Gerência de Projetos
PMBOK: A Visão do PMI
Hermano Perrelli
[email protected]
Objetivos
• Apresentar os principais conceitos
relacionados à Gerência de Projetos
• Apresentar o modelo de gerência de
projetos seguido pelo PMBOK
• Apresentar o contexto de atuação da
gerência de projetos
PMBOK
2
Ao final desta aula você será
capaz de:
• Conhecer os principais conceitos da área de
gerência de projetos
• Entender a filosofia PMBOK para gerenciar
projetos
• Entender as características de um projeto e de
um programa
• Caracterizar o perfil do gerente de projetos
• Os tipos de estruturas organizacionais e suas
influências sobre a gerência de projetos
PMBOK
3
Bibliografia Utilizada
•
•
•
•
PMBOK: capítulos 1, 2 e 3
Rita Mulcahy: capítulo 2
Desk Reference: capítulo 15
Kerzner: capítulos 1, 2 e 3
PMBOK
4
O que é um Projeto
“Um esforço
esforço temporário
temporário com
com aa finalidade
finalidade de
de
“Um
criar um
um produto/serviço
produto/serviço único”
único”
criar
PMBOK GUIDE
GUIDE
PMBOK
PMBOK
5
Exemplos de Projetos
• Desenvolvimento de um novo paradigma de
áudio/vídeo
• Desenvolvimento de um novo modelo de veículo
• Construção de um prédio, reforma, etc
• Uma campanha para um cargo político
• Desenvolvimento ou aquisição de um sistema
de informação
• Uma edição de um jornal ou revista
PMBOK
6
Projetos são Elaborados
Progressivamente
• Elaboração: A definição do projeto vai
sendo detalhada à medida que o projeto
vai sendo executado
• Progressiva: Executado através de
passos, incrementos iterativos
PMBOK
7
Áreas de Conhecimento
segundo PMBOK
PMBOK
8
Atividades do Gerente de
Projetos (1)
• Aloca recursos
• Define prioridades
• Coordena as interações com clientes e
usuários
• Procura manter a equipe de projeto
focada na meta do projeto
• Supervisiona, delega, motiva, gerencia o
stress
PMBOK
9
Atividades do Gerente de
Projetos (2)
• Resolve conflitos dos “Stakeholders” com
diferentes expectativas e necessidades
• Gerencia riscos, escopo, tempo e custo
• Estabelece um conjunto de práticas para
assegurar a qualidade dos artefatos do projeto
• Identifica requisitos
PMBOK
10
Habilidades Gerais do Gerente
de Projetos
PMBOK
11
Qual é o objetivo do gerente de
projetos?
PMBOK
12
Ciclo de Vida do Projeto
!"
!"
PMBOK
13
O que é o ciclo de vida?
• Estabelecimento de uma seqüência de fases
com o objetivo de realizar algo e garantir um
bom gerenciamento
• Determinação do início e fim
• Oferecimento de uma seqüência de pontos de
decisão no planejamento
• Oferecimento de pontos de sincronização para o
trabalho colaborativo da equipe
• Estabelecimento de pontos de aprendizado para
melhoria dos próximos passos/projetos
PMBOK
14
O que são fases no ciclo de
vida?
• Fases respondem a questões:
– O que fazer depois?
– Quanto tempo devemos continuar?
– Quais produtos devem ser gerados ao seu final?
• Fases também:
– Indicam que tarefas dependem de outras
– Oferecem no seu final uma oportunidade de avaliar
os resultados alcançados e decidir sobre a
continuação do projeto.
PMBOK
15
Modelos de Ciclo de Vida de
Projetos
– O modelo é dependente do tipo de projeto
– Existem diversos modelos de ciclos para:
• Construção
• Laboratórios farmacêuticos
• Software (Incremental, Evolucionário, Híbridos)
– A escolha de um modelo é fundamental para o
sucesso do projeto, determinando:
• As técnicas utilizadas em cada fase
• Os agentes envolvidos em cada fase
– Em geral o número de fases varia entre quatro e
cinco
PMBOK
16
Fases Comuns do Ciclo de Vida
de um Projeto
!
PMBOK
17
Informações Comuns sobre o Ciclo
de Vida de um Projeto
• Custos e equipe são pequenos no início,
aumentam durante a execução e voltam a cair
drasticamente no final
• A probabilidade de sucesso é muito pequena no
início
• A influência dos “stakeholders” é bastante alta
no início
• “fast tracking”: em muitos momentos do ciclo de
vida, as fases são executadas em paralelo
PMBOK
18
Evolução da Intensidade no
Ciclo de Vida de um Projeto
PMBOK
19
Evolução de Custo e da Equipe no
Ciclo de Vida de um Projeto

PMBOK
20
Fatores Organizacionais que
Influenciam o Projeto
#
!"
