O Programa 5S na Informática e na Internet
Ilan Chamovitz1
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Durante a implantação do Programa 5S, paramos para pensar no ambiente em que
trabalhamos no qual, muitas vezes, estamos durante a maior parte do tempo, diariamente.
Imagine o seguinte cenário: A empresa, adiantada no programa, está mudada. Nas mesas
dos funcionários existe apenas o necessário.
Os colegas se comportam diferente, agora
estão mais organizados, roupas limpas, sorriso estampado nas faces. Estão mais felizes e
procuram manter toda a arrumação. Falta algo?
O próximo passo é a aplicação do programa na Tecnologia da Informação. Então pensei
em algumas dicas para estender os conceitos à Informática e à Internet. São idéias que não
esgotam as possibilidades, mas servem como passo inicial:
Nos computadores pessoais
1. Descarte:
•
Seu computador está com arquivos que você não utiliza há mais de 2 anos?
2. Organização:
•
Os arquivos estão separados em pastas?
•
Os arquivos que mais usa estão com atalhos na área de trabalho (Desktop)?
•
Você precisa abrir a pasta, abrir a outra e novamente mais uma para
encontrar o arquivo?
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Ilan CHAMOVITZ é instrutor credenciado pelo SEBRAE Nacional, doutorando em Engenharia de
Produção (COPPE/UFRJ), mestre em Informática (IM-NCE /UFRJ) e especialista em Tecnologia da
Informação e Comunicação (FGV).
•
Se já separa arquivos em pastas, procurou padronizar os nomes ou ainda
coloca nomes do tipo “teste”, “a1”, “arquivos”, “documento”, “pasta1” ?
•
E o nome dos arquivos? Você padroniza o nome? Consegue identificar o
conteúdo do arquivo sem abrí-lo?
•
O mesmo arquivo tem várias versões? Você diferencia as versões com um
número? (versão1, versão2, etc.)
3. Limpeza
•
Seu computador é limpo diariamente ou tem poeira, cabelos, pedaços de
papel?
•
E os programas? São legais, comprados? Utiliza anti-vírus e dispositivos de
segurança ?
4.
Higiene:
•
Você fuma perto do equipamento?
•
Toma café e tecla enquanto come?
•
Aquela mão gordurosa que apaga a numeração do teclado?
5. Manutenção:
•
Você recebe orientação de especialistas
para manter os programas e
arquivos?
•
Faz cópias de segurança? Em mídia segura ou usa qualquer mídia? (aquela
que dá problema de leitura justamente quando você precisar)
•
Deixa as cópias de segurança em local seguro?
•
Consegue manter a ordem e limpeza no seu disco rígido, apagando os
arquivos desnecessários?
Na Internet
Muitos conceitos podem ser aplicados nos computadores pessoais e, também na Internet.
Quem trabalha em empresas e oferece a clientes e parceiros acesso a informações via Web,
precisa parar e alinhar o seu website à filosofia dos 5s. Ou seja:
•
Uma página na Internet deve conter informações importantes ao público alvo.
Apague ou esconda as informações obsoletas ou erradas.
•
Procure navegar apenas em websites confiáveis.
•
O visual da página deve ser agradável para os videntes e para usuários com
necessidades especiais. A mesma deve ser fácil de ser explorada. A localização de
uma informação deve levar o mínimo de tempo. A informação deve estar
organizada por assunto ou/e por público alvo, incluindo os deficientes visuais e
auditivos, ao se utilizar filmes e fotos.
•
O website deve estar hospedado em servidor robusto e mantido por profissionais
competentes, em empresas que valorizem a informação, providenciando as cópias
de segurança e oferecendo o suporte necessário.
Como vimos, os 5s podem e devem ser expandidos para a área de tecnologia. Com o
aumento da produção de computadores e a redução dos preços de equipamentos e da
conexão, mais e mais pessoas utilizam a Internet, que comporta cada vez mais informação.
Conclusão
É importante que as organizações saibam utilizar as informações disponíveis para
transformá-las em conhecimento, aplicando-as conforme as necessidades.
Programa
Ao adotar o
5S, os usuários da Tecnologia da Informação passam a usufruir os benefícios
que já conseguiram ao aplicarem a técnica no seu dia-a-dia.
Para citar este artigo:
CHAMOVITZ, Ilan. O programa 5S na Informática e na Internet. Desenvolvido
durante o curso online do Sebrae: D-Olho na Qualidade: 5Ss para os pequenos negócios,
turma 11, Janeiro de 2008. Disponível em http://api.adm.br/5SnaInformatica.pdf