CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA
PAULA SOUZA
FACULDADE DE TECNOLOGIA DE LINS PROF. ANTONIO SEABRA
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGÍSTICA
MAGNA EURICA FERNANDES MARTINS PEREIRA
SUELI DA SILVA COSTA SANCHES
O PROCESSO DE COMPRAS EM UMA EMPRESA DO SETOR
PÚBLICO, LOCALIZADA NA REGIÃO NOROESTE DO ESTADO DE
SÃO PAULO
LINS/SP
1º SEMESTRE/ 2013
CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA
PAULA SOUZA
FACULDADE DE TECNOLOGIA DE LINS PROF. ANTONIO SEABRA
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGÍSTICA
MAGNA EURICA FERNANDES MARTINS PEREIRA
SUELI DA SILVA COSTA SANCHES
O PROCESSO DE COMPRAS EM UMA EMPRESA DO SETOR
PÚBLICO, LOCALIZADA NA REGIÃO NOROESTE DO ESTADO DE
SÃO PAULO
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à
Faculdade de Tecnologia de Lins para obtenção
do título de Tecnólogo em Logística
Orientador: Prof. Dr. Eduardo Teraoka Tofoli
LINS/SP
1º SEMESTRE/ 2013
MAGNA EURICA FERNANDES MARTINS PEREIRA
SUELI DA SILVA COSTA SANCHES
O PROCESSO DE COMPRAS EM UMA EMPRESA DO SETOR
PÚBLICO, LOCALIZADA NA REGIÃO NOROESTE DO ESTADO DE
SÃO PAULO
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à
Faculdade de Tecnologia de Lins, como parte dos
requisitos necessários para a obtenção do título de
Tecnóloga em Logística, sob orientação do
Prof. Dr. Eduardo Teraoka Tofoli.
Data da aprovação: __/__/__
____________________________________
Prof. Dr. Eduardo Teraoka Tofoli.
____________________________________
Prof. Msc. Sandro da Silva Pinto
____________________________________
Prof. Msc. Silvio Ribeiro
A toda minha família, aos meus amigos de classe,
ao meu pai Benedito in memorian, Professores e
em especial a minha companheira Sueli.
Magna
Em especial ao meu esposo, maior incentivador e
colaborador desta conquista, dedico a Deus a
minha família, e a minha amiga Magna.
Sueli
AGRADECIMENTOS
Dedico a DEUS, por ser a razão de minha existência, a fonte de minhas
forças e a certeza do meu amanhã.
Ao meu marido Leandro, amigo e companheiro de todos os momentos.
Aos meus filhos Drinho e Bely, me desculpem pela ausência, e obrigado por
entender a necessidade de ter que voltar a estudar.
Aos meus pais queridos eternamente, Benedito (in memorian) e minha mãe
querida Terezinha por compreender a minha ausência em sua vida.
Aos meus irmãos, Marta, Marcos, Maristelo, Maurilio e Mario por sempre estar
querendo o meu sucesso.
A minha sogra Laura e ao meu sogro Olegário, a quem tenho como pai,
obrigado por tudo.
Aos meus professores aos quais defino como verdadeiros mestres da vida,
muitos dos quais foram muito além do conteúdo programático, mencionar nomes
seria muito triste e injusto.
A minha amiga Sueli, verdadeira guerreira, diante dos problemas seu lema é
“chegar lá”.
Aos amigos de classe que sempre terão um lugar especial em minha vida.
AGRADECIMENTOS
Eu Sueli da Silva Costa Sanches, agradeço a Deus que na sua infinita
bondade me deu sabedoria para adentrar a esta Faculdade, bem como,
perseverança e teimosia para continuar e chegar até aqui.
Agradeço ao meu esposo que me incentivou, vibrou comigo com o feito, e me
ajudou nas tarefas diárias, me permitindo ausentar-me, e aos meus filhos Fábio e
Felipe que me deram incentivo, enfim a toda a família que acabou estudando um
pouco juntamente comigo.
Aos professores que nos ajudaram a crescer profissionalmente, ao nosso
Coordenador pela nossa defesa frente aos problemas pertinentes, e ao nosso
orientador, que não mediu esforços para dividir conosco seus conhecimentos.
RESUMO
Com o intuito de melhorar seu resultado, principalmente após o início da
globalização, as empresas têm buscado cada vez mais alternativas de diminuir
custos e aumentar a qualidade de seu serviço. Com isso, o departamento de
compras é de vital importância dentro das organizações empresariais privadas e
públicas, tendo em vista que ambas buscam a realização de um processo de
compra bem sucedido, dentro dos critérios das boas práticas empresariais e as
exigidas por lei e também à redução dos custos como estratégia de competitividade,
uma vez que com a globalização, veio o aumento das variedades de produtos e os
consumidores se tornaram mais exigentes. Sabendo disso, o objetivo desse trabalho
foi de verificar a importância do departamento de compras no setor público na busca
de melhores resultados. Para atingir esse objetivo, foi realizada uma revisão
bibliográfica, através de livros, artigos e revistas especializadas, assim como, um
estudo de caso em uma prefeitura na região noroeste do estado de São Paulo. Com
a realização da pesquisa, percebe-se que devido às dificuldades enfrentadas pelo
setor público, o departamento de compras acabou transformando-se em uma das
funções mais importantes e modelo para os demais órgãos de outros segmentos,
onde normalmente existe uma grande gama de produtos para aquisição. O
departamento de compra tem como maior finalidade adquirir produtos de qualidade,
com volume regular, com preços competitivos e qualidade que atendam ás
necessidades dos principais interessados. E, para que o departamento de compras
atue de forma eficiente é necessário que haja o comprometimento de todos os
envolvido nos processos, aumentado o retorno do órgão, possibilitando melhores
resultados.
Palavras-chaves: Processo de Compras. Setor Público. Fornecedor. Resultados.
ABSTRACT
In order to improve its results, especially after the beginning of globalization,
companies have increasingly sought alternatives to reduce costs and increase the
quality of their service. Thus, the purchasing department is vital within business
organizations both private and public, in order that both seek to carry out a
successful purchase process within the criteria of good business practices and those
required by law and also the cost reduction as a strategy for competitiveness, as with
globalization, came the rise of the varieties of products and consumers have become
more demanding. Therefore, the aim of this work was to verify the importance of the
purchasing department in the public sector in search of better results. To achieve this
goal, we conducted a literature review, through books, articles and magazines, as
well as a case study in a city in the northwestern state of São Paulo. With the
research, it is clear that due to the difficulties faced by the public sector, the
purchasing department eventually becoming one of the most important functions of
the public agency and model for other sector, where there is usually a wide range of
products for acquisition. The purchasing department has the largest purpose buy
quality products with regular volume with competitive prices and quality that meet the
needs of key stakeholders. And, for the purchasing department operates efficiently
there must be a commitment from all involved in the process, increased the
company's return, allowing better results.
Keywords: Purchasing Process. Public Sector. Supplier. Results.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1.1 - Logística Empresarial - Representação visual da natureza interrelacional entre as cinco áreas do trabalho logístico..................................................20
LISTA DE QUADROS
Quadro 2.1- Interface do departamento de compras com as outras áreas...............28
Quadro 2.2 - Perfil do comprador: estágios de desenvolvimento..............................36
Quadro 3.2- Mudança de papéis de compras: compra reativa e compra proativa....38
LISTA DE SIGLAS
LDO - Lei de Diretrizes Orçamentária
MBA - Master in Business Administration
SCC - Suppy Chain Council
PCP - Planejamento e Controle de Produção
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 13
1. LOGÍSTICA ......................................................................................................... 16
1.1. LOGÍSTICA EMPRESARIAL ........................................................................... 17
1.2. ATIVIDADES DA LOGÍSTICA ......................................................................... 19
1.2.1. Atividades primárias ................................................................................... 20
1.2.2. Atividades de apoio .................................................................................... 21
2. CADEIA DE SUPRIMENTOS ............................................................................ 24
2.1. COMPRAS ...................................................................................................... 24
2.1.1. Objetivo de compras .................................................................................. 26
2.1.2. Processo de compras ................................................................................. 29
2.1.3. Organização de uma seção de compras .................................................., 30
2.1.4. A atividade de compra como função administrativa .............................. 32
2.2. CARGOS ENVOLVIDOS NO SETOR DE COMPRAS ................................... 33
2.3. QUALIFICAÇÃO DE COMPRADORES .......................................................... 35
2.4. O PAPEL DO COMPRADOR PÚBLICO ........................................................ 36
2.5. NEGOCIAÇÃO ................................................................................................ 40
2.6. FORNECEDORES .......................................................................................... 42
2.7. TIPOS DE COMPRAS NO SETOR PÚBLICO ............................................... ,43
2.7.1. Licitações ..................................................................................................... 43
2.7.2. Concorrência .............................................................................................. 46
2.7.3. Tomada de preço ........................................................................................ 46
2.7.4. Convite ........................................................................................................ 46
2.7.5. Pregão ......................................................................................................... 47
2.7.8. Dispensa de licitações ............................................................................... 48
3. METODOLOGIA ................................................................................................ 49
4. ESTUDO DE CASO ........................................................................................... 51
4.1. CARACTERIZAÇÃO DO ÓRGÃO ESCOLHIDO ........................................... 52
4.2. RESULTADO DA PESQUISA ........................................................................ 52
4.3. DEPARTAMENTO DE COMPRAS................................................................... 53
4.4. PROCESSOS DE COMPRA ........................................................................... 54
4.5. A REALIZAÇÃO DA COMPRA ...................................................................... 55
4.6. TIPOS DE COMPRAS .................................................................................... 56
4.6.1. Dispensa de licitação ................................................................................. 56
4.6.2. Processo licitatório nas modalidades ...................................................... 57
4.6.3. Convite ........................................................................................................ 59
4.6.4. Tomada de preço ........................................................................................ .60
4.6.5. Concorrência pública ................................................................................. 60
4.6.6. Pregão ......................................................................................................... 60
4.7. FORNECEDORES .......................................................................................... 61
5. ANÁLISE DOS DADOS ..................................................................................... 62
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................... 64
7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................66
ANEXO.......................................................................................................................70
13
INTRODUÇÃO
Nos últimos anos, com os avanços constantes da tecnologia, tornou-se
imprescindível, para qualquer empresa que queira sobreviver no mercado, a
constante atualização e adaptação a este novo cenário de mudanças. Tão
importante quanto acompanhar tais mudanças, é saber aproveitá-las de maneira
estratégica, proporcionando grandes melhorias nos processos da empresa.
No Brasil, os benefícios dos avanços tecnológicos vêm sendo intensamente
utilizados por empresas privadas, não só como um meio de manter-se em sintonia
com as mudanças do ambiente de mercado, mas também como um diferencial
competitivo. Sendo assim, não há cabimento a Administração Pública distanciar-se
dos avanços tecnológicos existentes no mercado.
Na medida em que essa competição globalizada avança e surge um mercado
mundial de suprimentos, cresce também a importância das Compras nas
organizações. O comprador tem evoluído junto com o mercado e, tornando-se um
representante da empresa, adquiriu funções de buscar, além de preço, novas
tecnologias, inovações e qualidade sejam no Brasil ou em qualquer parte do mundo.
Neste contexto, o departamento de compras é visto, nos dias atuais como
uma parte estratégica para agregar valor a qualquer empresa, tendo influência direta
nos estoques e no relacionamento com os clientes, estando diretamente ligado ao
sucesso das organizações.
Segundo Moraes (2005), o departamento de compras também pode assumir
o papel de negociação de preços com os fornecedores. Essa negociação
determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa.
O setor de compras é de vital importância dentro das organizações
empresariais público/privada, tendo em vista que ambas buscam a realização de um
processo de compra bem sucedido e dentro dos critérios das boas práticas
empresariais e as exigidas por lei, e também a redução dos custos como estratégia
de competitividade, uma vez que com a globalização, veio o aumento das
variedades de produtos e os consumidores se tornaram mais exigentes.
Neste contexto, o setor público também procura utilizar as compras como
ferramenta de redução de custos, através da modernização das leis que norteiam as
14
compras públicas e a utilização da Tecnologia da Informação, tornando o processo
mais ágil para ambas as partes.
Na realidade, as empresas privadas compram materiais e/ou serviços de
quem eles acham necessário ou conveniente, já na administração pública, com
ressalvas de algumas hipóteses legais, as compras serão necessariamente
precedidas de licitação, tendo em vista o dinheiro e o interesse público que está em
jogo. Por isso, os compradores públicos não podem agir livremente, mas sim, de
acordo com a lei (FLEURY, 2007).
Neste cenário atual de competitividade no mercado globalizado, onde um bom
desempenho logístico é o diferencial, o setor de compras é um importante aliado na
busca por fornecedores confiáveis que possam compor um processo de compras
bem sucedido conseguindo com isso redução de custos e melhor qualidade dos
produtos adquiridos, assim como a garantia da entrega em tempo hábil para evitar o
desabastecimento dos setores requerentes, neste contexto, o setor público também
procura utilizar as compras como ferramenta de redução de custos, através da
modernização das leis que norteiam as compras públicas.
Os compradores públicos devem estar cientes de que, para realização das
compras, se torna necessário e imprescindível o fornecimento da especificação
completa do bem, além da definição das unidades e das quantidades a serem
adquiridas, para garantir a perfeita aquisição dos bens ou serviços necessários,
além de permitir clareza e exatidão por parte de quem está cotando os preços, no
caso, o fornecedor.
