da
providência que deveria ser adotada em relação ao documento.
Parágrafo único - Em caso de furto ou roubo, a representação deverá ser
instruída com cópia do registro da ocorrência na repartição policial competente
e em caso de sinistro, com o atestado do Corpo de Bombeiros.
Artigo 4º - Em se tratando de documento extraviado, antes de determinar o
procedimento de reconstituição a autoridade competente designará um
funcionário para tentar localizá-lo.
§ 1º - Essa tentativa de localização deverá ser feita pelo menos mediante
consulta às UAs por onde tenha transitado o documento e àquela a que ele se
destinava, bem como aos usuários que tenham tido a sua posse, conforme
histórico de sua movimentação no GDOC.
§.2º - Se o documento não for localizado no prazo de 30 (trinta) dias, será
determinada a sua reconstituição e um funcionário será designado encarregado
do procedimento de reconstituição.
§ 3º - O prazo do parágrafo anterior poderá ser prorrogado uma única vez, por
até 30 dias, a critério da autoridade referida no “caput”, quando houver a
necessidade de se consultar funcionário que possa ter informação a respeito
da localização do documento extraviado, mas esteja afastado do serviço
regularmente.
§ 4º - Se o documento extraviado for localizado e não houver a necessidade de
procedimento administrativo adicional, será arquivada a representação que deu
início à tentativa de localização.
Artigo 5º - Havendo fundada suspeita de que qualquer das ocorrências
previstas no “caput” do artigo 1° deu-se em razão de ação ou omissão dolosa
ou culposa de funcionário, a autoridade competente para determinar a
reconstituição adotará as medidas cabíveis.
Artigo 6º - O documento a que se refere o artigo 1º deve permanecer no GDOC
na posse do usuário e da unidade, não podendo ser movimentado, juntado ou
arquivado enquanto não houver a conclusão de sua reconstituição. Parágrafo
único - Concluída a reconstituição sem que tenha havido a sua localização,
proceder-se-á a baixa do documento original no sistema GDOC, mediante
arquivo.
Artigo 7º - Se forem encontrados os autos originais, as peças faltantes no
mesmo serão desentranhadas do processo reconstituído para juntada no
documento original. O documento reconstituído deverá ser encerrado e
arquivado.
Artigo 8º - A autoridade competente para determinar a reconstituição mandará
autuar a representação mencionada no artigo 3º, juntamente com os
documentos relativos à tentativa de localização, quando houver, e esses
documentos receberão um novo registro de protocolo no GDOC, mantendo-se
o mesmo interessado e assunto do documento original. No campo
“Complemento do Assunto”, no GDOC, deverá ser mencionado que o mesmo é
uma reconstituição de documento, fazendo-se menção ao número GDOC do
documento original.
§ 1º - Quando o documento que der origem ao procedimento de reconstituição
estiver sob a responsabilidade de um usuário determinado, este será
designado encarregado do procedimento, a não ser que haja motivo justificado
para que seja designado outro funcionário.
§ 2º - A autoridade que determinar a reconstituição estipulará o prazo no qual
ela deverá ser concluída levando em consideração a complexidade do
documento a ser reconstituído e a quantidade de diligências necessárias para
instruí-lo adequadamente.
§ 3º - O prazo referido no parágrafo anterior não poderá ser superior a 90
(noventa) dias, admitindo-se a sua prorrogação quando houver a necessidade
de aguardar a conclusão de diligências em andamento das quais dependa o
recebimento de documentos já solicitados para a instrução do processo de
reconstituição que ainda não tenham sido recebidos pelo encarregado do
procedimento de reconstituição.
Artigo 9º - O funcionário encarregado do procedimento de reconstituição, ao
receber da autoridade que o designou a representação mencionada no artigo
3º, já devidamente autuada, lavrará termo de recebimento, certificando a data.
§ 1º - Lavrado o termo de recebimento, deverá consultar o histórico do
documento original no GDOC, bem como em outras fontes de informação
disponíveis, para obter subsídios que o auxiliem a identificar a sua origem, bem
como todos os atos administrativos que foram praticados por onde houve sua
tramitação, como informações, manifestações, decisões, além dos respectivos
autores desses atos.
