Escola Secundária de Paços de Ferreira
Curso Profissional Técnicas de Secretariado
Ano Lectivo: 2009/10
Disciplina: Técnicas de Secretariado
Professora: Adelina Silva
Janeiro de 2009
Trabalho realizado por:
·
Sara Gonçalves n.º16;
·
Mafalda Neves n.º11.
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Compras e Aprovisionamento
Entende-se pela Compra, o processo que procura condições de custo (e
não somente de preço) e de serviço de uma despesa, quer se trate de um
gasto ou de um investimento. Quanto ao Aprovisionamento, trata-se do
processo pelo qual um dado bem ou serviço é encaminhado fisicamente para a
empresa, em geral sob condições de um contrato ou de um acordo préexistente.
Ao confundir estes dois processos, corre-se o risco de se perder escala
junto aos fornecedores, visto que se aumenta o número de compras em
pequenas quantidades realizadas sem maior visão de negócio, geradas devido
a necessidades pontuais e sem procura por uma optimização global.
Aprovisionamento
O aprovisionamento é um processo que abrange vários aspectos na
relação entre fornecedores e empresa, constituindo um conjunto de actos
administrativos:
· A administração e negociação, abastecimento da empresa logística;
· O abastecimento tem a ver com as matérias-primas, componentes de
produção sobressalentes, módulos, produtos acabados e semi-acabados,
linhas de montagem, armazéns.
Em suma o aprovisionamento gere todo o ciclo entre empresa e
fornecedores e os produtos a adquirir, estando este conceito relacionado com a
logística de entrada. Designa-se como "processo de aprovisionamento" o
processo que vai desde a entrada até ao momento da produção.
Como o cliente procura o melhor fornecedor, o aprovisionamento
procura o melhor processo de negociação com os fornecedores. O
aprovisionamento é diferente da aquisição: aquisição é todo o acto de adquirir
(avaliação, transporte, pagamento, etc.), o aprovisionamento vai mais longe
pois tem por de trás a estratégia e as escolhas de fornecimento. O
aprovisionamento como processo integrado prevê um novo modelo de relação
e fornecimento com os fornecedores.
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A Função das Compras como potencial fonte de
competitividade
"As empresas deveriam comprar para vender e não somente com foco
em produzir".
A importância real da função Compras como potencial fonte de
competitividade, é fundamental para a empresa que deseja estar a participar
eficazmente no mercado no presente e no futuro.
Considerando a totalidade do valor económico do seu produto, as
Compras devem ser devidamente focadas dentro de sua estratégia de
competitividade, considerando o real peso do que está a montante dela.
Ainda hoje se foca a produtividade interna da empresa como principal
fonte de ganhos económicos, mesmo organizações que levaram à exaustão os
seus processos produtivos e administrativos ainda permanecem com grande
atenção nessas áreas.
No entanto, existem sérias razões para integrar a função de Compras na
concepção da competitividade.
Na economia actual ser competitivo não é, predominantemente, somente
uma questão de preço dos produtos no ponto de venda, são factores tão
importantes quanto preço e serviços agregados ao produto: a capacidade de
diferenciação dos produtos e a velocidade em que ocorre a inovação.
Avanços decisivos em qualidade e novos meios de comercialização
também são factores mais percebidos hoje do que no passado.
Uma empresa procura melhorar a sua performance de mercado, tem na
sua cadeia de fornecimento, um importante aliado que pode favorecer, acelerar
ou, ao contrário, vir a representar obstáculos ao sucesso de sua estratégia.
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Nos sectores de consumo (alimentos, bebidas e cosméticos, por
exemplo), criatividade e inovação tecnológica têm sido bastante usados para
trazer maior competitividade às empresas.
Estratégica Efectiva de Suprimentos
A visão de concentrar as Compras em poucos fornecedores, procurando
sua optimização em termos de preço e serviço, deve ser expandida para a
concepção de efectiva estratégia de suprimentos como importante alavanca
para a competitividade da empresa.
Fornecedor e Cliente devem procurar mais do que somente boas
negociações económicas para ambos. Os fornecedores podem trazer para o
seu cliente reais vantagens e diferenciação, como:
· A flexibilização da produção;
· Entregas "just-in-time";
· Oportunidades de controlo e gestão de stocks;
· Modalidade de fornecimento por consignação das matérias-primas;
· A redução do tempo de desenvolvimento de produtos;
· A exclusividade no fornecimento de certos produtos.