$
PMBOK
21
Fatores Organizacionais que
Influenciam o Projeto
• Sistemas Organizacionais
– Sistemas que auxiliam no gerenciamento do projeto.
Dependendo do tipo da empresa, estes sistemas
estão mais ou menos preparados para ajudar no
projeto
• Cultura e Estilo
– Normas, políticas, procedimentos dentro da empresa
• Project Office
– Provedor de serviços para o projeto (treinamento,
software, templates)
PMBOK
22
Fatores Organizacionais que
Influenciam o Projeto
• Estrutura Organizacional da Empresa
– Pode limitar recursos, autoridade do gerente de
projetos, etc
– Tipos de estruturas:
•
•
•
•
•
Funcional Tradicional ou Hierárquica
Funcional – Project Expeditor (Leader)
Funcional – Project Coordinator
Matricial (forte, balanceada, fraca)
Projetizada
PMBOK
23
Tipos de Estruturas
Organizacionais
• Funcional Tradicional ou Hierárquica
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PMBOK
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24
Tipos de Estruturas
Organizacionais
• Funcional Tradicional ou Hierárquica
Vantagens
Desvantagens
Equipe mais preparada dentro de
cada especialidade
Falta de uma liderança e
responsável formal pelo projeto
Melhor estimativa de custo
Gerente de projeto sem
autorização
Time reporta-se a apenas um
chefe
Ênfase no funcional sem priorizar
o projeto
Comunicação vertical e bem
estabelecida
Perda de foco nas necessidades
do cliente
Plano de carreira para a equipe
Coordenação extremamente
complexa
Conhecimento técnico
concentrado
Decisões são tomadas em favor
de cada grupo funcional
PMBOK
25
Tipos de Estruturas
Organizacionais
• Funcional – Project Expediter
– Responsável, mas sem autoridade, pelo projeto para
facilitar a coordenação e comunicação entre as áreas
(
'
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PMBOK
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26
Características do “Project
Expediter”
• Coordenação do projeto ao invés de
gerenciamento
• Não tem autoridade
• Tem o papel de facilitador
• Precisa ser um negociador para
convencer os gerentes funcionais
• Facilita a comunicação entre as áreas
funcionais
PMBOK
27
Tipos de Estruturas
Organizacionais
– Funcional – Project Coordinator
– Similar ao “expediter”, mas subordinado diretamente ao
executivo e possuindo um certo nível de autoridade
(
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PMBOK
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28
Características do
“Project Coordinator”
– Designação de um indivíduo para ser responsável
pelo projeto, desassociando-o de qualquer área
funcional
– Tem mais autoridade, podendo atribuir trabalho a
indivíduos dentro das áreas funcionais
– Gerente funcional continua avaliando o desempenho
de seus funcionários
– Comunicação direta com o executivo da empresa
– Membros da equipe passam a ter mais de um chefe
PMBOK
29
Tipos de Estruturas
Organizacionais
• Projetizada
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PMBOK
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30
Tipos de Estruturas
Organizacionais :: Projetizada
Vantagens
Desvantagens
Forte liderança e responsável formal pelo
projeto
Equipe menos preparada dentro de cada
especialidade
Gerente de projeto com autorização
Redundância de atividades e facilidades
Ênfase no projeto
Utilização dos recursos de forma
ineficiente
Comunicação mais efetiva
A equipe não tem local fixo após o término
do projeto
Coordenação mais simplificada
Equipe sem visibilidade para plano de
carreira
Equipe mais comprometida com o projeto
Perda de controle do conhecimento
técnico de cada funcionalidade
PMBOK
31
Tipos de Estruturas
Organizacionais :: Matricial
(
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PMBOK
32
Tipos de Estruturas
Organizacionais :: Matricial
Vantagens
Desvantagens
Gerente de projeto com maior controle
sobre o projeto
Equipe se reporta a mais de um líder
Melhor utilização dos recursos,
minimizando os custos
Fluxo de informação em mais de um sentido
A organização funcional existe apenas para
dar suporte ao projeto
Conflitos de poder, interesses, prioridades e de
recursos
Resposta mais rápida a mudanças, conflitos
e necessidades
Maior dificuldade de controle e monitoração
Conhecimento técnico compartilhado entre
projetos
Necessidade de políticas e procedimentos
adicionais
Equipe com local para voltar após o término
do projeto
Custo e tempo extra para definição das políticas
e procedimentos
PMBOK
33
Tipos de Estruturas
Organizacionais
• Variações da Matricial
– Fraca
• Similar a “Project Expediter”
– Balanceada
• O gerente de projetos é escolhido em uma das
áreas funcionais, de onde coordena o projeto
– Forte
• Matricial tradicional, vista anteriormente
PMBOK
34
Autoridade e Influência nas
Estruturas Organizacionais
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*
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PMBOK
-
35
Reflexão
• Qual o tipo de estrutura utilizado por sua
empresa?
