ORIENTAÇÕES BÁSICAS PARA UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS
GERENCIADOS ATRAVÉS DA FAPEU
Todas as solicitações à Fundação deverão preferencialmente, serem enviadas
através dos serviços on-line, formalizadas pelo Coordenador ou Sub-Coordenador
do projeto, mediante cadastramento de senha no setor de informática no endereço
http://fapeu.org.br/.
Para cada solicitação on-line efetuada, o sistema automaticamente enviará um
número de protocolo, o qual permitirá ao coordenador o acompanhamento da
tramitação interna do pedido.
Solicitamos a colaboração quanto ao preenchimento correto de todos os
documentos contribuindo assim para maior agilidade dos procedimentos.
COMPROVANTES DE DESPESAS: Constitui-se comprovante de despesa as
notas fiscais de venda ao consumidor, prestação de serviços, faturas, recibos de
táxi e de inscrição em eventos, os quais deverão ser comprovados mediante
documentos originais em primeira via, contendo os seguintes dados:
• Data de emissão do documento fiscal;
• Nome do cliente/ favorecido: FAPEU;
• Endereço – Campus Universitário – S/N – Florianópolis;
• CNPJ 83.476.911/0001-17;
• Descrição do elemento de despesa que obrigatoriamente deverá
apresentar: a quantidade, marca, tipo, modelo, valores unitário, valor
total da mercadoria, valor total da operação e demais elementos que
permitam a identificação do bem ou serviço;
• Nos casos de reembolsos e prestações de contas as notas fiscais
apresentadas (exceto cupons fiscais que são vendas na modalidade a
vista) deverão estar quitadas. A quitação se dá no momento do
pagamento ao fornecedor, não podendo ser quitada posteriormente com
carimbo padrão ou em grafia diferente de quem fez o preenchimento no
caso de nota fiscal manuscrita.
• Não serão aceitos comprovantes que apresentem alterações, emendas
ou rasuras que prejudiquem a sua clareza, sem a devida ressalva feita
por quem de direito (o emitente do documento);
• Registrar nas notas de despesas carimbo e assinatura certificando que
o material foi recebido ou o serviço prestado;
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CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS POR PESSOA JURÍDICA:
Todo pagamento de prestação de serviços de valor igual ou superior a R$
3.000,00(três mil reais) deverá ser precedido de CONTRATO celebrado entre as
partes, antes do início dos trabalhos. Este procedimento deverá ser respeitado,
mesmo que os serviços sejam realizados de forma parcelada. O contrato sempre
será elaborado pela FAPEU através do seu Setor Jurídico.
• Na contratação de serviços e compras de material de valor igual ou superior
a R$ 8.000,00 (oito mil reais) e para contratação de obras e serviços de
engenharia de valor igual ou superior a R$ 15.000,00 (quinze mil reais), a
Fundação adota o processo de licitação, conforme previsto em Lei e
Regulamentos de cada Órgão Financiador.
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As notas de prestação de serviços deverão apresentar-se preenchidas em
todos os seus campos e com descrição detalhada dos serviços prestados.
Caso o espaço seja insuficiente para o preenchimento, informar o essencial
incluindo o número do contrato que deu origem aos serviços.
As notas fiscais de serviços de empresas estabelecidas no município de
Florianópolis, devem apresentar obrigatoriamente o preenchimento dos
campos CFPS, CÓDIGO DE ATIVIDADE, CST E ALÍQUOTA DE ISQN.
No transporte de pessoas dentro do município, o fornecedor deve emitir a
nota fiscal de serviços.
No transporte de pessoas entre municípios e estados, o fornecedor deve
emitir nota fiscal de transporte com o destaque de ICMS.
As notas fiscais de serviços que apresentarem a descrição coffee break e
coquetel só serão aceitas, mediante relação anexa que detalhe o que foi
consumido (alimentos e bebidas não alcoólicas).
As despesas com hospedagem devem ser comprovadas através de notas
de serviços e quando ocorrer alimentação dentro desses estabelecimentos,
a nota fiscal a ser apresentada é a de venda ao consumidor.
A FAPEU possui um cadastro de fornecedores. É de responsabilidade do
fornecedor, manter seu cadastro em dia, para que não existam atrasos nos
pagamentos. Consulte o endereço http://www.fapeu.org.br, situação cadastral,
fornecendo o CNPJ da empresa.
Com o objetivo de evitar transtornos, observar as datas de realização de eventos e
solicitar com antecedência os serviços de inscrição em evento, reserva e compra
de passagem, reserva de hotel, aluguel de veículo, confecção de banner, locação
de espaço físico e equipamento.
