GIAE – Gestão Integrada para Administração Escolar
Procedimentos a observar na Requisição de Cartões
1. Os pedidos de cartões devem obedecer rigorosamente às instruções anteriormente divulgadas e
que voltamos a disponibilizar nas páginas seguintes.
2. APENAS serão considerados os pedidos que sejam remetidos através da opção CORREIO da
nossa página, podendo as escolas verificar de imediato se a mensagem foi enviada com sucesso.
Cada pedido apenas deve ser enviado uma vez, sendo da responsabilidade da escola os custos
de tratamento e impressão originados pelo envio em duplicado relativo ao mesmo pedido.
3. Todos os pedidos recebidos são objecto de tratamento individual e autónomo, sejam eles
recebidos no mesmo dia ou em dias diferentes.
4. Todos os pedidos de cartões devem ser assinalados no ficheiro de requisição, incluindo os
temporários, sendo esta a única forma para garantir a impressão dos cartões pretendidos.
5. Qualquer pedido de alteração ao modelo do cartão que venha referida em conjunto com a
requisição, NÃO será considerada. Eventuais alterações que a escola pretenda efectuar no modelo
de cartão deverão ser solicitadas em separado e por escrito, não podendo esta empresa garantir a
partir de que pedido serão impressos cartões com base no novo modelo. Tenha em atenção que
qualquer alteração ao modelo do cartão depende da prévia aprovação por parte da escola e
poderá estar sujeita a custos adicionais em função do tipo de alterações solicitadas.
6. Relativamente às escolas que optaram por realizar a impressão dos cartões, tenham em especial
atenção as seguintes informações:
a) A base de dados para impressão dos cartões poderá ser preparada pela escola ou solicitada a
esta empresa.
b) Sendo a preparação da base de dados para impressão solicitada a esta empresa, deverão ser
observados todos os procedimentos acima referidos e os constantes das folhas em anexo, ou seja,
procedem à requisição dos cartões como se estes fossem impressos pela empresa.
c) Ao remeter o pedido de preparação da base de dados através da opção de CORREIO da nossa
página, digite no ASSUNTO da mensagem o seguinte texto : “ Cartões – Impressão na Escola “
d) O ficheiro da requisição de cartões será objecto de tratamento e devolvida uma base de dados
através da opção CORREIO da nossa página, preparada para a escola efectuar a impressão dos
cartões. A articulação da base de dados enviada com o software da impressora é da exclusiva
responsabilidade da escola.
e) Em cada ano escolar, o primeiro pedido para preparação da base de dados é GRATUITO.
f) Qualquer pedido adicional que venha a ocorrer ao longo do ano, independentemente do número
de registos que constem da requisição, está sujeito ao custo adicional de 50 Euros + IVA por
pedido.
7. Considerando a elevada quantidade de cartões impressos anualmente por esta empresa e o facto
dos preços praticados englobarem apenas uma reduzida margem comercial para compensar
desperdícios, a automatização de tarefas e procedimentos são factores decisivos no
funcionamento da empresa. Por este facto, declinamos qualquer responsabilidade em
procedimentos que venham a ser adoptados pelas escolas contrários às normas agora divulgadas.
8. Todos os cartões são testados individualmente antes de serem expedidos para as escolas. Assim,
não nos responsabilizamos por qualquer anomalia que se venha a verificar após a sua expedição.
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MULTIUSOS / UTENTES / REQUISITAR CARTÕES
Esta opção permite a requisição de:
- Cartões de utentes do sistema
- Cartões de Utilização Temporária
1. Pedido de cartões de utentes do sistema
São apresentados todos os utentes cujo cartão não se encontre activado no sistema ou a quem
tenha sido atribuído cartão de utilização temporária.
Para requisitar basta colocar o visto no (s) utente (s) pretendido (s). Caso opte pela requisição de
todos os utentes apresentados na lista pode seleccionar a opção Marcar Todos.
Notas:
1.1 - De forma a evitar pedidos de cartões sem foto, por defeito apenas são apresentados os
utentes que tenham foto atribuída no sistema. Caso pretenda visualizar os restantes (sem foto)
retire o visto da opção Utentes com Foto.
O pedido de utentes sem foto deve ser acompanhado por uma declaração da escola a autorizar
os n/ serviços a efectuar a impressão desses cartões.
