GISA – Consórcio
• Concepção e Produção
–
–
–
–
–
Câmara Municipal do Porto
Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia
Câmara Municipal de Espinho
Câmara Municipal de Vila do Conde
Universidade do Porto
GISA - Consórcio
• Desenvolvimento e Comercialização
– ParadigmaXis - Arquitectura e Engenharia de Software S.A.
Mais informações:
www.paradigmaxis.pt/gisa/
Contacto:
Fátima Pires
Av. da Boavista, 1043
4100-129 Porto
tel: 226 054 872
email: [email protected]
O que é o GISA?
Programa inovador de
Gestão de Arquivos.
Contempla:
• diversas fases do ciclo vital da informação
• múltiplas operações da cadeia arquivística
Para que serve o GISA?
• Gestão Integrada da
informação em:
– arquivos em formação ou
crescimento (administração
corrente
do
organismo
produtor)
– “arquivos históricos”
O GISA é Universal
• Independente:
– do ciclo vital da informação
– do material de suporte
– da técnica de registo
• Valoriza a informação:
– no seu contexto orgânico (estrutura da entidade produtora)
– nas suas múltiplas relações sistémicas
•
•
•
•
Temporal
Hierárquica
Associativa
Familiar
O GISA é Universal
• Independente da dimensão / complexidade:
– pequenos arquivos pessoais
– complexos sistemas de informação
– extensos depósitos de arquivo de organizações
• Pacotes de complexidade progressiva
O GISA é Universal
• Uso de normas internacionais. Baseia-se na:
– ISAD-G:
• Normas Internacionais de Descrição Arquivística adoptada pelo
Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em 1994 (última
versão:2000)
– ISAAR-CPF:
• Norma Internacional para os Registos de Autoridade
Arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e
famílias, adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos,
em 1996 (última versão: 2004)
O GISA é Versátil
• Definição de opções de Administração:
– Modo de organização da estrutura arquivística :
• com termos de autoridade relativos a Entidades Produtoras
• com termos temático e/ou funcionais
O GISA é Versátil
• Definição de opções de Administração:
– Modo de funcionamento (difere no conjunto de operações
da cadeia arquivística usadas):
• Gestão sem operação de Avaliação
– Sistema arquivístico desactivado (tudo para conservar)
– Sistema com Recenseamento e Avaliação prévios
• Gestão com operação de Avaliação
– Sistema com progressiva e cumulativa introdução de informação,
implicando o Recenseamento e Avaliação da informação.
O GISA é Versátil
• Modalidades de Avaliação:
• Sobre as Unidades Arquivísticas
– Avaliação e Publicação em função das Unidades Arquivísticas
• Sobre as Unidades Físicas*
– Avaliação e Publicação em função das UFs. Pressupõe:
» Recenseamento de Ufs
» Agregação das mesmas às Unidades Arquivísticas*
GISA: múltiplas operações
• Recolha de dados (FRDs)
– Construção da estrutura
arquivística
– Identificação das
séries/documentos
arquivísticos existentes nos
diversos sectores orgânicos
da entidade produtora do
arquivo e/ou acumulados ao
longo do tempo
– Registo de elementos
básicos nas unidades de
descrição documental
FRDs: Características
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Controlo de autoridade
Descrição multinível
Hierarquia múltipla
Diacronia
Séries contínuas
Datas em aberto
Validação automática de datas*
Cálculo automático de dimensões
Geração automática de organogramas*
Associação de imagens
FRDs: Características
• Controlo de autoridade:
– Uso de linguagem controlada nos pontos de acesso à
informação:
• entidades produtoras,
• conteúdos (ideográfico, onomástico e nome geográfico ou
topónimo),
• tipologia informacional.