Com isso, o objetivo desse trabalho foi de verificar a importância do
departamento de compras no setor público na busca de melhores resultados.
Para atingir o objetivo foi realizada uma pesquisa bibliográfica, através de
livros, artigos, artigos científicos, entre outros para coletar dados e informações
sobre o assunto. Após a pesquisa bibliográfica foi realizado um estudo de caso em
um órgão público, mais especificamente, em uma prefeitura localizada na região
noroeste do estado de São Paulo, que tem no seu departamento de compras uma
preocupação muito grande em gerar bons resultados.
Com respeito à importância do departamento de compras, surgiu assim o
seguinte questionamento: O departamento de compras de um órgão público se
utilizado de forma correta, possibilita o mesmo obter melhores resultados?
15
Para a realização da pesquisa, o trabalho ficou estruturado da seguinte forma:
no capítulo 1 foi abordado o referencial teórico sobre logística, seus conceitos e suas
atividades. No capítulo 2 foi abordado o referencial teórico sobre cadeia e
suprimentos, compras, seus objetivos, seus processos, entre outros. No capítulo 3 a
metodologia utilizada para a realização da pesquisa e no capítulo 4 análise dos
dados coletados em pesquisa, no capítulo 5 estudo de caso de um órgão público
que possui um departamento de compras localizado na região noroeste paulista, e
no capítulo 6 foi relatado as considerações finais e no capítulo 7 foram relacionadas
as referências bibliográficas, e anexado apêndice.
Por fim, as considerações finais.
16
1. LOGÍSTICA
O inicio da Logística se deu com os chefes militares para organizar melhor
seus homens, equipamentos, suprimentos e alimentação, buscando com isso um
controle melhor de seus recursos disponíveis e com finalidade de obter vantagens
em suas batalhas.
A logística é um campo fascinante e em plena expansão, com potencial
para a obtenção de resultados extraordinários para a organização. Não o
era 50 anos atrás e, também, foi pouco utilizada até os anos 70. O
crescimento e interesse da ação logística ocorreram principalmente nos
anos 90. (POZO, 2010, p. 2).
Sabendo disso, pode-se dizer que o crescimento da logística foi impulsionado
pelas necessidades das organizações, com a finalidade de superar novos desafios
apresentados pela situação de mercado, e ao mesmo tempo garantir sua
sobrevivência, sem que seus lucros fossem alterados consideravelmente (POZO,
2010).
Fleury (2009, p. 31), define que “logística deve ser vista como um instrumento
de marketing, uma ferramenta gerencial, com finalidade de agregar valor nos
produtos e serviços prestados”. Uma vez que todas as variáveis, como
disponibilidade de produtos, prazos de entrega, consistência dos prazos,
flexibilidade do serviço, serviço de pós-venda e outros; estejam em perfeita
harmonia, cabe à logística estruturar para garantir seu cumprimento. O autor ainda
menciona um segundo conceito para logística: “[...] A logística deve ser tratada como
um sistema, ou seja, um conjunto de componentes interligados, trabalhando de
forma coordenada, com objetivo de atingir um objetivo comum. [...]”.
A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e
armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição
da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de
informação que colocam os produtos em movimento com o propósito de
providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável.
(BALLOU, 2010, p. 24).
“A logística refere-se à responsabilidade de projetar e administrar sistemas,
para controlar o transporte e a localização geográfica dos estoques de materiais,
produtos inacabados e produtos acabados pelo menor custo total” (BOWERSOX;
CLOSS; COOPER, 2007, p. 27).
17
Segundo Pozo (2010), o sucesso de qualquer empresa dependerá muito do
controle de seus custos logísticos, instituir metas para reduzir o lead time entre os
pedidos, a produção e a demanda, com propósito de melhor atender seus clientes,
uma vez que os mesmos querem receber seus bens e serviços no momento que
desejar, com as especificações já definidas anteriormente, o local especificado, no
preço desejado. Diante dessas informações, as empresas tendem cada vez mais a
se equipar, atualizar-se quanto à legislação, para que possa enfrentar seus
concorrentes com eficiência e eficácia, e assim conquistar sua fatia do mercado.
É a partir desta necessidade de redução nos custos logísticos, que as
empresas identificaram a importância da aplicabilidade da logística como ferramenta
na área empresarial, e também, reconhecer seus benefícios na utilização da mesma,
como um diferencial na administração dos seus negócios.
1.1. Logística empresarial
As operações logísticas tornaram-se fundamentais em um país industrializado
para a confecção de produtos acabados e a distribuição aos clientes. Atualmente no
comércio globalizado, ela cresceu e se tornou altamente complexa. (BOWERSOX;
CLOSS; COOPER, 2007)
Apesar dos recursos aplicados em logística, o que mais chama a atenção não
é o estudo da redução de custos, e sim, a maneira como as empresas usam a
logística adquirindo vantagens competitivas, através da superioridade dos serviços
oferecidos a sua clientela mais importante, e as empresas que têm melhor
desempenho,
se
utiliza
da
tecnologia
da
informação,
com
sistemas
de
monitoramento constante para identificar possíveis falhas operacionais, o que facilita
sua correção, antes mesmo que ela aconteça. Quando não for possível, pode-se
utilizar desta informação para avisar o cliente, evitando a surpresa com a falha no
serviço. Em alguns casos, quando se trabalha em conjunto, cliente e fornecedor, é
possível uma previsão de paralisação operacional devido a falhas, e assim tomar
providências corretivas no sentido de se evitar que aconteça. Empresas que utilizam
esses recursos logísticos são excelentes parceiras para a cadeia de suprimentos
(BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007).
18
A logística agrega valor aos processos da cadeia de suprimentos quando o
estoque é estrategicamente posicionado para gerar vendas. Criar valor
logístico é algo dispendioso. Embora seja difícil de medir, a maioria dos
especialistas concordam que o gasto anual com logística nos Estados
Unidos em 2004 foi de aproximadamente 8,6 % dos $ 11,74 trilhões do
Produto Interno Bruto (PIB), ou seja, $ 1.015 bilhão. Os gastos com
transportes em 2004 foram de $ 644 bilhões, o que representa 63,3 % do
custo logístico total (BOWERSOX; CLOSS, COOPER, 2007, p.24).
A busca pelas boas práticas de serviço, que vão gerar a preposição de
valores logísticos, deve ser uma constante no mundo empresarial, tendo em vista a
competição acirrada de mercado.
Percebe-se, que o conceito de logística pode ser encontrado por vários
autores, constata-se, entretanto todos a enfatizam como uma nova estratégia, que
empregada de forma integrada é capaz de criar sintonia entre todos os
departamentos dentro das organizações.
Segundo Ballou (2010, p.17) o conceito de logística é:
A logística empresarial estuda como administração pode promover
melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos
clientes e consumidores, através de planejamento, organização e
controles efetivos para as atividades de movimentação e
armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. A logística é
um assunto vital (BALLOU, 2010, p.17).
Pode dizer então, que a gestão logística é o elo entre o local de produção e
os mercados consumidores.
Para Francischini & Gurgel (2004, p. 262) a definição de logística empresarial
é:
Processo de planejamento, implementação e controle do fluxo
eficiente e eficaz de matérias-primas, estoques de produtos semiacabados, acabados e de fluxo de informações a eles relativo, desde
a origem até o consumo como o propósito de atender aos requisitos
dos clientes.
A integração dos processos é de suma importância para agregar valor para o
cliente. Ballou (2010, p. 23), sintetiza a missão de logística como “colocar as
mercadorias ou os serviços certos no lugar e no instante corretos e na condição
desejada, ao menor custo possível”.
19
Neste contexto, pode-se dizer que a logística empresarial é responsável pela
sintonia entre as necessidades dos clientes com a administração dos fluxos de
materiais e de informações, partindo do fornecedor até o consumidor final, reduzir
custos, e ainda gerar competitividade na cadeia de valor. Para que o objetivo seja
alcançado é essencial que as atividades logísticas sejam bem executadas.
1.2. Atividades da logística
A logística empresarial é formada por um conjunto de atividades integradas e
estratégicas, iniciando desde o fornecedor até a entrega do produto ou serviço ao
consumidor final. De acordo com Bowersox, Closs, Cooper (2001) a logística é vista
como a competência que vincula a empresa a seus clientes e fornecedores.
A logística tem responsabilidade de prover recursos, equipamentos,
informações e as condições necessárias para a execução de todas as atividades,
com objetivo de maximizar e tornar realidade suas potenciais sinergias, com o
propósito de alcançar níveis de serviços adequados aos clientes, garantindo que o
produto estará á sua disposição no lugar certo, no momento certo, a um custo
razoável.
A logística está inserida na cadeia de suprimentos para transportar e entregar
materiais com o propósito de adquirir benefícios, em relação ao tempo, local e
menor custo total. O estoque somente irá obter maior valor a partir do momento em
que for entregue ao fornecedor, ou se houver uma política para criação de valor
agregado. A estratégica logística na cadeia de suprimentos, somente obtém
benefícios se houver integração entre as funções, pois as decisões tomadas em
relação a uma delas incidirão sobre os custos umas das outras. É esta relação que
dificulta e desafia uma implementação bem sucedida da gestão integrada
(BOWERSOX; CLOSS; COOPER ;2007).
Segundo a figura 1.1 a gestão logística integrada interage com todas as áreas
das empresas, e é fundamental para que a cadeia de suprimentos funcione com
eficiência e a empresa alcance seus objetivos de lucro e satisfação de seus clientes.
20
Figura 1.1 - Logística empresarial – Representação visual da natureza interrelacional entre as cinco áreas do trabalho logístico.
Fonte: Ballou (2010, p. 29)
Para Pozo (2010) as atividades representadas na figura 1.1, são descritas
como atividades primárias e atividades de apoio, também conhecida como cadeia de
valor, conforme descritas abaixo, e seus conceitos de forma aplicada, bem como
seus benefícios a serem considerado.
1.2.1. Atividades primárias
Segundo Pozo (2010), atividades primárias são aquelas que são de vital
importância para a obtenção dos objetivos logísticos de custo e nível de serviço que
o mercado deseja, são elas também responsável pela maior parcela do custo total
da Logística e são essenciais para a coordenação e o cumprimento da tarefa
logística.
Segundo Ballou (2010) a atividades primárias são compostas por:
a) Transportes: é uma das atividades logística mais importante, pois ela é
responsável por quase dois terços dos custos logísticos, é também
fundamental para toda organização uma vez que é responsável por todo
tipo de movimentação, seja de matéria-prima para produção ou
21
movimentação de produtos acabados até a entrega aos clientes. E para
que a entrega seja efetuada, é indispensável que haja investimento em
manutenção de estoques;
b) Manutenção de estoques: é necessário para que se possa atingir um grau
razoável de disponibilidade do produto em função da demanda, representa
também quase dois terços dos custos logísticos, funciona como um
amortecedor entre a oferta e demanda. O grande desafio da administração
de estoques é manter seus níveis o mais baixo possível e ao mesmo tempo
satisfazer as necessidades de seus clientes. Os administradores devem
manter o mínimo possível de estoques necessários para atender as
solicitações de seus clientes. As quais devem ser processadas no menor
tempo possível, apesar desta atividade não representar custo elevado, mas
os recursos são decorrentes da mesma; e.
c) Processamento de pedidos: o chamado ciclo critico de atividades logísticas,
que é o tempo da realização do pedido de compra até o produto ser
entregue ao cliente. É responsável pelo tempo entre se processar um
pedido e definitivamente entregar um bem ou serviço ao cliente diante dos
recursos logísticos disponíveis. É através do processamento que se da
inicio a movimentação de bens e serviços.
Segundo Ballou (2010), os custos referentes ao processamento de pedidos
são pequenos em relação aos custos de transporte e manutenção de estoque.
1.2.2. Atividades de apoio
Segundo Pozo (2010), as atividades de apoio são aquelas que dão apoio às
atividades primárias, com finalidade de êxito nas organizações, que buscam manter
e criar clientes satisfeitos e acionistas tendo lucros. As atividades de apoio são as
seguintes:
a) Armazenagem: é a administração dos espaços necessários para manter os
materiais estocados, podem ser dentro das fábricas, ou externos próximos
aos clientes. Essas ações envolvem fatores como a localização,
dimensionamento da área, arranjo físico, recuperação de estoques,
projetos de docas ou baias de atração e configuração do armazém,
necessidades de recursos financeiros e humanos;
22
b) Manuseio de materiais: essa atividade está relacionada à manutenção de
estoques, seja ela dentro da fabrica; movimentação de matéria-prima ou
produtos em processo refere-se também a transferência de um depósito
para o outro;
c) Embalagem: refere-se à proteção necessária que o produto deve ter com
finalidade de chegar até o deposito, ou até os clientes, em perfeita
qualidade, usando a embalagem adequada, as empresas não tem
desperdício e perdas. Segundo Ballou (2010), as embalagens podem
tornar o transporte e a armazenagem de produtos eficientes;
d) Suprimento: a área de suprimento ou compras tem por finalidade dar apoio
a logística e pode também contribuir com a redução de custos logísticos
dentro das empresas. Para Ballou (2010), é na área de suprimento que é
feita a seleção de fontes de reabastecimento, as quantidades que são
necessárias, o plano de compra e como o produto será comprado (foco do
trabalho);
e) Planejamento: refere-se em quantidade que se deve produzir, como, onde
e por quem devem ser fabricadas. Segundo Ballou (2010), a programação
do produto refere ao fluxo de saída e;
f) Manutenção de informação: é a função que permitirá o sucesso da ação
logística dentro de uma organização, tem base em informações de custos,
procedimentos e desempenho para o correto planejamento e controle
logístico. Segundo Ballou (2010), o sucesso do controle logístico depende
das informações das atividades primárias e de apoio.
