Caso Prático
Sebrae
VIII Encontro de Gestores e
Auditores do Sistema “S”
Nov/2013
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
1. O Sebrae
2. A auditoria interna no Sebrae
3. O projeto
4. Situação atual
5. Perspectivas para o futuro
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
Sistema Sebrae
Comissões
Temáticas
Permanentes
Conselho Deliberativo Nacional
CDN
Conselho
Fiscal
C. Fiscal
CDE
DIREX
SEBRAE
UF
C. Fiscal
SEBRAE
UF
SEBRAE NACIONAL
CDE
C. Fiscal
C. Fiscal
CDE
C. Fiscal
SEBRAE
UF
CDE
CDE
SEBRAE
UF
SEBRAE
UF
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
1. O Sebrae
2. A auditoria interna no Sebrae
3. O projeto
4. Situação atual
5. Perspectivas para o futuro
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A auditoria interna no Sebrae
Conselho
Deliberativo
Nacional
Conselho
Fiscal
Dir. de Adm. e
Finanças
Diretoria
Técnica
Presidência
UAUD
Auditorias
Estaduais
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Principais Clientes
• Auditoria
Independente
• Relatórios
• Monitoramento
• Subsidiar sob
demanda
Conselhos
Diretoria
UAUD
• Revisão de
Processos
• Orientações
Unidades
Internas
Sebrae/UF
• PAAAI/RAAAI
• Trabalhos Especiais
• Atendimento TCU/
CGU/ Outros
• Comitês Temáticos
• Assessoria
• Coord. Técnica
(Capacit., Sistemas,
Metodologia, GT)
• Normatização
(Charter, Cod. ética)
• Realiz. auditorias
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Definição
Auditoria Interna é uma atividade independente de
prestação de serviços de avaliação (assurance) e
de consultoria que objetiva adicionar valor e
melhorar as operações de uma organização. A
auditoria auxilia a organização a alcançar seus
objetivos adotando uma abordagem sistemática e
disciplinada para a avaliação e a melhoria da
eficácia dos processos de gerenciamento de
riscos, de controle e de governança corporativa
(The Institute of Internal Auditors - IIA)
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1. O Sebrae
2. A auditoria interna no Sebrae
3. O projeto
4. Situação atual
5. Perspectivas para o futuro
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O projeto
Modernização
da
Auditoria Interna
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O projeto
GAPs
Atuação da
Auditoria
Expectativas da
Diretoria

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O projeto
MODERNIZAÇÃO
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Metodologia
Pessoas
Ferramentas
Auditoria com Foco
em Riscos
Ferramentas
• Sistema de Auditoria
 Padronização / Método de trabalho
 Banco de melhores práticas proporcionando a
troca de experiências entre auditores do Sistema
• Sistema de extração e análise de dados
 Maior abrangência e cobertura
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Pessoas
• Capacitações / Qualificações
• Motivação
Programa de certificação
Encontros anuais
Treinamentos
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Metodologia
TR
ES
AT
IC
L
O
RA
PE
O
NA
O
CI
RT
O
P
RE
E
PL
“
Ambiente Interno
Definição de Objetivos
•
•
• 2004 – COSO ERM
• 2002 – SOX e Standards PCAOB
• 1996 – COBIT
• 1992 – COSO
• 1966 – Auditoria Analítica (Skinner)
Identificação de Eventos
Avaliação de Riscos
Resposta aos Riscos
Atividades de Controle
Informação e Comunicação
Monitoramento
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C
AN
E”
I
M
CO
SUBSIDIÁRIAS
UNIDADES DE NEGÓCIO
DIVISÕES
“ENTITY-LEVEL”
• 2013 – COSO 2013
• 2009 – ISO 31000
ÉG
Metodologia
Risco: “Decisões, ações ou eventos que podem impactar
negativamente no atendimento dos objetivos de negócio”.
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Metodologia
Gerenciar Risco
Não existe eliminação de riscos...
...sem riscos, não existem negócios...
“O risco em si não é nocivo,
nocivo é o risco mal administrado,
mal interpretado, mal avaliado e
indesejado”
As empresas de sucesso gerenciam
adequadamente seus riscos.
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Metodologia
Reavaliação
do riscos
Identificação
de riscos
críticos
PAAAI
Metodologia
e
Ferramentas
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Metodologia
Qual a mudança?
Tradicional
Foco em riscos
• Foco nas políticas e
procedimentos existentes;
• Detecção de problemas e
erros;
• Foco nos riscos estratégicos;
• Identificação de riscos e
otimização de processos;
• AI compartilha conhecimento;
• Restrito por linhas funcionais;
• Investigadores;
• Aprofundamento na
compreensão dos processos
• Abordagem substantiva;
• Orientação mais reativa.
de negócio;
• Ambiente de controle e
controles chave;
• Orientação mais pró-ativa.
