Relatórios de viagem da
Secretaria-Geral da
OEA em 2008
Secretaria de Administração e Finanças
Escritório de Serviços de Compras
1
Sumário

Por que viagens na OEA?

Mandato de viagem da Assembléia Geral

Cumprimento das diretrizes de política de
viagens

Memorando Administrativo 79 Rev.3

Serviços e realizações em 2008

Estatísticas de viagens de 2008

Na expectativa de 2009

Conclusão
2
Por que viagens na OEA?
- As viagens são parte integrante dos
negócios.

Para alcançar os objetivos da OEA e executar mandatos.

Para reunir pessoas, na sede e em toda a Região, a fim de
prevenir conflitos, fortalecer a cooperação e promover valores e
interesses comuns.

Incentivar a presença em cúpulas, reuniões ministeriais e
encontros de articulação de alto nível e regionais.

Formular e implementar atividades de cooperação para o
desenvolvimento voltadas para o campo.

Oferecer observação eleitoral e serviços como missões de
avaliação e de manutenção da paz.
3
Mandato de viagem da Assembléia
Geral
A AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08), Seção II, parágrafos A.1 (c) e A. 12, encarrega a
Secretaria-Geral de:

Relatórios de gestão
“…apresentar os seguintes relatórios com freqüência anual: um relatório
detalhado sobre os recursos alocados em cumprimento dos mandatos dos
Estados membros da Organização, listagens em ordem de data de entrada em
vigor, objeto de despesa (por exemplo, viagens, contratos) e área
responsável da Secretaria…”.

Viagens
“…reforçar …cumprimento da regra vigente estabelecida pelo Conselho
Permanente, segundo a qual todas as passagens financiadas pelo Fundo
Ordinário, Fundo Especial Multilateral do FEMCIDI, fundos específicos e
fundos fiduciários, administrados pela Secretaria-Geral, sejam compradas em
classe econômica, salvo os casos do Secretário-Geral, Secretário-Geral
Adjunto e Presidente do Conselho Permanente, bem como de informar
trimestralmente o Conselho Permanente sobre os casos em que essa regra
não for cumprida”.
4
Memorando Administrativo Nº 79 Rev. 3
A política de viagens da OEA, revisada em 3 de março de 2006, proporciona
às autoridades da área procedimentos administrativos e financeiros e
instruções sobre prestação de informações referentes a todas as viagens
oficiais.

As viagens oficiais são realizadas em representação da
SG/OEA e são administradas pela respectiva dependência
(ou seja, a área requisitante).

Os secretários e secretários executivos, os diretores de
departamentos e escritórios e os chefes de seção
(supervisores) devem assegurar que a autorização
orçamentária pertinente esteja disponível para o
financiamento de todos os tipos de viagem oficial.

Todas as viagens devem ser autorizadas antecipadamente
e por escrito. As viagens não programadas requerem
aprovação do Chefe de Gabinete do Secretário-Geral.
5
Memorando Administrativo Nº 79 Rev. 3
(continuação)

As pessoas que viajem em representação da SG/OEA têm
direito à diária padrão e a despesas de terminal. As
exceções aplicam-se somente em casos raros, com
aprovação antecipada.

Todos os membros do pessoal devem preencher uma
Solicitação de Despesas de Viagem (TEC), exceção feita
às viagens para a Assembléia Geral e às realizadas para
finalidades específicas, conforme as normas da OEA.

Todos os funcionários em viagem oficial (com exceção do
SG, SGA, secretários e secretários executivos) devem
apresentar relatório ao supervisor que tenha autorizado a
viagem nos 15 dias seguintes ao retorno.
6
Outras diretrizes de política de
viagens

Todas as passagens financiadas com recursos da OEA devem ser
“compradas em classe econômica, salvo no caso do Secretário-Geral,
Secretário-Geral Adjunto e Presidente do Conselho Permanente”… “A não
ser em casos excepcionais e específicos determinados pelo SecretárioGeral”. (Norma do Regulamento do Pessoal 108.9(a), AG/RES. 2257
(XXXVI-O/06), parágrafo III.A.12.b, e AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Seção
III Disposições gerais, parágrafo A.11).

O Secretário-Geral abre ocasionalmente exceções para personalidades
ilustres, inclusive altos funcionários e Ex-Presidentes e Ministros das
Relações Exteriores que chefiem missões eleitorais e especiais. Esses
funcionários muitas vezes não são remunerados e proporcionam
considerável economia à Organização. Em muitos casos, o custo da
classe executiva não é significativamente diferente do aplicado à tarifa da
classe econômica.
7
Serviços e realizações em
2008
- Execução do mandato
Numa “cultura de austeridade, eficiência,
eficácia, transparência e prudência no uso,
execução e gestão dos recursos da
Organização”.
8
Retrospectiva das viagens
de 2008

Aumentou a satisfação do cliente com os serviços externos de viagem.

