Terceirização de RH e o líder de TI
SUMÁRIO EXECUTIVO
Sua tecnologia de RH está lhe
proporcionando flexibilidade em
TI?
EM ASSOCIAÇÃO COM
SUMÁRIO EXECUTIVO
Terceirização de RH e o líder de TI
A TERCEIRIZAÇÃO
DE RH LIBERA
AS EQUIPES
DE TI
Nove em
cada 10 CIOs
se
preocupam em
reter os
melhores
talentos?
Sistemas internos, em
plataformas múltiplas,
para folha de pagamento
e administração de RH
custam
32%
a mais que a
terceirizaçãomore.
A terceirização de RH reduz
os custos com RH e SIRH. A
terceirização dá às empresas
acesso às últimas tecnologias,
ajudando-as a cumprir as leis
trabalhistas e de privacidade
onde quer que atuem. A entrega
das operações de RH e de
folha de pagamento nas mãos
de especialistas proporciona
acesso às mais recentes
tecnologias e inovações, tais
como soluções móveis e
ferramentas de uso próprio, que
são cada vez mais importantes
na prestação de serviços de
RH.
Em todo o mundo, os diretores da área de informação
(CIO) das empresas se encontram em meio a fogo
cruzado. Além das crescentes pressões orçamentárias,
os CIOs também se deparam com a grande escassez
de talentos de TI. Mundialmente, os dez postos
de trabalho mais difíceis de preencher incluem
aqueles que exigem habilidades de TI, de acordo
com a Pesquisa de Escassez de Talentos de 2013,
realizada pela Manpower, fornecedora internacional
de soluções de trabalho. Mas o preenchimento desses
postos de trabalho não encerra o problema. Nove
em cada dez entrevistados na pesquisa sobre CIO
realizada em 2013 pela Harvey Nash, uma consultoria
de recrutamento profissional global e prestadora
de serviços de TI, disseram estar preocupados em
manter seus melhores talentos.
Essa "guerra por talentos do século 21", como a
Harvey Nash a chama, eclodiu exatamente quando
o crescimento explosivo de grandes volumes de
dados, tecnologias móveis e a luta contra os crimes
cibernéticos estão alimentando a demanda por
habilidades de TI. A escassez dessas habilidades só
tende a piorar à medida que as tecnologias se tornam
mais complexas, adverte Mike Toma, vice-presidente
sênior e CIO da ADP International Employer Services.
“As grandes empresas de tecnologia estão arrebatando
todos os melhores talentos de TI", diz ele. “Portanto,
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A infraestrutura de
nuvem dos prestadores
de serviços oferece:
Flexibilidade de aumentar ou
diminuir de acordo com as
necessidades da empresa
Acesso às mais recentes
ferramentas móveis e de uso
próprio
Sistemas de TI preparados para o
futuro com atualizações contínuas
a pergunta para as empresas de outros setores especialmente as PMEs - é: como eles vão disputar
esses talentos para fazer funcionar seus sistemas
internos?”
Algumas empresas injetam dinheiro no problema,
oferecendo salários cada vez mais elevados para atrair
e reter pessoas com as tão desejadas habilidades de
TI. Mas esta claramente não é uma solução de longo
prazo, diz Toma, responsável pela infraestrutura de
TI, serviços de TI e operações de centrais de dados
da ADP na região da EMEA, América Latina e ÁsiaPacífico, bem como pelo desenvolvimento de produtos
da empresa. Ele argumenta que o melhor seria as
empresas terceirizarem tarefas para as mesmas
empresas que contratam boa parte dos talentos de TI
disponíveis.
COMO ENVOLVER AS EQUIPES DE IT
CIOs experientes reconhecem que a terceirização da
administração de RH libera suas próprias equipes
de TI para que possam assumir trabalhos mais
desafiadores e envolventes. Isso os torna mais
produtivos e mais propensos a permanecer em seus
postos atuais. Como diz Toma: “Ter uma equipe para
simplesmente dar conta da rotina de atualização de
sistemas de software não é muito desafiador.