1.2 - Quando o ano de trabalho actual do GIAE é o mesmo em que se encontra o programa
ALUNOS, a listagem reproduzida na imagem anterior é obtida directamente do ficheiro de
Utentes do GIAE. Considerando no entanto que o Fecho de Ano no GIAE ocorre no final de
AGOSTO e a primeira requisição de cartões deve ser elaborada antes do final de JULHO ( ver
informação enviada pela empresa ), a partir da versão 1.6.4a foram adoptados os seguintes
procedimentos na transição entre anos lectivos:
a) Em Julho ou Agosto, antes de efectuar a primeira requisição relativa ao novo ano lectivo,
proceda ao Fecho de Ano no programa ALUNOS e inscreva os alunos nas novas turmas.
b) Quando o ano de trabalho nos ALUNOS é superior ao ano de trabalho no GIAE, serão
considerados também na listagem para requisitar cartões os alunos já inscritos nas turmas do
novo ano lectivo e que ainda não fazem parte do ficheiro de utentes ( alunos novos que não
frequentaram a escola no ano anterior ).
c) Para todos os alunos já inscritos em turmas do novo ano lectivo é apresentado na listagem o
Ano e Turma relativos ao novo ano.
d) No caso de alunos que constem do ficheiro de Utentes ( frequentaram a escola no ano anterior ) e
que não se encontrem inscritos no programa ALUNOS em nenhuma turma do novo ano lectivo,
são destacados na listagem com o nome a vermelho sem indicação de Ano e Turma. Fica desta
forma garantida a possibilidade de requisitar cartões para alunos que vão continuar na escola,
mas que ainda não foi possível inscrever nas turmas do novo ano lectivo.
Em consequência dos procedimentos referidos nas alíneas b) a d), dada a necessidade de
consultar a base de dados do programa ALUNOS, o utilizador vai verificar que o funcionamento
desta opção ficou mais lento. Tal já não acontece quando os anos de trabalho em uso no GIAE e
ALUNOS forem coincidentes, sendo neste caso obtida a listagem directamente do Ficheiro de
Utentes. Durante o processo de requisição de cartões e apenas quando os anos de trabalho em
uso no GIAE e ALUNOS são diferentes, o programa ALUNOS deve estar encerrado.
Em complemento dos procedimentos referidos no ponto 1.2, apenas serão apresentados os
alunos cujo cartão não se encontre activado no sistema ou a quem tenha sido atribuído cartão de
utilização temporária. Só para estes se justifica a requisição de cartões.
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2. Pedido de Cartões de Utilização Temporária
Para efectuar pela primeira vez o pedido de cartões de utilização temporária deve indicar o
número de cartões pretendidos para cada tipo de utente, nomeadamente alunos, funcionários e
colaboradores.
É apresentada a informação de quantos cartões de utilização temporária já foram anteriormente
solicitados.
Caso pretenda uma segunda ou mais vias de alguns cartões de utilização temporária, apenas
necessita de seleccionar na lista de utentes apresentada o (s) cartões de utilização temporário (s)
que pretende requisitar.
3. Utilização da Pesquisa
Em ambos os casos anteriormente apresentados pode fazer uso da opção de pesquisa para
facilitar a procura de utentes.
Após seleccionar o Pesquisar Por deve pressionar a LUPA.
Alunos – apresenta apenas ALUNOS
Funcionários – apresenta apenas FUNCIONÁRIOS
Colaboradores – apresenta apenas COLABORADORES
Temporários – apresenta apenas os utentes TEMPORÁRIOS
N.º de Utente – permite a pesquisa por número de utente, devendo ser indicado o número de
utente a pesquisar.
Nome – permite a pesquisa por nome de utentes, devendo ser indicado o nome de utente a
pesquisar.
Grupo – Ano/Turma – deve ser indicado o ano e turma caso pretenda a pesquisa de alunos ou o
grupo caso pretenda a pesquisa por grupo de funcionários: D – Docente ou ND – Não
Docente.
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4. Preparação do ficheiro para pedido de cartões
Após execução dos procedimentos referidos nos ponto 1 e 2
pretende gravar o ficheiro com a requisição de cartões.
deverá indicar o local onde
Caso pretenda guardar em disquete pode fazer uso da opção Dividir ficheiros por 1,44Mb.
Após indicação do destino pressione Criar Cópia.
É automaticamente criado o ficheiro REQCARTOES.bck para o destino indicado e apresentada
a listagem da requisição de cartões para o GIAE.
A listagem apresentada deve ser enviada juntamente com o ficheiro REQCARTOES.bck via
E-Mail, sendo necessário proceder à sua gravação no formato QRP.
Para que o pedido de cartões seja considerado é necessário que o seu envio seja efectuado a
partir da página na Internet – www.jpmabreu.pt, através da opção CORREIO disponível na área
de CLIENTES e indicando como destino o departamento comercial.
Nota. A listagem deve ser identificada pelo código da escola, data do pedido e número de
pedido. A título de exemplo apresentamos:
999999_280406_1.QRP., sendo:
999999 – Código do estabelecimento de ensino (escola)
280406 – Data do pedido
1 – Número do pedido
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