INFORMAÇÕES INFORMAIS NA MONITORAÇÃO
DO AMBIENTE ORGANIZACIONAL:
UM ESTUDO EXPLORATÓRIO NO SETOR DE TI
Fernando Kuhn Andriotti
Orientador: Prof. Dr. Henrique Freitas
Porto Alegre, 07 de março de 2008
Informação & TI
• O excesso de informação no ambiente impede
que estejamos a par de tudo o que ocorre
(DAVENPORT, 2001; DAFT et al., 1988)
• Monitorar o seu ambiente, ou seja, saber o que
está ocorrendo ao seu redor é fundamental para a
manutenção da vantagem competitiva das
organizações (PORTER, 1986)
Introdução 1/3
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• A Tecnologia da Informação (TI) é uma das
responsáveis pela captação de informação e
mesmo gestão desta.
Excesso de informação
• Apesar do avanço das TIs na gestão da
informação, nem sempre elas permitem a gestão
da informação informal, pouco estruturada
(FREITAS; JANISSEK-MUNIZ, 2006)
• Organizações não precisam de mais informação
e sim de informações úteis, relevantes e no
momento adequado (FRISHAMMAR, 2002).
Introdução 2/3
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• Esta dificuldade em filtrar aquilo que é mais
importante leva gestores e executivos a
recorrerem a fontes de informações menos
formais, mais pessoais (DAFT et al., 1988).
Informação informal
• É fundamental a organização ter boas fontes
para monitorar o seu ambiente (SAPIRO, 1993),
de modo a focar seu esforço em fontes, e
informações, que sejam realmente relevantes
(DEGENT, 1986).
• Segundo Davenport (2001) as informações
mais importantes e valiosas estão na cabeça dos
executivos.
Introdução 3/3
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• As informações recebidas de fontes informais
permitem um maior nível de riqueza, detalhe e
profundidade (AGUILAR, 1967; KEEGAN, 1974;
BARBOSA, 1997, 2006; CHOO, 1999).
Delimitação do estudo?
• Há muita informação disponível – cada vez mais difícil
localizar o que é mais importante (DAVENPORT, 2001;
COHEN, 2002; )
• Diversos autores estudaram a monitoração do ambiente,
com base em informações formais (AGUILAR, 1967;
SAPIRO, 1993; ABELS, 2002; BARBOSA, 2006)
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• Apenas superficialmente as informações informais foram
abordadas em alguns estudos (SMELTZER; FANN;
NIKOLAISEN, 1988; FRISHAMMAR, 2003; ALBRIGHT,
2004)
• A informação informal na monitoração do ambiente é o
tema deste estudo
Questão de pesquisa
De que forma os executivos da área de TI lidam
com as informações informais nas suas atividades
de monitoração do ambiente e de tomada de
decisão?
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
Objetivo geral
Identificar e analisar o uso da informação informal
por executivos (usuários) e por especialistas
(fornecedores) à luz das diferentes dimensões de
monitoração do ambiente.
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (1/2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
Objetivos específicos
• Identificar na literatura elementos que possibilitem uma
melhor compreensão de monitoração do ambiente,
assim adotando um elenco de dimensões desta;
• Com base nas diferentes dimensões de monitoração do
ambiente, compreender de que forma especialistas (aqui
fornecedores de informação informal) coletam,
armazenam e disseminam a informação;
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2/2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• Com base nas diferentes dimensões de monitoração do
ambiente, compreender de que forma executivos (aqui
usuários de informação informal) coletam, armazenam,
usam e disseminam a informação.
Elementos teóricos
• Fontes
Sapiro (1993)
- Seleção
- Classificação
Degent (1986)
- Avaliação constante
- Foco nas que forem relevantes
• Armazenamento
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (1/2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
Aaker (1983)
- Grande exposição a informações
- Muitas informações perdidas
- Importância em haver um sistema, simples ou
complexo, para armazenar
Elementos teóricos
• Forma de coleta
Daft e Weick (1984)
- 100% infos, com 100% custo / 80% info, 20% custo
Freitas e Janissek (2006)
- forma de coleta influencia diretamente o custo
• Exploração/Disseminação
Choo (2005)
- Interpretar e dar sentido
- Entender o presente e planejar o futuro
• Finalidade
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2/2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
Choo (2001)
- tomada de decisão
- planejamento estratégico
- redução das incertezas
Dimensões da Monitoração
Onde armazenar as infos
coletadas
Fontes que devem
ser monitoradas
Abrir o acesso a outros
dentro da organização
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
Escolher corretamente
as formas de coleta
Com qual finalidade é
realizada a monitoração
Simon (1965); Aaker (1983); Albright (2004)
Método de pesquisa
• Pesquisa de natureza exploratória e qualitativa
• Técnica para coleta dos dados: entrevistas em
profundidade
• Foco da análise: monitoração do ambiente e tomada de
decisão com base em informações informais
• Estudo estruturado em duas etapas de coleta de dados:
– Fornecedores (especialistas em fornecer informação)
• 2 jornalistas
– Usuários (executivos usuários de informação)
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (1/2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• 5 executivos, presidentes ou diretores, de empresas de TI da
região metropolitana
Desenho de pesquisa