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Metodologia
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Metodologia
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
Promover a competitividade e o desenvolvimento sustentável dos pequenos negócios e fomentar o empreendedorismo
para fortalecer a economia nacional.
MISSÃO
Ter excelência no desenvolvimento dos pequenos negócios, contribuindo para a construção de um país mais justo,
competitivo e sustentável.
VISÃO
Partes
Interessadas
POSICIONAMENTO
DA MARCA
Para quem já é ou quer ser empresário, o SEBRAE é a opção mais fácil e econômica de obter informações e conhecimento para
apoiar as suas decisões, porque é quem mais entende de Pequenos Negócios e possui a maior rede de atendimento do país.
Pequenos Negócios
Ser a instituição de referência na
promoção da competitividade dos
pequenos negócios
VALORES
Compromisso com o Resultado
Conhecimento
Inovação
Sustentabilidade
Transparência
Valorização humana
Processos
Soluções para os empreendedores e para as empresas
Contribuir para o desenvolvimento do
país por meio do fortalecimento dos
pequenos negócios
Atuação no ambiente dos pequenos negócios
Potencializar um
ambiente favorável para
o desenvolvimento dos
pequenos negócios
Ter excelência no atendimento,
com foco no resultado para o
cliente
Promover a
educação e a cultura
empreendedora
Alavancadores da atuação do Sebrae
Prover conhecimento
sobre e para os
pequenos negócios
Recursos
Sociedade
Articular e fortalecer
a rede de
parceiros estratégicos
Desenvolver e reter capital humano
comprometido, motivado e com
competências voltadas à inovação e à
obtenção de resultados
Ter excelência no desenvolvimento de
produtos, serviços e canais de
comunicação e atendimento
adequados aos segmentos de clientes
Ampliar e fortalecer a rede de
fornecedores
Assegurar a efetividade e
a transparência na
aplicação dos recursos e
na comunicação de
resultados
Ter as melhores soluções tecnológicas e
de infraestrutura para a gestão do
Sebrae e o atendimento dos clientes
Diagnóstico COSO ERM
o
mpl
e
x
E
A - Ambiente Interno
5,00
4,00
H - Monitoramento
B - Definição de Objetivos
3,00
2,00
1,00
G - Informações e Comunicações
-
F - Atividades de Controle
C - Identificação de Eventos
D - Avaliação de Riscos
E - Resposta a Risco
LEGENDA: Menos efetivo 0
Mais efetivo 5
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Diagnóstico COSO ERM
Alto
•Atualizar e divulgar a
Política de segurança e
estabelecer Plano
Estratégico de TI
• Rever código de conduta
e canais de denúncia
Médio
•Revisar limites de alçada e
responsabilidade
• Maior divulgação
das decisões do CDE
• Aprimorar processo de
avaliação, promoção e
remuneração de
colaboradores
• Aprimorar
relatórios de uso
interno
Baixo
Benefícios
• Aprimorar Plano de
Comunicação
Baixo (até 3 meses)
Médio (entre 3 e 6 meses)
•Estabelecer processo de
gestão de relacionamento
com o cliente
plo
m
e
Ex
• Implementar Cultura
de Gerenciamento de
Riscos
• Organizar o Processo
de Gestão do
Conhecimento
• Rever dimensionamento
do quadro de pessoal
Alto (> 6 meses)
Prazos de implantação
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Metodologia
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Identificação dos riscos
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25
Avaliação dos riscos
IMPACTO
Alto
Acima de 2% da receita.
o
mpl
e
x
E
Esperado ocorrer na
PROBABILIDADE
Quase certo
maioria das vezes
Continuidade
Governança comprometida
Grande impacto na imagem
Significativo
Provável
Provável que ocorra em
grande parte das vezes
Possível
Pode ocorrer em algum
momento
Improvável
Remota possibilidade
que ocorra
Remoto
Pode ocorrer somente
em casos excepcionais
De 1% a 2% da receita
Publicidade adversa
Alianças ameaçadas
Fraudes
Eventos/problemas tratados em nível de diretoria
Moderado
De 0,5% a 1% da receita
Pode afetar público/imagem
Eventos e problemas tratados em nível gerencial
Baixo
De R$ 25 mil a 0,5% da receita
Pequena possibilidade de afetar imagem
Eventos/problemas tratados em nível de coordenadores
Insignificante
Impactos financeiros até R$ 25 mil.
Não afetam imagem da empresa
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Avaliação dos riscos
#
RISCO
plo
m
e
Ex
17 Prejuízo à imagem institucional pela ....
27 Incompatibilidade dos .....
Alto
27
18
Impacto
Significativo
19
8
17
8
Não atendimento a parcelas significativas .....
