2005 - ANO 13 - EDIÇÃO 111
EDITORIAL
2005: Um ano de muitas novidades – 2006: Um ano de mais novidades
Você precisa conhecer e utilizar!
Caros Clientes:
Como acontecem todos os anos, a cada final de
ano procuramos planejar nossas metas e objetivos para o
ano seguinte. No final de 2004, uma das nossas metas, foi
investir muito em nosso desenvolvimento, para trazer aos
clientes inúmeros recursos de vanguarda, proporcionando
aos nossos clientes mais qualidade e rapidez com os
produtos Alterdata.
A Alterdata investiu como nunca em 2005 nos
seus produtos, buscando implementar dezenas de novos
recursos. Fizemos uma ampliação da equipe no setor de
desenvolvimento, substituímos todos os equipamentos
deste setor, fizemos um levantamento profundo dos pontos
e recursos que poderiam ser implementados, analisamos
detalhadamente todas as milhares de sugestões enviadas
por nossos clientes de todo o Brasil e definimos uma gama
de recursos que, chegando ao final deste ano, foram
implementados em nossos produtos.
Nos sistemas ERP dezenas de recursos também
foram implementados e fizeram de 2005 o ano de maior
evolução na linha deste produto.
Já na linha de Administração de Condomínios, o
sistema ganhou "corpo" com vários recursos que foram
também implementados, tornando-o um destaque no final
deste ano para este segmento.
O CRM para escritórios Contábeis, um sucesso
em todas as apresentações que estamos fazendo e o
Document Center, onde cada contador, grande ou
pequeno, sem qualquer acréscimo em sua manutenção ou
aluguel, tem um "site" onde poderá publicar os relatórios
para o seu cliente baixar.
Enfim, foram muitos recursos que sedimentaram
em 2005 os produtos Alterdata dentre os mais sofisticados e
ágeis do país. Com este grande número de novidades,
nosso grande desafio está em fazer com que você, cliente,
conheça estes recursos e efetivamente utilize, pois são
grandes diferenciais que sem dúvida agregam, e muito, em
qualidade e desempenho. Estamos buscando divulgar
estes recursos nos informativos, no site, em visitas de
cursos ou dúvidas, para que você rapidamente possa se
beneficiar. É importante que você leia os informativos e as
dicas mensais que passamos em nosso site sobre estas
novidades e efetivamente busque utilizar cada recurso.
Algumas metas da Alterdata já foram definidas
para 2006 e mais uma vez
novos recursos serão
criados com muita
ênfase, como
neste ano.
Na linha de Automação Comercial, foram
implementadas dezenas de novos recursos, onde
destacamos o novo módulo de Orçamento, novo conceito
de Localização Rápida dos Produtos, Tele-cobrança, todo
o módulo para controle e Venda de Serviço, todo o
módulo de Caixa, Conversão de Relatórios para
RTM, podendo agora ser mudado o layout pelo
cliente e a ampliação das bandeiras do TEF e
produto composto.
Na linha Contábil,
também foram implementadas
dezenas de recursos como
Conciliação Bancária
Automática, Balancete
Dinâmico que permite
enxergar o ano todo em
uma só consulta e ainda
podendo alterar lançamentos, Balancete em Outras
Moedas, MANAD na contabilidade, BI DP, que permite
consultas rápidas da folha, férias vencidas, atestados
vencidos, aumentos salariais, ou seja, dezenas de
consultas em uma tela só, para todas as empresas,
Controle de Dias Úteis para Vale Transporte e agora no final
do ano, duas novidades que mudarão em muito o dia a dia
dos nossos clientes:
Ilustração: Itamar F. Estock
Agradecemos a todos os clientes e parceiros por
mais este ano juntos e já estamos trabalhando para que em
2006 possamos através da melhoria constante do nosso
atendimento e também com a evolução dos produtos,
retribuir a confiança depositada na Alterdata.
Sandro Parisi - Controller
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NOSSOS PRODUTOS - AUTOMAÇÃO COMERCIAL
ANÁLISE DE CRÉDITO
Foi liberado recentemente na linha de
automação comercial da Alterdata um
recurso de extrema importância no que diz
respeito à análise de crédito dos seus
clientes. Uma verdadeira ferramenta que
permitirá rastrear e analisar a real situação
de crédito de cada cliente com as mais
variadas situações que podem ocorrer em
seu estabelecimento.
Com o mercado competitivo que
convivemos hoje, logicamente precisamos mais do que nunca
de informações relevantes para antecipar ações e manter as vendas sempre em
alta e o principal, rapidez nessas informações.
Foi pensando nisso que a Alterdata implementou em uma única tela
de consulta todas as informações necessárias para analisar cada cliente,
juntando solicitações diversas resultando em uma análise de crédito completa.
Esta consulta nos permite saber para cada cliente informações do
tipo: valor da maior compra efetuada pelo cliente, maior atraso que o cliente já
teve, valor médio das compras, total de títulos a vencer e vencidos já com juros e
multa calculados, número de compras efetuado por este cliente e diversas
outras informações detalhadas que permitirão diminuir consideravelmente a
margem de inadimplência de
sua empresa. Pode-se
inclusive visualizar se um
cliente está com seu crédito
bloqueado.
Contamos ainda
com recursos extras neste
módulo como a possibilidade
de visualizar títulos
excluídos, saber as
características de cada
cliente, enfim, todo o histórico
financeiro do seu cliente.
Outro dado importante é que
no momento de fazer um orçamento, por exemplo, você cliente pode ter acesso
a esta tela.
Junte a tudo isso a larga experiência no mercado de automação
comercial e comprove o sucesso de mais uma poderosa ferramenta que
auxiliará em muito na gestão de seu negócio.