COMPRA DE MATERIAIS: Nas compras de materiais com valores a partir de R$
1.000,00 (um mil reais), é necessário apresentação de 03 (três) orçamentos. As
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Notas Fiscais de Venda deverão obrigatoriamente conter a descrição do produto,
valor unitário e valor total dos mesmos, natureza da operação e CFOP,
respectivos encargos e constar o atesto de que o produto foi recebido.
REEMBOLSOS: Será realizado ressarcimento apenas para atender despesa
eventual de pequeno vulto, quando considerado de extrema necessidade,
acompanhado de justificativa fundamentada na atividade e objetivos do projeto.
A comprovação deverá ser efetuada através de notas fiscais devidamente
preenchidas, quitadas e com data de emissão não inferior a trinta dias da
solicitação do reembolso.
Caso as despesas apresentadas envolvam alimentação, hospedagem,
combustível, passagem, despesas com locomoção é, obrigatório o preenchimento
do relatório de viagem disponível em serviços on-line em nossa página.
SUPRIMENTO DE FUNDOS: Será concedido suprimento de fundos apenas para
atender despesas eventuais de pronto pagamento e pequeno vulto, quando
considerados de extrema necessidade, e que apresentar justificativa
fundamentada nas atividades e objetivos do projeto.
A comprovação deverá ser efetuada através de notas fiscais devidamente
preenchidas e quitadas.
Os comprovantes de despesas obrigatoriamente, devem compreender o período
de trinta dias a partir da concessão.
Não se concederá novo adiantamento a responsável por suprimento de fundos
que, esgotado o prazo de trinta dias, não tenha prestado contas de sua aplicação.
O Suprimento de Fundos não poderá sob qualquer pretexto ser utilizado para
aquisição de material permanente.
O Setor de Controle Interno está à disposição dirimir dúvidas sobre concessão,
aplicação e prestação de contas de suprimento de fundos.
ADIANTAMENTO DE VIAGEM: Será permitido, desde que justificado, para cobrir
despesas com alimentação, locomoção e pequenas despesas previstas e
necessárias à execução do projeto.
A comprovação deverá ser com apresentação de relatório de viagem e das notas
fiscais devidamente preenchidas e quitadas.
Os comprovantes de despesas, obrigatoriamente devem compreender o período
da viagem.
Não se concederá novo adiantamento, a responsável por adiantamento de viagem
que não tenha prestado contas de sua aplicação.
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RECIBOS DE TÁXI: serão aceitos somente recibos que estiverem em nome da
FAPEU, contiverem trajeto percorrido, placa do táxi, data, nome completo, CPF e
assinatura do taxista. Dar preferência aos recibos de cooperativas e recibos com
telefone para qualquer eventual erro de preenchimento e CPF sem validade.
PAGAMENTO DE BOLSAS: O formulário deve ser preenchido em todos os seus
campos, contendo: Nome completo do bolsista, CPF correta (onze dígitos), valor
da bolsa, período de vigência, fone ou e-mail para contato com o bolsista, nome,
número e ano do projeto, nome completo do coordenador, assinatura do
coordenador do projeto e atestado de matrícula a ser renovado a cada semestre.
CONTRATAÇÃO DE PESSOAL VIA CLT: Contato com o Setor de Pessoal para
obter informações e procedimentos.
CONTRATAÇÃO DE PESSOA FÍSICA PARA SERVIÇOS EVENTUAIS: Os
pagamentos nesta modalidade só serão aceitos no máximo de três por ano,
respeitando-se a natureza dos serviços da Fundação e que não caracterizem
atividade fim do projeto.
Salientamos que tais exigências partem dos órgãos financiadores e fiscalizadores,
e que a FAPEU está cumprindo seu papel de executar os projetos em
conformidade com a legislação.
Atenção: Recomenda-se, que antes da realização das despesas, procurar
orientação e esclarecimentos junto ao Setor de Controle Interno:
[email protected] ou através dos telefones (48)3721-9689 ou (48)32340379.
FAPEU - Fundação de Amparo à Pesquisa e Extensão UniversitáriaFone: +55 (048) 3721.9090
Universidade Federal de Santa Catarina
Fax: +55 (048) 3721.0581
http://www.fapeu.org.br
Campus Universitário - Trindade - Florianópolis - SC
[email protected]
CEP: 88.040-900 - Cx. Postal: 5153
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