Racionalização dos Processos Logísticos
no Hospital de Santa Maria, EPE
Jornadas dos Administrativos da Saúde
Centro Hospitalar do Porto, EPE
Helena Gaspar
19 de Abril de 2008
Hospital de Santo António, Porto
1. Enquadramento: Logística e sector da Saúde
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
3. Papel dos Administrativos na Logística
1. Logística e Sector da Saúde
Logística e Saúde
Á medida que os custos com a prestação de cuidados de saúde crescem, e que a situação financeira dos prestadores
de cuidados de saúde se deteriora, há um consenso crescente da necessidade com um novo conjunto de competências
especificas que permitam reposicionar as organizações de forma a prepará-las para um ambiente de mercado
competitivo.
Com os custos de materiais e serviços a contarem para o segundo maior grupo de custos num hospital, é reconhecido
que a gestão da cadeia de abastecimento é uma das principais áreas de melhoria, onde conseguimos impactos
importantes na performance da organização.
37%
40%
31%
30%
24%
20%
10%
8%
0%
Amortizações
Materiais e
Serviços
Adquiridos
Trabalho Indirecto
Trabalho Directo
Adaptado de Scheneller and Smeltzer, 2006
1. Logística e Sector da Saúde
Factores críticos
• Grandes pressões para redução de gastos com a prestação de cuidados de saúde;
• Forte intervenção e regulamentação do estado (detêm um papel preponderante na prestação);
• Proliferação de produtos similares (mas não absolutamente idênticos), o que aumenta a complexidade da cadeia
logística;
• No caso Português a elevada dívida do SNS aos fornecedores é factor condicionante da entrada de novos agentes
pelo lado da oferta;
• Cadeias logísticas muito fraccionadas (quer ao nível nacional, quer ao nível internacional), dificultado assim o surgir
de lógicas de conjunto;
• Introdução constate de novos artigos/medicamentos como forma de manter margens elevadas por parte dos
fornecedores;
1. Logística e Sector da Saúde
Uma aproximação á cadeia logística tipo
Produtores
Distribuidores
Redes de
farmácias
Farmácias
independentes
Armazenistas
Hospitais
Cuidados primários
(centros de saúde,
etc.)
Serviços
(internos)
SNS
Profissionais de Saúde
Utentes
Adaptado de Alcíbiades Guedes, EGP
1. Logística e Sector da Saúde
% de dedicação á tarefa
O Papel futuro das funções Logística e Compras
100%
90%
80%
70%
60%
50%
20%
10%
20%
10%
0%
Administrativo
50%
Gestão de parcerias
com fornecedores
20%
Comercial
10%
Desenvolvimento SC
10%
15%
Estratégico
3 anos
10 anos
30%
40%
30%
5%
30%
Adaptado de Scheneller and Smeltzer, 2006
2. Impacto da optimização logística no HSM
Hospital de Santa Maria
•
Estabelecimento universitário de referência do Serviço Nacional de Saúde português;
•
Desempenha funções integradas de prestação de cuidados de saúde, de formação pré, pós-graduada e continuada
e constitui-se como unidade essencial dentro do sistema de saúde português;
•
Centro de inovação e investigação;
•
A par do apoio que presta às populações da sua zona de influência directa, o HSM garante referenciação
diferenciada em múltiplas áreas clínicas, no âmbito regional e nacional e dos países de expressão portuguesa;
•
Tem objectivos integrados de uma unidade de saúde do sistema público, com vista à garantia da equidade e
universalidade do acesso, da assistência eficaz e eficiente e da promoção da qualidade e da excelência, com
satisfação dos doentes e dos profissionais;
•
Entidade Pública Empresarial desde 01 de Janeiro de 2006
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Hospital de Santa Maria
Total de Consumos de Armazém : 20.000.000€
Repartição por Categorias
Milhões de Euros
4%
3% 2%
0%
24
23
23
22
22
21
21
20
2004
2005
2006
E 2007
91%
MCC
SIE
Hoteleiro
Alimentares
Administrativo
2. Impacto da optimização logística no HSM
Análise Sumária do Anterior Modelo de Logística no HSM
•
8 Locais distintos de armazenagem, com Layout
deficiente;
•
Reactividade na Gestão de Stocks;
•
Circuitos da informação em suporte papel;
•
Existências em Armazém e serviços muito elevadas
(+3 meses de consumo);
•
RH pouco qualificados;
•
Inexistência de Estruturas Físicas e Métodos
Adequadas para o Armazenamento nos Serviços
Utilizadores;
•
Ausência de Indicadores de Performance.