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2/2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
Fontes informais
• Fontes
QUEM
FORNECEDOR 1
FORNECEDOR 2
USUÁRIO 1
USUÁRIO 2
USUÁRIO 3
USUÁRIO 4
USUÁRIO 5
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (1/5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
FONTES DE INFORMAÇÕES INFORMAIS CITADAS
E-mail, diretor de departamento de TI, clientes, funcionários de
empresas, colega de trabalho, profissionais de informática, amigos,
empresários de TI, pessoas do mercado
Entidades, empresários, colega de trabalho, colega de profissão,
dirigentes, pessoas do mercado de TI, blogs
Clientes, formadores de opinião, grupos de discussão, outros
profissionais, concorrentes
Colegas de trabalho, profissionais do mercador de TI, colegas de
profissão
Diretores, colegas de trabalho, pessoas de outras empresas,
amigos, clientes, parceiros de comercialização,
Clientes, colegas de trabalho, concorrentes, distribuidores, outras
subsidiárias, percepção
Colegas de trabalho, clientes, matriz
• Fontes informais aparecem com destaque, no entanto, com
uma baixa nota de confiabilidade (5) em relação às fontes
formais (7)
De que forma coleta
• Formas de coleta
QUEM
FORNECEDOR 1
FORNECEDOR 2
USUÁRIO 1
USUÁRIO 2
USUÁRIO 3
USUÁRIO 4
USUÁRIO 5
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (2/5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
DE QUE FORMA COLETA
Conversas face-a-face, pesquisas em documentos, informação
espontânea, comunicador instantâneo, telefone, e-mail
Conversas face-a-face, pesquisas em documentos, informação
espontânea, comunicador instantâneo, telefone, e-mail
Conversas face-a-face, encontros informais, entrevistas, pesquisa em
documentos, e-mail
Conversas face-a-face, encontros informais, entrevistas, pesquisa em
documentos, e-mail
Conversas face-a-face, encontros informais, pesquisa em
documentos, e-mail
Conversas face-a-face, encontros informais, pesquisa em
documentos, e-mail
Recebe indicações da matriz, pesquisa em documentos, conversas
• Coletando os dados através de contatos pessoais, obtém-se
um maior nível de riqueza, de detalhamento. Apenas 1
entrevistado reportou que recebe as informações relevantes
unicamente da matriz
Como armazena
• Armazenamento
QUEM
FORNECEDOR 1
FORNECEDOR 2
USUÁRIO 1
USUÁRIO 2
USUÁRIO 3
USUÁRIO 4
USUÁRIO 5
DE QUE FORMA ARMAZENA
Não armazena ou então fica na memória
Arquivo de computador; memória
Sistema de gestão
E-mail
E-mail
Sistema de gestão
CRM
• Apesar de reconhecerem como fundamentais, em poucos
casos as informações informais são armazenadas;
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (3/5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• Quando ocorre é através de outros sistemas, apenas de uma
parcela do todo.
A exploração/disseminação
• Exploração / Disseminação
QUEM
FORNECEDOR 1
FORNECEDOR 2
USUÁRIO 1
USUÁRIO 2
USUÁRIO 3
USUÁRIO 4
USUÁRIO 5
DE QUE FORMA EXPLORA E DISSEMINA
Debate com colegas; outros profissionais
Outros profissionais
Reunião de diretoria; contato com cliente
Debate com colegas
Comitê; contato com cliente
Debate com colegas; contato com cliente
Debate com colegas; contato com cliente
• Todos procuram repassar e discutir as informações informais
com outros colegas e profissionais/clientes;
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (4/5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• É importante possuir clientes-chave, com quem possam
debater as informações informais.
Com que finalidade
• Finalidade
QUEM
FORNECEDOR 1
FORNECEDOR 2
USUÁRIO 1
USUÁRIO 2
USUÁRIO 3
USUÁRIO 4
USUÁRIO 5
FINALIDADE
Complementar informações;
Iniciar um processo
Iniciar um processo; feedback;
Complementar informações; feedback
Iniciar um processo; feedback
Iniciar um processo;
Complementar informações;
• Informação informal como suporte à tomada de decisão, nas
diferentes fases descritas por Simon (1965);
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5/5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• A informação informal como complemento/opinião, que serve
para corroborar outras fontes.
O executivo e a informação
informal
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• Busca constante por informações – mercado muito
dinâmico
• Importância de um contato pessoal mais forte
• Internet como sendo um canal para busca de
informações, especialmente o e-mail
• Uso intensivo de contato privilegiado com algum cliente
• Colega de trabalho com quem possa debater
• Informações informais como início de um processo
maior
• Evitar ameaças depende fortemente das informações
informais
• Raramente armazena as informações informais que
recebe no dia-a-dia
• Informações informais permeando as diferentes
atividades do dia-a-dia
Limites & Sugestões
• Estudo exploratório na região de Porto Alegre
[limite por que?]
• Baixo número de casos
• Análise qualitativa dos dados [isso é um
limite?]
Introdução (3)
Delimitação
Questão de pesquisa
Objetivos (2)
Elementos teóricos (2)
Modelo teórico
Método (2)
Resultados (5)
Considerações finais
Limites/Contrib.
• Expandir o estudo para informações formais
• Buscar compreender o que ocorre em outras
áreas, que não empresas ligadas à TI
• Realizar um estudo maior para verificar se há
diferenças significativas em organizações com
idade e tamanho
INFORMAÇÕES INFORMAIS NA MONITORAÇÃO
DO AMBIENTE ORGANIZACIONAL:
UM ESTUDO EXPLORATÓRIO NO SETOR DE TI
Fernando Kuhn Andriotti
Orientador: Henrique Freitas