A cadeia de suprimentos é um subconjunto da cadeia de valor estendida, a
qual é focada em agregar valor a um serviço ou a um produto físico, enquanto a
cadeia de suprimentos focaliza principalmente a produção, distribuição e vendas de
produtos físicos (CHRISTOPHER, 2007).
Toda empresa na consecução dos seus objetivos necessita de grande
interação entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de
assim estar organizada. A área de compras interage intensamente com
todas as outras, recebendo e processando informações, também
alimentando outros departamentos de informações úteis às suas tomadas
de decisão. (MARTINS & ALT, 2009).
23
Desse modo, ao analisar o conceito das atividades primárias e de apoio, ou
seja, a cadeia e valor constata-se uma relação com a cadeia de suprimentos, pois,
verifica-se que ambas partem da mesma filosofia de formação.
24
2. CADEIA DE SUPRIMENTOS
Chopra e Meindl (2011, p. 5) afirmam que, o objetivo central das cadeias de
suprimento é maximizar o valor geral gerado, sendo este, a diferença entre o valor
do produto final para o cliente e os esforços de produção realizados pelas empresas
para atender ao seu pedido.
Para Chopra e Meindl, (2011, p.3), a cadeia de suprimento está relacionada
com todas as atividades envolvidas com a emissão de um pedido de um cliente,
todos os meios envolvidos para a perfeita satisfação do cliente, com a entrega do
produto, que são os fabricantes, fornecedores, transportadoras, armazéns e o
próprio cliente. Para eles uma cadeia de suprimentos é: “dinâmica e envolve o fluxo
constante de informações, produtos e fundos entre diferentes estágios”.
Ballou (2006, p. 27) define que o “conceito de logística deriva dos conceitos
da gestão coordenada de atividades inter-relacionadas e do conceito de que
logística agrega valor a produtos e serviços essenciais para a satisfação dos
clientes” e o aumento das vendas, daí se conclui que a logística faz parte do
processo de Gerenciamento da Cadeia de Suprimento.
Segundo Ballou, (2006, p. 28), “cadeia de suprimentos envolve toda
atividades relacionadas com o fluxo e transformação de mercadorias desde o
estágio da matéria-prima até o usuário final, bem como também todo fluxo de
informação”, seu efetivo gerenciamento tem como objetivo conquistar uma vantagem
competitiva sustentável.
Para Suppy Chain Council (SCC) (2004) a cadeia de suprimentos abrange
todos os esforços envolvidos na produção e liberação de um produto final, desde o
primeiro fornecedor do fornecedor até o último cliente do cliente. E o departamento
de compras é uma das áreas de extrema importância para desempenhar essa
função.
2.1. COMPRAS
Segundo Dias (2009), compras é parte essencial do departamento de
materiais ou suprimentos, onde visa suprir as necessidades de materiais ou
serviços, planejá-las quantitativamente e manter as quantidades corretas, fazer a
25
correta conferência do que foi comprado e armazenar adequadamente; das funções
que compõem a cadeia de suprimentos, compras se torna fundamental.
Gurgel (2008) menciona que as organizações tem visto hoje a área de
compras de uma forma mais madura e com técnicas cada vez mais aprimoradas,
onde os dados são mais precisos em relações a tarefas realizadas em outras
funções administrativas.
Para Pozo (2010), a área de compras é uma atividade que proporciona apoio
ao processo produtivo, suprindo-o com os materiais necessários para o andamento
dos processos. A visão de compras nos dias de hoje está associada com o sistema
logístico empresarial, com atividades de gerar operações lucrativas e manter a
competitividade de mercado, e é fonte de redução de custos, através de
negociações de preços, pesquisa de materiais alternativos e busca de novos
fornecedores.
Segundo Arnold (1999) a função compras é responsável pelo estabelecimento
do fluxo dos materiais na empresa, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela
agilização da entrega.
A Gestão da aquisição - a conhecida função de compras - assume papel
verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de
recursos, principalmente financeiros envolvidos, deixando cada vez mais
para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e
um centro de despesa e não um centro de lucros. (MORAES, 2005).
Para Pozo (2004, p. 149), o setor de compras tem grande influência nos
resultados de uma empresa em virtude de suprir as organizações de recursos
materiais para proporcionar perfeito desempenho e atender as necessidades de
mercado. Para que a empresa possa movimentar-se adequadamente e eficazmente,
o material precisa estar disponível no momento certo e com as especificações
corretas, assim o sistema ocorrerá sem interrupções, satisfazendo o processo
operacional.
Neste contexto, saber o que, quanto, quando e como comprar passa a ser
questão de sobrevivência, neste momento a função compras passa a ter grande
importância para as organizações (MARTINS & ALT, 2003).
Ainda sobre o ponto de vista de Martins & Alt (2006), atualmente a função
compras é tida como parte do processo de logística das empresas.
26
Atualmente a função compras é vista como parte do processo de logística
das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos
(Supply Chain). Por isso, muitas empresas passaram a usar a denominação
gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento
de suprimentos, um conceito voltado para transações em si e não para o
todo. (MARTINS & ALT, 2003, p. 64)
Para Pozo (2004), a função compra de materiais tem a finalidade de suprir as
necessidades dos clientes, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento
certo com quantidades corretas, verificar o recebimento do material comprado e
providenciar o armazenamento. Compra é, portanto, uma operação da área de
materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimentos.
De acordo Martins & Alt (2006), as atividades relacionadas a compras
envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos
serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e
mudanças na demanda, entre outros. Já que grande parte do dinheiro de vendas é
pago a fornecedores por materiais comprados, reduções pequenas na aquisição dos
materiais podem gerar melhorias consideráveis nos lucros. Dessa forma, pode-se
dizer que a gestão de compras é de vital importância para o sucesso da empresa.
2.1.1. Objetivo de compras
Toda atividade industrial, antes de iniciar seu processo de produção precisa
estar suprida de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços para que
possa operar, isso deve ser compatível com a quantidade a ser produzida desde o
inicio até o fim de todo o processo.
Conforme afirmam Gaither & Frazier (2002), o departamento de
compras
desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa, sua
missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornandose responsável pela entrega no tempo certo, custo, qualidade e outros elementos na
estratégia de operações.
Os objetivos de compras segundo Martins & Alt (2006, p. 67) “devem ser
alinhados aos objetivos da empresa como um todo, tendo em vista o melhor
atendimento ao cliente interno e externo”. A utilização de tecnologias cada vez mais
sofisticadas e atuais como a internet e cartões de crédito, tem tornado a função
compras extremamente dinâmica.
27
Segundo Dias (2009), conclui que os objetivos básicos de um departamento
de compras são:
a) Obter um fluxo contínuo com finalidade de atender a produção como um
todo;
b) Coordenar esse fluxo a fim de que seja utilizado o mínimo possível de
investimentos para não afetar a operacionalidade da empresa;
c) Comprar materiais e insumos ao menor preço possível, sempre sem
perder a qualidade e mantendo o suprimento adequado;
d) Em suas negociações deve-se levar em conta o preço justo a fim de
manter a honra da empresa diante de seus fornecedores.
Um bom processo de compras tem como base as informações das reais
necessidades de suprimento, quanto às quantidades e prazos necessários para a
fábrica operar, esses parâmetros são responsáveis pelo sucesso do setor de
compras, com isso, produção e compras devem trabalhar juntas.
Já segundo Arnold (2009), o objetivo do setor de compra se divide em:
a) Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessária;
b) Obter mercadorias e serviços com menor custo;
c) Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do
fornecedor;
d) Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores, e buscar
novos fornecedores em potencial.
Dias (2009, p. 229), diz que “comprar bem é um dos meios que devem usar
para reduzir custos, deve-se verificar os prazos, preços, qualidade e volume; mas
manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor ajuda muito diante de
eventuais problemas”, pois a empresa e o fornecedor devem ser parceiros.
A seleção de seus fornecedores também é fundamental no processo de
compras; a potencialidade dos fornecedores deve ser verificada, suas instalações e
seus produtos, inclusive sua parte fiscal, uma empresa não pode confiar sua
produção a uma empresa não confiável financeiramente e produtivamente.
Para Pozo (2010) é de competência do departamento de compras o
abastecimento da empresa com os recursos materiais para executar suas atividades
produtivas e suprir as necessidades do mercado, para que isso ocorra, é necessário
que os produtos e matérias-primas estejam disponíveis na hora certa, e com as
28
especificações corretas a fim de que os processos operacionais possam ser
supridos.
Quadro1.2- Interface do departamento de compras com as outras áreas da empresa.
Entradas:
Saídas
Entradas
Saídas
Entradas
Saídas
Entradas
Saídas
Entradas
Saídas
Jurídico:
Contratos assinados, pareceres sobre processos de compras,
assessoria jurídica;
Solicitações de pareceres, informações de campo sobre fornecedores.
Informática:
Informações sobre novas tecnologias, assessorias na utilização de email, intranets, extranets, softwares de compras;
Informações sobre fornecedores, cópias de solicitações de compras e
de pedidos de compras, cópias de contratos de fornecimento de
serviços.
Marketing e vendas:
Condições de mercado de compradores, novos concorrentes, novos
produtos, novas tecnologias de produtos e processos;
Custo de promoções, condições do mercado fornecedor.
Contabilidade e Finanças:
Custos das compras, disponibilidades de caixa, assessoria nas
negociações sobre condições de pagamento;
Orçamento de compras, compromissos de pagamento, custos dos
itens comprados, compromissos de pagamento, custos dos itens
comprados, informações para subsidiar estudos da relação benefícios
sobre os custos.
Fabricação ou Produtos:
Necessidades de materiais e/ou componentes do processo produtivo,
informações sobre estoque disponíveis;
Prazos de entrega dos pedidos, recebimentos previstos.
Fonte: Adaptado de Martins & Alt (2006)
Pois, para as organizações alcançarem seus objetivos, é necessário que
haja grande interação entre todas as áreas da empresa. Pois, o departamento de
compras interage muito com todas as áreas da empresa, como se pode observar no
quadro 1.2 onde mostra a interação de compras com todas as áreas que constituem
a empresa.
Após conhecer o objetivo de compras e sua relação entre as áreas, é
necessário que a empresa conheça como funciona o processo de compras.
2.1.2. Processo de Compras
A realização do processo de compras deverá ter como objetivo primário,
atender às necessidades de produtos e serviços das empresas, buscando
29
continuamente a redução de custos e estabelecendo alianças estratégicas com
fornecedores,
com
suporte
da
melhor
tecnologia
disponível
e
aplicável.
(FRANCISCHINI e GURGEL, 2004).
Estabelecem-se procedimentos para o processo de compras, garantindo a
qualidade e a confiabilidade do processo, com isso o processo é:. (FRANCISCHINI e
GURGEL, 2004)
a) Requisição de compra: documento pelo qual é oficializada a necessidade
de aquisição junto a suprimentos;
b) Pedido de cotação: documento emitido para se obter e registrar os valores
propostos para o fornecimento de materiais ou serviços. Devem-se realizar
no mínimo três cotações;
c) Pedido de compra: documento pelo qual é oficializada a compra junto aos
fornecedores contendo todas as informações necessárias para que o
fornecedor possa entregar o material/serviço de acordo com as
necessidades; e
d) Recebimento: neste momento o material é recebido, conferido e
armazenado, ficando a disposição no estoque da empresa para ser
comercializado.
Conhecendo o processo de compras, é necessário que a empresa organize
esse mecanismo, e para que o gestor possa buscar melhores resultados do
departamento de compras é necessário que o mesmo entenda este objetivo,
buscando novos conhecimentos de forma contínua com a finalidade de melhorar seu
desempenho.
2.1.3. Organização de uma seção de compras
Para Pozo (2010) comprar envolve pesquisas que buscam melhores
resultados para a organização, num trabalho contínuo que está relacionado à todas
as atividades na aquisição de materiais, pesquisas, busca por qualidade, e até
reuniões com futuros fornecedores, não levando em conta apenas valores e
julgamentos simplesmente intuitivos, mas também, necessita de sistemas moderno
de gestão e uso de tecnologia, que são ferramentas geradoras de lucros.
30
Segundo Dias (2009) a organização de compras é funcional quando são de
tamanhos moderados e quando suas atribuições são entregues a compradores
individuais, os itens são especificados de acordo com a origem, necessidade e o
valor do material.
A seção de compras tem como elemento principal a pesquisa: buscar e
investigar; a determinação e o encontro da qualidade certa, a localização de uma
fonte de suprimento, a seleção de um fornecedor adequado, o estudo para
determinar se o produto deve ser comprado ou fabricado.
