Código: POP-OPR-002
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
MANUTENÇÃO DE ACERVOS NAS
INSTALAÇÕES DOS CLIENTES
Revisão: 06
Data: 26.06.2014
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1. OBJETIVO
Estabelecer as diretrizes básicas pertinentes ao tratamento e manutenção de acervos arquivísticos ou
bibliográficos, sejam administrativos, técnicos ou especializados nas instalações dos clientes.
2. APLICAÇÃO
Este procedimento aplica-se aos processos da gestão de arquivos ou bibliotecas de terceiros, gerenciados
pela equipe técnica e operacional da empresa.
3. DEFINIÇÕES
•
Acondicionamento: Consiste na guarda dos documentos em suportes apropriados à sua preservação
e recuperação.
•
Arquivamento: Arquivar é o processo de guardar a informação em seu endereço adequado
(previamente estabelecido).
•
Avaliação/Seleção: Consiste em analisar a documentação de arquivos, visando estabelecer a sua
destinação, de acordo com os seus valores histórico, probatório e informativo.
•
Cadastramento: consiste em registrar os documentos em sistemas que permitam o controle e a
disponibilização do acervo.
•
Descarte: Eliminação física de documentos desprovidos de valor administrativo ou histórico, por meio
da fragmentação.
•
Empréstimo: Processo de disponibilizar documentos cujo uso é de interesse específico e de
necessidade comprovável para um determinado usuário ou gerência, ficando sob a sua guarda por um
período indeterminado.
•
Indexação: Processo que compreende a análise do conteúdo e a definição dos termos que traduzem
os assuntos do documento de modo a permitir sua rápida recuperação.
•
Método de arquivamento: O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos
a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Descreve a ordem e a forma em que os documentos
deverão ser ordenados. Ex.: ordem alfabética, numérica, cronológica, por matrícula, por grupo etc.
•
Suportes de arquivamento: Material de consumo adequado para comportar os documentos
específicos, analisando as condições físicas que apresentam e a facilidade de manuseio dos
arquivos/documentos.
•
Temporalidade: Descreve o prazo de guarda que o documento permanecerá em cada fase de
arquivamento.
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•
Transferência: É o ato de transferir documentos da fase corrente ao arquivo geral/central.
•
Tratamento Técnico: Conjunto de processos técnicos (catalogação, classificação, indexação, registro,
preparo físico, identificação e arquivamento) que visam à organização física e intelectual do
documento, de modo a permitir sua rápida recuperação.
4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
4.1 DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA
4.1.1 Transferência dos Documentos dos Arquivos Setoriais/Correntes (Responsável: Bibliotecário,
Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
a) Receber a solicitação do cliente para a realização da transferência dos documentos;
b) Verificar a quantidade de documentos a ser transferida;
c) Quando a quantidade de documentos a ser transferida for pequena, o recolhimento pode ser realizado
através dos funcionários do arquivo;
d) Quando a quantidade de documentos a ser transferida for grande, o setor ou o arquivo geral/central
deve solicitar veículo para o transporte dos documentos;
e) Receber a documentação juntamente com o FOR-OPR-010 - Guia Documental em 02 vias, ou
documento/registro definido pelo cliente;
f)
Conferir (dando baixa) se todos os documentos transferidos estão de acordo com o FOR-OPR-010 Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente;
g) Quando possível, identificar com número da caixa correspondente ao qual o documento foi arquivado;
h) Caso os documentos relacionados no FOR-OPR-010 - Guia Documental ou documento/registro
definido pelo cliente, estejam em desacordo com os transferidos, o colaborador deverá, em conjunto
com um responsável, realizar as devidas correções;
i)
Caso possua documentos transferidos sem temporalidade aprovada, o colaborador deverá, em conjunto
com um responsável, definir a temporalidade para o mesmo, e cadastrar no sistema gestor de arquivo,
se for o caso;
j)
Assinar o FOR-OPR-010 - Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente;
k) Devolver ao setor responsável pelo envio uma 01 via do FOR-OPR-010 - Guia Documental ou
documento/registro definido e assinado pelo cliente;
l)
Arquivar uma 01 via do FOR-OPR-010 - Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente
por ordem cronológica;
m) Encaminhar os documentos para descarte ou organização.
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Nota:
Existem casos onde o cliente autoriza a transferência de documentos sem o FOR-OPR-010 - Guia
Documental ou documento/registro definido pelo cliente. Nesses casos, a empresa deverá receber a
documentação e em quando possível relacioná-la no FOR-OPR-010 - Guia Documental para garantir a
integridade e controle do acervo gerenciado.