§ 2º - Em se tratando de atos e procedimentos administrativos com disciplina
legal específica, o encarregado deverá considerar essa legislação para saber
quais os atos possivelmente praticados, até o momento em que houve o
extravio do documento original em reconstituição.
Artigo 10 - Feita a consulta a que se referem os parágrafos 1º e 2º do artigo
anterior, o encarregado do procedimento de reconstituição deverá elaborar um
relatório preliminar para orientar as diligências a serem efetivadas, no qual
deverá discriminar a origem do documento a ser reconstituído, por onde
tramitou, o que tinha sido juntado a ele e quais os atos praticados, bem como
os respectivos autores.
Artigo 11 - Para instruir o procedimento de reconstituição, o seu encarregado,
para obter informações, cópias ou vias existentes de documentos de órgãos da
CAT, bem como de órgãos ou entidades da Administração Pública, poderá
solicitá-las diretamente, sem observância da vinculação hierárquica, mediante
ofício, do qual uma cópia será juntada aos autos.
Artigo 12 - À medida em que o encarregado obtiver os documentos que farão
parte da reconstituição, deverá verificar se trazem informação que possa
demandar outras diligências além daquelas derivadas da elaboração do
relatório preliminar.
§ 1º - Os documentos que comporão o processo resultante do procedimento de
reconstituição serão ordenados cronologicamente, respeitando-se a ordem que
teriam no documento original, sendo dispensável o termo de juntada de
documentos até a conclusão final do procedimento de reconstituição.
§ 2º - O encarregado deverá apor a numeração seqüencial e a sua rubrica em
todas as folhas, no canto superior direito.
Artigo 13 - Quando se tratar de reconstituição de documento a que se refere o
inciso I do artigo 1º e houver a necessidade de obtenção de quaisquer
documentos que estejam na posse do contribuinte interessado ou de terceiros,
o encarregado do procedimento de reconstituição deverá solicitá-los por
intermédio da Delegacia Regional Tributária de circunscrição do detentor
desses documentos.
Artigo 14 - Se o funcionário encarregado não concluir o procedimento de
reconstituição no prazo estipulado pela autoridade competente, deverá solicitar
prorrogação informando qual é o prazo necessário para a conclusão da
reconstituição, justificando o motivo do pedido.
Artigo 15 - Assim que for concluído o procedimento de reconstituição do
documento, o seu encarregado elaborará o relatório final e encaminhará o
procedimento à autoridade que o designou, a fim de que prossiga a tramitação
do documento reconstituído e seja dada a solução administrativa por ele
requerida.
§ 1º - No relatório final, o encarregado fará uma síntese das diligências
efetuadas e informará se conseguiu fazer a reconstituição total ou parcial do
documento original.
§ 2º - Caso a reconstituição do documento tenha sido parcial, o encarregado
esclarecerá a razão pela qual não conseguiu reconstituí-lo integralmente, bem
como proporá o encaminhamento a ser dado ao documento parcialmente
reconstituído.
Artigo 16 - A autoridade competente, ao receber o documento reconstituído do
encarregado, deverá verificar se há necessidade de saneamento.
§ 1º - Se houver necessidade de saneamento ou de instrução complementar,
determinará o que for necessário ao encarregado do procedimento.
§ 2º - Estando adequado o documento reconstituído, exarará despacho
determinando a tramitação a ser seguida por esse documento.
Artigo 17 - A Unidade Administrativa ou usuário que receber documento por
equívoco deverá encaminhar imediatamente esse documento ao seu
destinatário correto ou, na impossibilidade de identificá-lo, deverá restituí-lo à
unidade/ usuário de origem do documento.
Artigo 18 - Situações específicas, relativas ao procedimento de reconstituição
de documento, não tratadas nesta Portaria serão resolvidas pela autoridade
que determinou a reconstituição com base nas normas administrativas em
vigor, quando houver.
Artigo 19 - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.