Houve um entendimento melhor por parte da Omega World Travel (OWT
– prestadora oficial de serviços de viagem à SG/OEA) - quanto ao
funcionamento da OEA e a empresa se preparou mais adequadamente
para atender às necessidades de viagens da Organização.

A consciência e o melhor planejamento do cliente reduziram o número de
reclamações.

Os resultados aumentaram a confiança nos serviços externos.

Foram compradas 4.613 passagens em 2008 por meio da OWT, em
comparação com 3.525 em 2007, um aumento de 31%.

O aumento representou participação maior da OEA em projetos e missões
bem como maior uso dos serviços da OWT.
9
Retrospectiva das viagens de
2008 (continuação)

O contrato assinado com a empresa aérea COPA gerou mais
economia de tarifas. A COPA passou a ser a segunda empresa
aérea na OEA em 2008 (a American Airlines continua a ser a
primeira).

Novo marco: 68% das viagens da OEA pela OWT foram marcadas
antecipadamente, o que possibilitou maiores descontos.

O tempo de aprovação das ordens de compra permaneceu abaixo
de um dia útil para os serviços relacionados com viagens.

Os pontos ganhos no programa Business ExtrAA, em decorrência
do contrato com a American Airlines, foram usados no ano
passado para financiar os benefícios de viagens de férias no país
de origem para os funcionários que atenderam às Normas do
Pessoal.

Outros dados de viagem da OWT.
10
Milhas e Pontos
Milhas:
Os pontos de milhagem são concedidos ao passageiro com base no
sistema de freqüência de uso ou pontos de milhagem da empresa
aérea e são considerados milhas pessoais acumuladas. A SG/OEA não
proíbe o uso dos pontos de milhagem acumulados em viagens oficiais
da OEA. De acordo com a política da empresa aérea, todos os pontos
atribuídos por freqüência de vôo são creditados exclusivamente na
conta do passageiro.
Pontos:
A SG/OEA dispõe de um programa especial de pontos, o “Business
ExtrAA Account”, com a American Airlines. Esse programa atribui à
SG/OEA um ponto por US$10 gastos em passagens que atendam às
normas fixadas. Esses pontos vêm sendo acumulados desde 2007,
são administrados pelo Balcão de Viagens da SAF/OSC/SC e só
podem ser resgatados para viagens oficiais autorizadas.
Ganhos em 2007:
134.974
Ganhos em 2008:
208.708
Resgatados em 2008: 194.000
Objetivo do resgate: viagens de férias do pessoal ao país de origem,
que do contrário seriam debitadas ao Fundo Ordinário.
11
ESTATÍSTICAS DE
VIAGEM
Janeiro – Dezembro
2007 e 2008
12
Estatísticas de viagem
Os principais dados de viagem são apresentados
nos quadros abaixo.

Dados comparativos de viagem em todas as categorias.

Compra de passagens por área.

Compra de passagens por local.

Passagens compradas na sede por meio da OWT.

Passagens compradas por antecipação para viagens programadas.

Impacto do dólar das passagens compradas antecipadamente às
viagens oficiais.

