Cartilha NF-e
Nota Fiscal Eletrônica
Vale Fertilizantes
Janeiro / 2012
Versão 1.0
Este documento descreve as obrigações e procedimentos no manuseio de NFNF e – Nota Fiscal
Eletrônica.
Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
Conteúdo
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Introdução ........................................................... 3
Papeis e Responsabilidades ............................. 6
Macro Processo .................................................. 7
Conceituação ...................................................... 8
Anexo II – Guia de Referência ......................... 12
Anexo III – Perguntas Freqüentes ................... 14
Anexo IV – Glossário........................................ 17
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
1. Introdução
Institucional
A Nota Fiscal Eletrônica já é realidade em todo o território Brasileiro, diante
disso esta cartilha tem por finalidade a orientação a fornecedores quanto às
obrigações e procedimentos na emissão e envio de NF-e e dos arquivos
digitais (XML) junto as unidades da Vale Fertilizantes.
Fundamentos Legais
Os principais fundamentos legais são:
Ajuste SINIEF 07/2005, de 05/10/2007, instituiu nacionalmente a Nota Fiscal
Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE;
Ato 49/2009 (vigente desde 01/04/2010) – divulga o Manual de Integração do
Contribuinte com as especificações técnicas, os leiautes e Documento Auxiliar
da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE.
Protocolo ICMS 10/2007 e 42/2009 e de suas alterações - Estabelece
obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) modelo 55 em
função de atividade desenvolvida no estabelecimento.
Ajuste SINIEF 07/05 Cláusula 7ª: .....§ 7º O emitente da NF-e deverá,
obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico
da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário e
transportadora, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato
COTEPE.
Ajuste SINIEF 07/05 Cláusula 10ª: O emitente e o destinatário deverão
manter em arquivo digital (XML) as NF-es pelo prazo estabelecido na
legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser
apresentadas à administração tributária, quando solicitado.
§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a
existência de Autorização de Uso da NF-e.
§ 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de
NF-e, alternativamente ao disposto no .caput., o destinatário deverá manter em
arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à
administração tributária, quando solicitado.
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
Motivadores / Problemas
Envio de mercadorias sem o envio / disponibilização do arquivo digital
(XML);
Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) sem protocolo de
Autorização de Uso NF-e;
Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) com situação invalida
(Cancelamento / Inutilização / Denegação);
Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) emitidos em ambiente
de Homologação (Ambiente de Teste);
Envio ou disponibilização de arquivo digital (XML) com assinatura digital
prescrita ou invalida;
Envio ou disponibilização de arquivo digital em formato impróprio
•
•
PDF, PPT, DOC, TXT;
Não anexado / atachado quando de emails
Benefícios Esperados
Cumprimento legal e mitigação de autuações fiscais
Devoluções de mercadorias;
Sinergia na execução dos trabalhos de forma a agregar valor e estreitar
relacionamentos.
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Cartilha NF-e
e – Orientações a Fornecedores
Áreas envolvidas
Figura 1: Áreas envolvidas
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
2. Papeis e Responsabilidades
EXTERNOS
FORNECEDORES
- Emitir / Validar / Protocolar NF-e’s junto a SEFAZ
- Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Destinatário
- Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Transportadora
- Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e (XML)
TRANSPORTADORES
- Emitir / Validar / Protocolar CT-e’s junto a SEFAZ
- Disponibilizar Arquivo Digital Protocolado (XML) para Tomador Serviço
- Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML)
VALE FERTILIZANTES
ARMAZÉNS / FATURAMENTO / LOGISTICA / CSC
- Validar Recebimento Arquivo Digital NF-e’s (XML)
- Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital NF-e’s (XML) junto a
SEFAZ
- Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital NF-e’s (XML) junto a SEFAZ
- Validar Recebimento Arquivo Digital CT-e’s (XML)
- Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital CT-e’s (XML) junto a
SEFAZ
- Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital CT-es (XML) junto a SEFAZ
- Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e / CT-e (XML)
- Registro de Ocorrências
LOGISTICA / CSC
- Validar Recebimento Arquivo Digital CT-e’s (XML)
- Receber / Consultar / Validar / Protocolar Arquivo Digital CT-e’s (XML) junto a
SEFAZ
- Armazenar Registro de Consulta Arquivo Digital CT-e’s (XML) junto a SEFAZ
- Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML)
- Registro de Ocorrências
CONTROLADORIA / CSC
- Acompanhamento / Monitoria Arquivos Digitais (NF-e / CT-e)
- Manter / Arquivar Arquivo Digital NF-e (XML)
- Manter / Arquivar Arquivo Digital CT-e (XML)
- Solução de Ocorrências
- Manter Escrituração Digital
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
3. Macro Processo
Figura 2: Macro Processo
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
4. Conceituação
Informamos aos fornecedores emissores de notas fiscais eletrônicas (NF-e),
que a VALE FERTILIZANTES e COLIGADAS, somente receberão mercadorias
enviadas com DANFE, mediante o recebimento antecipado (via email ou
Portal) de respectivo Arquivo Digital Protocolado pela Sefaz (XML) da Nota
Fiscal Eletrônica.