4.1.2 Descarte dos Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe,
Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
a) Conferir se os documentos transferidos estão com temporalidade vencida;
b) Informar ao setor de origem quais dos documentos transferidos estão passíveis de descarte;
c) Relacionar os documentos que serão descartados no FOR-OPR-010 - Guia Documental em 02 vias ou
documento/registro definido pelo cliente;
d) Encaminhar o FOR-OPR-010 - Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente, ao setor
responsável pela documentação para ciência e aprovação do descarte;
e) Receber o FOR-OPR-010 - Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente assinado,
autorizando o descarte;
f)
Caso o responsável reprove algum documento relacionado no FOR-OPR-010 - Guia Documental ou
documento/registro definido pelo cliente, enviar a documentação para organização, no caso de
transferência, ou mantê-la arquivada no arquivo setorial/corrente;
g) Picotar os documentos classificados como confidenciais, quando necessário.
h) Encaminhar os documentos a serem descartados para o local designado ao armazenamento, caso haja,
ou reservá-los em local identificado;
i)
Acompanhar o carregamento dos documentos para descarte, quando possível.
4.1.3 Arquivamento de Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe,
Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
a) Receber a documentação a ser organizada dos diversos arquivos setoriais/correntes;
b) Organizar os documentos de acordo com o método de arquivamento específico para cada documento;
c) Acondicionar em suportes específicos, quando necessário;
d) Indexar os documentos no FOR-OPR-011 – Ficha de Implantação Documental, no Índice de Arquivo
(planilha excel) ou documento/registro definido pelo cliente, quando necessário;
e) Identificar as caixas-arquivo, ou local apropriado, com a numeração corrente correspondente;
f)
Arquivar os documentos em caixas-arquivo ou em local apropriado;
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g) Armazenar os documentos no respectivo espaço físico (estante, prateleira);
h) Cadastrar os dados lançados no FOR-OPR-011 – Ficha de Implantação Documental, no Índice de
Arquivo (planilha excel) ou documento/registro definido pelo cliente no software gestor do arquivo ou
outro software definido pelo cliente, quando houver;
i)
Lançar a produtividade no FOR-OPR-015 – Dados para Relatório, ou documento/registro definido pelo
cliente
Nota: O método de arquivamento pode ser estabelecido contratualmente.
4.1.4 Atendimento a Consultas, Empréstimo e Devoluções de Documentos (Responsável: Bibliotecário,
Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
a) Receber a solicitação através de diferentes canais de informação (telefone, fax, e-mail,formulário
padrão ou pessoalmente);
b) Pesquisar o(s) documento(s) solicitado(s) no(s) software(s) gestor do arquivo, no FOR-OPR-011 - Ficha
de Implantação Documental, no Índice de Arquivo (planilha excel) ou documento/registro definido
pelo cliente dependendo da necessidade;
c) Verificar se o(s) documento(s) solicitado(s) foi(ram) arquivado(s). No caso de arquivado e não localizado
caracteriza-se serviço não conforme e deve ser tratado consoante o procedimento específico POPSGQ-003 – Tratamento de Serviço Não Conforme;
d) Caso seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s), registrar o empréstimo no software gestor de
arquivo ou elaborar o FOR-OPR-014 – Ficha de Empréstimo de Documentos ou documento/registro
definido pelo cliente, dependendo do caso;
e) Identificar, no verso, no documento localizado o seu endereçamento físico;
f)
Registrar a solicitação no FOR-OPR-001 – Controle de Solicitação de Cliente ou documento/registro
definido pelo cliente;
g) Imprimir o FOR-OPR-014 - Ficha de Empréstimo de Documentos ou documento/registro definido pelo
cliente em 02 vias;
h) Enviar o(s) documento(s) solicitado(s) ao requerente, juntamente com as 02 vias do FOR-OPR-014 Ficha de Empréstimo de Documentos ou documento/registro definido pelo cliente;
i)
Enviar ao requente, juntamente com o(s) documento(s) solicitado(s), o FOR-OPR-047 – Pesquisa de
Atendimento para coleta de dados referente a pesquisa de satisfação;
j)
Receber 01 via do FOR-OPR-014 - Ficha de Empréstimo de Documentos ou documento/registro
definido pelo cliente, assinado;
k) Arquivar cronologicamente 01 via do FOR-OPR-014 - Ficha de Empréstimo de Documentos, ou
documento/registro definido pelo cliente;
l)
Receber a pesquisa de atendimento e enviar a área qualidade mensalmente.
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m) Quando possível, receber o(s) documento(s) emprestado(s), com uma via do FOR-OPR-014 - Ficha de
Empréstimo de Documentos ou documento/registro definido pelo cliente;
n) Dar baixa do empréstimo no FOR-OPR-014 - Ficha de Empréstimo de Documentos ou no
documento/registro definido pelo cliente ou no software gestor do arquivo, quando for o caso;
o) Rearquivar o documento devolvido no seu respectivo local de armazenagem;
p) Caso não seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s), é comunicado imediatamente ao
requerente, justificando o motivo da não recuperação do(s) mesmo(s).