Segundo Dias (2009), o campo de pesquisa de compras pode ser dividido em
áreas distintas, onde se aplicam essas atividades, como:
a) estudo dos materiais: avaliam as necessidades da empresa a curto e longo
prazo, varia de um a dez anos: tendência de ofertas e demanda, dos
preços, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos,
desenvolvimento de padrões e especificações.
b) análise econômica: efeitos dos ciclos econômicos sobre os materiais
comprados em função das necessidades, tendências de preços gerais e
influência
das
variações
econômicas
sobre
os
fornecedores
e
concorrentes.
c) análise de fornecedores: qualificação de fornecedores ativos e em
potencial, estudo de suas instalações, avaliação de desempenho e análise
da condição financeira.
d) análise de custo e do preço: razões adversas a variações de preços,
estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens
de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos
de fabricação e de especificações de materiais.
e) análise das embalagens e transportes: custos dos fornecedores em relação
a sua localização, reclassificações dos artigos, introdução das melhorias
nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos materiais.
f) análise administrativa: controle dos formulários, simplificação do trabalho,
emprego de sistemas informatizados, preparação de relatórios.
Segundo Dias (2009), o sistema de compras dentro de uma empresa é
suprido por informações de vários departamentos funcionais da empresa entre eles
temos:
31
a) Produção: o objetivo principal da relação do setor de compras com o setor
de produção é o beneficio geral da empresa, daí ambos não visam ser
superior um ao outro, mas sim trabalharem em conjunto.
b) Engenharia: a união entre está área visa assuntos concernentes ao projeto,
planejamento e especificação preliminares exigências de produção.
c) Contabilidade: a relação entre compras e contabilidade é de vital
importância e se inicia logo após a compra; pois irá acarretar a retirada de
recursos do caixa da empresa.
d) Vendas: deve manter o setor de compras informado de quanto foi vendido
e suas futuras projeções, para que se tenha um parâmetro de quanto irá
compras, hoje, já é comum essas atividades serem exercidas pelo setor de
planejamento e controle da produção (PCP).
e) PCP: compras e PCP tem relação estreita e fundamental, pois são
responsáveis pelos materiais desde o momento de aquisição até o de
entrega e utilização.
f) Controle de qualidade: a relação de compras com o controle de qualidades
é de fornecer matéria-prima de qualidade e dentro dos padrões
especificados; o controle de qualidade normalmente faz teste de aceitação
dos materiais comprados, é função de compras estarem repassando aos
fornecedores quais é os critérios adotados para sua aceitabilidade, para
que não tenha surpresas indesejáveis com mercadorias fora das
especificações desejadas.
2.1.4. A atividade de compra como função administrativa
A compra não é um fim em si mesmo, e tem como função principal coordenar
a sua atividade, aliada e em sintonia com outras importantes fases desenvolvidas
pela organização. A atividade de compra programa o trabalho dos outros
departamentos, pela aquisição de insumos necessários para a realização dos
trabalhos finalísticos da instituição. (BALLOU, 2010)
Podem-se considerar compras como função administrativa, separada por
diversos estágios que se relacionam entre si e necessitam de decisões a ser
tomadas, associadas a qualidade, quantidade, origem, cronograma e custo de
aquisição. Coletti (2009, p. 12) enfatizam esse contexto, onde:
32
A compra é uma função administrativa. Mesmo em bases diferentes, a
compra é por si própria, uma verdadeira função administrativa. Envolve-a, a
administração de materiais em uso corrente, desde a determinação de
fontes de fornecimento e vias de fornecimento, passando pelo almoxarifado,
até a entrega final nos pontos de produção, conforme se fizer necessário.
Em todos os estágios há decisões a serem tomadas, quanto à qualidade,
quantidade, cronogramas, origem e custo. Reconhece-se, assim, que a
oferta de produtos de qualidade, em quantidades adequadas e adquiridas
por um preço razoável são aspectos chave na viabilização econômica das
unidades (COLETTI, 2009, p. 12).
Na realidade, os particulares compram materiais e/ou serviços de quem eles
acham necessário ou conveniente, já na administração pública, com ressalvas de
algumas hipóteses legais, as compras serão necessariamente precedidas de
licitação, tendo em vista o dinheiro e o interesse público que está em jogo. Por isso,
os compradores públicos não podem agir livremente, mas sim, de acordo com a lei
(FLEURY, 2007).
A função de comprar está intrinsecamente ligada a todos os departamentos
da instituição, não só do ponto de vista da compra em si, mas, sobretudo, no
alcance dos objetivos e finalidades institucionais. Um comprador público deverá
levar em consideração, na sua decisão final de compra, as opiniões e sugestões
dadas pelos requisitantes dos produtos ou materiais solicitados, pois elas
contribuem e motivam os atores envolvidos, além de aperfeiçoar os aspectos
técnicos, provocando um constante aperfeiçoamento dos métodos e das atividades
de compras (TAYLOR, 2005).
Outro ponto que se deve conhecer são os cargos envolvidos no setor de
compras, para saber quem são as pessoas envolvidas nesse processo.
2.2. CARGOS ENVOLVIDOS NO SETOR DE COMPRAS
Segundo Dias (2009) os cargos envolvidos no setor de compras só
compostos por: Chefe de Compras, Comprador de materiais diversos, Comprador
técnico, Comprador de matéria-prima, Auxiliar de compras, Acompanhador de
compras – follow-up, cada um com suas funções.
a) Chefe de compras: a função do chefe de compras engloba vários
procedimentos, começando por estudar e analisar as solicitações de
compras de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral, inteirarse das necessidades e detalhes técnicos exigidos pelos requisitantes,
33
coordenar pesquisas de fornecedores e coleta de preços, organizar
concorrências e estudar os seus resultados, optando pelo que oferecer
melhor condição, manter contatos com fornecedores, solicitar testes de
qualidade das matérias-primas adquiridas, assessorar as várias seções
com informações e soluções técnicas, controlar prazos de entrega, elaborar
previsões periodicamente de compras, examinar cadastro geral dos
fornecedores, e finalmente manter contatos com setores de produção, e
ainda elaborar relatórios e estatísticas de controle geral.
b) Comprador de materiais diversos: esta função limita-se a compras de
pequeno porte, e algumas atividades inerentes ao setor como: efetuar e
acompanhar pequenas compras de materiais sob a supervisão da chefia da
seção, classificar e analisar requisição de compras remetidas por outros
setores, pesquisar cadastro de fornecedores e efetuar coleta de preços,
estudar preços e qualidades, optando pelo que obtiver melhores condições,
efetuar as compras e controlar a entrega dos materiais, manter arquivo de
catálogos e fornecedores.
c) Comprador técnico: limita-se a comprar materiais ligados à produção, que
exigem uma especificação mais detalhada, mediante a supervisão e a
orientação da chefia, assim como as demais atividades, classificar e
analisar solicitações de compra, estudar e analisar necessidades técnicas,
pesquisar cadastro de fornecedores, preparar concorrência, analisar
informações recebidas e informar a chefia as melhores condições, manter e
atualizar cadastro geral de fornecedores, assessorar as varias seções com
informações técnicas, acompanhar e controlar entrega dos materiais.
d) Comprador de matéria-prima: a função deste comprador é efetuar compras
de matérias-primas utilizadas em uma ou mais unidades fabris, mediante
supervisão da chefia da seção, classificar e analisar solicitações de
compras remetidas por outros setores, pesquisar cadastro de fornecedores,
consultar em publicações especificas as cotações dos produtos, organizar
pequenas concorrências, analisar as informações e opinar sobre as
melhores ofertas, providenciar as compras e acompanhar as entregas das
mesmas.
e) Auxiliar de compras: cabe ao auxiliar de compras, controlar o recebimento
de solicitações de compras e efetuar conferência dos valores anotados,
34
pesquisar
arquivo
de
publicações
técnicas,
elaborar
relações
de
fornecedores para cada material, emitir pedido de compra, controlar
arquivo de catálogos e documentos referentes a compras efetuadas.
f) Acompanhador de compras – follow-up: sua função está relacionada às
seguintes atividades: acompanhar, documentar e fiscalizar as encomendas
realizadas em observância aos respectivos prazos de entrega, informar ao
comprador o resultado do acompanhamento, efetuar cancelamento,
modificações e pequenas compras conforme determinação da chefia.
Dias e Costa (2000, p. 5) concluem que “não se pode, portanto, imaginar um
comprador preocupado unicamente com a conclusão de uma compra, sem avaliar o
impacto dessa operação em relação aos demais processos integrados à cadeia
produtiva ou operativa das organizações”.
Todo profissional deve melhorar seu desempenho, através de atualizações
constantes, tendo em vista a variedade crescente de produtos no mercado, cada um
com seus descritivos diferenciados, principalmente nos aspectos técnicos, é esta
especificação descrita na forma correta é que irá determinar o tipo de mercadoria
que está sendo solicitado e a que será recebida.
2.3. QUALIFICAÇÃO DE COMPRADORES
O profissional da área de compras deve saber ouvir seus fornecedores e ter
conhecimentos suficientes para conduzir as negociações dentro dos parâmetros da
política da empresa visando que ela venha produzir, gerando lucros na fábrica e em
suas negociações nas compras, deve reduzir seu centro de custo.
Atualmente o comprador é um elemento experiente e a função é tida e
reconhecida como uma das mais importantes para uma correta gestão de
materiais. O padrão atual exige que o comprador tenha ótimas qualificações
e esteja preparado para usá-las em todas as ocasiões. Para conduzir
eficazmente suas compras, deve demonstrar conhecimento amplo das
características dos produtos, dos processos e das fases de fabricação dos
itens comprados. Deve estar preparados para discutir em igual nível de
conhecimento com os fornecedores. (DIAS, 2009, p. 237).
Segundo Dias (2009), antigamente os compradores tinham funções apenas
de compras de algumas coisas de uso geral na fábrica, recebimento e
armazenagem de mercadorias, muitas vezes nem sabiam que mercadorias eram, ou
35
para que se destinasse, nessa época recebiam o nome de almoxarifes, tais compras
eram efetuadas pelo gerente da fábrica.
Baily et al. (2000, p. 54) definem o perfil ideal do comprador moderno da
seguinte forma:
(...) Vê a função como geradora potencial de lucro: acredita que deve
contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de
condições. Possuir MBA; forte base financeira e tecnológica; assume que a
área de compras é vital para o bem-estar da empresa, que necessita de
contribuição criativa para os planos e as políticas corporativas. Aspira
assumir uma diretoria; ansioso para eliminar as deficiências da
administração de recursos humanos e proporcionar melhores condições de
trabalho. Possui metas bem definidas para atingir objetivos, com o uso de
melhor planejamento, criatividade e colaboração de outros executivos da
empresa (BAILY, et al, 2000, p. 54)
É muito importante que cada comprador entenda qual a sua importância para
realização de um bom processo de compras, seja ele no setor privado ou no setor
público, tendo em vista que para a realização de um bom processo de compras, é
necessário comprometimento, pois o abastecimento em tempo para se evitar uma
falta de estoque, irá depender do tempo em que as compras serão realizadas.
2.4. O PAPEL DO COMPRADOR PÚBLICO
Os compradores, independentemente se público ou privado precisam ter um
perfil vinculado às necessidades estratégicas da organização. O quadro 2.2
apresenta a classificação de Meireles (2010) para o provável perfil do comprador.
Essa classificação apresenta-se dividida em cinco estágios de desenvolvimento na
área de compras.
No primeiro estágio a função do comprador é vista como essencialmente
burocrática e reativa, mas no estágio final (cinco) ela torna-se proativa, com pouco
envolvimento do mesmo nas atividades rotineiras de compras, onde a emissão,
programação e encaminhamento de pedidos resumem-se a tarefas burocráticas e
automatizadas, com pouco envolvimento do comprador.
Quadro 2.2 - Perfil do comprador: estágios de desenvolvimento
Estágios de desenvolvimento
Características gerais e atribuições do responsável
por compras
36
Primitivo
Conscientização
Desenvolvimento
Maturação
Sem qualificações especiais; abordagem burocrática;
cerca de 80% do tempo é dedicado às atividades
burocráticas.
Sem qualificações especiais; algumas rotinas básicas de
compras; 60-79% do tempo dedicado às atividades
burocráticas.
Qualificações acadêmicas formais exigidas; envolvimento
em negociações; reconhecimento da função compras e
suprimentos; 40-59% do tempo dedicado às atividades
burocráticas.
Qualificação
gerencial
exigida;
compradores
especializados em commodities integrados com as áreas
funcionais; envolvimento com todos os aspectos do
desenvolvimento de novos produtos; maior parte do
trabalho dedicado à negociação e à redução do
custo/desenvolvimento de fornecedores; 20-30% do
tempo dedicado às atividades burocráticas.
É necessária qualificação profissional ou pós-graduação;
o comprador está mais envolvido com os assuntos mais
estratégicos do trabalho; mais dedicado ao custo total de
Avançado
aquisição, à administração da base de fornecedores etc.;
menos de 20% de seu tempo dedicado às atividades
burocráticas.
Fonte: Adaptado de Meireles (2010).
Para que o comprador tenha um desempenho satisfatório, faz-se necessário
um aprimoramento de suas competências e qualificações, que se consegue por
meio do acúmulo de conhecimento e capacitação, que irá determinar a diferenciação
primordial entre um comprador burocrático (reativo) ou um comprador moderno
(proativo) (LIMA, 2004).