Conforme determina a legislação, solicitamos aos fornecedores a
disponibilização dos arquivos eletrônicos (XML) das Notas Fiscais Eletrônicas
devidamente
protocoladas
pela
Sefaz,
através
do
e-mail:
[email protected]
.
Obs: O email citado é destinado somente a recepção dos arquivos digitais
(XML) de NF-e.
Caso os fornecedores optem em disponibilizar o arquivo digital (XML) em
websites próprios, deverão entrar em contato com a Central de Cadastros da
Vale Fertilizantes, através do tel (13) 3362-9997 ou
e-mail
[email protected], para informação do endereço eletrônico,
usuário e senha de acesso para a download do arquivo digital (XML) da NF-e.
Orientações Gerais:
a) São válidos apenas arquivos digitais anexados ou atachados ao email, ou
seja, vinculo como anexos.
Exemplo válido:
Figura 3: Arquivo anexo
Obs: Utilizar a função “Anexar” botão “
vincular arquivos
” do aplicativo de emails para
b) Serão validos apenas arquivos digitais no formato XML.
Exemplo: “31100819443985000158550000005501560000151190-nfe.xml”
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
31100819443985000158550000005501560000151190-nfe.xml
c) Serão permitidos mais de um arquivo digital anexado ou atachado ao email
31100819443985000158550000005501560000151190-nfe.xml
31100919443985000158550000005501670000154692-nfe.xml
d) Serão permitidos arquivos compactados (ZIP) contendo mais de um arquivo
digital (XML) anexado ou atachado ao email
Exemplo: “1O3HWD5SL.zip”
Figura 4: Detalhamento Arquivo ZIP
Obs1: Arquivos em formato distinto de “XML” ou “ZIP” serão descaracterizados
e rejeitados
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
Exemplos Inválidos:
1001399936-nfe.pdf
1001399936-nfe.txt
1001399936-nfe.doc
1001399936-nfe.ppt
Formatos:
(PDF) – Portable Document Format (Acrobat Header)
(TXT) – Formato Texto
(DOC) – Formato Microsoft Word
(PPT) – Microsoft Power Point
(XLS) – Microsoft Excel
(RTF) – Formato Rico de Texto
Obs2: Arquivos em formato “ZIP” não deverão conter estruturas de subpastas /
subdiretórios, ou seja, serão validos arquivos apenas em pasta (diretório)
único:
Exemplo Válido Arquivo Compactado: 1O3HWD5SL.zip (Diretório Único)
C:\29120161442810000192550010000031381001399936-nfe.xml
C:\29120161442810000192550010000031381001399937-nfe.xml
C:\29120161442810000192550010000031381001399938-nfe.xml
C:\29120161442810000192550010000031381001399939-nfe.xml
Exemplo inválido Arquivo Compactado: 1O3HWD5SL.zip (Subdiretórios)
C:\PASTA\SUBPASTA\NFE_1\2550010000031381001399936-nfe.xml
C:\PASTA\SUBPASTA\NFE_2\2550010000031381001399937-nfe.xml
C:\PASTA\SUBPASTA\NFE_3\2550010000031381001399938-nfe.xml
C:\PASTA\SUBPASTA\NFE_4\2550010000031381001399939-nfe.xml
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
Convenções:
•
Para o envio de múltiplos arquivos deverão ser gerados lotes
compactados (ZIP) até o limite de 1 mb, contendo no lote apenas NFes ou CT-es separadamente.
•
Múltiplos diretórios internamente não serão aceitos.
•
Informações no corpo do e-mail serão ignoradas.
Validações realizadas.
Serão realizadas verificações e validações dos arquivos digitais (XML)
recebidos, a saber:
• Assinante e assinatura do emissor NF-e;
• NF-e destinada a Vale Fertilizantes e Coligadas;
• Situação do documento junto a SEFAZ;
Obs: O DANFE não é um arquivo digital da NF-e, é apenas uma
representação gráfica.
Agradecemos sua atenção e colaboração para que o processo de recebimento
de mercadorias ocorra da melhor forma possível.
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4. Anexo II – Guia de Referência
DANFE – DOCUMENTO AUXILIAR DA NF-e
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XML - Extended Markup Language
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5. Anexo III – Perguntas Freqüentes
1. O que é Web Service?
- É uma tecnologia que permite que computadores em diferentes plataformas
façam intercâmbio de dados. São endereços de serviços on line. Portanto, WS
é uma solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre
aplicações diferentes.