(Este recurso está disponível a partir da versão 3.1010 - Setembro de 2005)
CURVA ABC DE CLIENTES
Foi implementado
no sistema um recurso
que não pode faltar para
os empresários que
desejam saber de maneira
clara e rápida quem são
seus melhores clientes.
Saber essa informação
não é tão fácil quanto
parece quando se tem
uma grande carteira de
clientes.
O módulo de Curva
ABC de clientes permite
em uma mesma tela de
consulta “enxergar” de várias maneiras diferentes as informações, a fim de
tomar diferentes ações. Por exemplo, através de um recurso chamado
“Agrupamento de Colunas” podemos tirar a conclusão de qual bairro está mais
comprando em sua loja. Mas para que essa informação? Simples. Poder
divulgar sua marca ou produto naqueles bairros que menos compram.
Digamos que o foco de vendas de sua empresa é o público
adolescente. Você empresário sabe realmente se a faixa etária que mais
compra em sua loja são os adolescentes? Pois aqui temos condições de
informar não só qual o público que mais consome em sua empresa, mas
também quanto cada faixa etária está gastando. Uma informação de extrema
relevância, afinal, não é o ideal investir em produtos cujo público alvo consuma
muito pouco.
Outro dado extremamente importante é poder informar ao sistema
como seus clientes devem ser classificados. Para você é mais importante o
cliente que vem à sua loja todos os meses para comprar pequenas quantidades
ou aquele que compra uma única vez um valor altíssimo e não volta mais?
Depende muito do tipo de negócio. Por isso as configurações do módulo estão
preparadas para atendê-lo da melhor maneira, totalmente personalizado.
Conforme se pode observar, existem esses e muitos outros recursos
no módulo de Curva ABC de clientes. Basta pôr em prática esta solução.
(Este recurso está disponível a partir da versão 3.1007.6 - Junho de 2005)
RESERVA DE MERCADORIAS EM ESTOQUE
Recurso recém lançado no sistema que permite reservar certa
quantidade da mercadoria do estoque para uma venda posterior, podendo-se
reservar por horas ou até mesmo dias. A informação da quantidade reservada
pode ser visualizada na localização de produtos em qualquer ponto do sistema.
Disponível no Módulo de Orçamento e na Ordem de Serviço. Uma excelente
forma de fidelizar seus clientes e manter as vendas em alta.
(Este recurso está disponível a partir da versão 1.16 - Outubro de 2005)
VALIDAÇÃO DE CRÉDITO DE CLIENTES
Outro grande recurso implementado recentemente no sistema
visando a atender às mais variadas situações de venda. Agora ficou mais fácil
controlar a inadimplência em sua empresa, pois ao fazer uma movimentação no
Ponto de Venda ou até mesmo no Módulo de Orçamentos o sistema dá
condições de avisar e até mesmo bloquear, por exemplo, um cliente que está
com o crédito bloqueado ou um cliente cujo valor da compra superou em muito
sua média. Ao total são oito diferentes situações a configurar. Este recurso já é
um sucesso.
(Este recurso está disponível a partir da versão 4.02.12 - Outubro de 2005)
NOVIDADES QUE VEM POR AÍ NO SHOP
Rateio de Desconto/Acréscimo em Nota Fiscal
Sempre visando à praticidade em seus sistemas, a Alterdata mais uma
vez inovou e trouxe um recurso de extrema importância para seus clientes. Todos
que trabalham com entradas de movimentação de compra no sistema sabem da
dificuldade em atualizar os preços das mercadorias, visto que estes mudam a cada
compra e cada nota tem um percentual de desconto diferente. Como você cliente
atualiza o preço de uma mercadoria comprada no cadastro de produtos, levando em
consideração que a compra teve desconto ou acréscimo? Se simplesmente ratear o
preço final da nota o preço não será o correto, pois logicamente deve-se levar em
consideração o valor do desconto concedido, dessa forma têm-se um enorme
trabalho calculando manualmente o preço real de cada mercadoria.
Foi pensando nisso que a Alterdata lançou o recurso de rateio de
desconto e acréscimo global para o cálculo do preço de custo do produto. O valor a
ser descontado ou acrescido no preço de custo de cada produto é feito
proporcionalmente ao valor do item frente do documento. Vejamos o seguinte
exemplo: Uma compra custou R$ 100,00, sendo um produto de R$ 80,00 e outro de
R$ 20,00. Foi dado um desconto de R$ 10,00 que corresponde a R$ 8,00 para a 1ª
mercadoria (80% do valor do documento) e R$ 2,00 para a 2ª mercadoria (20% do
valor do documento). O preço no cadastro nesse caso ficará abatido do valor do
desconto para as duas mercadorias, assim você cliente não precisa calcular quanto
cada uma corresponde ao total do documento, nem tampouco precisa entrar no
cadastro do produto e fazer a alteração. Todo o cálculo é automático.
A cada dia mais a Alterdata traz inovações e soluções para auxiliá-lo na
gestão de seu negócio.
(Este recurso está disponível a partir da versão 3.1011.3 - Dezembro de 2005)
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NOSSOS PRODUTOS - AUTOMAÇÃO CONTÁBIL
GERENTE ELETRÔNICO ALTERDATA - Um Auditor Gratuíto do DP
Pense rápido e responda:
• Quais funcionários de sua empresa ou das empresas
que lhe prestam serviço estão com atestado médico
vencido?
• Férias dobrando?
• Prestes a encerrar o contrato de experiência?
• Faltando informações no cadastro de dependentes?
• Você considera estas informações importantes?
• Quantas consultas e relatórios você precisa para levantar estas
informações?
• Você tem tempo de olhar isto todos os dias?
• Funcionários com férias
agendadas para aquele mês;
• Cadastro de dependentes faltando
informações necessárias ao Salário
Família.