– Gestão de thesaurus
FRDs: Características
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Controlo de autoridade
Descrição multinível
Hierarquia múltipla
Diacronia
Séries contínuas
Datas em aberto
Validação automática de datas*
Cálculo automático de dimensões
Geração automática de organogramas*
Associação de imagens
FRDs: Características
• Descrição multinível
– classificação, descrição e indexação
– descrição é feita do geral para as suas partes
– descrição de informações quantitativas e sobre o conteúdo
informacional
– estrutura orgânica + estrutura documental
– hierarquia múltipla
Entidade detentora
Grupo de
Arquivo1
Grupo de
Arquivo2
Arquivo2
Arquivo1
SubArquivo1
Secç
ão1
SubSecção
1
SubSecção1.1
Secç
ão2
SubSecção
2
SubSecção1.2
Descrição multinível: Estrutura orgânica
Entidade detentora
Grupo de
Arquivo1
Grupo de
Arquivo2
Arquivo2
Arquivo1
Sub-Arquivo1
Secção1
Secção2
Hierarquia múltipla
SubSecção1
Sub-Secção1.1
SubSecção2
Sub-Secção1.2
Descrição multinível: Estrutura documental
Secção2
Série2
Série1
Sub-série1
Série3
Sub-série2
Sub-série2.3
Documento/
Documento/
Processo
Processo
Documento subordinado /
Acto informacional
Sub-série2.2
Sub-série2.1
Documento/
Processo
FRDs: Características
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Controlo de autoridade
Descrição multinível
Hierarquia múltipla
Diacronia
Séries contínuas
Datas em aberto
Validação automática de datas*
Cálculo automático de dimensões
Geração automática de organogramas*
Associação de imagens
FRDs: Características
• Diacronia:
– Mutações da estrutura ao longo dos tempos
– As entidades produtoras podem sofrer:
•
•
•
•
Desaparecimento
Divisão e/ou subdivisão
União
Mudança de subordinação hierárquica
Diacronia e Hierarquia múltipla: exemplo
Abril 1911
Universidade do
Porto
Senado da
Universidade
Junta
Administrativa
Assembleia Geral da
Universidade
Reitor
Secretaria
Tesouraria
Diacronia : exemplo
Mudança de subordinação hierárquica
Desaparecimento posterior
Abril 1911
Senado da
Universidade
Junta
Administrativa
Aparecimento
Universidade do
Porto
Assembleia Geral da
Universidade
Reitor
Secretaria
Tesouraria
Diacronia: exemplo
Mudança de subordinação hierárquica
Desaparecimento posterior
Universidade do
Porto
Agosto 1911
Senado da
Universidade
Aparecimento
Assembleia Geral da
Universidade
Reitor
Secretário
Junta
Administrativa
Tesouraria
Secretaria-Geral
Repartição do
Expediente Literário
Arquivo
Repartição de
Contabilidade
Diacronia: exemplo
Mudança de subordinação hierárquica
Desaparecimento posterior
Universidade do
Porto
Agosto 1911
Senado da
Universidade
Aparecimento
Assembleia Geral da
Universidade
Reitor
Secretário
Junta
Administrativa
Tesouraria
Secretaria-Geral
Repartição do
Expediente Literário
Arquivo
Repartição de
Contabilidade
Diacronia: exemplo
Mudança de subordinação hierárquica
Desaparecimento posterior
Universidade do
Porto
Julho 1918
Senado da
Universidade
Aparecimento
Assembleia Geral da
Universidade
Reitor
Secretário
Junta
Administrativa
Tesouraria
Conselho
Académico
Secretaria-Geral
Repartição do
Expediente Literário
Arquivo
Repartição de
Contabilidade
FRDs: Características
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Controlo de autoridade
Descrição multinível
Hierarquia múltipla
Diacronia
Séries contínuas
Datas em aberto
Validação automática de datas*
Cálculo automático de dimensões
Geração automática de organogramas*
Associação de imagens
FRDs: Características
• Séries contínuas
– As Entidades Produtoras de determinada série/documento
podem variar ao longo do tempo
Séries contínuas: exemplo
Arquivo Central
Arquivo Central
Serviços
Administrativos
Serviços
Administrativos
Assessoria
1960-1980
1970-1980
Actas da
Assembleia Geral
Facturas
Acta Reunião
19-01-1960
Factura nº1
1980Actas da
Assembleia Geral
Acta Reunião
19-01-1960
Contabilidade
1980Facturas
Factura nº1
FRDs: Características
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Controlo de autoridade
Descrição multinível
Hierarquia múltipla
Diacronia
Séries contínuas
Datas em aberto
Validação automática de datas*
Cálculo automático de dimensões
Geração automática de organogramas*
Associação de imagens
FRDs: Características
• Datas em aberto
– Dezembro de 2000: ??/12/2000
– Séc. XX: ??/??/19??