“Assim, a terceirização desse trabalho significa a
possibilidade de oferecer à sua própria equipe de TI
serviços mais estratégicos, que agregam maior valor,
permitindo que a equipe se concentre em apoiar
a empresa e os elementos mais significativos do
trabalho de cada um”.
MAIOR FLEXIBILIDADE
Além de aumentar o envolvimento dos membros
da equipe de TI, a terceirização de RH e o uso de
infraestruturas baseadas em nuvem, oferecidas
pelos prestadores de serviço, proporcionam outros
benefícios importantes. Em particular, as empresas
passam a ter maior flexibilidade, algo fundamental no
atual ambiente incerto de negócios.
As empresas muitas vezes têm dificuldade em ajustar
o tamanho de suas equipes internas de RH e TI. Mas
os grandes fornecedores de serviços de terceirização
podem ajustar rapidamente as operações, tanto para
mais quanto para menos, e assim poupar a seus
clientes os custos de recrutamento e infraestrutura
envolvidos na resposta à constante mudança das
necessidades da empresa.
CONSISTÊNCIA GARANTIDA
Para as grandes empresas multinacionais, uma das
vantagens da terceirização da folha de pagamento é a
consistência. Essa tem sido a experiência da empresa
internacional de serviços de TI, que terceirizou para a
ADP suas operações de folha de pagamento em todo
o mundo.
Uma pesquisa da ADP realizada
na França constatou que os
entrevistados acreditavam que o
custo por contracheque
era de US$ 20 por mês. Mas o
custo real era de US$ 45 por
mês – um rombo de US$ 540
por ano.
“Nesse esquema, a prestação de serviços continua
localizada, mas a governança e as finanças são
coordenadas em nível mundial", diz VP do Grupo em
Sistemas de Informação e Serviços Compartilhados
de RH. ‘Por sua presença global, a ADP é capaz de
proporcionar isso com bastante eficiência”.
REDUÇÃO DO CUSTO TOTAL
DE PROPRIEDADE
A terceirização também ajuda as empresas a reduzir
o custo total de propriedade (TCO) das operações de
RH - muitas vezes uma enorme quantia. Um estudo
realizado em 2011 pela consultoria PwC revelou que o
TCO dos sistemas internos, em plataformas múltiplas,
para folha de pagamento, administração de mão de
obra, tempo e assiduidade, é 32% superior a uma
solução de terceirização com uma única fonte.
O TCO da folha de pagamento consiste não apenas
nos custos de capital da instalação de novos
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sistemas. Inclui também os custos menos visíveis de
manutenção e atualização de sistemas e pagamento
da equipe de folha de pagamento. Em seguida, vêm
os custos de risco, em que qualquer perturbação
no processamento da folha de pagamento leva a
multas, à utilização de pessoal temporário e outras
despesas. Esses custos "ocultos" são muitas vezes
negligenciados, resultando num descompasso entre
o que as pessoas pensam gastar com a folha de
pagamento e o custo real. Uma pesquisa da ADP
realizada na França constatou que os entrevistados
acreditavam que o custo por contracheque era de US$
20 por mês. Mas o custo real era de US$ 45 por mês –
um rombo de US$ 540 por ano.
COMO PREPARAR OS SISTEMAS PARA
O FUTURO
As empresas que mantêm as operações de folha de
pagamento internamente muitas vezes tentam reduzir
esse custo adiando investimentos. “Geralmente não
há dinheiro suficiente para continuar a atualizar os
softwares. Por isso, as pessoas dizem que não é tão
importante assim. Cinco anos depois, descobrem que
estão defasadas em várias versões e que estão em
apuros", diz Toma.