A direcção de Compras deve ter um ponto de vista realista em relação
às possibilidades de se obter uma ou mais dessas vantagens. Na fase de
definição da estratégia, deve-se considerar a evolução dos recursos e
organização interna da empresa, visando tornar a parceria com o mercado
provedor realmente mais eficaz.
Nos últimos anos, as empresas têm usado o recurso de "outsourcing" de
uma forma mais ampliada e na maioria dos casos têm obtido óptimos
resultados.
Distorções na Função Compras
Pode-se observar as distorções ou disfunções que as Compras ainda
sofrem, devido ao seu posicionamento estratégico inadequado em algumas
empresas, infelizmente não poucas. As mais frequentes são:
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· Visão da função Compras orientada para ganhos de preço, em
detrimento das outras dimensões de custo e de serviço;
· Responsabilidade pelas compras muito dispersa pela empresa;
· Confusão entre Compras e Aprovisionamento.
Falta de informações de gestão adequadas
É o caso de quando as informações tornadas disponíveis são somente
de natureza financeira ou administrativa, servindo apenas à finalidade de
análise requerida pela função Compras. Os indicadores de performance
costumam distinguir a empresa de frente para trás, por exemplo: volume de
compras por fornecedor/ família de compras, conta de suprimentos por
comprador, velocidade de realização de um pedido de compra, peso da
empresa junto dos seus fornecedores, etc.
A função de Compras assume ainda em muitas empresas um papel
transaccional, com pouca integração com as restantes áreas de negócio. A
racionalização de fornecedores e a sistematização dos processos de
negociação apresentam oportunidades de melhoria, bem como a execução dos
processos operacionais e a (re) qualificação e (in) formação dos profissionais
de compras.
No futuro, a importância da função de Compras continuará a intensificarse, verificando-se um maior foco em actividades que promovam o aumento da
eficiência operacional e a redução dos custos de compra, alargando-se o seu
contributo para a criação de valor nas organizações. É por este facto que
encontraremos cada vez mais empresas a promoverem uma maior
colaboração, transparência e profissionalismo na relação com os clientes
internos, o desenvolvimento de relacionamentos win-win com fornecedores e
parcerias de longo-prazo, a (re) qualificação dos seus profissionais em
simultâneo com a utilização de tecnologia de e-sourcing e e-procurement.
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Gestão de Compras
Actualmente, a gestão de compras é tida em conta como um factor
estratégico nos negócios, focalizando o volume de recursos, sobretudo,
financeiros. A função desta actividade, que compactua com todos os
departamentos de uma empresa, tem como objectivos de eficiência a obtenção
dos materiais certos, das quantidades correctas, das entregas atempadas e
dos preços mais vantajosos. Relativamente aos produtos ou serviços finais são
necessários gastos nas compras de componentes para a produção dos
mesmos. Tais gastos reflectem entre 50 a 80% do total das receitas brutas.
Como tal, evidenciam-se grandes impactos nos lucros quando são gerados
pequenos ganhos devidos a uma melhoria na produtividade. Por este e outros
factores, como a reestruturação tecnológica das empresas, torna-se cada vez
mais importante a actualização da informação e o dinamismo por parte das
pessoas que trabalham nesta área. Os departamentos de compras têm como
principais responsabilidades a escolha de fornecedores adequados e a
negociação de preços. É legítimo afirmar que são necessários contributos de
outros departamentos tanto para a pesquisa e avaliação de fornecedores como
para a negociação de preços.
Funções das Compras
A função compras é vista hoje como uma parte do processo de logística
das empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos.
A sua influência é de carácter directo nos processos produtivos em uma
empresa, os prazos devem ser cumpridos de maneira rígida tanto na entrada
como na saída, pois poderão gerar sérios problemas dentro do ciclo, em
especial nos departamentos de produção e vendas.
Esta função pode ser dividida em quatro categorias:
· Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade
necessárias;
· Obter mercadorias e serviços ao menos custo;
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· Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do
fornecedor;
· Desenvolver e manter boas relações com fornecedores.
Para alcançar tais objectivos, devem ser desempenhadas certas funções
básicas:
· Tempo e lugar (especificações de compra);
· Fonte certa (fornecedores);
· Negociar condições de compra;
· Administrar pedido de compra.
Diante ao exposto, tais argumentos servirão para dar continuidade ao ciclo
produtivo, tendo em vista que dentro desta pasta, os critérios adoptados
deverão ser de suma importância para a administração em si na busca de
aumento de lucros dentro menor custo possível.