– Anos 60 do séc. XX: ??/??/1960
• Validação automática de datas*
Serviços Administrativos
Actas
doc1
doc2
1950-90
Facturas
doc3
doc4
1960-70 1960-80 1950-60 1960-90
FRDs: Características
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Controlo de autoridade
Descrição multinível
Hierarquia múltipla
Diacronia
Séries contínuas
Datas em aberto
Validação automática de datas*
Cálculo automático de dimensões
Geração automática de organogramas*
Associação de imagens digitais
FRDs: Características
• Cálculo automático de dimensões
4m
Serviços Administrativos
Actas
2m
doc1
1m
doc2
1m
Facturas
doc3
doc4
1m
1m
2m
FRDs: Características
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Controlo de autoridade
Descrição multinível
Hierarquia múltipla
Diacronia
Séries contínuas
Datas em aberto
Validação automática de datas*
Cálculo automático de dimensões
Geração automática de organogramas*
Associação de imagens digitais
FRDs: Características
• Geração automática de organogramas*
ED
EP1
ED
EP2
EP3
EP1
EP3
EP4
s1
d3
d2
d1
1920
s2
d6
d5
d4
EP5
s1
d10
1940
EP2
d3
d2
d1
EP4
s2
d6
d5
d4
d9
d10
d8
d7
1990
t
FRDs: Características
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Controlo de autoridade
Descrição multinível
Hierarquia múltipla
Diacronia
Séries contínuas
Datas em aberto
Validação automática de datas*
Cálculo automático de dimensões
Geração automática de organogramas
Associação de imagens digitais
FRDs: Características
• Associação de imagens
digitais
– Controlo e identificação de
imagens digitais associadas
à representação da
informação.
– Visualização de imagens
digitais associadas a
documentos
GISA: múltiplas operações
• Avaliação de documentos
– Análise
do
valor
da
informação, em função dos
objectivos da respectiva
entidade
produtora,
e
registo das decisões que
fundamentam a eliminação
ou
conservação
dos
documentos
– Triagem e eliminação de
documentos (por lote)
– Produção de listas de
controlo de unidades
arquivísticas a eliminar,
após o estudo de avaliação
GISA: múltiplas operações
• Publicação da informação
– Informação que poderá estar acessível ao público
GISA: múltiplas operações
• Pesquisa da informação
– Critérios de pesquisa:
•
•
•
•
Através de vários campos (termos controlados e texto livre)
Operadores booleanos E e OU
Expressões de pesquisa incompletas (% e _ )
Definição do âmbito da pesquisa a partir da estrutura
Critérios de pesquisa: exemplos
• Entidade produtora (termo controlado):
• “Casa Fritz”
• Casa%Fritz
• Termos de indexação (termo controlado):
• Foral
• %Oliveira%
• obra% “OLIVEIRA, José“
(E/OU)
• Tipologia informacional (termo controlado):
• “Processo de obras particulares”
• “Planta topográfica” “Projecto técnico” (E/OU)
• Através do campo Cota (texto livre):
• 4500
• Conteúdo informacional (texto livre):
• “obra particular” Porto (OU)
GISA: Pesquisa da informação
• Recuperação da informação
–
Resultados
• Mostra a lista de todas as
unidades de descrição que
obedecem ao critério de
pesquisa.
–
Detalhes
• Mostra os detalhes da
descrição da unidade
seleccionada na lista anterior.
–
Imagens
• Mostra todas as imagens
associadas à unidade de
descrição seleccionada na lista
anterior.
GISA: múltiplas operações
• Recenseamento de Unidades Físicas (UFs)
– Identificação e descrição das Ufs
• Agregação de UFs*
– Associação de uma UF a uma série/documento
– Validação automática de datas
– Cálculo automático de dimensões
GISA: múltiplas operações
• Difusão da informação através da Internet**
– Servidor WWW para publicação na Internet
– Selecção da informação a publicar
– Geração dinâmica de páginas HTML
GISA: múltiplas operações
• Gestão de utilizadores (perfis)*
– Controlo do uso/pesquisa da informação por parte dos
utilizadores.
– Categorias de utilizadores:
• internos à organização
– administração e serviços produtores
– técnicos do arquivo/serviço informação
– administradores do sistema
• externos à organização
– cidadãos
– investigadores, etc.
GISA: Permissões
alterar
criar
• Permissões funcionais:
informação
remover
• Permissões de acesso a
operações:
imprimir
Administração
Recolha
operação
UFs
• Permissões de acesso a
níveis da estrutura
arquivística
visualizar
Pesquisa
EP1
CAs
EP1
EP1
EP1
EP1
EP1
EP1
Exemplos de permissões
• Funcionário A do Arquivo:
• tem acesso a tudo desde o topo da estrutura, bem como a
todas as funções
•
Funcionário B do Arquivo:
• pode consultar e imprimir tudo, mas não pode introduzir,
alterar, nem remover dados
• Funcionário C do Arquivo:
• só pode criar ou alterar registos na FRD
• Funcionário D do Arquivo:
• pode criar, alterar ou remover registos em todas as FRD’s mas
só nas séries relativas à Secção de Urbanismo
GISA: múltiplas operações
• Gestão de requisições**
– Controlo da deslocação
física das espécies para
consulta ou reprodução
• Gestão de depósitos**
– Controlo da ocupação do
espaço de armazenamento
dos documentos
• Controlo
estatístico/indicadores de
desempenho**
GISA é um sistema evolutivo
• Produção de Catálogos especiais**
– desenhos, fotografias, material cartográfico,
processos de licenciamento de obras, etc.