Os prestadores de serviços de terceirização, por outro
lado, podem preparar os sistemas de TI para o futuro,
oferecendo atualizações contínuas. Uma vez que o alto
custo das atualizações de sistema seja eliminado da
equação, o custo total de propriedade para a empresa
cliente imediatamente reduz.
“Mas não é apenas uma questão de custo", acrescenta
Toma. “Trata-se também de acompanhar as mais
recentes tecnologias e inovações”. Essas inovações
incluem as soluções móveis e as ferramentas de
uso próprio que desempenham um papel cada vez
mais importante na prestação de serviços de RH. Ao
reduzir a carga administrativa, estas ferramentas
permitem que os funcionários se concentrem no que
sabem fazer melhor e contribuam para o sucesso
da organização. Mas, em vez de criar seus próprios
aplicativos móveis, as empresas podem usar
modernos aplicativos fornecidos pelo seu parceiro de
terceirização. Estes reduzem o custo de gestão, ou
de gravação dos dados da folha de pagamento, por
exemplo, e ao mesmo tempo permitem que gerentes
e funcionários acessem as informações sempre que
desejarem e onde estiverem.
É fundamental dar condições para que os funcionários
sejam autossuficientes, fornecendo-lhes as respostas
na ponta dos dedos, em vez de depender dos
outros para obter as respostas. Outra vantagem é a
possibilidade de aumentar a produtividade, uma vez
que os processos que anteriormente exigiam várias
fases passam a ser concluídos em uma ou duas
etapas.
Os resultados de pesquisas realizadas pela ADP e pela
CorporateLeaders sobre o uso da tecnologia móvel
registram o crescente uso de uma maior variedade
de dispositivos para o trabalho e um grau razoável
de liberdade para os funcionários usarem esses
dispositivos. Cerca de 44% dos 703 entrevistados
disseram já fornecer acesso a aplicativos empresariais
nos smartphones ou tablets dos funcionários e/ou
disponibilizar smartphones e tablets para alguns
funcionários. Outros 11% disseram estar avaliando a
possibilidade, e 2% já haviam decidido, mas ainda não
haviam implantado a decisão. Isso significa que mais
da metade das organizações já o havia feito ou está
considerando fazê-lo.
MAIOR SEGURANÇA E
CONFORMIDADE
A crescente preocupação com a privacidade dos dados
significa que as empresas estão procurando maneiras
inovadoras de aumentar a segurança. Novamente, os
prestadores de serviços de terceirização especializados
em RH podem oferecer maior segurança de dados
do que as empresas que mantêm essas atividades
internamente.
Esses fornecedores também têm o alcance e a
experiência global para garantir a conformidade com
as leis de RH e privacidade que variam de país para
Mais de
50%
das
empresas
fornecem acesso a
aplicativos de RH
empresariais por meio de
aplicativos móveis.
SUMÁRIO EXECUTIVO
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país. Toma ressalta que as multinacionais de médio
porte muitas vezes lutam para acompanhar a rápida
evolução das exigências legais. “Nessas empresas,
a equipe de TI não será capaz de entender as
complexidades das leis de privacidade em diferentes
territórios e oferecer segurança", diz ele.
O PASSO CERTO
Toma acredita que empresas de todos os portes podem
se beneficiar da terceirização da folha de pagamento e
de outros processos de RH. Certamente, as pequenas
empresas não têm o conhecimento e os recursos
necessários para prestar serviços de qualidade
por si mesmas. Até mesmo as grandes empresas
muitas vezes não têm o know-how necessário. Mas
a assinatura de um contrato de terceirização não
garante que a empresa se beneficiará do esquema.
Depende muito do nível de terceirização escolhido pela
empresa. Trata-se apenas da infraestrutura de TI? O
parceiro de terceirização fornecerá gerenciamento de
aplicativos? O fornecedor executará processos, tais
como a folha de pagamento, em nome do cliente?
Gerenciará os processos do início ao fim ou até mesmo
assumirá o controle total da folha de pagamento ou
RH? Como mostra o quadro ao lado, quanto maior o
nível de terceirização, maior valor provavelmente se
obtém.