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Ciclo de Compras
O processo de aquisição de materiais, sejam eles de qualquer tipo, é
definido pelo ciclo representado na Figura 1:
O ciclo de compras consiste nos seguintes passos:
1. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de
compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final.
No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações:
· Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que será
debitado o custo;
· Especificação do material;
· Quantidade e unidade de medida;
· Data e local de entrega exigidos;
· Qualquer outra informação complementar necessária.
2. Seleccionar fornecedores: Identificar e seleccionar fornecedores são
importantes responsabilidades do departamento de compras. Para produtos
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rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter
uma lista de fornecedores aprovados. Se o produto não foi comprado antes ou
se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma
pesquisa. Se o pedido é de pequeno valor ou para produtos padronizados, um
fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo, num jornal
especializado ou numa lista telefónica.
3. Solicitação de cotações: Para produtos maiores, é geralmente desejável
emitir uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que
é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações
competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de
venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao
comprador, as cotações são analisadas quanto a preço, obediências às
especificações, termos e condições de venda, entrega e termos de pagamento.
Para produtos cujas especificações podem ser descritas precisamente, a
escolha é provavelmente feita com base no preço, entrega e termos de venda.
4. Determinar
o
preço
certo:
Essa
é
uma
responsabilidade
do
departamento de compras, intimamente ligada à selecção dos fornecedores. O
departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e
tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor.
5. Emitir pedidos de compra: Ordem de compra é uma oferta de compra.
Uma vez aceite pelo fornecedor, ela se torna um contrato legítimo para entrega
das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no
contrato de compra. O pedido de compra é preparado com base na requisição
de compra ou nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional
necessária. Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras
retém uma cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como
o de contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepção.
6. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual
dos produtos pedidos. O departamento de compras deve garantir que os
fornecedores entreguem os produtos pontualmente.
7. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são
recebidas, o departamento de recepção as inspecciona para garantir que foram
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enviados os produtos correctos, na quantidade certa e que não foram
danificados no transporte.
8. Aprovação da factura do fornecedor para pagamento: Quando é
recebida a factura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o
pedido de compra, o relatório de recebimento e a factura. Os produtos e as
quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas
extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na factura. É função
do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer
diferenças.
O acto de comprar deriva de uma tomada de decisão baseada na
observação de certos factores. Estes podem ser orientados em 3 categorias de
exigências:
Quantidade
A evolução dos mercados é a condição que determina a quantidade a
adquirir, sendo que esta sugere de forma importante a maneira de como o
produto será utilizado. O custo de produção é então fortemente influenciado
pela quantidade adquirida.
Preço
As exigências de preço têm por base o estudo do produto perante os
desenvolvimentos de mercado e o seu valor económico.
Funcional
A exigência funcional é a categoria mais importante por ser aquela que
regula as outras exigências. No que ao produto diz respeito, a alienação da sua
forma com o seu desempenho revela dificuldades para uma prospecção de
sucesso, isto, porque o mesmo passará pela satisfação a níveis estéticos ou
práticos por parte do cliente. Destaca-se ainda a interligação existente entre a
funcionalidade e a qualidade para que o produto tenha êxito no mercado. Com
vista à obtenção de qualidade, o planeamento surge como principal factor por
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tratar do projecto, produção e utilização do produto. Posto isto, o produto é
então avaliado qualitativamente pelo consumidor final.
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Especificação da Compra
Muitas dúvidas pairam na hora de efectuar uma compra, embora pareça,
não é uma tarefa muito fácil. A decisão de comprar deve ser considerada que
forma o produto será utilizado, com que frequência e quanto estará disposto a
pagar.
Na compra de um bem ou serviço de um fornecedor, vários factores
estão incluídos, devem ser considerados quando as especificações estão
sendo desenvolvidas, podem ser divididos em três categorias:
· Exigências de quantidade;
· Exigências de preço;
· Exigências funcionais.
EXIGÊNCIAS DE QUANTIDADE
A demanda de mercado é quem vai determinar a quantidade necessária
a ser adquirida, sendo que influenciará o modo como o produto será utilizado.
A quantidade adquirida terá influência directa no custo da produção do bem, se
em pequena escala ocorrerá um preço mínimo, se em grande escala, deverá
ser projectado para tirar proveito das economias de escala, satisfazendo assim
às necessidades funcionais a um preço melhor.