2. Impacto da optimização logística no HSM
Circulo Vicioso
procura
...
Rupturas
tempo
Distorção da
Procura
Resultado:
amplificação e
variabilidade da
procura, com atraso,
e ricochete dos
pendentes
Aumento do
stock de
segurança
Encomendas
acima do
necessário
Entregas
Incorrectas
Adaptado de Alcíbiades Guedes, EGP
2. Impacto da optimização logística no HSM
Pressupostos do Projecto de Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novo armazém
Central
Redução de
Existências
Alargamento de
Horário
Centralização de todas as localizações de armazenagem do HSM em um único Novo
Armazém Central
Diminuição do Stock médio no Armazém Central para cerca de 1,5 meses de existências
Alarga o horário de distribuição de artigos de armazém até ás 21h
Introdução de um SI que permite o controlo de todo o circuito do artigo (desde entrada
Sistema Informático
de Gestão Logística
em armazém até ao consumo) através de Código de Barras individualizado
Implementação nos Serviços do HSM de um sistema de Armazéns Avançados com Registo
de Consumos
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Resultados
Novo Armazém
Centralizado
Novo circuito
de distribuição
• Redução das existências ao
longo da cadeia;
Introdução de
Hardware e
Software
• Diminuição dos
desperdícios;
• Redução dos custos com
pessoal;
• Aumento do tempo
disponivel do pessoal de
enfermagem;
Novo método
de reposição
(KanBan)
• Aumento da disponibilidade
dos artigos e satisfação do
cliente interno.
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novo Armazém Centralizado
Layout Optimizado
Armazenagem Eficiente
Zona de Picking
Área de Paletizado
Zona de Recepção de Mercadorias
Zona de Expedição
Zona de Devoluções
Arrumação dos artigos por ABC
Apoio Administrativo
Gestores de Stocks para cada
Categoria de Artigos
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novo circuito de distribuição
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Introdução de Software
Leitura de Códigos
de Barras
Solução Informática
Gestão de Stocks
nos Armazéns
Periféricos
ajustada ás
necessidades do HSM
• Entradas e Saídas do Armazém Central
• Registo de Consumos nos Armazéns Periféricos de
cada Serviço
• Estabelecer e controlar níveis máximos e mínimos de
existências
• Gerar Pedido de Abastecimento
• Informação de Gestão ao Responsável pelo Centro
de Custos
• Informação em tempo real de existências
Gestão do
Armazém Central
• Apoio na decisão de emissão de Pedidos de Compra
ao SGC
• Gestão e programação de entregas em armazém
Gestão do Mestre
Artigos
• Informação á Gestão sobre consumos, existências e
fornecedores preferenciais em cada artigo
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Introdução de Software
Nível
Define a Quantidade máxima
que o utilizador pode requisitar
de determinado artigo
A Aplicação Informática
bloqueia qualquer pedido cuja
quantidade seja superior ao
Nível estabelecido
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
PDTs para Registo de Consumos
•
O Registo dos consumos é feito através de PDTs instalados em cada Centro de Custos
•
Foram adquiridos 145 PDT, sendo 10 para o Armazém Central e 135 para os Armazéns
Periféricos
Novos carros de distribuição
•
Grande Optimização do espaço disponível
•
Elevada Resistência a condições de utilização adversas
•
Peso reduzido para facilitar o transporte dos artigos
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novos Armários Modelares nos Serviços
Elevado Grau de Flexibilidade
• Conteúdo Modelar Ajustável a qualquer artigo
• Maximização da utilização do espaço disponível
Segurança
• Elevada protecção dos artigos por forma a evitar a sua
deterioração
• Sistema de encerramento por chave única que permite o
controlo da utilização
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novo Método de Reposição
1. Definição de Níveis
• Previamente são
definidos níveis por
artigo para cada