A forma como o cliente lida com a transição da
prestação de serviço internamente para o modo
terceirizado também influencia o resultado final. Uma
pesquisa recente, realizada pelo The Hackett Group,
uma empresa de consultoria empresarial estratégica,
constatou que empresas de classe mundial utilizam a
terceirização de RH de forma mais eficaz que outras
empresas. Por exemplo, elas retêm um número bem
menor de funcionários internamente para trabalharem
em atividades administrativas terceirizadas.
Vice Presidente do CSC da empresa de serviços de
TI internacional Vice Presidente do CSC da empresa
de serviços de TI internacional,, concorda que um
projeto cuidadoso da função de RH é fundamental
para o sucesso de qualquer negócio de terceirização.
‘A gestão de mudanças precisa ser implantada no
lado do cliente para garantir o nível adequado de
recursos para gerenciar o fornecedor", diz ele. ‘Os
processos do tipo ‘end to end' precisam ser enxutos,
sem duplicidade de trabalho, e os números precisam
valer a pena para ambos os lados para transformar o
negócio em uma parceria’.
MUITO ALÉM DA TECNOLOGIA
A transformação dos sistemas de informação de RH
é um elemento fundamental na maioria dos projetos
de terceirização de RH. Mas os projetos mais bemsucedidos levam em conta pessoas, processos e
mudanças organizacionais, bem como a tecnologia.
Quando isso acontece, a terceirização pode ajudar os
CIOs a resolver muitos dos desafios enfrentados por
eles, agora e no futuro.
NÍVEIS DE TERCEIRIZAÇÃO DE RH
• Infraestrutura – O prestador de serviços
abriga a infraestrutura de TI - instalação,
execução e manutenção dos aplicativos.
O faturamento é baseado no consumo
de recursos computacionais – CPU,
memória, armazenamento ou uso de
rede.
PRINCIPAL VANTAGEM – Os clientes
pagam apenas pelo que usam e ganham
acesso à mais recente infraestrutura.
• Aplicativo – O prestador de serviços
abriga a infraestrutura e os aplicativos.
O faturamento é baseado em recursos
envolvidos ou no uso de aplicativos.
PRINCIPAL VANTAGEM – Dá aos clientes
acesso às tecnologias e aplicativos mais
recentes.
• Processo – O cliente terceiriza a gestão
e a execução de um único processo
empresarial. No caso da folha de
pagamento, o faturamento é baseado no
número de contracheques gerados.
PRINCIPAL VANTAGEM – Oferece um
serviço consistente aos clientes, que se
beneficiam da experiência do prestador.
• Função – O prestador assume a
responsabilidade por toda a função.
O faturamento é baseado numa avaliação
de auditoria ou no número de funcionários
gerenciados.
PRINCIPAL VANTAGEM – Libera os
clientes para se concentrarem em suas
atividades principais
Sobre
Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), com
aproximadamente $10 bilhões em Receita e cerca de
600.000 clientes, é um dos maiores fornecedores de
soluções empresariais de terceirização. Contando com
mais de 60 anos de experiência, a ADP oferece uma
vasta gama de soluções de RH, Folha de Pagamento,
administração fiscal e benefícios. As soluções de fácil
utilização da ADP para empregadores disponibilizam
um valor superior para empresas de todos os
segmentos e tamanhos.
A CorporateLeaders é uma rede independente
que inspira negócios e liderança, oferecendo um
fórum confiável para os executivos trocarem ideias,
compartilharem lições aprendidas e enfrentarem
um ambiente em constante mudança. Focamos na
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transformação do negócio com foco nas necessidades
executivas e experiência de sua empresa.
www.adp.com.br/www.adp.com
www.corporate-leaders.com
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• Terceirização de RH e o líder financeiro
• Terceirização de RH e o líder de RH
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