2. O que é um documento XML?
O XML é um formato de arquivo para a criação de documentos com dados
organizados de forma hierárquica, como se vê, frequentemente, em
documentos de texto formatados, imagens vetoriais ou bancos de dados. Seu
propósito principal é a facilidade de compartilhamento de informações através
da Internet.
Na NF-e, o XML é gerado sistêmicamente sendo o arquivo que possui todas as
informações fiscais, no qual substitui o papel, e deve ser armazenado da
mesma forma.
3. O que é um Certificado Digital?
O Certificado Digital é o documento eletrônico que garante a certeza de
integridade e autoria da NF-e / CT-e emitida pela sua empresa, ou seja, não é
possível que um contribuinte emita NF-e / CT-e por outro.
4. O que é DANFE?
A sigla DANFE significa Documento Auxiliar da NF-e, sendo uma
representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras,
conter a chave de acesso da NF-e. O DANFE não é a NF-e.
5. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a
utilizar NF-e em suas operações?
A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não
deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a
autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso
da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou
Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).
O emitente da NF-e é obrigado a encaminhar ou disponibilizar download do
arquivo XML da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização para o
destinatário, conforme definido no Ajuste SINIEF 11/08, cláusula segunda,
Inciso I;
O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo
digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
solicitado, e utilizar o código “55” na escrituração da NF-e para identificar o
modelo.
Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da
NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de
mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento
fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de
segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e, bem como nos
casos de excepcionalidades definidas no Protocolo ICMS 10/07.
6. A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar – DANFE
- podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias
a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e
empresas públicas?
Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal
em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações.
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação
gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave
de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na
Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito.
O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá
realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do
arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e,
mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda o Portal Nacional da NFe.
7. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar
algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo
digital as NF-e’s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda
dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária,
quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
O destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a
existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital
da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.
A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva
autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no
mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.
A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte.
Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da
empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.
8. Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu
cliente? Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DANFe?
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Cartilha NF-e – Orientações a Fornecedores
Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar a NF-e a
seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que
aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as
partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizado num site e
acessível mediante uma senha, etc.
9. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da
mercadoria em operação documentada por NF-e?
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite
uma Nota Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a
mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram
a isso.
Nesta segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada
para receber a mercadoria devolvida.
Importante:
• Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá
ser cancelada;
• Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja
Eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente
autorizada pelo Fisco.
10. Como fica a emissão da nota conjugada com ISS no caso
da utilização da NF-e?
A utilização de NF-e como sendo Nota Fiscal Conjugada depende de prévio
convênio ou protocolo de cooperação entre a SEFAZ e cada prefeitura
municipal. Na maior parte dos estados, estes convênios ou protocolos ainda
não foram firmados, de modo que o contribuinte que venda mercadorias e
preste serviços deverá atualmente, em utilizando a NF-e, emitir dois
documentos distintos.
11. A nota fiscal eletrônica de serviços das prefeituras segue o
mesmo modelo da NF-e dos estados?
Não. Algumas prefeituras já possuem modelo próprio de Nota Fiscal Eletrônica
de Serviços, de uso restrito aos prestadores de serviço do município que estão
sujeitos ao ISS – Imposto sobre Serviços.
LINKS ÚTEIS
NF-e
Os esclarecimentos relativos às dúvidas frequentes sobre NF-e podem ser
consultados nos portais estaduais da NF-e ou no portal nacional –
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/.
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6. Anexo IV – Glossário
CC-e - Carta de Correção Eletrônica
CONFAZ - Conselho Nacional de Política Fazendária
DACTE - Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico
DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
DIRETÓRIO - Estrutura utilizada para organizar arquivos em um computador
ou um arquivo que contém referências a outros arquivos.
DPEC - Declaração Prévia de Emissão em Contingência
ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários
ENCAT - Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários
Estaduais
FS - Formulário de Segurança
FS-DA - Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de
Documento Fiscal Eletrônico
ICP-Brasil - Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras
NF - Nota Fiscal
NF-e - Nota Fiscal Eletrônica
CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
RFB - Receita Federal do Brasil
RICMS - Regulamento do ICMS
RUDFTO - Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência
SCE - Sistema de Contingência Eletrônica
SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional
SEFAZ - Secretaria de Estado de Fazenda
SUFRAMA - Superintendência da Zona Franca de Manaus
UF - Unidades Federadas
XML - Extended Markup Language
WS - Web Services - Tecnologia utilizada para comunicação entre sistemas
para disponibilização de serviços na Internet.
ZIP - Formato de compactação de arquivos muito difundido pela Internet,
compátivel com vários sistemas operacionais, como o Windows da Microsoft.
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