Se você teve dificuldades para responder qualquer uma destas perguntas, e
você está ciente da importância de tais informações, ficará ansioso por
conhecer o “Gerente Eletrônico Alterdata”. O novo módulo do sistema de
Departamento Pessoal Alterdata estará chegando para ajudá-lo a gerenciar
suas rotinas mais importantes. Todos os dias pela manhã ao iniciar o sistema de
Departamento Pessoal Alterdata, este automaticamente fará uma verificação
automática em pontos “estratégicos” do sistema, como por exemplo:
Ao fazer esta verificação, o
Gerente Eletrônico colocará na tela
do WDP um ícone de aviso e ao
clicar neste ícone, o sistema traz
para a tela todas as verificações que
classificou como pendentes e de
dentro do próprio módulo você
poderá acessar o cadastro de funcionários, módulo de rescisão e férias. Para
cada pendência encontrada você poderá ainda definir um "status" ou lembrete
como:
• Ok
• Verificando
• Aguardando documentação
• Contato com o Cliente
• Funcionários em Aviso prévio que ainda não tiveram rescisão processada;
• Funcionários os quais o período de férias esteja dobrando;
• Funcionários que estejam há 5 dias do vencimento do contrato de experiência;
(Estará disponível em Janeiro de 2006)
Todos os usuários do sistema poderão olhar as pendências e através do
"status", saber se precisam tomar alguma medida ou não.
MÉDIAS POR SINDICATO
Por atuar nacionalmente, a Alterdata sabe que por conta dos diversos
sindicatos e suas inúmeras solicitações, os contabilistas precisavam de mais
flexibilidade e agilidade nos controle dos percentuais, cálculos de determinados
eventos e suas médias.
Nas próximas versões, dentro do cadastro dos sindicatos, o usuário
poderá determinar por sindicato, os percentuais desejados para alguns eventos
e em quais meses estes deverão ser calculados. Nos casos dos processos que
envolvem médias, o usuário poderá
também definir de dentro do cadastro de
sindicatos, a quantidade de meses que
deverão ser considerados para tais
cálculos. Isto antes já era possível através
da manipulação dos eventos, contudo,
esta nova possibilidade trará muito mais
flexibilidade e velocidade às rotinas.
(Estará disponível em Janeiro de 2006)
AGENDAMENTO DE FÉRIAS
Quando a Alterdata lançou no
sistema de Departamento Pessoal, seu
módulo de férias coletivas, este foi uma
verdadeira “sensação”. Agora, atentos às
necessidades, estamos lançando o
módulo de agendamento de férias.
Sabemos que os empregadores não
são obrigados a conceder férias a seus
funcionários no mesmo período em que
vencem, por conta disto, o usuário poderá de dentro do sistema de
Departamento Pessoal Alterdata, agendar as férias para os funcionários, ou
seja, pré-determinar, dentro do módulo, em qual mês determinados
funcionários estarão de férias.
Assim sendo, ao consultar os agendamentos de cada período, o
usuário, pode de dentro do Agendador, disparar o processo de férias, para os
funcionários com agendamentos, tornando assim, todos os processos muito
mais práticos.
(Estará disponível em Janeiro de 2006)
PARCERIA
Solução de integração para Administradoras e condomínios
A Interativa é uma empresa homologada pela
Alterdata, e especializada em DESENVOLVIMENTO DE
SITES. Seu compromisso é facilitar a troca de informações,
integrando as empresas com os seus clientes. De maneira
fácil, segura e eficaz, busca proporcionar resultados
satisfatórios, simplificando a rotina de trabalho,
gerando redução nos custos fixos e aumentando a
produtividade. As soluções Interativa, além de
proporcionarem benefícios aos seus clientes, valorizam
o seus SITES, devido as constantes visitas para o
procedimento de operacionalização do sistema, criando um elo permanente de
ligação com seus clientes.
Condomínios e Administradoras na Internet!
O WebCond possibilita que a administração do condomínio e os
condôminos diminuam custos por realizarem funções via internet que atualmente
são realizadas pessoalmente, pelo correio, fax, telefone, e e-mail, aumentando os
custos fixos da Administração.
O WebCond, oferece também, muita comodidade aos condôminos,
opções para entretenimento e mais!
• Sala de bate papo;
• Visualização e impressão de boletos e documentos;
• Reservas on-line;
• Classificados;
• Quadro de avisos;
• Pagamento on-line;
• Fórum de debates;
E mais...
Acessando o site da Interativa você poderá conhecer mais sobre toda a
linha de soluções.
Contato!
Site: http://www.interativa.eti.br
E-mail: [email protected]
Telefones: (21) 2641-6352 / 2641-4267
WebCond ®
SEU CONDOMÍNIO NA WEB
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NOSSOS PRODUTOS - LANÇAMENTOS
DOCUMENT CENTER - Seus “Documentos” Na Internet
Clientes Alterdata podem publicar gratuitamente na internet, as guias, folhas, balancetes para que tenham acesso rápido, em qualquer lugar.
Conectividade, convergência, qualidade e excelência, são com
certeza algumas das palavras mais ouvidas atualmente no mundo dos
negócios, e como não poderia deixar de ser, a Alterdata, sempre focada na
produtividade e eficácia de seus clientes, lança agora mais um produto com
tecnologia de ponta que agregará inovação, praticidade e redução de custos
com um mecanismo sólido, poderoso e ao mesmo tempo, de simples utilização.
O Document Center (DC) é uma ferramenta WEB revolucionária, que
proporcionará uma experiência de integração direta entre as empresas,
disponibilizando um ambiente que funciona como um “repositório remoto”, onde
documentos processados pela linha Alterdata PACK poderão ser publicados
com total segurança e garantia, através de controles personalizados, sistemas
de protocolo e outros recursos que garantem uma plataforma altamente
confiável e econômica.
