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O desafio correspondente à realização de transformações
fundamentais dentro de uma organização, se não
adequadamente mensurado e planejado, pode acarretar
prejuízos e traumas; é nesse cenário, portanto, que se
aplica a importância da Gestão da Mudança. Trata-se de
uma abordagem estruturada, concebida para auxiliar e
apoiar organizações, equipes e pessoas durante o processo
de mudança de determinado contexto para outro, mais
desejável. A iniciativa tem como objetivo possibilitar
que mudanças estruturais ocorram de maneira serena e
integrada aos ambientes e as realidades de trabalho, sem
acarretar os temidos choques de cultura.
O processo de gestão de mudança determina uma série
de etapas, dentre as quais estão, por exemplo, trazer
à empresa uma visão da necessidade da mudança,
desenvolver uma comunicação efetiva do processo
ou mesmo ressaltar aspectos passíveis de despertar
motivação e envolvimento. O resultado destes esforços
visam criar uma nova cultura, mais alinhada com os
objetivos estratégicos da empresa em questão.
Dentro do escopo do processo de implementação do
ERP da SAP (elemento integrador de processos e práticas
das divisões da empresa), uma das maiores empresas do
segmento de construção brasileiro optou por dedicar ao
assunto da gestão da mudança um enfoque orientado a
reduzir os efeitos emocionais da transição junto aos seus
funcionários. A abordagem, a partir de métodos oriundos do
Design Thinking, realizada pela MJV Tecnologia & Inovação
ao longo de 12 semanas se destinou, portanto, a despertar
motivação e engajamento, e assim contornar, a partir de
uma abordagem humanística e criativa, os conhecidos
transtornos inerentes a este tipo de implementação. Desta
forma, foi possível ir além das tradicionais iniciativas de
comunicação e treinamento, multiplicando seus valores,
influenciando modelos mentais de maneira mais eficiente e
trazendo um diferencial significativo para o referido projeto.
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Transformando achados em ideias
A partir da realização de dezenas de entrevistas, da
identificação de perfis representativos dos funcionários da
construtora e de uma detalhada análise de suas opiniões e
anseios - tanto a respeito da empresa como do processo
de gestão da mudança em si - chegou-se a uma lista de
questões que sintetizavam as principais dificuldades a
serem enfrentadas pela equipe de gestão da mudança. Entre
estas, cabe ressaltar o receio por parte dos funcionários de
que o SAP promovesse um engessamento operacional da
companhia, a imagem negativa pré-concebida do sistema
(considerado muito rígido e excessivamente controlado) e
a impressão de que as culturas individuais de cada divisão
da empresa, quando confrontadas, poderiam implicar
num desenho do SAP que, ao tentar atender a todos, não
agradaria realmente a ninguém.
Transformando ideias em ação
A análise preliminar dos macrotemas da pesquisa indicava
a necessidade de cautela quando a forma de abordagem,
uma vez que as categorias definidas abrangiam tópicos de
difícil introdução, alguns destes indicando a necessidade
de rever comportamentos e ideologias que não mais
seriam tolerados após a transição de sistemas. A maior
preocupação da equipe MJV era como dar vazão a tantos
aspectos importantes e até contundentes sem transformálos numa entediante e arbitrária cartilha de ensinamentos
práticos, ou mesmo num aglomerado de lições de conduta
ideal, orientadas a coibir e constranger aqueles que não se
adequassem ao futuro modelo operacional da empresa.
A esta altura, o desafio estava bem claro: era preciso criar
um conjunto de ferramentas práticas que permitissem
simular situações-problema, investigar opiniões e
comportamentos,
suscitar
discussões,
transmitir
conhecimento de maneira inusitada e comunicar com
eficiência e viralidade o processo de gestão de mudança
ao qual a empresa se submetia. Eis que então tornou-se
evidente que o que buscava-se não era uma metodologia,
mas sim um jogo: um que possibilitasse gamificar a
implementação do SAP no referido contexto.
Engajamento, adesão e diversão
No caso específico da construtora em questão, tendo em
vista as possíveis turbulências organizacionais decorrentes
da implementação do SAP, a gamificação apresentava
inúmeros benefícios; a começar pelo fato de que o
conceito de Serious Games se encaixava perfeitamente às
particularidades do projeto. Ao estimular a divulgação do SAP
e de sua pretensa aplicação ao contexto da empresa, o jogo
influenciaria diretamente a adesão positiva e consciente,
tanto ao novo ERP, quanto das mudanças que se dariam à
reboque. Em adição, ao estimular tais aspectos, fomentariase a viralidade e a mobilização social, determinando que,
ao comentarem sobre o jogo entre si - uma atividade
totalmente inusitada considerando o contexto em que se
inseriam - os participantes despertassem o interesse de
outros funcionários, envolvendo cada vez mais pessoas na
iniciativa.
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Jogos da Mudança
A solução apresentada para o referido projeto coincidiu com
a apresentação de um conjunto de jogos, desenvolvidos
com o intuito de gerar engajamento e participação por
parte dos usuários da empresa no processo de gestão
da mudança, assim como abordar as temáticas sensíveis
levantadas ao longo da imersão e passíveis de representarem
um gargalo na implementação e aceitação do novo ERP da
SAP. Os Jogos da Mudança foram conceituados de forma
a serem parte de um conjunto, mas poderem ser jogados
separadamente, de modo a interferir o minímo possível na
rotina dos funcionários.
Resultados
A partir da criação de 4 jogos que visavam atuar sobre
os principais desafios identificados durante o projeto,
tornou-se possível capacitar, adequar expectativas e
procedimentos, bem como comunicar as iniciativas
referentes à implementação do SAP de maneira assertiva,
criativa e, sobretudo, inclusiva. Dessa forma, facilitou-se a
assimilação do novo sistema por parte dos funcionários,
reduzindo os índices de resistência à mudança nos
processos e amenizando seu impacto na produtividade.
Mais do que isso apenas, os Jogos da Mudança
representaram na prática uma maneira inovadora de
enfrentar os conhecidos efeitos negativos da mudança de
sistemas, passando a ser um modelo de implementação
de ERP referenciado pela SAP.
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