• Quais as vantagens e desvantagens que
esta estrutura traz para a empresa?
• Você acha que esta estrutura é a melhor?
Se não, qual a sua sugestão?
PMBOK
36
Outros Fatores que Influenciam
o Projeto
#
1
2
PMBOK
37
Influências Sociais, Econômicas e
Ambientais sobre o Projeto
• Padrões e Regulamentações
• Questões Internacionais
• Aspectos Culturais
– Atitudes e Hábitos
– Classes Sociais
– Posições Políticas e Religiosas
– Diferentes Costumes
PMBOK
38
Organização das Atividades
para o Gerenciamento
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1
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PMBOK
39
O gerenciamento é realizado
através de:
-
PMBOK
40
O que são processos?
• Uma série de ações com o objetivo de
alcançar resultado(s)
• Um projeto é realizado através da
execução de processos
• São realizados por pessoas
PMBOK
41
Informações Relevantes sobre
um Processo
• Inputs
– Descreve as informações que deverão ser fornecidas
para que o processo seja executado
• Tools and Techniques
– Descreve as ferramentas e técnicas que podem ser
utilizadas na execução do processo
• Outputs
– Indica os resultados esperados após a execução do
processo
PMBOK
42
Execução Integrada entre os
Processos
-
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-
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.
PMBOK
43
Tipos de Processos
• Processos de gerenciamento de projetos
Relacionados à organização e definição do
trabalho a ser realizado
• Processos orientados a produtos
Têm
por objetivo principal a descrição e
desenvolvimento do produto/serviço relacionado
ao projeto. Estão mais relacionados ao ciclo de
vida do projeto e variam com a área de
aplicação
PMBOK
44
Grupos de Processos
• Também denominados de ciclo de vida de
gerenciamento de projetos
• Organizam a execução dos processos
com o objetivo de melhor gerenciar o
projeto
PMBOK
45
Grupos de Processos
• São eles:
– Inicial: Autorização para início da fase ou do projeto
– Planejamento: Definição e refinamento dos objetivos,
plano de ação para alcançar os objetivos
– Execução: Coordenação das pessoas para a
realização do trabalho
– Controle: Monitoramento com o objetivo de garantir
que os objetivos estão sendo atingidos
– Finalização: Formalização do fim da fase ou projeto
PMBOK
46
Interação entre os Grupos de
Processos
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PMBOK
47
Grupos de Processos e
Fases do Ciclo de Vida
• Podem ser executados repetidamente em cada fase
do ciclo de vida, dependendo do modelo de ciclo de
vida adotado para o projeto
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PMBOK
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48
Sobreposição dos Grupos de
Processos

PMBOK
49
Principais Atividades do Grupo
Inicialização (1)
• Selecionar projetos
• Determinar objetivos
• Determinar em alto nível tempo, custo e
sub-produtos
• Determinar a necessidade de negócio
• Descrição do produto/serviço
PMBOK
50
Principais Atividades do Grupo
Inicialização (2)
• Identificar e formalizar o gerente para o
projeto
• Definir a responsabilidade do gerente de
projetos
• Determinar requisitos de alto nível
PMBOK
51
Processos do Grupo
Inicialização
PMBOK
52
Principais Atividades do Grupo
Planejamento (1)
• Estabelecimento do escopo do projeto e do
planejamento do escopo
• Escolha da equipe
• Organização das atividades necessárias para a
realização do trabalho
• Criação de um cronograma e identificação dos
caminhos críticos
PMBOK
53
Principais Atividades do Grupo
Planejamento (2)
• Determinação do custo
• Criação da estratégia de comunicação
• Identificação de riscos e do seu
tratamento
• Identificação e efetivação da contratação
de serviços e produtos a terceiros
PMBOK
54
Categorias do Grupo
Planejamento
• Core Processes
– Processos principais que são executados
segundo uma sequência lógica em todos os
tipos de projetos
• Facilitating Processes
– Processos que são executados à medida que
são requisitados. A sequência de execução
depende do tipo do projeto
PMBOK
55
Processos do Grupo
Planejamento
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56
Principais Atividades do Grupo
Execução
• Executar o plano do projeto