Rescisões, recibos de
férias, guias, livros fiscais e
uma infinidade de relatórios
processados nos sistemas
Alterdata ficarão à sua
disposição 24 horas por dia,
sete dias por semana,
acessíveis através de
qualquer máquina conectada
à Internet, estando você
dentro do escritório, em casa,
ou a passeio pela Europa.
O funcionamento do
Document Center é muito
simples e está totalmente integrado com os sistemas da linha Alterdata PACK. A
utilização desta ferramenta se assemelha com o WEDI onde no momento da
geração do relatório será possível escolher entre imprimir em sua impressora
local ou publicar na WEB. Uma vez publicado um documento no DC, o
destinatário receberá um e-mail com um aviso de que o relatório XPTO
referente ao período XYZ foi disponibilizado. Este mesmo e-mail levará o link
onde se encontra a guia, livro, recibo, etc. Tão logo o cliente tenha acessado o
Document Center e lido o relatório, o contador receberá imediatamente e de
forma automática um e-mail de protocolo acusando o “recebimento”.
O Document Center está disponível no endereço
http://dc.alterdata.com.br e os arquivos publicados estarão sempre no já
consagrado formato PDF (Adobe Acrobat Reader).
Este sistema on-line permite que você usuário Alterdata, possa
disponibilizar documentos via Internet em um local prático e seguro, enviando
para seus clientes, relatórios,
notas, guias de pagamentos e
outros, com maior velocidade,
economia e em qualquer lugar
do Brasil ou do mundo, a
qualquer hora. Você poderá
enviar uma guia para um
cliente seu de outra cidade,
sem ter que utilizar meios de
transporte, correspondências
via correios, boys etc,
minimizando o tempo de
resposta, aumentando a
produtividade e diminuindo os
custos do seu negócio.
Hoje, em sua primeira versão, o Document Center permitirá a
comunicação no sentido contador > Cliente já promovendo um nível de
interação diferenciado e adequado às necessidades do competitivo mercado
em que estamos vivendo. Em suas próximas versões o Document Center
permitirá integração nos dois sentidos: as empresas poderão fazer solicitações
e comunicações ao seu contador direto pelo sistema.
E muito mais está por vir! AGUARDE E CONFIRA!
Document Center
A LT E R D ATA
TECNOLOGIA
Se você deseja mais detalhes de como implantar este serviço em seu
escritório, inscreva-se em nosso site, www.alterdata.com.br .
Obs.: Serviço disponível gratuitamente a partir de Janeiro de 2005 apenas aos
clientes Alterdata que possuam contrato de manutenção ou aluguel ativos.
CRM Para Escritórios Contábeis - Vai Revolucionar Seu Escritório
O relacionamento com seu cliente vai mudar para melhor
A Alterdata lançou no final do mês de novembro
o sistema de CRM direcionado aos Escritórios de
Contabilidade.
Ter informações e análises com rapidez e
segurança sobre cada cliente está se tornando
fundamental ou mesmo o diferencial para mantermos e
conquistarmos novos clientes.
No Sistema de CRM, a Alterdata procurou aliar várias análises e
informações sobre cada cliente, extraindo dados dos sistemas como Escrita
Fiscal, Contabilidade e Departamento pessoal, Sistema de cobrança de
Escritório, como também informações importantes que podem ser registradas
por você, com um conceito de O&M, que elimina praticamente a necessidade de
recados em papel, onde cada atendimento ao cliente fica registrado, se
tornando assim, mais uma informação para análise ao Contador.
Análises e Análises
A mensalidade do seu cliente está compatível com a média?
Esta é uma das análises que o sistema faz para você. Através de uma análise gráfica, você poderá visualizar
em relação ao seu setor de Departamento Pessoal, Escrita Fiscal e Contabilidade, se o seu cliente está pagando dentro
da média que você cobra aos demais clientes.
Veja bem: não é apenas dividir sua mensalidade e ter uma média e comparar com o que o seu cliente está
pagando. Trata-se de uma análise mais profunda, onde verifica, por exemplo, na contabilidade o total de lançamentos
feitos no seu escritório, compara com o total da mensalidade e aí sim, compara com o seu cliente.
Para você existem clientes que precisam de uma atenção especial?
Então, no CRM, faça com que todos os seus colaboradores e você mesmo, dentre as dezenas ou centenas
de clientes, saibam que aquele deve ter um tratamento especial. Para isto, configure o sistema e o(s) cliente(s) de
acordo com sua análise e identifique-os visualmente para que em cada contato com o cliente, saiba que ele tem algo de
especial, segundo sua filosofia.
Foi criada no sistema, uma forma de cadastrarmos várias informações relevantes sobre o cliente, para
prestar-lhe sempre melhor atendimento, ou por que não, surpreendê-lo em seu aniversário, ou outra data comemorativa
qualquer.
Depende apenas de você.
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NOSSOS PRODUTOS - LANÇAMENTOS
Você pode ter clientes que pagam pouco e dão muito trabalho?
Certamente existe uma chance de isto acontecer, pois o cliente,
quando você fechou o contrato, tinha um número pequeno de lançamentos na
escrita fiscal e agora com o crescimento dele este número duplicou, como
também o número de funcionários e a relação entre o valor que ele paga e o
trabalho que você tem, mudou sensivelmente.
Esta é apenas uma
das ilustrações que você pode
enxergar rapidamente, com os
gráficos que o sistema
apresenta.
No gráfico de pizza, por exemplo, você pode analisar quanto o seu
cliente representa percentualmente em quantidade de funcionários,
lançamentos contábeis, lançamentos de NFs de todas as empresas, e quanto
ele representa também percentualmente no montante das mensalidades do seu
escritório.