Cumprimento da política de viagem em classe econômica.
13
Dados comparativos de
viagem
Todas as categorias – por ano
Montante em milhões
Descrição
2007
2008
Por Fundo
Fundo Ordinário
Alocação total no orçamento
da SG/OEA:
$168,0
$185,0
2007
Fundos específicos &
voluntários
2008
2007
2008
Passagem
6,0
7,2
1,0
1,2
5,0
6,0
Diária
4,7
5,3
0,7
0,9
4,0
4,4
Despesas de terminal
0,6
0,6
0,1
0,1
0,5
0,5
Viagens de bolsas de estudo
0,6
0,7
0,5
0,6
0,1
0,1
Outras despesas de viagem
0,8
1,0
0,1
0,2
0,7
0,8
$12,7
$14,8
$2,4
$3,0
$10,3
$11,8
Total das viagens
% das viagens em relação
ao orçamento total *
7,6%
8,0%**
1,4%
1,6%
6,2%
6,3%
% do orçamento total
3,6%
3,8%
0,6%
0,6%
3,0%
3,2%
* O orçamento de 2007, de US$168 milhões, e o de 2008, de US$185 milhões, incluem o Fundo Ordinário, os fundos específicos, voluntários e
fiduciários e outros fundos. O orçamento de 2008 foi 10% maior que o de 2007.
O aumento de 0,4% representa maior participação da OEA em projetos e missões e custos industriais mais altos, como combustível
14 e
taxas agregadas.
**
Dados de viagem
Passagens por área
Total (em milhões)
Período
2007
2008
Escritório do Secretário-Geral
0,4
0,5
Escritório do Secretário-Geral Adjunto
0,5
0,5
Entidades autônomas ou descentralizadas
0,3
0,3
Assuntos Jurídicos Internacionais
0,1
0,1
Secretaria de Segurança Multidimensional
1,2
1,7
Secretaria de Assuntos Políticos
1,5
1,7
Secretaria Executiva de Desenvolvimento
Integral
1,8
2,2
Secretaria de Administração e Finanças
0,2
0,2
Total
6,0
7,2
15
Dados de viagem
Passagens por local
Descrição – Montante em
US$
2007
2008
Viagens originadas na sede
3,0M
4,0M
Viagens originadas fora da sede*
3,0M
3,2M
6,0M
7,2M
Montante total
* As
viagens fora da sede incluem todas as viagens compradas por
agências localizadas nos Estados membros.
16
Resumo das viagens
Passagens compradas na sede
por meio da Omega World Travel
Passageiros
Passagens
2007
1,676
3,525
2008
2,070
4,613
Montante
pago
(arredondado)
$3,0
milhões
$4,0 milhões
Média por
passagem
$820
$904
17
Passagens compradas por
antecipação para viagens
programadas
NÚMEROS DE DIAS ANTERIORES
À COMPRAS POR MONTANTE EM DÓLAR
Nº DIAS
ANTECIPAÇ
ÃO
MONTANTES
PASSAGENS
MARCADAS
Nº
PASSAGEN
S
% TOTAL
($)
0a2
$696.100
554
17%
13%
3a6
$840.000
776
21%
19%
7 a 13
$912.600
946
23%
23%
14 a 20
$576,100
687
14%
16%
$1.017.600
1186
25%
29%
+ 21
% TOTAL
(PASSAGEN
S)
25,17% (21+ Dias)
17,22% (0-2 Dias)
20,78% (3-6 Dias)
Totais:
$4.042.400
4149*
100%
100%
14,25% (14-20 Dias)
22,58% (7-13 Dias)
* O número total de passagens não inclui qualquer passagem nova ou adicional emitida pela Omega World Travel
em
conseqüência de trocas ou reembolsos decorrentes de mudança de itinerário.
18
Cumprimento da política de viagem
em classe econômica
Gráfico de viagens não compatível Não compatível FO e FE
Gráfico de viagens compatível Não compatíval FO e FE
Compatível, $401M,
99,2%
Não compatível FO,
$15.000, 48%
Não compatível FE,
$16.200, 52%
Não compatível FE,
$0.016M, 0.004%
Não compatível FO,
$0.015M, 0.004%
Passagens da sede: $4.042.000
Não compatível com o Fundo Ordinário = $15.034 e Fundo Específico = $16.248
A viagem “não compatível” implica:
• Seis pessoas não funcionárias da OEA – em todos os casos, um ou dois segmentos da viagem total em
classe executiva e os demais segmentos em classe econômica.
• Quatorze funcionários da OEA – compreendendo 67 segmentos de viagem, 22 dos quais em outra
classe que não a econômica.
Desse modo, o cumprimento da política é quase universal.
19
Expectativas para 2009

Aplicar as novas diretrizes administrativas da SAF sobre o
uso mais eficaz dos escassos recursos disponíveis –
Viagens:
http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial%
20Operational%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf

Implementar a ferramenta de reserva on-line, CliqBook,
simultaneamente à ferramenta de relatórios de despesas,
Concur.

Colocar os Estados membros on-line por meio dos
associados do Omega Radius.

Melhorar a capacidade de informar com maior precisão
sobre as transações e estatísticas de viagem dos Escritórios
da SG/OEA nos Estados membros.
20
Em conclusão…
Como era esperado, as atuais condições financeiras globais
exercem impacto nos custos e condições das viagens em todos
os segmentos da economia mundial.

As viagens continuam a ser um meio essencial mediante o qual
as atividades da OEA são conduzidas em todo o Hemisfério, na
medida em que a SG/OEA procura comunicar e implementar os
mandatos dispostos pelos Estados membros.

Com o uso mais intenso de mecanismos mais modernos de
teleconferência na sede, prevê-se que os custos de viagem
permaneçam sob controle mesmo com o aumento dos preços.

....
21