Dias e Costa (2000, p. 5) concluem que “não se pode, portanto, imaginar um
comprador preocupado unicamente com a conclusão de uma compra, sem avaliar o
impacto dessa operação em relação aos demais processos integrados à cadeia
produtiva ou operativa das organizações”.
Os compradores públicos devem estar cientes de que, para realização das
compras, se torna necessário e imprescindível o fornecimento da especificação
completa do bem, além da definição das unidades e das quantidades a serem
adquiridas, para garantir a perfeita aquisição dos bens ou serviços necessários,
além de permitir clareza e exatidão por parte de quem está cotando os preços, no
caso, o fornecedor.
O papel do comprador reativo reflete uma posição mais tradicional e
burocrática da atividade de compras; em contrapartida o papel do comprador
37
proativo mostra uma situação mais atual. Entretanto, como ressalta Lima (2004),
estas posições não são excludentes:
Na prática, esses papéis de compras não são excludentes, pois, mesmo em
organizações com a atividade de compras bem desenvolvida, a área de
compras adota, pelo menos em parte, uma postura reativa. Isto ocorre, por
exemplo, nas montadoras, quando da aquisição de produtos ou serviços de
fornecedores preestabelecidos pela matriz mundial, (...) Entretanto, a
dinâmica do relacionamento com o compartilhamento de informações entre
a montadora e o fornecedor no processo faz com que as características do
papel proativo de compras sejam mantidas (LIMA, 2004, p. 22).
Na realidade, o comprador reativo representa uma visão extremamente
simplista do ato de comprar, consiste apenas em encontrar um fornecedor que
esteja disposto a trocar os bens ou serviços exigidos por determinada quantia. Já o
comprador proativo tenta estabelecer parcerias com o fornecedor, que permitam
compartilhar ideias e conhecimento necessários para o fechamento de uma boa
compra (BAILY, et al, 2000).
Quadro 2.3 - Mudança de papéis de compras: compra reativa e compra proativa
Compra reativa
Compra proativa
Compras: um centro de custo
Compras: pode adicionar valor
Compras: recebe especificações
Compras (e fornecedores): contribuem
para as especificações
Compras: rejeita materiais defeituosos
Compras: evita materiais defeituosos
Compras: subordina-se a finanças ou a
Compras: importante função gerencial
produção
Os compradores respondem às
Compras: contribui para o
condições do mercado
desenvolvimento dos mercados
Os problemas são de responsabilidade
Os problemas são de responsabilidade
do fornecedor
compartilhada
Preço é variável-chave
O custo total e o valor são variáveischave
Ênfase no hoje
Ênfase estratégica
Sistema independente de fornecedores
O sistema pode ser integrado aos
sistemas dos fornecedores
As especificações são feitas por
Compradores e fornecedores contribuem
38
designers ou usuários
para as especificações
Negociação ganha-perde
Negociação ganha-ganha
Muitos fornecedores = segurança
Muitos fornecedores = perda de
oportunidades
Estoque excessivo = segurança
Excesso de estoque = desperdício
Informação é poder
A informação é valiosa se compartilhada
Fonte: Adaptado de Baily et al, (2000).
Esta abordagem estratégica que concentra mais ênfase nas atividades de
negociação e de relacionamento, do que em reagir, pura e simplesmente, às
necessidades dos usuários, necessitará de profissionais mais capacitados e
comprometidos institucionalmente no processo de modificar paradigmas e que
tenham uma visão institucional que perpasse todos os níveis da organização
(TAYLOR, 2005).
Os compradores públicos, de um modo geral, ainda estão longe de se
tornarem efetivamente proativos, resumidamente por dois motivos: em primeiro
lugar, a legislação de licitação brasileira não permite ao comprador utilizar técnicas
de compras mais apuradas, pois estabelece normas e procedimentos rígidos que
inibem a capacidade de negociação do comprador público. Em segundo lugar,
apresenta-se a própria falta de capacitação profissional dos compradores públicos,
tanto do ponto de vista do entendimento total da legislação de licitação, quanto da
falta de reciclagem e treinamento constante. Esta posição aos poucos está sendo
modificada, mas ainda os compradores públicos não podem fazer diferente, pois a
legislação não permite. Tal procedimento precisa ser modificado, pois não cabe mais
nos dias de hoje (MEIRELES, 2010).
Neste sentido, segundo Lima (2004) a falta de treinamento e motivação dos
servidores
envolvidos
com
as
compras
institucionais,
especialmente
nas
organizações de saúde, traçando um paralelo entre o profissionalismo dos
funcionários das empresas fornecedoras e a consequente falta de treinamento dos
compradores públicos, alertando que as organizações compradoras, nesse caso,
organizações públicas de saúde, são empresas onde, via de regra, a missão
institucional não está bem definida, as atividades-meio são pouco profissionalizadas
e os funcionários, consequentemente, mal treinados.
39
As mudanças no perfil do comprador público acontecem devido a fatores
determinantes associados ao perfil das compras realizadas.
Segundo Lima (2004, p. 47) esses fatores determinantes estão associados
aos “novos fundamentos e objetivos assumidos pelas organizações diante dos
desafios do mundo contemporâneo (globalização, novas tecnologias, novas
exigências por parte do consumidor, maior concorrência)”. Para o autor “novas
qualificações e perfis fazem parte dessa mudança e se refletem no trabalho do
comprador”.
Dentro deste contexto, pode-se acrescentar que o nível de desenvolvimento
de uma organização define o perfil do comprador. Conforme descreve Baily et al
(2000) esses níveis estão definidos entre os seguintes estágios:
a) nível primitivo: a organização exige um escriturário que seja eficiente no
desempenho das rotinas de compras e das tarefas repetitivas;
b) nível avançado: a organização empregará um profissional, possivelmente
pós-graduado, plenamente capaz de lidar com os assuntos estratégicos da
empresa.
A função de compras dentro de uma instituição precisa projetar uma imagem
de profissionalismo e eficiência, além de estar propensa a colaborar com os
departamentos no alcance dos objetivos pretendidos. Os compradores públicos
precisam vislumbrar essa mudança, não só do ponto de vista do trabalho
desenvolvido, das atitudes, e do posicionamento ético, como do ponto de vista das
relações interpessoais existentes com os outros profissionais da instituição (LIMA,
2004).
Um dos papéis que o comprador deve desenvolver é o poder de negociação,
pois, só assim ele conseguirá melhores resultados para a empresa.
2.5. NEGOCIAÇÃO
Segundo Dias (2009), Saber negociar é uma habilidade de todo comprador,
porém uma boa negociação consiste em ambas as partes saírem satisfeita. A
habilidade de saber negociar se desenvolve ao longo da carreira, aperfeiçoando com
cursos, leituras e seminários, e o negociador tem que conhecer o produto ou serviço
que estará negociando, conhecer seu negociador, seus pontos positivos e negativos.
O processo de negociação obedece a seis etapas:
40
a) Preparação: quando são estabelecidos os objetivos reais e os possíveis;
b) Abertura: trabalho conjunto com finalidade para que ambas as partes
fiquem a vontade e descontraídos com finalidade de sucesso na
negociação;
c) Exploração: onde se verifica se a necessidade detectada durante a etapa
da preparação é verdadeira, por meios de perguntas, é um momento onde
ambas as partes sentem a confiança um do outro na negociação;
d) Apresentação: nesta face detecta os objetivos e expectativas das
necessidades da outra parte;
e) Clarificação: consiste em ouvir atentamente as objeções não aceitando a
objeção em si, mas o sentimento e a lógica existente por de trás dela,
mostrando ao outro que foi entendido;
f) Ação final: é a procura de um acordo ou decisão.
Para Dias (2009), em uma negociação é preciso gerar confiança, e alguns
atos devem ser evitados; o negociador não deve jamais ser impessoal, enfatizar
relações profissionais, tratar o outro como cliente, empregado ou colega, usar
termos morais, concentrar nas limitações das pessoas, preocupar-se com punições,
empregar terminologia de medo, risco e ter cuidado com o modo de falar; são
algumas características do bom negociador, ver a negociação como um processo
contínuo, mesmo com a assinatura do contrato, ter a mente aberta, ser atento às
suas necessidades pessoais e do seu negócio, e não descuidar-se das
necessidades de seu oponente, ser flexível e rápido na definição de metas e
interesses mútuos, não contrariar o ponto de vista do oponente, oferecer alternativas
criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente, ser cooperativo e
criar um clima propício para solução de problemas em harmonia, ser competitivo e
estimular a eficiência na realização dos benefícios mútuos desejados, compreender
que a manipulação de pessoas é incompatível com as metas de harmonia
resultantes de cooperação e competição e finalmente atingir seus próprios objetivos
e fazer contribuições significativas para o alcance das metas da organização.
Os negociadores podem ser agrupados em quadro estilos comportamentais
básicos: catalisador, apoiador, controlador e analítico. Não existe um estilo
melhor que o outro; todos são bons, o importante é que o negociador
identifique o seu estilo e tente fazer o mesmo com as pessoas com quem
vai negociar (DIAS, 2009, p. 271).
41
Outro ponto importante, é que o comprador deve conhecer bem seu
fornecedor, saber da sua capacidade de atendimento, sua condição financeira, se o
mesmo é compromissado, buscando informações do mesmo no mercado, tendo em
vista que estas condições o diferem dentre os demais e principalmente porque ele
será uma parte importante para o desempenho da empresa, que será mensurado a
partir dos serviços prestados aos seus clientes, levando-se em conta as expectativas
de cada um, ora com melhor serviço, ora com menor custo e no lugar e no tempo
desejado.
2.6. FORNECEDORES
Selecionar o fornecedor adequado é a principal atividade do sistema de
suprimentos. Em cada um dos casos, um sistema administrativo foi montado para
garantir a escolha da fonte adequada de fornecimento. Segundo Coletti (2009) os
estágios do processo de compras na empresa privada, após a emissão da
requisição podem ser descrita como:
a) estágio de levantamento ou pesquisa básica;
b) estágio de averiguação ou estudo de fornecedores;
c) estágio de negociação e da seleção; e
d) estágio de experiência ou avaliação do fornecedor.
Segundo Arnold (2009) define um bom fornecedor quando possui tecnologia
na fabricação de produto, com a qualidade desejada, ter capacidade de oferecer a
quantidade certa, que tenha capacidade de gerenciar com eficiência seu negócio, e
oferecer preço competitivo.
Para Dias (2009) fornecedor pode ser classificado como sendo toda empresa
interessada em suprir as necessidades de outra empresa em termos de matériaprima, serviços e mão de obra.
O objetivo principal de compras é encontrar fornecedores que possuam
condições de fornecer materiais dentro das quantidades, dos padrões e
qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores preços e/ou
competitivos e nas condições de pagamentos. E que os fornecedores
selecionados sejam confiáveis como uma fonte de abastecimento continua
e ininterrupta. (DIAS, 2009, p. 276).
42
O sucesso do departamento de compra está diretamente relacionado com o
grau de atendimento e ao relacionamento de compradores e fornecedores. Os
principais tipos de fornecedores: (DIAS, 2009)
a) Fornecedor monopolista: fabricantes de produtos exclusivos dentro do
mercado; possuem os chamados apanhadores de pedidos, porque não
existe uma preocupação de vendas, neste caso o comprador tem de
manter o interesse da aquisição.
b) Fornecedores habituais: são os fornecedores que prestam melhor
atendimento, pois sabem que existe concorrência e que seu volume de
vendas está relacionado á qualidade de seus produtos e ao tratamento
dado ao cliente.
c) Fornecedores especiais: se diferenciam dos tradicionais, pois para o
fornecimento de seus produtos ou serviços, requerem equipamentos
especiais ou processos específicos diferentes dos habituais.
2.7. TIPOS DE COMPRAS NO SETOR PÚBLICO
Quando se trata de compras, as empresas se deparam com alguns tipos de
compras, como por exemplo, as vendas diretas, que é quando a empresa compra
direto de um fornecedor escolhido por ela.
Em se tratando em administração pública o que vigora á o processo de
licitações.
2.7.1. Licitações
A licitação visa a garantir a observância do Princípio Constitucional da
Isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a administração; ou seja, a
que melhor atenda de maneira objetiva o interesse do serviço.
Para Meireles (2010), licitação é o procedimento administrativo destinado a
selecionar a melhor proposta de fornecimento, ou seja, aquela que seja mais
vantajosa para a Administração, onde todos os participantes com interesse em
ofertar devem ser tratados com absoluto respeito à igualdade.
A licitação visa, acima de tudo, defender o dinheiro público, conforme diz
Fortes (2005).
43
A
licitação visa defender os dinheiros públicos e – porque os dinheiros
públicos devem ser aplicados escrupulosamente, em favor do bem comum,
limitando o arbítrio que possibilite a outorga de favores pessoais – é lícito
dizer que a licitação é uma das molas propulsoras das regras de
observância permanente e obrigatória, pela Administração: legalidade,
impessoalidade, moralidade, publicidade, probidade e finalidade. (FORTES,
2005, p. 24)
Para Meireles (2010), na linguagem leiga, licitação é o cotejo de ofertas de
produtos, equipamentos, bens, serviços e obras, que o mercado coloca à disposição
para aquisição ou contratação, e que se faz ou não, para adquirir o que melhor
convém em termos de vantagens reais.