Possíveis Justificativas: documento não enviado ao arquivo, documento não existente no acervo ou
documento emprestado anteriormente.
Notas:
•
Existem solicitações em que não há necessidade de empréstimo do documento original e o
atendimento é realizado via fax, digitalização/envio do documento via e-mail, plotagem ou
repasse das informações desejadas ao requerente, via telefone ou pessoalmente.
•
Existem casos em que os empréstimos são de caráter permanente para o setor solicitante.
Essa informação deve ser cadastrada no sistema gestor de arquivo, quando for o caso.
•
Para os casos em que não há possibilidade de retorno do FOR-OPR-014 – Ficha de
Empréstimo de Documentos, deverá ser impresso uma via a mais dos formulários
registrando nos mesmos, o aguardo do retorno dos formulários assinados.
4.2 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA E/OU TÉCNICA
4.2.1 Atendimento a Consultas e/ou Empréstimo de Documentos (Responsável: Bibliotecário,
Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
Idem ao item 4.1.4. Entretanto, para os acervos bibliográficos e/ou técnicos existe a verificação da
necessidade de aquisição de documentos para atender à sua solicitação, caso afirmativo ver item 4.2.2
deste procedimento.
4.2.2 Aquisição de Documentos (Publicações, Normas Técnicas, Periódicos ou Outros) (Responsável:
Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
a) Receber a solicitação através de diferentes canais de informação (telefone, fax, e-mail ou
pessoalmente);
b) Pesquisar o(s) documento(s) solicitado(s) nos sistemas gestores do acervo, dependendo da
necessidade;
c) Caso seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s), registrar o empréstimo (ver item 4.2.1);
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d) Caso não seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s), comunicar imediatamente ao requerente
a não existência de tal (is) documento (s);
e) Caso o requerente se interesse em adquirir o documento não localizado, solicitar ao requerente o envio
formal com a solicitação da compra do referido documento;
f)
Receber a solicitação formal confirmando a necessidade da aquisição com as especificações do
documento a ser adquirido, quantidades e outras informações que caracterizem o item;
g) Realizar cotação de preços, solicitando condições de fornecimento, para os documentos a serem
adquiridos;
h) Repassar informações e valores ao requerente, informando qual o fornecedor que oferece as melhores
condições de preço e de pagamento, respeitando as especificações técnicas do documento;
i)
Solicitar aprovação da cotação de preços;
j)
Receber do requerente a aprovação para realizar a aquisição;
k) Realizar a aquisição;
l)
Acompanhar o andamento da aquisição, de forma a manter o requerente informado sobre os prazos
para atendimento da solicitação;
m) Receber o documento adquirido e conferindo as características com as especificações técnicas;
n) Caso o documento não atenda as especificações, deverá ser providenciada a troca junto ao fornecedor
ou realizar nova aquisição, se for o caso;
o) Caso o documento recebido esteja em conformidade com a solicitação, realizar o tratamento técnico do
material adquirido, inclusive o cadastramento no sistema gestor de arquivo, dependendo do caso;
p) Registrar o empréstimo do(s) mesmo(s) (ver item 4.14);
4.2.3 Organização de Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe,
Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
a) Receber os documentos a serem inseridos ao acervo, via aquisição, doação, permuta ou outra forma;
b) Quando necessário, selecionar os documentos que são de interesse do cliente/usuário de acordo com
seu perfil;
c) Descartar os documentos obsoletos ou analisados como desinteressantes ao cliente/usuário;
d) Realizar o tratamento técnico do material recebido, inclusive o cadastramento no sistema gestor de
arquivo, quando houver;
e) Acondicionar em suportes específicos, quando necessário;
f)
Identificar a documentação ou local apropriado;
g) Armazenar os documentos no respectivo espaço físico (estante, prateleira);
Nota: Para a organização de documentação bibliográfica, deve ser utilizada a Tabela Cutter, a
Catalogação e o Código de Classificação estabelecido pelo cliente, sendo CDD, CDU ou outro
correspondente.
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4.3 ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES (Responsável: Bibliotecário, Arquivista e/ou Supervisor de
Equipe)
Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-001 – Assessoria e Consultoria para Organização de
Arquivos, item 4.3.
4.4 INSPEÇÃO DOS SERVIÇOS (Responsável: Bibliotecário, Arquivista e/ou Supervisor de Equipe)
Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-007 – Inspeção de Serviços e Produtos.