Conhecer precisamente e com rapidez estes
dados é muito importante.
Você poderá também analisar na mesma tela, a evolução da
quantidade de funcionários do seu cliente durante o ano, como também a
quantidade de lançamentos de NFs e contábeis mês a mês.
Analisar e apresentar estes dados para o seu
cliente é de muita importância
para você e para ele.
Você tem como saber com um clique e mais alguns segundos, quais clientes estão com a contabilidade em dia?
Esta é outra análise rápida
que você poderá enxergar.
Basta entrar no módulo
Auditoria, e você poderá ver
em uma única tela, todos os
seus clientes e todos os
meses do ano, a quantidade
de lançamentos que tiveram
na contabilidade ou escrita
fiscal em cada mês, ainda
com um detalhamento de cor
que mostra se um
determinado mês teve lançamentos suficientes de acordo com a média mensal
que a empresa tem.
É de fácil visualização, por exemplo, você enxergar quais empresas
estão com a contabilidade em dia no mês corrente, se existe algum mês que tem
poucos lançamentos em relação à média ou mesmo sem nenhum lançamento.
Esta análise também funciona para o sistema de escrita fiscal.
Por outro lado, você poderá observar a evolução do seu cliente
durante o ano, ou seja, se a quantidade de trabalho da sua empresa para ele
tem aumentado em função da quantidade de notas fiscais ou lançamentos
contábeis digitados.
Sua equipe está devendo alguma informação ao seu cliente? Você sabe?
Além de todas as análises que já foram mencionadas, o CRM é uma
grande ferramenta de trabalho dentro do escritório contábil. Talvez o fim de
bilhetes e recados, bem como o fim de retornos e respostas rápidas que seu
cliente precisa, que muitas vezes se perdem em papéis e recados esquecidos.
O CRM foi desenvolvido
para também administrar o
fluxo de informações com o
cliente dentro do escritório.
Imagine que seu cliente
liga e pede para fazer uma
rescisão de um determinado
funcionário. Qualquer pessoa
que o atenda poderá registrar
este pedido no sistema para
este cliente, que de acordo
com um fluxo de informação
(fases) previamente
cadastrado como Rescisão, esta informação passará por todas as pessoas
envolvidas, como por exemplo:
2- Calcular a rescisão;
3- Separar para envio ao cliente;
4- Enviar pelo malote.
Este exemplo é simples, mas cada rotina do escritório poderá ter um
fluxo de informação pré-definida para que passem por fases, que no caso acima
poderá ser uma pessoa só ou até 4 pessoas distintas, onde cada um faz sua
parte, dá seu parecer e encaminha automaticamente para a fase seguinte.
Além de organizar totalmente as rotinas, você contador poderá, no
seu terminal, olhar tudo o que está pendente de cada cliente, seja rescisão,
guias, contrato social, ou seja, informações que ele esteja precisando e que sua
equipe esteja trabalhando. Poderá, por exemplo, ver que determinado
funcionário está com muitas pendências e deslocar alguém para ajudá-lo ou
mesmo entender porque algo está demorando e intervir na rotina, bem como se
alguém se ausentar, checar tudo que ele tem pendente para fazer e distribuir a
equipe para que seu escritório e mesmo o cliente, não sejam os prejudicados.
Agora com o CRM, você mesmo poderá rapidamente olhar no
sistema e responder ao questionamento do seu cliente, na hora, sem precisar
consultar ninguém, inclusive até cobrá-lo o envio de algum documento, caso
sua equipe tenha solicitado e no parecer ainda não tenha devolvido.
1- Pegar o saldo do FGTS - pode ser uma pessoa que o faça;
E os seus clientes devedores, como estão sendo negociados seus débitos?
Integrado com o Sistema de cobrança Alterdata, o CRM além de
apresentar os dados do seu cliente, como dados cadastrais, nome e foto dos
sócios, endereço, análise do cliente, permite saber se o cliente está lhe devendo
e se alguém cobrou e qual a resposta do cliente em relação ao débito.
Muitas empresas, para cobrança, imprimem um relatório e passam
ao cobrador para visitar ou ligar. Mas para saber quais, quantos valores estão
lhe devendo e o que é principal, se alguém já ligou e qual a perspectiva de
recebimento, mas de forma impressa restrito a uma pessoa, fica difícil saber se
a cobrança está eficiente e o que está sendo negociado em cada cliente.
No CRM, todo o relacionamento de cobrança, se houver e for
necessário, também será registrado, onde a pessoa de cobrança poderá
agendar os dias de ligação, bem como agendar as ligações ou visitas quando o
cliente solicita para dar retorno. O sistema é dotado do módulo de tele-
cobrança, que o contador poderá enxergar na mesma tela
todos os seus devedores, os valores que devem, ordenar,
bem como analisar se estão sendo cobrados, ou mesmo
determinar pelo CRM para que este ou aquele seja ou não
cobrado.
Esta é a versão de Lançamento do CRM para
Escritórios Contábeis da Alterdata. Estamos
trabalhando neste projeto há alguns meses e este foi
solicitado por diversos clientes nossos. O sistema com
certeza receberá brevemente novos recursos que vão
torná-lo cada vez melhor.
Solicite uma apresentação da Alterdata no seu escritório e descubra
o que o CRM pode estar fazendo por você.
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NOSSOS PRODUTOS - SOLUÇÃO IMOBILIÁRIA INTEGRADA
ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS E LOCAÇÃO DE IMÓVEIS
Mais um lançamento da Alterdata - Relatórios de Cheques
A Alterdata desenvolveu tanto no Wlocação como no
Wcondomínio o Relatório de Cheques, que auxiliará os
clientes nos pagamentos em cheque, pois as
administradoras são, em muitos casos, responsáveis pelos
pagamentos dos Condomínios e Proprietários de imóveis
e com isso terão a necessidade de fazer preenchimento de
inúmeros cheques.