Armazém Periférico
• Os níveis são
estabelecidos tendo
por base o padrão de
consumo do Centro
de Custos que vai
servir
2. Registo de
Consumos
• Sempre que são
retirados artigos do
Armazém Periférico,
há que registar o
consumo dos mesmos
• Este Consumo é
registado no SI via
PDT
• Em alguns casos é
registado ao doente
3. Pedidos Automáticos
• Os pedidos de
abastecimento são
gerados de forma
automática pelo SI
• As quantidades a
abastecer são
definidas como sendo
a diferença entre a
quantidade existente
e o Nível estabelecido
4. Reposição de
Stocks
• A reposição de stocks
nos Armazéns
Periféricos é feita
periodicamente
segundo uma escala
preestabelecida
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Resultados
Eliminação do
Desperdicio
Redução de
Existências
Baixa de
Consumos
Aumento da
Satisfação
• Simplificação de Tarefas
• Eliminação de Tarefas sem Valor
Acrescentado
• Diminuição dos níveis de stocks
nos Armazéns Periféricos
• Redução das Existências no
Armazém Central
• Resultado do melhor controlo de
existências e abastecimentos
• Melhorias nos Níveis de Serviço
(taxa de enchimento) e redução do
número de Rupturas
Diminuição de
Erros
Redução de
Custos com
Pessoal
Informação de
Gestão
Registo de
Consumos ao
Doente
• Redução de erros na introdução de
dados
• Diminuição de erros de
fornecimento
• Reestruturação do Serviço
• Pela redução do tempo de
enfermagem dedicado ao
abastecimento
• Introdução de Indicadores com
Monitorização diária para Apoio á
Decisão
• Registo de Consumos ao Doente
• Cruzamento com a informação de
produção
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Resultados
Nível de Serviço
% de Rupturas
100%
10%
8%
95%
Melhoria
da
Qualidade
do Sistema
90%
6%
4%
2%
85%
31 Jul
06
Janeiro 2008
26
Abr
08
0%
31 Jul
06
26 Abr
08
21
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Milhões de Euros
Custos Directos
Número de Efectivos
9
120
-32%
8
100
7
-70%
6
80
5
60
4
3
40
2
20
1
0
0
2005
2006
2007
2005
2006
2007
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Milhões de Euros
Total de Consumos de Armazém
24
23
23
22
22
21
21
20
2004
2005
2006
2007
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Ganhos de Eficiência
Recursos Humanos
-
- 43%
• Redução do n.º de efectivos
• Redução do custo médio
Antes
Depois
Armazém Central
Redução Total
-
- 55%
Antes
• Redução das existências no
armazém central de 3 meses
para 1 mês
Depois
Serviços Utilizadores
4,4 M€
-
- 89%
Antes
• Redução das existências nos
serviços utilizadores para
cerca de 2 semanas
Depois
Consumo
- 10%
Antes
Janeiro 2008
• Racionalização do consumo
devido ao aumento da
fiabilidade do sistema
Depois
24
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Reconhecimento Público
Janeiro 2008
25
3. Papel dos Administrativos na Logística
14 elementos divididos pelas seguintes áreas
Funções
Gestão dos
stocks
• Análise dos níveis por cada artigo
• Proposta de emissão de pedidos de
compra
Introdução de
dados no
sistema
• Recepção dos artigos
• Registo na aplicação das entradas
e saídas de materiais utilizando o
PDT e /ou o sistema informático
• Arquivo das guias de remessa, com
as folhas de gasto do doente, guias
de transporte, guias de
consignação, requisições, facturas
e notas de encomenda
Recepção do
material
• Conferência das guias com a NE
Picking dos
artigos
• Utilização do PDT para aviar as
requisições e arrumação dos
artigos nos carros de transporte
Informação de
Gestão
• Retirar os elementos do sistema e
elaboração de mapas com a
informação de gestão necessário.
• Verificação das guias de remessa
com as folhas de gasto do doente,
guias de transporte, guias de
consignação com as notas de
encomenda e as facturas
Contacto entre
os serviços e
fornecedores
• Contacto com os fornecedores e os
serviços no sentido de encontrar as
soluções para os problemas
Controle das
guias de
remessa
Arquivo
• Emissão e colagem de etiquetas
Obrigado