5. REGISTROS
REGISTRO
ARMAZENAMENTO
PROTEÇÃO
Durante a realização dos Back-up
trabalhos,
Controle de
Solicitação de
Cliente
FOR-OPR-001
RECUPERAÇÃO
rotineiro
de
arquivos do respectivo informática
do
cliente.
respectivo cliente
o
término
trabalhos
manter
Atualizável
Equipe responsável
Back-up rotineiro
Expedidas
(fax, e-mail, carta,
comunicação
interna,
memorandos etc.)
de
arquivos do respectivo informática
do
Eletrônico:
Envio
06 meses.
lixeira
respectivo cliente
Físico: Caso sejam
Equipe responsável
Físico:
impressos serão
pela atividade
Caso sejam
respectivo “Cliente” no
arquivo da unidade
a
rotineiro
manter de acordo com a
arquivados na pasta do
para
do
trabalho
arquivado no servidor de política
cliente.
a
lixeira
finalização
arquivos da empresa.
Recebidas ou
para
03 anos após a
Durante a realização dos Back-up
trabalhos,
Envio
pela atividade
dos
arquivado no servidor de
Correspondências
DISPOSIÇÃO
manter de acordo com a
arquivado no servidor de política
Após
RETENÇÃO
impressos deverão
Manter o registro
seguir a
físico em pasta
Fragmentação
temporalidade do
responsável pela
dossiê do cliente.
atividade em execução
Solicitação de
Documentos
(e-mail)
Dados para
Relatório
FOR-OPR-015
Físico: Na pasta
“E-mail’s” no arquivo
Manter o registro
Equipe responsável
da unidade responsável
físico em pasta
pela atividade
08 meses
Fragmentação
pela atividade
Na pasta “Relatórios”
no arquivo da unidade
responsável pela
atividade
Manter na pasta
Equipe responsável
pela atividade
03 anos após a
finalização do
trabalho
Fragmentação
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REGISTRO
ARMAZENAMENTO
PROTEÇÃO
RECUPERAÇÃO
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RETENÇÃO
DISPOSIÇÃO
Na pasta “Ficha de
Ficha de
Implantação” ou na
Implantação
pasta do respectivo
Manter o registro
Equipe responsável
Documental
“Cliente” no arquivo da
físico em pasta
pela atividade
FOR-OPR-011
unidade responsável
03 anos após a
finalização
do Fragmentação
trabalho
pela atividade
Na pasta “Guia
Guia Documental
Documental” no arquivo
Manter o registro
Equipe responsável
FOR-OPR-010
da unidade responsável
físico em pasta
pela atividade
pela atividade
Físico: Na pasta
arquivo da unidade
responsável pela
Empréstimo de
atividade
finalização
do Fragmentação
trabalho
Físico:
“Empréstimos” no
Ficha de
03 anos após a
Enquanto
físico em pasta
documento estiver
Equipe responsável
Documentos
Back-up
FOR-OPR-014
de acordo com a
Eletrônico: Sistema
Gestor de Arquivo
Após a devolução
Manter o registro
emprestado
do documento
emprestado
rotineiro pela atividade
política
de
informática
do
Eletrônico:
Não descartar
Permanente
respectivo cliente
Durante a realização dos Back-up
trabalhos,
Índice de Arquivo
(Eletrônico)
rotineiro
manter de acordo com a
arquivado no servidor de política
de
arquivos do respectivo informática
do
cliente.
Após
respectivo cliente
o
término
trabalhos
arquivado no servidor de
Equipe
Substituição
responsável
pela atividade
dos
manter
Atualizável
03 anos após a
Back-up rotineiro
finalização
do
trabalho
arquivos da empresa.
Envio
para
lixeira
Durante a realização dos
trabalhos,
manter
arquivado no servidor de Back-up
rotineiro
arquivos do respectivo de acordo com a
cliente,
ou
na
pasta política
”Relatórios” no arquivo informática
Relatório de
Atividades
da unidade responsável respectivo cliente
pela
atividade
o
trabalhos
em
término
dos
manter
arquivado no servidor de
arquivos da empresa.
do
Equipe responsável
pela atividade
execução.
Após
de
Back-up rotineiro
05 anos após a
finalização
trabalho
do Fragmentação
a
Código: POP-OPR-002
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Data: 26.06.2014
MANUTENÇÃO DE ACERVOS NAS
INSTALAÇÕES DOS CLIENTES
REGISTRO
ARMAZENAMENTO
Na
pasta
“do
PROTEÇÃO
Revisão: 06
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RECUPERAÇÃO
RETENÇÃO
DISPOSIÇÃO
mês
Pesquisa de
correspondente
Atendimento
empréstimo” no arquivo Manter na pasta
ao
FOR-OPR-047
da unidade responsável
Equipe responsável
Mensal na área
pela atividade
operacional
pela atividade.
6. DESCRIÇÃO DA ÚLTIMA REVISÃO
Item
Descrição da Alteração / Revisão
4
Inclusão do envio da pesquisa de atendimento ao requerente.
5
Inclusão de novo registro na tabela (FOR-OPR-047)
7. APROVAÇÃO
Jacqueline D. Inácio
APROVADO POR:
Descartar