Assim, com este novo módulo, as Administradoras
poderão fazer a impressão dos
cheques e uma vez impressos, o
sistema gerará automaticamente o
lançamento contábil, que é o
registro de saída do valor na conta
bancária e manterá o registro dos
dados.
(Recursos já existentes)
RELATÓRIO DE PROPRIETÁRIOS ANIVERSARIANTES
Para Locação de Imóveis
Ao se responsabilizar pela
administração do(s) imóvel(is) de
um proprietário, as
Administradoras, além de firmar um
relacionamento formal entre ela e os
seus clientes, acabam, por
inúmeras vezes, firmando também
um relacionamento pessoal, mais
próximo com os seus clientes.
Pensando nisto, a
Alterada agregou no sistema
Wlocação, a possibilidade de emitir o Relatório de Aniversariantes, e através
dele os nossos clientes poderão, para dar um atendimento diferenciado e
melhorar o marketing de relacionamento com os seus clientes, verificar qual
proprietário faz aniversário em determinado período e de certa forma não deixar
esta data em branco.
Assim que for emitido este relatório (que é encontrado dentro do
cadastro dos Proprietários), será pedido um período, podemos imprimi-lo ou
apenas visualizá-lo, e nele será demonstrado o nome, data de nascimento, o
telefone e o endereço do proprietário.
(Este recurso está disponível a partir da versão 1.0207 liberada em Outubro de 2005)
REGISTRO DE ACRÉSCIMO EM CONTA DISTINTA
Administração de Condomínios
Ao se fazer os registros contábeis dos valores que foram recebidos
pelos Condomínios, podemos, ao receber um valor que há algum acréscimo seja juros ou multa, contabilizar em uma conta única ou, para uma melhor
análise do próprio movimento contábil, podemos contabilizar os acréscimos em
uma conta distinta, ficando então a critério da necessidade do cliente.
Para que seja feita a contabilização dos acréscimos em contas
distintas (recurso que foi agregado ao sistema Wcondomínio a partir da versão
1.0410 liberada em Agosto de 2005), temos que inicialmente, dentro do
cadastro do Condomínio configurar o sistema para este recurso.
Assim, caso tenhamos um valor de condomínio de R$ 200,00 a
vencer no dia 10/11/2005 e
este valor estiver sendo pago
no sistema no dia
01/12/2005, ao efetuar esta
baixa o sistema acrescentará
R$ 4,00 de multa, e na
contabilidade teremos dois
lançamentos, uma referente
aos R$ 200,00 do
recebimento do condomínio e
outra de R$ 4,00 referente ao
acréscimo.
NOVIDADES QUE VEM POR AÍ NO IMMOBILE ALTERDATA
Módulo de Notas Fiscais de Serviço – Aguardem !!! Locação de Imóveis e Administração de Condomínio
Ao se apropriar do valor de Taxa de
Administração cobrada pelos seus
serviços, as Administradoras têm que
fazer a emissão da Nota Fiscal de
Serviço, cumprindo mais uma
obrigação legal. Assim, para fornecer
um sistema que atenda todas as
exigências legais do relacionamento
Administradora e Proprietários, em
breve, na versão 1.0412 do
Wcondomínio e 1.0208 do Wlocação, ambas a serem liberadas em Dezembro de
2005, estaremos disponibilizando em nosso sistema Wlocação o módulo de Notas
de Serviço.
Neste novo módulo será possível a impressão destas Notas pelo próprio
sistema Wlocação Alterdata sem a necessidade de fazer a emissão da mesma
manualmente, já que com os dados que os clientes possuem dará base para a
emissão desta nota. Assim será apenas definir alguns dados para esta emissão
como, por exemplo, o percentual de ISS e a data de emissão desta nota, entre outros
que a Alterdata já emitirá a nota.
Observação: será disponibilizado para os clientes o arquivo “nota_wcond.rtm” que
será o modelo da Nota Fiscal de Serviço padrão a ser utilizado, mas este modelo
poderá sofrer alterações ou mudança para atender as necessidades dos clientes.
Integração com o software Contabilidade Alterdata - Administração de Condomínio
Sabemos que para a contabilidade existente dentro do sistema de
Wcondomínio levamos em consideração apenas as receitas e despesas, já que a
única finalidade de ter dentro deste sistema um módulo contábil é permitir a
demonstração para os condôminos do que há em caixa e como o dinheiro do
Condomínio foi empregado.
Assim, para as Administradoras que possuem o sistema Contabilidade
Alterdata e que queiram fazer a contabilidade neste sistema de tal maneira que se
possa fazer além da demonstração de receitas e despesas, a demonstração das
contas patrimoniais como os bens, direitos e obrigações, temos que ter também os
lançamentos contábeis neste outro sistema. O que se faz necessário lançar, dentro
do Wcont, as receitas e despesas (apuradas dentro do Wcond), para que se possa
fazer o Encerramento do Exercício e a emissão do Balanço Patrimonial de forma
correta.
Assim, para que os nossos
clientes não tenham re-trabalho no
momento da contabilização das receitas e
despesas no Wcont, em breve, na versão
1.0412, a ser liberada em Dezembro de
2005, estaremos disponibilizando o módulo
de Integração de Movimentos Contábeis,
onde através da criação do layout de
exportação (que já terá o padrão do Wcont
Alterdata) irá ser exportado um arquivo
texto com os lançamentos já contabilizados
no Wcond para importação neste sistema.