Para que possa ser chamada de licitação, existe a necessidade de que
uma das partes do contrato pretendido seja a Administração Pública,
podendo ser um dos órgãos da Administração Direta, os fundos especiais,
as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades
de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente
pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. (BOSELLI, 2005, p. 01)
Verifica-se então que licitação é um procedimento administrativo, cautelar e
seletivo, pelo qual se verifica a idoneidade dos proponentes, com a finalidade de
determinar qual pessoa ofereça condições mais vantajosas para a Administração.
Boselli (2005, p. 200) define licitação:
Licitação é o procedimento administrativo mediante o qual a Administração
Pública seleciona a proposta mais vantajosa para contrato de seu
interesse. Como procedimento, desenvolve-se através de uma sucessão
ordenada de atos vinculantes para a Administração Pública e para os
licitantes, o que propícia a todos os interessados e atua como um fator de
eficiência e moralidade nos negócios administrativos. (BOSELLI, 2005, p.
200).
Conforme (Licitações & Contratos, pag.15) “Licitação é o ato administrativo
formal em que o setor público convoca empresas interessadas na apresentação de
propostas para o oferecimento de bens e serviços”.
Licitação é garantia assegurada à própria coletividade, uma vez que,
resguarda a moralidade administrativa, evitando o favorecimento e o arbítrio e ainda
oferece para a Administração Pública a possibilidade de um contrato mais vantajoso,
garantindo a ela as vantagens da lei natural da oferta e da procura, quanto à
qualidade e preço dos fornecimentos, serviços e obras (BOSELLI, 2005).
44
Boselli (2005) ressalta que a licitação, se ainda não é o sistema ideal para
escolha de um fornecedor ou prestador de serviços e obra, é a forma menos
imperfeita de selecionar aquele que deve celebrar contrato com a Administração
Pública, embora alguns inconvenientes sejam inevitáveis, como por exemplo, a
escolha do vencedor pelo menor preço, como via de regra.
Segundo Fortes (2005, p. 23), toda compra no setor Público está baseada na
Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, a qual menciona que:
Ressalvo os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras
e alienações serão contratadas mediante processo de licitação pública que
assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas
que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas
da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de
qualificação técnica e econômica indispensável à garantia do cumprimento
das obrigações (FORTES, 2005, p. 23).
Meireles (2002, p. 260), diz que licitação é a “forma pela qual os órgãos
públicos podem escolher o melhor preço para suas compras, através de
procedimentos”. A Administração Pública e os licitantes interagem através de
transações de modo que haja eficiência e moralidade nos negócios de compras
públicas.
Segundo Piscitelli, Timbó, Rosa (1997, p.171), licitação é:
Conjunto de procedimentos administrativos, legalmente estabelecidos,
através do qual a Administração Pública cria meios de verificar, entre os
interessados, quem oferece melhores condições para a realização de obras,
serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações, concessões,
permissões e locações.
Para Mello (2009), o sistema de licitação objetiva duas finalidades; uma é a
possibilidade das entidades públicas obterem vantagens competitivas em suas
negociações de compras, e a outra é de assegurar aos administrados a participação
dos negócios junto ao sistema público. Hoje já se trabalha com uma terceira
finalidade que é a promoção do desenvolvimento sustentável, baseado na Lei
12.349, de 2010.
Segundo Fortes, (2011, p. 238), a Lei 8.666, de 1993, estabeleceu as
seguintes modalidades de licitações:
a) Concorrência,
45
b) Tomada de Preços,
c) Convite,
d) Concurso,
e) Leilão e Pregão, regulamentado pela Lei 10.520, de 17.07.2002.
2.7.2. Concorrência
Para Fortes, (2011, p. 239), o “sistema de concorrência dentro de uma
organização governamental permite a participação de quaisquer interessados,
cadastrados ou não, desde que satisfaçam as condições do edital.”
Segundo a Lei nº 8.666/93, no art. 22, a concorrência é modalidade de
licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação preliminar,
comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para a
execução de seu objeto (FORTES, 2011).
O prazo mínimo entre a publicação do aviso de licitação e a sessão pública
para recebimento das propostas é de 45 dias para licitação melhor técnica e técnica
e preço e 30 dias para as demais licitações (FORTES, 2011)
.
2.7.3. Tomada de preço
Segundo Fortes, (2011), o sistema de tomada de preços é a modalidade da
licitação menos formal que a concorrência; os interessados devem estar
devidamente cadastrados ou preencher os requisitos para cadastramento até o 3º
dia anterior à data de recebimento das propostas. O prazo mínimo entre a
publicação do aviso de licitação e a sessão pública para recebimento das propostas
é de 45 dias para licitação melhor técnica e preço e 30 dias para as demais
licitações.
2.7.4. Convite
Fortes, (2011), define convite como uma modalidade dentro da licitação
como sendo a mais simples, pois envolvem as compras, prestação de serviços,
aquisição de bens ou obras de menores valores, devem participar no mínimo três
fornecedores, através de carta convite, cadastrados na correspondente modalidade,
46
tem que manifestar interesse até 24 horas antes da apresentação das propostas. O
convite não exige publicações.
Não se obtendo o número mínimo e três propostas aptas á seleção, na
licitação sob a modalidade de convite, impõe-se a repetição do ato, com a
convocação de outros possíveis interessados, ressalvados as hipóteses previstas no
parágrafo (FORTES, 2011).
2.7.5. Pregão
De acordo com a Lei nº 10520, de 2002 o pregão passou a ser utilizado pela
União, Estados, Distrito Federal e municípios, “é utilizado para aquisição de bens e
serviços comuns, independente do valor contratado, sua única condição hoje é que
seja da forma eletrônica”, com esse sistema houve uma revolução nas compras
públicas e proporcionou grande economia aos cofres públicos. (FORTES, 2011 p.
242).
O art. 5º do anexo I do Dec. Nº 3555/2000 diz que a licitação na modalidade
de pregão não se aplica às contratações de obras e serviços de engenharia, bem
como às locações imobiliárias e alienações em geral, serão regidas pela legislação
geral da administração (FORTES, 2011).
Ainda segundo Fortes (2011) a legislação que rege as licitações foi criada em
1993, neste período, foi modernizada com algumas alterações, motivada pelo
grande crescimento das tecnologias da informação (internet). Tendo em vista que
nos moldes em que foi criada a lei, já não atendia mais as necessidades da
administração e dos próprios licitantes, pois atualmente, sua eficiência já não era
mais comprovada, e podendo a mesma ser mais maleável, foi editada a Lei 10.520
de 2002, Lei que institui o Pregão, presencial, que, com o passar do tempo e a
crescente evolução da tecnologia da informação, teve nova regulamentação, quando
através do Decreto n° 5.450, de 31 de maio de 2005 passando a ser
preferencialmente na forma eletrônica, ou seja, a utilização da outra forma deve ser
motivada pela Administração.
Fortes (2011) diz que no pregão eletrônico, o gestor público, ao realizar
compras em geral, com propostas recebidas virtualmente, através de um portal de
compras, os participantes cotam suas propostas sem que seja necessário seu
deslocamento até o local onde esta ocorrendo o certame, uma vez que no pregão
47
eletrônico, são utilizados os recursos da tecnologia da informação (internet) como
ferramenta de trabalho, portanto, realiza-se a conexão entre o responsável pelo
setor de licitação e os interessados no certame, através de sites de compras
públicas.
Para os critérios de julgamento das licitações existem quatros tipos; exceto
para concurso: (FERNANDES, 2009)
a) Menor preço; de acordo com o edital, quem ofertar o menor preço será o
vencedor,
b) Melhor técnica; leva-se em conta quem tiver: produto, serviço ou obra mais
eficiente,
c) Melhor técnica e preço; quem tiver melhor preço e melhor técnica;
d) Maior lance ou oferta para alienação de bens e concessão de direito real
de uso.
2.7.8. DISPENSA DE LICITAÇÕES
Segundo Piscitelli, Timbó, Rosa (1997), as dispensas de licitações são
autorizadas nos casos especificados no art. 24 da Lei nº 8.666/93 e conforme
alterações por Medidas Provisórias; em casos de emergência ou calamidade
pública, após avaliação criteriosa da condição que caracteriza tal situação, não
podendo haver negligência dos órgãos públicos diante da ocorrência de tais fatos,
uma vez que é obrigação dos mesmos, prevenir situações de riscos e calamidades
com medidas preventivas, salvo quando for de motivos naturais.
48
3. METODOLOGIA
Segundo Yin (2005), a importância da utilização da metodologia científica
para responder as questões de uma pesquisa consiste no fato de ela aumentar a
chance das respostas encontradas serem precisas e não viesadas.
Portanto,
para
que
a
integração
proposta
seja
desenvolvida
com
confiabilidade e capacidade de repasse da pesquisa no ambiente analisado, apoiase nas abordagens da metodologia científica (TOFOLI, 2011).
Gil (2002) ressalta que a metodologia científica consiste em uma série de
atividades sistemáticas e racionais para se buscar, de maneira confiável, soluções
para determinado problema.
Segundo Fleury et al (2009) em um trabalho, a metodologia de pesquisa
possui grande importância devido à necessidade de embasamento científico
adequado que o trabalho exige. Portanto, constantemente é necessário procurar
pela melhor abordagem de pesquisa a ser utilizada para o correto direcionamento
das questões da pesquisa, assim como os métodos e técnicas utilizados para o
planejamento e condução. Utilizando-se dessas informações, o trabalho de pesquisa
deve proporcionar direta ou indiretamente a geração de conhecimento.
Neste trabalho, a forma de abordagem do problema é através de pesquisa
qualitativa que para Mattar (1996), é definida como um vínculo indispensável entre a
objetividade e a subjetividade e que é difícil ser traduzida em números.
O tipo de pesquisa utilizado para a realização da monografia é o estudo de
caso, pois, para a realização desse trabalho, é necessário verificar as reais
características e o comportamento atual da área de Compras, dedicando-se
exclusivamente a esse assunto no setor público, a fim de obter informações
atualizadas de como funciona a função na prática.
Beuren (2006) afirma que o estudo de caso proporciona uma característica de
concentração de esforços em um único caso, aprofundando os conhecimentos sobre
um determinado assunto específico.
Conforme Beuren (2006, p. 84), o estudo de caso proporciona a possibilidade
de focar seus estudos em um determinado assunto: “[...] o pesquisador tem a
oportunidade de verificar in loco os fenômenos a serem pesquisados, podendo ser
de grande valia quando bem aproveitado”.
49
De acordo com Yin (2005), o estudo de caso é um modo de investigar um
tópico empírico baseado apenas na experiência, não propõe a representar
amostragem e enumerar frequências, mas procura generalizar as teorias seguindo
um conjunto de procedimentos pré-estabelecidos, utilizando uma ampla variedade
de evidências, como documentos, registros ou arquivos, entrevistas e observações.
Quanto à coleta de dados, foi conduzida através de entrevistas e
questionários dirigida a profissionais que trabalham na área de Compras da
prefeitura de uma cidade da região noroeste do estado de São Paulo.
Para essa empresa, foi realizada uma entrevista e aplicado um questionário
com o objetivo de verificar o funcionamento do setor de compras em um órgão
público.
De acordo com Prodanov (2006), há uma diferença na técnica de coletas de
dados entre a entrevista e o questionário: a entrevista é sempre realizada face a
face (entrevistador mais entrevistado), com ou sem um roteiro de questões
preestabelecido, enquanto o questionário necessita como pré-requisito a elaboração
das questões impressas.
Foi utilizada também a observação sistemática no setor de Compras, com a
finalidade de acompanhar as pessoas, os materiais, os procedimentos de compra e
as normas da empresa com relação à aquisição de mercadorias, políticas de
qualidade e fornecedores.
Quanto à análise dos dados coletados na pesquisa, utiliza-se a interpretação.
Segundo Lakatos e Marconi (2002), a interpretação é uma atividade intelectual que
procura dar um significado mais amplo às respostas, comparando-as e vinculandoas a outros conhecimentos e é geralmente usada para exposição do verdadeiro
significado do material apresentado com relação ao tema pesquisado.
Os dados coletados foram interpretados e comparados com as informações
apresentadas na revisão teórica, com o objetivo de estudar a relação entre a teoria e
a prática, observando as possíveis concordâncias e discordâncias.
50
4. ESTUDO DE CASO
Devido as grandes mudanças e exigências que as leis estão impondo aos
administradores públicos, são necessárias alterações na administração, para que
haja adequação as mesmas.
Os administradores estão sendo responsabilizados por falhas que ocorrem
em seu governo, principalmente as relacionadas com as finanças públicas, pois
estas mexem com o dinheiro público, o qual deve ser utilizado para a satisfação do
bem comum da população.
Atualmente, com a Lei Complementar n.º 101 de 04 de Maio de 2000, que
veio a estabelecer normas de finanças públicas, impondo responsabilidade aos
ordenadores de despesa no que tange a gestão fiscal, o controle das contas
públicas deve ser superior aos que já existiam.
Frente a esta situação, foi abordada neste trabalho uma pesquisa sobre o
departamento de compras de um órgão público, que são realizadas mediante a
geração de uma despesa. Pois o procedimento de comprar bens e serviços no setor
público está mais rigoroso e, portanto, encontra-se em constante modificação e
atualização visando à adequação ao novo sistema governamental de controle as
contas públicas.