• Interoperabilidade com outros sistemas**
– EAD – “Encoded Archival Description” – baseado na ISAD-G é
uma normalização em XML para comunicação de descrições
arquivísticas entre sistemas diferentes
– Sistemas de comunicação com:
• Sistemas de gestão de Informação Autárquica
– GESCOR , SIMAT, Sigma, etc.
• Sistemas de informação geográfica
– Sig, GISMAT, ESRI, etc.
• Etc.
GISA: Requisitos mínimos
• Hardware:
– Depende do volume de informação
– Depende do nº de utilizadores
– GISA Monoposto ou Cliente:
• Processador Pentium III 700Mhz
• Memória 512MB
• Disco 170MB para BD vazia
– GISA Servidor:
• Processador Pentium IV 3.00Ghz
• Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas
actualizações
• Infraestrutura para rede Ethernet, no mínimo 100Mbps
• Disco SCSI 1GB para BD
• Suporte de armazenamento apropriado para imagens
GISA: Requisitos mínimos
• Software:
– Microsoft .NET Framework 1.1 (gratuito)
– GISA Monoposto ou Cliente:
• Windows (2000, XP, 2003, etc.) com as últimas actualizações
• MSDE Microsoft Data Base Engine (gratuito)
– GISA Servidor:
• Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas
actualizações
• Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 da IBM
– GISA Web:
• Linux (gratuito)
• PostGre Sql (gratuito)
• Browser (gratuito)
GISA: Serviços
• Migração de dados entre BDs de diferentes gamas
de produtos GISA (gratuito)
• Migração de dados de sistemas existentes antes do
GISA
• Consultadoria
• Formação
O GISA é Escalável e Flexível
• Gamas de produto com diferente complexidade:
– GISA: Base, Profissional, Consulta, Servidor ou Internet
• Pacotes de aplicação com diferente nº de licenças:
– 1, 3, 5 ou 10 licenças
• Licenças flutuantes
• Crescimento sustentado
• Adaptação dos custos ao nível das exigências de
cada serviço
Gama de produto GISA
• GISA Base
– Programa de software autónomo com interface gráfico e
sistema de gestão de base de dados relacional
– Versão Mono-Utilizador ou Multi-utilizador
– Inclui as funcionalidades básicas:
•
•
•
•
•
•
Recolha de dados (descrição multinível)
Controlo de autoridade
Avaliação documental
Publicação documental
Recuperação da informação
Administração
Gama de produto GISA
• GISA Profissional
– Programa de software autónomo com interface gráfico e
sistema de gestão de base de dados relacional.
– Versão Mono-Utilizador ou Multi-utilizador
– Inclui todas as funcionalidades:
•
•
•
•
•
Todas do GISA base
Gestão de imagem digital
Gestão de requisições de documentos
Gestão de depósitos
Controlo estatístico e de desempenho
Gama de produto GISA
• GISA Consulta
– Recuperação da informação para postos suplementares de
leitura
– Versão Multi-Utilizador
• GISA Servidor
– Servidor de base de dados do GISA
– Funcionalidades:
• Centraliza a gestão da base de dados de suporte à gestão da
cadeia arquivística
• Acessíveis através do GISA-Base, GISA-Profissional e GISAConsulta
Gama de produto GISA
• GISA Internet
– Publicação na Internet dos arquivos mantidos no GISA,
através de um Servidor Web
– Consulta disponibilizada através de Browser
– Controlo dos dados de acesso público (sub-conjunto dos
dados existentes no GISA Servidor)
Cenário possível
Ambiente Mono-Posto.
GISA Base
ou
GISA Profissional
Cenário possível
Ambiente Multi-Posto
GISA
Consulta
GISA Base
GISA
Profissional
GISA
Consulta
GISA Servidor
Cenário possível
Difusão de informação pela Internet
GISA Base
GISA
Servidor
GISA
Profissional
GISA
Consulta
GISA Internet
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Ponto da situação
Produto comercial
Data prevista
GISA Profissional
Dezembro
GISA Internet
Dezembro
Fim