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NOSSOS PRODUTOS - ERP
FELIZ ANO NOVO COM O ERP
Chegamos ao final de mais um ano e é tradição em nossa cultura fazermos avaliações globais do exercício findo, elaborarmos projetos para o
próximo ano retratando nossas expectativas e anseios para o empreendimento. Elaboramos o orçamento anual, fazemos as previsões de vendas e
estimamos os resultados que deverão ser alcançados ao final do novo exercício. Neste momento procuramos como referenciais as melhores fontes de
contribuições para os resultados do período corrente e considerando conjunturas globais, setoriais, econômicas e políticas, identificar as
oportunidades de negócios adicionais que possam proporcionar o crescimento e desenvolvimento desejado e projetado para o negócio.
Neste momento precisamos ter muitas informações e que sejam principalmente atuais e
confiáveis e sem precisar aguardar dias para que se preparem relatórios, se consolidem
documentos, valores etc.
Dispor do ERP Alterdata faz uma diferença neste momento, pois, com apenas alguns
cliques de mouse as informações estão disponíveis em tempo real em cada módulo operacional e nos Business
Intelligences (BI). Por exemplo, algumas questões relacionadas a clientes e produtos respondidas no BI
Pessoa:
• Quantos clientes temos atualmente em cada região, estado, cidade, bairro ou rua?
• Quantos tínhamos em dezembro de 2004?
• Quantos novos clientes foram conquistados em cada mês deste ano?
• Quantos são clientes de determinado grupo de produtos?
• Quantos hoje são clientes do produto tal? Quantos do produto X?
• Quantos eram clientes destes produtos no ano passado?
N o B I
Faturamento,
poderemos ver
outras questões
estratégicas de
comercialização,
conforme filtros
determinados, por
exemplo:
• Qual cliente mais comprou neste exercício? E
no ano passado?
• Qual sua participação em nossas vendas?
• Quanto vendemos na região X, no estado Y, na
cidade Z e para que clientes em cada situação?
• Quantos clientes são A, quantos B, quantos C?
Quanto cada segmento comprou?
Poderemos, ainda, querer saber a venda por vendedor, no período, em cada uma das regiões, estados,
cidades, etc. Para quais clientes vendeu no período? Quais produtos vendeu? E, para quais clientes não vendeu um ou
mais produtos específicos?
Todas estas questões entre tantas outras possíveis de serem elaboradas e suas respostas podem nos levar a
conclusões e nos dar a base para estabelecer as projeções com metas tangíveis e possíveis de serem acompanhadas.
No BI Financeiro temos, entre outras, as análises de receitas e despesas, podendo ver valores globais a
pagar/receber abertos e/ou baixados, por centro de custo ou ainda por tipo de receita ou despesa (Natureza de
Lançamento) em quaisquer períodos estabelecidos:
Cada opção marcada nas telas de filtro do BI para análise poderá ampliar o entendimento dos fatos
que ocorrem no dia a dia no negócio, como por exemplo:
• Qual a receita a vista gerada e recebida neste ano? Quanto está em aberto? Para que clientes?
• Qual a receita a prazo? Quanto recebida e quanto em aberto? Para quais clientes vendemos nesta
condição?
• Quanto faturamos por região, estado, cidade, bairro ou rua? Quanto a vista e quanto a prazo?
Poderemos recorrer ainda entre outras coisas ao BI Atendimentos para visualizar a evolução dos
contatos internos e externos da empresa, por período, por tipo de atendimento, por produto, etc. Muitos
outros pontos do ERP Alterdata poderão lhe ajudar nessa importante atribuição de interpretar o presente e
planejar o futuro. Ter a informação correta à mão de forma ágil faz uma grande diferença nos resultados.
Desejando obter informações adicionais sobre o ERP Alterdata faça contato conosco pelo telefone
(21) 2643-9530 para esclarecê-las com nossos atendentes ou para agendar a visita de um consultor em
sua empresa.
FACILIDADES PARA CLIENTES ALTERDATA
A partir de agora ficou muito mais fácil, para você cliente, adquirir nossos sistemas!
A Alterdata acaba de firmar uma parceria com o banco
BNDES que financiará a compra de nossos sistemas cobrando
aproximadamente 1,40% de taxa de juros apenas. Uma excelente
oportunidade de adquirir os sistemas, pagando parcelas com uma
taxa muito inferior as financeiras praticadas pelos Bancos e entidades deste fim!
Para se ter uma idéia, um financiamento no valor de R$ 3.000,00 para
pagamento em 12 meses, sairá para o cliente na taxa atual pelo valor mensal de R$
269,41. Total do montante de juros: R$ 232,92 em um ano.
Os financiamentos no BNDES poderão ser feitos em 12, 18, 24 e até 36
meses e para saber o valor exato da parcela mensal a ser paga, o próprio site do
BNDES faz o cálculo.
O processo funciona da seguinte maneira:
1 - O cliente interessado deverá acessar o endereço www.cartaobndes.gov.br e fazer
a solicitação do cartão. Feito isto deverá preencher um cadastro e aguardar a
aprovação.
2 - De posse do cartão, e com a devida autorização, a Alterdata preencherá um
pedido no site do BNDES, informando os dados do cliente e do cartão.
3 - O BNDES repassa para a Alterdata o montante da venda e o cliente paga as
parcelas do financiamento de acordo com a quantidade de meses que desejou.
O site para consultas e cadastros é: www.cartaobndes.gov.br
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AÇÃO SOCIAL
Na Cultura
A Alterdata patrocinou a cantora
Taynah Nunes Ferreira da Silva, uma
excelente profissional e de carreira muito
promissora na turnê MPB & TAL que está
percorrendo várias regiões do Brasil. A estréia
de sua turnê aconteceu dia 22/10/05 no
Teatro Sesc / Teresópolis e foi um sucesso.