EXIGÊNCIAS DE PREÇO
Representa o valor económico em que o comprador atribui ao artigo,
quanto se está disposto a pagar, o qual tem relevância com a procura de
mercado. Na situação de um artigo ser vendido a um preço baixo, o fabricante
não esta disposto a pagar um preço muito pelo artigo.
EXIGÊNCIAS FUNCIONAIS
Relacionam-se com a forma final utilizada do artigo e seu desempenho
esperado, é a exigência mais importante, pois governa todas as categorias.
Embora sejam mais difíceis de serem definidas, seu sucesso depende da
forma em que satisfazer a necessidade real do artigo, sendo esta necessidade
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tendo seus aspectos estéticos e práticos (como serão utilizados, ocasiões em
que será utilizado, cor, estilo, etc.).
Funcionalidade e qualidade
As características funcionais de um item estão intimamente ligadas a
qualidade do produto, a qual gira em torno da satisfação das necessidades do
usuário.
Para alcançar a tão desejada qualidade, o planeamento é o principal
fundamento para se obter os resultados esperados, para isto utiliza-se o
projecto do produto, a forma de produção e a utilização do produto. A
funcionalidade do produto está ligada ao desempenho do produto junto ao
consumidor final, o qual ditará o tipo de qualidade.
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·
Selecção de Fornecedores
Actualmente, as empresas necessitam cada vez mais de desenvolver
produtos com qualidade e capazes de concorrer no mercado. Para que tal seja
possível, são necessários bons fornecedores com capacidade de garantirem
materiais de qualidade, bons prazos de entrega e preços acessíveis. Para o
critério da melhor opção a tomar, os departamentos de compras analisam os
fornecedores utilizando critérios de baixo custo e qualidade.
O fornecimento à empresa pode ser caracterizado segundo três fontes:
· Fonte única
O Fornecimento segundo fonte única requer exclusividade, devido à
tipologia do produto ou a especificações por parte do fornecedor.
· Fonte múltipla
Tal como o nome indica, são utilizados mais do que um fornecedor, o
que dá azo a uma maior concorrência entre si, desencadeando melhores
preços e serviços para as empresas.
· Fonte simples
Este tipo de fornecimento requer planeamento por parte das empresas.
Compactua-se com um fornecedor, escolhido entre vários, com o intuito de um
fornecimento por longo prazo.
Escolha e selecção de fornecedores
Tendo em consideração os dois critérios utilizados pelos departamentos
de compras para a escolha de fornecedores, existe também a necessidade de
se atentar há suas estruturas e aos seus aspectos técnicos para que permitam
o suporte necessário para a realização dos produtos propostos.
Outros aspectos a ter em conta na escolha, são os serviços pós-venda,
rejeitando importâncias para o seu sistema de suporte, e a localização do
fornecedor, que deve ser o mais próximo possível do contratante para evitar
falta de matéria-prima ou produtos.
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Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir
ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de
desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na
melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes, pois, muitas vezes,
o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as
melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos
comprados. Algumas vezes, o fornecedor pode sugerir mudanças na
especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo.
Capacidade de produção: a produção deve ser capaz de satisfazer às
especificações do produto de forma consistente, ao mesmo tempo produzindo
o menor número possível de defeitos. Isso significa que as dependências de
produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a qualidade e a
quantidade exigidas. O fornecedor deve ter um bom programa de controlo da
qualidade, pessoal de produção competente e capaz, e bons sistemas de
planeamento e controlo de produção, para garantir uma entrega pontual. Esses
elementos são importantes porque garantem que o fornecedor possa fornecer
a qualidade e a quantidade desejadas.
Confiança: ao seleccionar um fornecedor, é desejável que se escolha
um fornecedor de confiança, estimado e financeiramente sólido. Se a relação
deve continuar, deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia de
que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio.
Serviço
pós-venda:
se
o
produto
tem
natureza
técnica
ou
provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico, o
fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento pós-venda. Isso deve
incluir um atendimento bem-organizado e um stock adequado de peças
excedentes.
Localização do fornecedor: algumas vezes, é desejável que o
fornecedor esteja próximo do comprador, ou pelo menos que mantenha um
stock local. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega
e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente.
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Preços: o fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos.
Isso não significa necessariamente o menor preço. Esse aspecto considera a
capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na
quantidade e na qualidade exigidas, no tempo desejado, e também quaisquer
outros serviços necessários.