13 Equipes insuficientes para a .....
14
28 Prejuízo à execução orçamentária ....
15
Moderado
30 Retenção de parcela dos recursos ....
13
18 Perda de produtos, serviços .....
28
30
Baixo
14 Utilização indevida e contínua .....
19 Extinção e/ou diminuição .....
Insignificante
15 Questionamentos pela sociedade ....
Remoto
Improvável
Possível
Provável
Quase
Certo
Probabilidade
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Avaliação dos riscos
Capacitação/Treinamento
Trabalhista25
Competência/Atitude
Terceirização e Parceria
Conduta Antiética/Fraude
Sucessão
Continuidade dos Negócios
20
Satisfação do Cliente
Dependência de Pessoal
15
Retenção de Talentos
Dependência de TI
10
Reputação e Imagem
Relatórios Financeiros
Projetos
Política Pública
Planejamento e Orçamento
o
mpl
e
x
E
5
Desenvolvimento de…
-
Disponibilidade de Capital
Efetividade e Eficiência
Estrutura Organizacional
Falha de Produto / Serviço
Obrigação Contratual
Gestão do Conhecimento
Licitações
Inadimplência
Legal
Indicadores de…
Integridade e Credibilidade
Gerentes
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Diretores
Metodologia
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Processos Auditáveis
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Avaliação dos Processos Auditáveis
#
Processos Auditáveis
Execução e Gestão de Projeto
b
Tecnologia da Informação
c
Recursos Humanos
d
Planejamento Estratégico
e
Atendimento ao Mercado
f
Desenvolvimento de soluções
g
Aquisição de Bens e Serviços
H
Governança Corporativa
i
Fiscal e Tributário
j
Tesouraria
K
Marketing
L
Gestão do Conhecimento
M
Relatórios Contábeis
n
Órgãos Fiscalizadores
O
Jurídico e Regulamentação
p
Ativo Imobilizado
c
d
h
i
b
g
e
o
mpl
e
x
E
Alta
Prioridade dos ciclos de auditoria
a
a
j
f
m
l
n
k
o
p
Baixa
Alta prioridade
Moderada prioridade
Significativa prioridade
Baixa prioridade
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Metodologia
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
Metodologia
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
Metodologia
Objetivos
Estratégicos e dos
processos de negócio
Existem controles
internos que mitigam a
ocorrência dos riscos?
Riscos
Que riscos podem dificultar que
os objetivos sejam atingidos?
Manuais
Controles
Automatizados
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Metodologia
Entendimento dos processos
Processo: Aquisição de Bens e Serviços
Feito por: Denise Rochael e Michele Santana
Sub Processo: Gestão de Contratos
Responsável: UMC
Unidade demandante
Unidade gestora - Gerência
Revisado por: Marcelo Hallai
Data: 05/07/2013
Cargo: Analista
Unidade gestora – Analista/Assistente
CDOC
Fornecedor
Início
ABS - Requisição
de Materiais e
Serviços
A
Enviar memorando
de solicitação
Atribuir o contrato a
um gestor
FR.01
FR.02
FR.03
FR.13
A
–
–
–
–
FR.5 – C.06
C.02
C.03
C.04
C.10
B
FR.04 – G.01
Atualizar planilha de
controle
(2)
Solicitar o serviço
(1)
Repassar a
demanda ao gestor
REF.: 4.03.001
Executar solicitação
plo
m
e
Ex
Notas
PAG. 1 de 2
(1) De maneira geral, comunicação entre as Unidades e o
fornecedor é feita por uma reunião de briefing. Durante a
prestação do serviço, o gestor do contrato permanece em
contato com o fornecedor, levando à gerência da unidade
principalmente casos que necessitam da intervenção de
alçada superior.
Não necessariamente essa reunião é formalizada. Em um
dos contratos firmados pela UMC, além dessa forma de
comunicação, uma Ordem de Serviço Inicial tem sido
elaborada pelo Sebrae desde maio de 2013.
(2) A planilha de controle operacional elaborada pela UMC
é preenchida com cada solicitação de demanda interna,
contendo os dados do pedido e as datas e conteúdos das
comunicações mais relevantes entre a unidade e o
demandante, e entre a unidade e o fornecedor.
(3) A conferência da qualidade do objeto contratual é
verificada pelo gestor e pelo demandante. Alguns gestores
elaboram registro próprio; outros, arquivam tal registro na
rede corporativa da unidade.
FR.06 – C.06
FR.06 – C.07
Encaminhar prévia
do trabalho
Realizar verificação
C
FR.08 – G.02
Precisa de
ajuste?
(3)
FR.08 - C.01
FR.09 - C.06
(5) A UMC encaminha uma versão do resultado à Unidade
Demandante e arquiva uma versão em suas instalações.