Segue depoimento da cantora Taynah:
“O show MPB & TAL foi um projeto
ousado, pois tínhamos a proposta de um show bem produzido com pouco
tempo pra conseguir os apoios e em contra partida uma equipe de profissionais
dispostos a trabalhar, se não fosse o apoio de empresas empreendedoras como
a Alterdata.”
“Todo esse reconhecimento foi resultado do somatório de uma
equipe de profissionais talentosos acoplados a credibilidade dos apoios. Tenho
muito a agradecer a Alterdata pela confiança, e principalmente parabenizá-la
por apoiar a cultura popular brasileira, se todas as nossas empresas
apostassem na capacidade da nossa cultura com certeza teríamos um país
muito mais evoluído, não apenas sócio culturalmente falando, mas em todos os
sentidos.”
Telefone de contato para shows: (21) 9183-9866 falar com Priscila Domingues.
Na Educação
A Alterdata, como costuma fazer todos os anos, realizou no mês de
Novembro de 2005, palestras no CAMP Teresópolis direcionadas aos alunos da
unidade. Estas palestras foram ministradas pela diretoria e por funcionários
voluntários da empresa e abordaram assuntos como legislação trabalhista,
processo de seleção, administração, primeiros socorros, dentre outros temas.
O CAMP (Círculo de Amigos do Menino Patrulheiro) prepara
menores de 15 a 17 anos para ingressarem no mercado de trabalho e a
Alterdata oferece estágios na empresa aos alunos recém formados por esta
entidade existindo a possibilidade de serem contratados em definitivo e assim
iniciarem uma carreira profissional na empresa.
A Alterdata conta em seu quadro profissional com 7 colaboradores
que estagiaram através do CAMP e são hoje efetivados na Alterdata. Além
destes, atualmente existem 3 estagiários do Camp na Alterdata.
A ALTERDATA GANHA PRÊMIOS DE RECONHECIMENTO
Prêmio Qualidade Brasil
Srs. Ladmir Carvalho e José Ronaldo da Costa recebem o prêmio
Foi com imensa satisfação que a
empresa Alterdata Tecnologia em
Informática Ltda., representada pelos
seus diretores, Ladmir Carvalho e
José Ronaldo da Costa, recebeu o
Prêmio Qualidade Brasil 2005,
certificação conferida a empresas e
instituições que se destacam no
mercado brasileiro pela excelência na
qualidade de seus produtos e serviços, em uma cerimônia
de gala realizada no dia 4/10/2005 no Claro Hall, Rio de
Janeiro.
A Alterdata sente-se honrada e orgulhosa por
fazer parte deste seleto grupo e dedica esta premiação a
todos os clientes Alterdata que participam continuamente
deste processo de melhoria contínua e que fazem parte
desta história.
Prêmio Empresário ou Dirigente de Vendas do Ano - 2005
A Alterdata mais uma vez foi homenageada no evento realizado dia
29/11/05 no Hotel Glória - 2º Congresso Nacional de Vendedores, com a entrega
do Prêmio Empresário Ou Dirigentes De Vendas Do Ano - edição 2005.
Ladmir Carvalho, diretor da Alterdata, foi um dos empresários
agraciados na categoria TECNOLOGIA em um total de 10 representantes de
grandes empresas como Nextel Brasil , Tecnoquipo Telecom, Banco ABN
AMRO Real, dentre outras. Estiveram também presentes no evento
personalidades artísticas, culturais e políticas.
Os empresários foram escolhidos pela equipe de palestrantes e
consultores do CDPV (Centro de Desenvolvimento do Profissional de Vendas) Unidade de negócios do Grupo Vendedor, pelo trabalho desenvolvido à frente
de suas organizações,
principalmente no que tange
aos resultados e procedimentos na área comercial.
É com certeza um
reconhecimento para a
Alterdata pelo comprometimento e excelência na
qualidade de seus produtos e
serviços!
Foto: Diego Maia (CDPV), Ladmir Carvalho e Pedro Ernesto Mariano de Azevedo
EVENTOS
Plus Alterdata – Você Utiliza?
Foi um verdadeiro sucesso o evento
“Plus Alterdata – Você utiliza?”
realizado no dia 10/11/05 no auditório
de nossa matriz em Teresópolis-RJ.
Foi um evento gratuito, que contou
com a participação de muitos clientes
Alterdata inscritos através do nosso
site. Este evento teve como principal
objetivo divulgar os novos recursos e
ferramentas disponíveis nos
sistemas da linha Pack – Depto.
Foto: Colaboradores do Suporte Contábil mostrando os novos recursos.
Pessoal, Contábil, Fiscal, bem como
orientar e sanar dúvidas existentes na utilização dos sistemas, facilitando assim
2005 - Ano 13 - Edição nº 111
Enfoque Alterdata é uma publicação quadrimestral
da Alterdata Tecnologia em Informática
o desempenho do trabalho no dia a dia de nossos clientes.
Foi uma manhã muito agradável e os participantes elogiaram
bastante o propósito deste evento, pois puderam esclarecer dúvidas e
atualizarem-se com relação às novidades e recursos que surgem a qualquer
momento nos sistemas Alterdata. Aos representantes de cada empresa, foi
entregue ao término do evento, um CD explicativo de como processar o 13º
salário.
Devido ao sucesso deste primeiro evento e a satisfação comprovada
dos participantes presentes, pretendemos realizar novos eventos deste tipo
para o ano de 2006 em outras localidades, visando, desta forma, que mais
clientes Alterdata tenham acesso a este tipo de acontecimento que com certeza
traz inúmeros benefícios às empresas participantes.
Assessora de Marketing
Projeto Gráfico e Editorial
Laura Leal Baldacci
[email protected]
Itamar Fernandes Estock
[email protected]
TELEVENDAS: 0800-704-1418
www.alterdata.com.br