• Gerenciar a execução do projeto
• Garantir e execução das atividades
relacionadas à qualidade
• Distribuir informação
• Realizar reuniões de status
PMBOK
57
Processos do Grupo Execução
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PMBOK
58
Principais Atividades do Grupo
Controle
•
•
•
•
•
Relatar sobre a execução do projeto
Medições sobre a execução
Integração de mudanças
Controle de mudanças no escopo
Monitoração e controle dos riscos, cronograma,
custo e qualidade
• Verificação do escopo
• Avaliação do planejamento
• Tomada de ações corretivas
PMBOK
59
Processos de Controle
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Principais Atividades do Grupo
Finalização
•
•
•
•
•
Verificação do produto
Auditorias dos contratos com terceiros
Aceitação formal
Organização de lições aprendidas
Arquivar dados sobre o projeto
PMBOK
61
Processos de Finalização
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PMBOK
62
Processos por Áreas de
Conhecimento
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Processos por Grupo x Áreas de
Conhecimento
Initiatin
g
4. Project
Integration
Management
5. Project Scope
Management
Planning
4.1 Project Plan Development
5.1
Initiation
Executing
4.2 Project Plan Execution
6.1 Activity Definition
6.2 Activity Sequencing
6.3 Activity Durantion
Estimating
6.4 Schedule Development
7. Project Cost
Management
7.1 Resource Planning
7.2 Cost Estimating
7.3 Cost Budgeting
8. Project Quality
Management
8.1 Quality Planning
8.2 Quality Assurance
9. Project Human
Resource
Management
9.1 Organization Planning
9.2 Staff Acquisition
9.3 Team Development
10. Project
Communications
Management
10.1 Communicating
Planning
10.2 Informating Distribution
12. Project
Procurement
Management
4.3 Integrated
Change
Control
6.5 Schedule
Control
7.4 Cost
Control
11.1 Risk Management Planning
11.2 Risk Identification
11.3 Qualitative Risk Analysis
11.4 Quantitative Risk Analysis
11.5 Risk Response Planning
12.1 Procurement Planning
12.2 Solicitation Planning
Closing
5.4 Scope
Verification
5.5 Scope
Change
Control
5.2 Scope Planning
5.3 Scope Definition
6. Project Time
Management
11. Project Risk
Management
Controlling
8.3 Quality
Control
10.3
Performance
Reporting
10.4
Administrative
Closure
11.6 Risk
Monitoring and
Control
12.3 Solicitation
12.4 Source Selection
PMBOK
12.5 Contract Administration
12.6 Contract
Closeout
64
Alguns Números (PMBOK 2000)
•
•
•
•
5 grupos de processos
39 processos ao todo
9 áreas de conhecimento
Planejamento contém o maior número de
processos, mas não leva o maior tempo
PMBOK
Gerência de Projetos
Project Management Institute
www.pmi.org
65
Objetivos
• Apresentar o PMI
• Informar sobre filiação e certificação
PMBOK
67
O que é o PMI?
• Uma associação, sem fins lucrativos, de
profissionais de gerência de projetos
• É um fórum de excelência na área de gerência
de projetos promovendo seu crescimento,
divulgação, educação e valor nas organizações
e praticantes.
PMBOK
68
Principais Produtos/Serviços do
PMI?
®
PMBOK
69
Evolução
• Fundado por Jim Snyder em 1969 com cinco
voluntários nos Estados Unidos
• Hoje tem mais de 100.000 membros distribuídos
em 125 países
• Possui mais 36 SIGs (Specific Interest Groups)
• Tornou-se a organização de maior credibilidade
mundial na área de gerência de projetos
PMBOK
70
Crescimento de PMPs
na Década de 90
77
,,
89:999
89:999
-*-;
-;
-*
60000
50000
40000
30000
569
569
20000
10000
S1
1996
1997
1998
1999
2000
2001
0
2002
PMBOK
71
Números de HOJE
• PMI Statistics of Interest:
– PMI membership reaches 142,434 as of 30
September 2004.
– An overall increase of 22.9% from September 2003.
– Total Project Management Professionals (PMP®) as
of 30 September 2004 is 91,923.
– PMI Chapter membership is at 109,861 in 234
Chapters worldwide.
Fonte: PMI, outubro 2004.
PMBOK
72
Números de HOJE (cont.)
• Top five industry areas represented by
PMI members:
– Information Technology
– Computer/Software/Data Processing
– Financial Services
– Business Management Services
– Telecommunications
Fonte: PMI, outubro 2004.
PMBOK
73
Crescimento de Membros
Dezembro de 2000
EUA
75,93% EUA
11,21% Canada
13,36% Outros
Canada
Outros
PMBOK
74
Porque filiar-se ao PMI?