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Negociações em Compras
A negociação em compras é um factor importante no que diz respeito,
por exemplo, à negociação de preços entre profissionais de vendas e o
negociador da empresa. A negociação é baseada nas teorias das decisões, na
comunicação e na sociologia. No desenvolvimento de um processo de
negociação é fundamental ter um domínio relativamente grande quanto ao que
se negoceia, uma vez que, é a compra de milhares de produtos, com valores
dos próprios, que está a ser discutida.
Para o desenvolvimento de políticas de negociação enquadradas com a
importância dos itens, a matriz de posicionamento de compras surge como
apoio ao negociador na sua argumentação.
F
igura 2: Matriz de posicionamento em compras
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Analisando a matriz da Figura 2, observa-se que os ganhos mais
significativos dizem respeito aos itens agrupados nas categorias: lucro táctico;
crítico estratégico.
Os riscos relacionados com o fornecimento são elaborados mediante a
selecção e escolha dos fornecedores mencionadas anteriormente.
Outro factor a considerar refere-se à relação existente entre a oferta e a
procura. Para tal, torna-se necessária uma avaliação da procura de uma
empresa relativa ao mercado total. Sendo assim, é também importante uma
análise referente à relação entre o fornecedor e a produção total do mercado.
Um dos problemas inerentes a este processo prende-se com a hipótese
da empresa em causa ter uma fraca participação nas vendas do fornecedor.
Este factor condiciona o poder de argumentação na negociação. Como
contrabalanço poderá surgir uma forte competição entre fornecedores para os
mesmos itens.
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As Etapas para a efectivação de uma Compra
Neste primeiro Boletim da série apresentamos as fases, e uma breve
descrição de cada uma dessas fases, em que se pode subdividir uma venda
boa:
1. Obtenha a atenção do seu cliente potencial:
Nesta primeira fase temos que obter a atenção do cliente potencial.
Abandonando outras preocupações ou possíveis distracções devemos,
polidamente, com voz firme e suave, cumprimentar o cliente, nos identificar e
obter a atenção dele para conduzir a conversa ao ponto principal do processo
de compra: gerar interesse.
2. Investigue o interesse do seu cliente potencial:
Esta é a fase crucial do processo de compra, onde temos que identificar
os desejos e interesses do cliente potencial. Esses interesses e desejos podem
ser imediatos ou duradouros, momentâneos ou contínuos, mas devemos
conduzir nossa conversa para capturar esses desejos e interesses, que serão a
matéria-prima das próximas fases. Uma vez obtidos e confirmados esses
interesses e desejos podemos partir para a próxima fase: a apresentação.
3. Faça a sua apresentação, baseada nos interesses detectados:
A apresentação, a parte central para a obtenção da compra, é
constituída de 4 partes distintas, mas interligadas, a saber: declaração ou
afirmação sobre sua empresa; facto ou característica positiva do seu produto
ou do seu serviço; os benefícios desse produto ou serviço, e uma conclusão.
4. Crie o desejo no seu cliente potencial mostrando os benefícios:
Após a apresentação, e centrado nos interesses e desejos detectados
anteriormente na fase 2, conduza a conversa mostrando ao seu cliente
potencial os benefícios da sua oferta, construa um nível alto de desejo para o
seu serviço, facilitando ou permitindo a conclusão.
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5. Faça perguntas flexíveis tanto para a conclusão da compra, como para a
recusa:
Caso a fase 2 - de pesquisa do interesse do cliente - tenha sido feita de
forma óptima, agora só resta obter uma sequência de "sins". Para cada desejo
detectado do cliente, faça uma pergunta confirmando o interesse dele, que ele,
obviamente, responda "Sim". Após uma sucessão de "Sins", conclua assim:
- "Para obter todos estes benefícios o Sr. paga somente _€ pelo nosso contrato
(ou serviço ou produto)!"
Esta etapa depende da sua habilidade e segurança. Como a segurança
não está sempre presente, você pode optar por outros caminhos. Para concluir
a compra, você deve perceber o grau de interesse e receptividade do seu
cliente potencial, à compra da sua oferta.
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Bibliografia
Internet:
· http://pt.wikipedia.org/wiki/Aprovisionamento;
· http://www.quidgest.pt/p_pat_aprovPT.asp;
· http://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_compras;
· http://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_stocks;
· http://www.guialog.com.br/ARTIGO280.htm;
· http://www.portaldomarketing.com.br/Artigos1/5_fases_para_efetivacao_
da_compra.htm;
· http://www.merkatus.com.br/10_boletim/5.htm.
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