Manual Supply Centre
ASN - Criação do Aviso de Embarque
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ÍNDICE DO MANUAL
1- O Que é um Aviso de Embarque...................................................... 3
2- Como Criar um Aviso de Embarque ................................................. 4
2.1 - Preenchendo as Informações Gerais ....................................... 8
2.2 - Preenchendo o Item de Linha do ASN ..................................... 10
2.3 - Preenchendo o Relatório do ASN ............................................ 11
3 - Sobre os Termos de Entrega .......................................................... 12
4 - Finalizando a Solicitação .............................................................. 13
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1 - O que é um Aviso de Embarque?
Aviso de Embarque é a solicitação de coleta de material após o aceite da ordem de compra. O
aviso de embarque só é válido para ordens de compra de material e somente os fornecedores
Vale podem solicitar a coleta através do Supply Centre.
Vamos verificar nesse manual como criar um aviso de embarque através do Supply Centre.
É importante lembrar que para que um aviso de embarque seja criado a ordem de
compra precisa estar respondida e aceita.
O aviso de embarque só é válido para coletas FOB da Della Volpe (transportadora Vale)
Caso contrário o fornecedor deve providenciar a entrega por conta própria.
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2 – Como criar um Aviso de Embarque
Para iniciarmos a criação do Aviso de Embarque precisamos localizar a ordem de compra
correspondente. Para isso vamos utilizar a busca através do menu “procurar” clicando em
“Documento” já que, após respondida, a ordem de compra não aparecerá mais na área de
trabalho
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Preencha os campos necessários para executar a pesquisa e clique em “procurar”...
...em seguida marque a linha da ordem de compra e clique no botão “Aviso de embarque”
Caso não possua o número da PO, faça a pesquisa por um período, colocando uma data inicial e
final. A ferramenta retornará todas as POs compreendidas no período escolhido
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Observe que a ordem de compra pode ter localidades de entrega diferentes para os itens do pedido,
conforme o exemplo abaixo. Desta forma, dois avisos de embarque diferentes deverão ser criados,
um para cada localidade. Para iniciar o preenchimento marque os itens necessários e clique em
“Confirmar itens marcados”
Quando mais de um aviso de embarque for necessário para uma mesma ordem
de compra, deverá ser respeitado um intervalo de 24 horas na criação entre um e
outro. Caso contrário o ASN dará entrada na transportadora como duplicado e a
coleta não será efetuada
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Nesta tela ocorrerá o preenchimento das especificações do seu aviso de embarque. Todos os
campos com asteriscos vermelhos são obrigatórios e um pop up será exibido caso algum campo
não tenha sido preenchido
Vamos verificar como cada campo deve ser preenchido...
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2.1 - Preenchendo as informações Gerais do ASN
 Data de
Emissão – Esse campo deve ser preenchido com a data de criação do ASN.
 Propósito - Sempre escolha a opção “Original” para este campo.
 Tipo de Aviso de Embarque - Esta opção sempre estará marcada como planejada.
 Data Estimada da Coleta - Data que o material estará disponível para a coleta. Vale
lembrar que essa data deverá ser, no mínimo, 24 horas após a criação do ASN.
 Valor do Transporte - O valor do transporte será o valor total da nota fiscal que seguirá
com o pedido
 ASN Final - Caso seja o único aviso de embarque para o pedido, selecione “Y”. Caso seja
necessário outro(s) aviso(s) de embarque para o mesmo pedido, escolha a opção “N”
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Data Estimada da Entrega - Data de entrega na Vale de acordo com a data de entrega do
pedido. Caso haja mais de uma data de entrega, a primeira data deverá ser preenchida
 Tipo de Carroceria - Escolha o tipo de carroceria mais apropriada para o seu produto.
 Tipo de Transporte - Escolha o tipo de veículo mais adequado a sua mercadoria. A dimensão
da carga não pode ultrapassar a capacidade do transporte escolhido.
 Tipo de Carga - Selecione “carga fracionada” caso o material ocupe até 80% a capacidade do
transporte, caso contrário selecione “lotação”
Carga Especial - Caso a carga transportada exija algum cuidado ou atenção especial, uma das
opções deve ser marcada.
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2.2 - Preenchendo o Item de Linha do ASN
No “item de linha do Aviso de Embarque” devem ser preenchidos:
 O tipo de embalagem utilizada
 Quantidade enviada
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2.3 - Preenchendo o Relatório do ASN
Quantidade Total de Volumes - Indique a quantidade de volumes (caixas, latas, big bags...)
 Comprimento Total – informe o comprimento em centímetros (cm)
 Largura Total – Informe a largura em centímetros (cm)
 Altura Total – Informe a altura em centímetros (cm)
 Volume Total – Informe o volume em metros cúbicos (m³).
 Peso Bruto Total – Informe o peso em quilogramas (Kg)
Para calcular o volume da mercadoria multiplique (Altura x Largura x Comprimento) e divida por
1000 conforme a fórmula: A x L x C
1.000
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3 - Sobre os Termos de Entrega
 Verifique se os códigos de termos de entrega estão preenchidos corretamente: FCA
(fornecedor entrega o material na transportadora) ou EXW (Transportadora realiza a coleta
no fornecedor). Caso o fornecedor informe que entregará o material na
transportadora(FCA), mas o termo de entrega está preenchido como EXW, o fornecedor
deverá informar no campo “instruções de embarque”.
 Marque o ID do transportador como “Della Volpe”
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4 - Finalizando a Solicitação
Após o preenchimento correto de todos os campos, clique em submeter para enviar o seu aviso de
embarque. Lembre-se que o ASN pode ser salvo e submetido posteriormente...
...após submeter o seu aviso de embarque o pop up abaixo será exibido
Existe a opção de imprimir o seu aviso de embarque, selecione uma das opções
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Fique atento a resposta do seu aviso de embarque (ASNR), caso esta aponte erros, emita um
novo aviso de embarque com as correções. Se a resposta do seu aviso de embarque não for
enviada em 30 minutos entre em contato com o nosso suporte
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4 - Observações Importantes
 Um aviso de embarque pode conter várias NFs e vários pedidos, desde que todos tenham
o mesmo local de entrega.
 A Vale poderá rejeitar a nota fiscal caso o total de itens faturados ultrapasse a quantidade
total solicitada na ordem de compra.
 Itens de serviço não geram aviso de embarque. A criação do ASN deve ser utilizada
somente para itens de material.
 Apesar do campo “notes” ser um campo de texto livre, os símbolos de maior (>) e menor
(<) não devem ser utilizados, pois os mesmos invalidam o documento, que não chegará até a
transportadora.
 Caso a nota fiscal contemple mais de um pedido, a busca deve ocorrer por um intervalo de
data. Após localizar os pedidos a serem faturados, criar um único aviso de embarque
 Ao criar um ASN a partir de uma Alteração de Ordem (CO) com algum cancelamento de
item (item zerado), o mesmo deve ser excluído para que o ASN não seja rejeitado
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Dúvidas?
Entre em contato com o nosso suporte
através do telefone 0800 764 1434 ou envie
um email para [email protected]
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