O processo de compra realizado na Prefeitura da região noroeste do estado
de São Paulo, às vezes apresenta problemas, e grande parte destes, está
relacionado às solicitações de compra e aos cumprimentos dos fornecedores.
Nesse capítulo, privilegia-se, o relato e a interpretação dos dados de campo
pesquisados em uma empresa do órgão público mais especificamente no setor de
compras.
Por questão de sigilo, o nome e a cidade da prefeitura pesquisada não será
mencionado, passando-se a denominá-la somente como Empresa Beta.
Inicialmente enfocar-se a contextualização da empresa, com o objetivo de
situar
o
ambiente
organizacional
da
mesma,
por
meio
de
informações
sistematizadas e genéricas.
A estruturação do capítulo que descreve o estudo de caso foi elaborada após
a entrevista realizada e análise do questionário respondido pelos entrevistados.
51
Como a entrevista foi transcrita, a sequência de ordenação das informações
não necessariamente foi a mesma das respostas fornecidas pelos entrevistados.
Assim, para essa estruturação, buscou-se uma ordenação das informações de tal
modo que facilitasse o exame de cada um dos tópicos previamente definidos.
Os pesquisadores se valeram de uma análise crítica baseada no contexto das
respostas fornecidas pelos entrevistados.
4.1. CARACTERIZAÇÃO DO ÓRGÃO ESCOLHIDO
A empresa Beta (o órgão público que o estudo de caso se refere) trata-se de
uma prefeitura, da qual seguem alguns dados.
Com relação a sua localização, a empresa Beta localiza-se na região
noroeste do estado de São Paulo, ficando perto de grandes centros.
A empresa Beta atualmente possui:
a) secretarias: aproximadamente 10;
b) departamentos dependentes das secretarias: aproximadamente 30;
c) gabinetes: aproximadamente 02;
d) orçamento anual: em torno de R$130.500.000,00;
e) funcionários: aproximadamente 1.200 funcionários;
f) população média: a empresa Beta administra uma população em torno de
75 mil habitantes;
g) área de atuação: educação, saúde, ação social e infraestrutura territorial
rural e urbana;
h) entre outros.
4.2.
RESULTADOS
A administração pública, direta e indiretamente, não possui autonomia para
celebrar contratos como adquirir, vender, ceder, locar ou contratar obras ou serviços,
pois esta não trabalha com recursos próprios disponíveis, mas sim com recursos
públicos.
Desta forma a administração deverá prestas contas e observar uma série de
princípios e procedimentos previstos em lei (GONÇALVES, 2004).
52
A função compras diz respeito a todo complexo que envolve o processo de
planejamento da aquisição, licitação, julgamento das propostas de fornecimento de
materiais e serviços, bem como a contratação de fornecedores destinada ao
fornecimento dos materiais e serviços utilizados pelas empresas. Todo esse
complexo de atividades mesclando diversos objetivos, muitas vezes conflitantes, é
dirigido a uma única finalidade: garantir que materiais e serviços exigidos sejam
fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade e no tempo desejado.
O setor de compras públicas possui um organograma, como todos os outros
setores de compras, inclusive as empresas privadas possuem.
Os órgãos públicos possuem um sistema integrado de gestão de materiais
fazendo com que melhore as informações durante o processamento das aquisições.
As compras públicas, por serem burocráticas, são realizadas com
formalidade, assim fica mais fácil de obter informações sobre todas as aquisições,
realizadas até o presente momento, podendo ser acessadas por todos dos setores
em tempo real.
A informação entre os setores torna-se importante na hora de fazer os
pedidos de compras, tendo como base o que foi determinado com objetivos principal
do órgão público. E uma modalidade utilizada pela empresa Beta é o processo de
licitação.
A licitação é um processo administrativo que visa assegurar igualdade de
condições a todos que queiram realizar um contrato com o poder público.
O critério predominante para a escolha da modalidade de licitação é o valor
da contratação, isto é, o valor estimado da contratação é que determinará a adoção
das modalidades concorrência, tomada de preços ou convite.
A partir desse momento, se faz a importância do departamento de compras.
4.3. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Com relação a empresa pesquisada, o departamento de compras possui
atualmente cerca de 13 funcionários, dentre os quais, 03 (três), fazem parte da
chamada Comissão permanente de Licitação, que é permanente apenas no nome
designado, pois existe também, a condição da nomeação de membro responsável
da comissão permanente, sendo com um prazo de um ano, e com recondução dos
membros apenas parcial, porque a lei não permite a recondução total dos mesmos,
53
ou seja, é realizado o revezamento entre os funcionários para cumprir a legislação
vigente.
Com isso, percebe-se também que, para integrar-se a mesma, é necessário
ser designado pela autoridade competente, mediante ato administrativo próprio
(portaria, por exemplo), ser pregoeiro ou para realizar licitação na modalidade
convite.
Conforme pesquisado, percebe-se que os cargos que integram o setor de
compras, ficam assim divididos:
a) 01(um) diretor do departamento
b) 01(um) chefe de seção
c) 01(um) secretária
d) 01(um) assessor
e) 05 (cinco) agentes administrativos
f) 04 (quatro) estagiários
O próximo passo para essa empresa é realizar e conhecer o processo de
compra que a mesma deve fazer.
4.4. PROCESSOS DE COMPRA
O setor interessado, após verificar a inexistência do material no Almoxarifado,
emite uma lista para o departamento de compras da empresa Beta, o interessado
solicita autorização para aquisição do material de consumo, equipamento, material
permanente ou contratação de serviço, justificando a necessidade.
A partir do recebimento das listas programadas, os pedidos de materiais
comuns entre as outras secretarias são condensados para serem enviados,
juntamente com a lista dos materiais específicos devidamente descritos e
enumerados, que serão enviados para os respectivos fornecedores, via e-mails,
para que os mesmos realizem a cotação.
Após retorno da cotação, é elaborado um mapa dos itens cotados, onde a
numeração e os descritivos permanecem os mesmos, com seus preços e seus
devidos fornecedores, a partir desses dados o comprador juntamente com o gestor
financeiro define:
a) o processo de compra e qual modalidade se enquadra;
b) se há recurso disponível para compra no momento;
54
c) se será necessário buscar outros recursos; e
d) a necessidade de ajustes no quantitativo a ser comprado (se for o caso).
Além desse tipo de compra, existe ainda a compra de material incomum entre
os fornecedores, esta é denominada de licitação inexigível.
Outro tipo de compra que é realizado na empresa pesquisada, é a compra
direta de materiais não estocáveis, que são solicitadas pelos responsáveis de cada
setor, e que após a chegada da solicitação no setor de compras, é efetuada a
cotação de no mínimo três fornecedores e colocadas no mapa para visualizar o
menor preço, e este, é que será denominado o vencedor.
4.5. A REALIZAÇÃO DA COMPRA
As compras na empresa Beta são efetuadas a partir da necessidade
identificada pelas secretarias, sendo que, os materiais de grande quantidade a
serem comprados geralmente serão através de processo licitatório e serão
efetuadas sempre no início de cada ano, e as compras de materiais esporádicos e
frequentes são solicitados através de comunicação interna pelos departamentos,
que será efetuada através de cotação.
Para que seja realizada a compra no setor público, é necessário que haja o
planejamento dos gastos a serem pagos no ano anterior para o ano subsequente, na
chamada LDO (Lei de Diretrizes Orçamentária) conforme cita FORTES (2011, p.
105).
Segundo informações coletas, todas as tramitações são seguidas a risca
pelos funcionários responsáveis pelo setor de compras, uma vez que eles tendem a
prestar contas ao setor financeiro que são responsáveis pelos controles de gastos, e
que responderão pela lei de responsabilidade fiscal, os quais definirão sobre a
finalização de se comprar ou não.
E para realizar uma compra na empresa Beta, a modalidade mais comum é o
processo licitatório e em alguns casos, ocorre à dispensa de licitação. Para que a
realização de uma compra seja efetuada de maneira correta, é necessário que se
conheça os tipos de compras que se pode efetuar, tendo em vista que dentre os
diferentes tipos, cada um tem sua característica e normas a serem cumpridas e uma
delas é adequada para cada situação.
55
4.6. TIPOS DE COMPRAS
Pela ótica do que foi levantado através da pesquisa, no órgão público
pesquisado, verifica-se que os tipos de compras estão na seguinte ordem:
a) compra constante e habitual: materiais de manutenção em geral;
b) compra programada: materiais de alto consumo para um período anual;
c) compras de emergência: material para ser utilizado em situações não
previstas como em caso de epidemias; e
d) compras de investimentos: materiais permanentes.
Para todos os tipos de compras realizadas no setor público, a lei que á
regulamenta é a 8.666/93, e a modalidade para qual a mesma será efetuada, vão
depender dos seguintes fatores:
a) dispensa de licitação: quando o valor da compra não chegar a R$8.000,00
reais e R$ 15.000 para obras e projetos;
b) processo licitatório nas seguintes modalidades: Concorrência Pública,
Tomada de preços, Convite, Concurso, Leilão e Pregão.
4.6.1. Dispensa de licitação
Na modalidade de dispensa de licitação, é dada preferência ao comércio
local, para privilegiar a economia do município.
Os dados levantados na pesquisa aponta que na empresa Beta a dispensa de
licitação é utilizada para compra de materiais que não excedam o valor de até
8.000,00 (oito mil reais), para e R$ 15.000 para obras e projetos; baseado no art. 24
da lei 8.666/93, sendo utilizada essa modalidade para compras enviada pelos
diretores das diversas secretárias, onde eles solicitam as eventuais aquisições de
materiais não estocáveis e de baixo valor, materiais de emergência, de manutenção
e de compras não programadas para suprir eventuais faltas de materiais
indispensáveis ao funcionamento dos setores e que se enquadrem nesta
modalidade.
A compra é realizada com no mínimo 03 (três) orçamentos, de fornecedores
cadastrados ou não, no caso do fornecedor não ser cadastrado, e se houver
interesse, será solicitado que o mesmo o faça através do setor de contabilidade,
56
tendo em vista que seus dados serão necessários para que seja empenhado a
menor preço será a escolhida, e esta tramitação é feita através de fax ou e-mails.
Quanto à forma de gasto para obras e projetos de engenharia, constata-se
que a empresa Beta utiliza a dispensa de licitação para aquisição com valor de até
R$ 15.000,00 (quinze mil reais).
Após estas tramitações, o fornecedor responsável por ofertar o menor preço
já poderá efetuar a entrega do material, no local citado na nota de empenho,
geralmente no setor de almoxarifado.
4.6.2. Processo licitatório nas modalidades
Segundo dados coletados através da empresa Beta, no ambiente público
além da dispensa de licitações, existem as modalidades de compra, conforme a lei
8.666/93 que são:
a) convite: esta modalidade somente poderá ser aplicada para valores até R$
80 mil (oitenta mil reais) no caso de materiais e serviços e até R$ 150 mil
(cento e cinquenta mil reais) para a execução de obras de engenharia;
b) tomada de preços: esta modalidade somente poderá ser aplicada para
valores até R$ 650 mil (seiscentos e cinquenta mil reais) no caso de
materiais e serviços e até R$ 1 milhão e 500 mil (um milhão e quinhentos
mil reais) para a execução de obras de engenharia;
c) concorrência pública: para obras e serviços de engenharia superior a R$
1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil reais) e compras e serviços de
valor superior a R$ 650.000,00 (seiscentos e cinquenta mil reais);
d) pregão: esta modalidade possibilita o incremento da competitividade e
ampliação das oportunidades de participação nas licitações, por parte dos
licitantes que são Pessoas Jurídicas ou Pessoas Físicas interessadas em
vender bens e/ou serviços comuns conforme os editais e contratos que
visam o interesse público;
e) inexibilidade: esta modalidade é utilizada, quando houver inviabilidade de
competição.
Para cada uma das modalidades apresentadas, existe uma documentação
específica, publicada em edital, (jornal de circulação na cidade, que representa o
Diário Oficial do Município, na folha Atos Oficiais do Município), após entrega de tais
57
documentações, as mesmas serão checadas, sendo que é automática a
desclassificação do fornecedor, caso algum dos documentos não seja apresentado,
ou um deles estejam inválido. Logo, o critério para escolha, é determinado nos
editais de publicação.
No caso de compra direta, são checadas as situações de cadastro do
fornecedor junto à receita federal, fazenda estadual e municipal, caso o fornecedor
tenha algum registro negativo em uma dessas esferas, este fica impossibilitado de
participar do processo.
Após a análise, é realizada a solicitação dos materiais junto aos fornecedores,
que é viabilizada através do Sistema de Gestão de Materiais, que integrado a
contabilidade, permite que a nota de empenho seja compartilhada e com isso,
possibilitando o envio do mesmo através do recurso da internet (e-mails), e
confirmado por telefone, o recebimento dos mesmos.
Referente aos fornecedores locais, os empenhos são enviados pessoalmente,
através de motorista administrativo, ou também por e-mail quando solicitado pelo
fornecedor, caso ainda não o tenha recebido.
O custo do pedido não é mensurado, devido ao setor responsável pelo
pedido, no caso o almoxarifado, não ter acesso aos custos do setor, impossibilitando
a viabilidade do cálculo.