Comunicar
necessidade de
ajuste
(4)
Sim
(4) Essa comunicação não segue único padrão. Pode ser
realizada em reunião, por telefone, por e-mail, carta de
advertência, carta com aplicação de multa ou até aviso de
rescisão contratual.
(6) O meio de demonstrar o cumprimento do objeto
contratual pode ser em conteúdo inserido num CD, em
arquivos digitais, em relatório das atividades executadas,
etc.
Não
B
FR.04 – G.01
FR.03
FR.08
FR.08
FR.10
FR.11
Enviar para a
conferência
(5)
Realizar verificação
Precisa de
ajuste?
(3)
(7) O colaborador confere se os termos cobrados na Ordem
de Serviço final correspondem ao estabelecido no contrato
ou solicitação de serviço.
Atualizar planilha de
controle
Sim
–
–
–
–
–
C.04
C.01
C.07
C.06
C.07
(8) O colaborador responsável pela parte financeira da
UMC confere se os termos cobrados na Nota Fiscal
correspondem ao estabelecido no contrato ou Ordem de
Serviço final. Se necessário, a unidade contratante glosará
parcial ou totalmente o valor a ser pago pela Nota Fiscal.
Quando o funcionário realiza registro do andamento do
contratual, ele arquiva na rede corporativa da unidade,
para eventuais consultas no caso de sua ausência.
(9) A planilha de controle financeiro registra as cobranças
recebidas já pagas e registradas no RM Pagamentos, e as
que ainda não tiveram o registro de pagamento verificado
no software.
C
Não
FR.04 – G.01
Solicitar a
produção/
finalização
Aprovar
Disponibilizar o
objeto do contrato
(6)
Atualizar planilha de
controle
(10) Quando a última entrega do fornecedor é feita em
conformidade com o solicitado, contrato é finalizado
Sim
Destinar o objeto
contratado ao uso
Não
Precisa de
ajuste?
Realizar a
conferência e
atestar
(7)
Enviar a
Ordem de Serviço
LEGENDA:
Início
Documento
eletrônico
Fim
Documento
Conector
interno
Controle
Operação
Envio manual
de documento
Gap
Processos
Envio de e-mail
FR.04 – G.01
FR.12 – C.08
D
FR.13 – C.05
Tesouraria Administração de
Pagamentos
FR.03 – C.04
FR.08 – C.01
FR.11 – C.07
FR.13 – C.04
FR.04 – G.01
Atestar a
Nota Fiscal
(10)
Atualizar planilha de
controle financeiro
(9)
Não
Precisa de
ajuste?
Realizar a
conferência
(8)
D
GED
Cadastrar NF e
encaminhar
documentos
Enviar a Nota Fiscal
Risco
Sim
Fim
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D
FR.13 – C.04
Portal da
Internet/
intranet
Conector
externo
Decisão
Banco de dados
Arquivamento
Metodologia
Enfoque de desenvolvimento dos Trabalhos
Controle
Adequado?
(design)
Programa de
Trabalho
específico
Análise
do
Desenho
Controle
inexistente/
Inadequado?
Decisão
da
empresa
Constatar
eficácia
Teste
Análise Relevância
Prioridade
Recomendações
de melhoria
Risco alto?
(especialmente com
possibilidade de fraude)
Programa de
Trabalho
específico
Teste de
Ocorrência
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Adequação do
controle
Metodologia
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Metodologia
Auditorias
Emissão do
Relatório
Oportunidade
de Melhoria
Aprovação
da Diretoria
Proposta
de Solução
Avaliação
de
Proposta
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Metodologia
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
Monitoramento dos Planos de Ação
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Monitoramento dos Planos de Ação
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Monitoramento dos Planos de Ação
Status
Ano
2008
2009
2010
2011
2012
2013
Origem
UAUD
Auditoria Externa
CGU
TCU
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plo
m
e
Ex
1. O Sebrae
2. A auditoria interna no Sebrae
3. O projeto
4. Situação atual
5. Perspectivas para o futuro
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O projeto
MODERNIZAÇÃO
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Metodologia
Pessoas
Ferramentas
Auditoria com Foco
em Riscos
Auditoria com Foco em Risco
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
Auditoria com Foco em Risco
Sistemas
Realização
de
auditorias
contínuas
(ACL)
Sistema de
Gestão
disponível
para todos
auditores do
Sistema - Web
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Auditoria com Foco em Risco
Metodologia
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
Auditoria com Foco em Risco
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
1. O Sebrae
2. A auditoria interna no Sebrae
3. O projeto
4. Situação atual
5. Perspectivas para o futuro
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
Auditoria com Foco em Risco
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br
UNIDADE DE AUDITORIA - UAUD
Marcelo Hallai
E-mail: [email protected]
Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br