• Acesso a informação
– Periódicos
• Trimestral Project Management Journal®
• Mensal PM Network®
• Mensal PMI Today®
– Publicações e Artigos
• Educação (Seminários e Simpósios)
• Networking
• Fórum para discussões sobre problemas
PMBOK
75
Organização – “Chapters”
• O PMI está organizado estruturalmente
através de chapters
• Os “chapters” funcionam como captadores
e distribuidores de informações regionais,
relacionadas ao tema. É através destas
seções que o PMI integra seus membros
mundialmente.
PMBOK
76
Chapters do PMI no Brasil
• Formados:
–
–
–
–
–
–
–
–
• Em formação:
Bahia
Minas Gerais
Brasília
Paraná
Pernambuco
Rio de Janeiro
Rio Grande do Sul
São Paulo
–
–
–
–
–
Espírito Santo
Fortaleza
Joinville
Manaus
São Luís
OOBrasil
Brasilééooterceiro
terceiropaís
paísdo
domundo
mundoem
emnúmero
númerode
de
chapters
chapterseeooprimeiro
primeirofora
forada
daAmérica
Américado
doNorte
Norte
PMBOK
77
Processo de Certificação
#
(
!0
!"
*
!
-
PMBOK
<=
78
Informações sobre o Exame
Estrutura da prova
– Inclui 200 questões de múltipla escolha, contendo
quatro opções em cada uma
– O exame dura 4 horas
– Para passar, deve-se acertar 137 questões (68,5%)
– A língua base da prova é o inglês
– Cada questão, se solicitado anteriormente, poderá ter
um opção de tradução para sua língua
## $$
PMBOK
>>> 79
"" >>>
Custos
• Primeira vez
– U$ 405 para membros do PMI
– U$ 555 para não membros
• Para refazer o teste
– U$ 275 para membros do PMI
– U$ 375 para não membros
PMBOK
80
Pontos relevantes para fazer
exame
• Grau de instrução
• Experiência profissional
• Concordar com o código de ética do PMI
PMBOK
81
Requisitos
• Com nível superior
– 4.500 horas de experiência nos grupos de processos
da gerência de projetos nos últimos três a seis anos
• Sem nível superior
– 7.500 horas de experiência nos grupos de processos
da gerência de projetos nos últimos cinco a oito anos
• 35 horas de treinamento em gerência de
projetos
PMBOK
82
Documentação necessária
• Documentação sobre a formação
• Preenchimentos dos “Experience
Verification Forms”
• Documentação sobre as 35 horas de
cursos
PMBOK
83
Como Estudar
– Leia a bibliografia pelo menos 3 vezes
– Faça bastante testes
– Adapte-se ao tempo médio exigido para cada
questão
– Domine o glossário com as palavras chaves
– Priorize o seu tempo disponível para o estudo
– Estabeleça um curto prazo para a sua preparação.
Prazos longos fazem com que você não se sinta
estimulado e esqueça o assunto já estudado!!!
PMBOK
84
Como a prova está organizada
Grupos de
Processos
Initiation
Planning
Execution
Control
Closing
Professional
Responsability
Total
Número de
Questões
%
17
47
47
46
14
8,5
23,5
23,5
23,0
7,0
29
14,5
200
100%
PMBOK
85
Etapas gerais para a realização
do exame
• Adquirir autorização do PMI (voucher)
– Leva-se em torno de uns 12 dias úteis
• Adquirir autorização da Prometric
– Com voucher do PMI, deve-se entrar em contato com
a Prometric, nos Estados Unidos, para marcar local,
data e hora
– Esse processo é mais rápido e pode ser resolvido no
mesmo dia
– Serão oferecidas pela Prometric opções de data e
hora da prova
PMBOK
86
Mantendo o Título
• A cada três anos deve-se ter um mínimo de 60
PDUs
• PDU – Professional Development Units
• PDUs podem ser obtidas através de
–
–
–
–
Cursos
Atividades profissionais
Programas patrocinados pelo PMI
Serviços para associações profissionais e da
comunidade
PMBOK
87
Endereços úteis
– Sobre o PMP
• www.pmi.org/info/PDC_PMP.asp
– Guia para certificação PMP
• www.pmi.org/info/PDC_PMPHandbook.pdf
– Formulário on-line para inscrição no exame
• certificationapp.pmi.org
– Prometric
• www.prometric.com
– Sobre o PMI
• www.pmi.org
PMBOK
88
Gerência de Projetos
PMBOK: A Visão do PMI
Hermano Perrelli
[email protected]