No caso de alteração de preço do produto decorrentes da inflação da
economia durante a vigência do contrato, é previsto um aditivo no preço, desde que
seja comprovado documentalmente, neste caso, é solicitado nota fiscal da compra
recente que o fornecedor efetuou para a entrega à empresa Beta, para que seja
julgado pela comissão de licitação, se realmente houve o acréscimo, inviabilizando a
entrega sem que haja o aditivo no contrato, contemplando o mesmo percentual de
lucro inicial, na data de assinatura do contrato.
Quando o fornecedor deixa de cumprir o contrato, inviabiliza os trabalhos,
além das providências cabíveis estabelecidas no processo licitatório, a falta do
material é possível ser contemplada através de compra direta, conforme previsto no
art.24 parágrafo V – quando não acudirem interessados à licitação anterior e esta,
justificadamente, não puder ser repetida sem prejuízo para a Administração,
mantidas, neste caso, todas as condições pré-estabelecidas.
Com isso, como visto acima, as modalidades que podem ser utilizadas são:
58
4.6.3. Convite
Na empresa Beta, percebe-se que nesta modalidade, as compras não podem
exceder o valor estipulado, sendo de até R$ 80 mil (oitenta mil reais), para materiais
e serviços, esta modalidade é utilizada para compra de materiais para completar um
período pré-programado de abastecimento e que tiveram um aumento de consumo
não previsto, serviços de manutenção, de gráficas, ou ainda, uma compra de vários
materiais, mas de baixo valor agregado.
E, até R$ 150 mil (cento e cinquenta mil reais) para a execução de obras de
engenharia; neste caso, na compra de cimentos, pedras, ferro, areia entre outros, ou
seja, materiais pertinentes à obra.
Elas acontecem através do envio de carta convite aos possíveis fornecedores
levando em conta o tipo de material a ser comprado e o fornecedor ofertante, então
as empresas preparam suas propostas e apresentam no dia marcado que deve ser
de no mínimo 5 dias corridos, após a confirmação do recebimento do aviso, e caso
não se apresente no mínimo três fornecedores interessados e habilitados, tem que
se iniciar o processo do convite novamente.
4.6.4. Tomada de preço
Conforme dados coletados, a empresa Beta só utiliza esta modalidade
quando os valores forem até R$ 650 mil (seiscentos e cinquenta mil reais), no caso
de materiais e serviços e até R$ 1 milhão e 500 mil (um milhão e quinhentos mil
reais) para a execução de obras de engenharia.Os fornecedores interessados em
participar, devem tem conhecimento através de publicação em jornal (Diário do
município e em alguns casos até em Jornal de grande circulação).
O prazo para se realizar a sessão será de no mínimo de 8 dias corridos.
Tanto na modalidade Convite, como na Tomada de Preços, normalmente
prevalecerá à condição do menor preço, disciplinadas pela Lei 8.666/93.
A outra modalidade é a concorrência pública, que será explicado abaixo.
4.6.5. Concorrência pública
59
Esta modalidade é usada quando a empresa Beta quer licitar, por exemplo,
alguma concessão de um bem, como Box da Rodoviária, utilização de algum espaço
como para construir em terreno da Prefeitura, Quiosque para Lanchonetes, etc.
Os interessados tomam conhecimento através de publicação no jornal, e o
prazo deve ser de no mínimo 30 dias corridos, após a publicação, neste caso ganha
quem ofertar melhor preço.
4.6.6. Pregão
Na empresa Beta, a maioria das compras que se enquadram nesta
modalidade, é realizada através de Pregão Presencial, tendo em vista que esta é a
preferida hoje do Tribunal de Contas. Devendo ser publicada em Jornal e tem
também o prazo de 8 (oito) dias corridos, após a publicação, e as empresas
comparecem e participam de um leilão em que o pregoeiro vai primeiro verificar as
propostas, lançá-las no sistemas e depois faz-se a competição de preços, sempre
prevalecendo a condição de menor preço por item.
Há a presença do representante da Administração que conduz e de
representantes das empresas que participam do certame, os atos são realizados em
sessão pública, em um ambiente físico real.
Quando uma empresa vence determinado item é verificado a sua
documentação, estando tudo em ordem é adjudicado para aquela empresa
vencedora. Após todas as modalidades estiverem superadas, todas as fases de
recursos, isto é, se houver, são feitos os Contratos e em seguida os empenhos para
posterior pedidos e pagamentos.
Independente da modalidade escolhida, é muito importante que os
fornecedores escolhidos, cumpram com suas obrigações.
4.7. FORNECEDORES
Segundo dados levantados na empresa Beta, após o processo de compra ser
efetuado, os bons fornecedores se destacam na rapidez e atenção no atendimento,
conforme a necessidade e solicitação do setor requerente.
Geralmente a vigência dos contratos é por um ano, no caso de compra
programada, já no caso de compra direta, o contrato é a vista e a entrega é
60
imediata, e quando um fornecedor deixa de cumpri-lo, existem sanções previstas,
que podem variar. Em muitos casos são multas que correspondem a um percentual
do valor total do contrato vigente, e o prazo de entrega das mercadorias é estipulado
em edital, normalmente, conforme necessidade dos setores requerentes, o critério
estipulado é baseado no estoque atual, mais o tempo do recebimento do pedido,
levando em conta o espaço físico para acondicionar os produtos até a sua
dispensação, que no caso dos materiais de compra programada, são estocáveis e
sua saída é programada conforme solicitação dos setores requerentes, os materiais
de compra direta são de entrada rotativa, ou seja, entra é sai automaticamente, não
necessitando de local para armazenagem.
61
5. ANÁLISE DOS DADOS
Quando se aborda o assunto sobre compras no setor público, é necessário
primeiramente ressaltar que, assim como no setor privado, as entidades públicas
precisam ir ao mercado para obterem produtos/serviços essenciais ao seu
funcionamento. Assim, valem os mesmos conceitos na questão dos sinais de
demanda, operacionalização dos pedidos, fases de análise do pedido, verificação da
necessidade do material.
Na realização da pesquisa, nota-se que o departamento de compras de um
órgão público é um setor de grande importância para que o mesmo tenha melhores
resultados, pois o procedimento de comprar bens e serviços no setor público está
cada dia mais rigoroso, encontrando-se em constante modificação e atualização,
visando à adequação ao novo sistema governamental de controle.
Os órgãos públicos possuem um sistema integrado de gestão de materiais
fazendo com que melhore as informações durante o processamento das aquisições.
As compras públicas, por serem burocráticas, são realizadas com
formalidade, assim fica mais fácil de obter informações sobre todas as aquisições,
realizadas até o presente momento, podendo ser acessadas por todos dos setores
em tempo real.
O órgão público pesquisado usa das modalidades de licitações para obter
vantagens competitivas em suas aquisições e com isso, poder oferecer produtos e
serviços de qualidade para seus munícipes, contribuindo para o desenvolvimento do
município na região.
É importante que o comprador esteja em situação de certificar-se se o
material comprado, de um fornecedor está de acordo com o solicitado. O comprador
deve, portanto, desenvolver um sentido técnico a fim de descobrir eventuais
discrepâncias entre as cotações de um fornecedor e as especificações da
Requisição de Compras. O comprador deve ter condições de reconhecer, em uma
eventual alternativa de cotação, uma economia do custo potencial ou a ideia de
melhoria do produto.
Toda vez que uma requisição não for suficientemente clara, o comprador
deverá solicitar esclarecimentos ou, se for o caso, devolvê-la a fim de que seja
preenchida corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja
62
adquirir. Em hipótese alguma, o comprador deve der inicio a um processo de
compras, sem ter ideia exata do que quer comprar.
Objetivando um melhor conhecimento do que vai comprar, o comprador,
poderá analisar melhor qual a modalidade de compra que deve ser realizado, pois,
se esse profissional, escolher a modalidade errada, pode dar um grande problema
para a empresa Beta. Onde podem abrir sindicâncias para analisar esse processo
de compra, sendo obrigado a refazer esse processo, gerando problemas para a
empresa e para os fornecedores, gerando também um custo para o estado e para os
fornecedores.
63
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Devido a grande concorrência que existe atualmente, percebe-se que para as
empresas terem sucesso, necessitam alcançar diferencial competitivo diante de
seus concorrentes, conclui-se que cada vez mais, as mesmas buscam investimentos
em sofisticados sistemas de gestão empresarial para atingirem os melhores níveis
de serviços e atenderem as expectativas da empresa e dos clientes.
O departamento de compras, atualmente é uma parte estratégica para
agregar valor à empresa, atuando como uma fonte bastante eficiente para a redução
dos custos logísticos, seus objetivos precisam estar alinhados aos objetivos
estratégicos da empresa.
Na realização da pesquisa, conclui-se que o setor de compras de um órgão
público por ser burocrático, as compras são realizadas com formalidade, mas em
sistemas informatizados, assim fica mais fácil de obter informações sobre todas as
aquisições, podendo ser acessadas por todos dos setores em tempo real e uma das
modalidades utilizadas pela prefeitura Beta é de licitação.
Após o processo de compra ser efetuado, os bons fornecedores se destacam
na rapidez e atenção no atendimento, conforme a necessidade e solicitação do setor
requerente, não deixando desabastecido em momento algum.
A partir do momento em que o mesmo seja caracterizado como vencedor o
processo de compra de determinado produto é concretizado através da publicação
em edital, bem como até sua entrega dentro das conformidades descritas na nota de
empenho.
Quando acontece a falta de estoque, o recurso que é permitido para o
abastecimento é através de compra direta, quando autorizada pelo setor de
finanças, ou através de aditamento de contrato, caso o mesmo esteja em vigência.
Atualmente, o departamento de compras da prefeitura Beta se preocupa com
o fechamento de um processo de compra, avaliando a operação com os demais
processos integrados de gestão, buscando a diminuição dos custos e a melhoria na
qualidade dos serviços realizados.
Observa-se que as mudanças nos processos internos da gestão de
suprimentos aconteçam de forma legal e amparada pela legislação, sob pena de
todas as modificações não passarem de boas intenções, sem valor prático nenhum.
64
A importância da função compras na busca da competitividade possui uma
participação estratégica e poder de decisão, não se limitando apenas a abastecer
sua necessidade, mas também concentrando seus esforços extras no máximo para
conter alguns gastos.
Com isso, o objetivo de verificar a importância do setor de compras de um
órgão público foi atingido, pois, percebe-se que o departamento de compras,
posicionada como uma função gerencial, com real participação na administração e
tomadas de decisões, se torna uma área de extrema importância no setor público na
busca de melhores resultados.
A função de compras dentro de uma instituição precisa projetar uma imagem
de profissionalismo e eficiência, além de estar propensa a colaborar com os
departamentos no alcance dos objetivos pretendidos. Os compradores públicos
precisam vislumbrar essa mudança, não só do ponto de vista do trabalho
desenvolvido, das atitudes, e do posicionamento ético, como do ponto de vista das
relações interpessoais existentes com os outros profissionais da organização.
Contudo, o conhecimento não termina por aqui, este trabalho pode servir
como base para outras pesquisas posteriores, sugere-se realizar uma pesquisa
sobre as ferramentas utilizadas pelo departamento de compras do setor público ou
até mesmo do setor privado.
Sugere-se também que seja feita uma pesquisa avaliando diretamente a relação dos
fornecedores no processo de compras e na eficácia da empresa.
65
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YIN, R. K. Estudo de Caso– Planejamento e Método. Porto Alegre: Bookman, 2005.
.
69
APÊNDICE
A
–
Questionário
sobre
o
funcionamento
do
departamento de compras no órgão pesquisado
Realizado por: Magna Eurica F. Martins Pereira - Sueli da Silva Costa Sanches
Início: 02/03/2013
Término: 14/06/2013
Entrevista com os Responsáveis do Departamento de Compras
1-
Como é realizado o processo de compras?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2-
Quais as exigências para participação no processo?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3-
Quais as formas de compras no setor público?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4-
Qual é o critério para escolha dos Fornecedores?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
5-
Existe uma forma de classificação de bons fornecedores?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
70
5.1
Se sim, como?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
5.2
Se não, por quê?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
6-
Qual a influencia do fornecedor no andamento empresarial?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
7-
Qual o tempo de vigência dos contratos?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
8Quando um fornecedor não cumpre com o contrato, é realizado algum
procedimento empresarial?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
8.1
Se sim, quais?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
71
8.2
Se não, por quê?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
9Quando o preço dos produtos pode ser alterado durante a vigência do
contrato?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
10Existe uma maneira legal de impedir um fornecedor não cumpridor das
normas contratuais em processo de compra anterior, de participar de novo processo
de compra?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
11- Existe alguma exigência quanto ao tempo de abertura de uma empresa
para participação no processo de compras?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
12Relacione a qualidade empresarial com o cumprimento do contrato dos
fornecedores
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
72
13-
Qual o critério utilizado para apurar a média de consumo?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
14-
Existe um período pré-determinado para a programação de compras?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
15-
Qual o grau de importância da classificação dos fornecedores?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
16-
Quais benefícios os fornecedores trazem para a empresa compradora?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
17Quais os prejuízos os fornecedores podem trazer para a empresa
compradora?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
73
18-
Como é determinado o prazo de entrega?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
19-
Existe um ponto de pedido para solicitação dos materiais?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
20-
Quais as vias utilizadas para a solicitação?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
21-
O custo de pedido é mensurado?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
22-
De que maneira é suprida a falta de estoque do produto não entregue?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________