FLUXOGRAMAS
Também conhecido por flowchart, é um diagrama que tem
como finalidade representar processos ou fluxos de materiais e
operações (diagramação lógica, ou de fluxo). Geralmente
confundido com o organograma, o fluxograma possui a diferença
de representar algo essencialmente dinâmico, já o organograma é
uma representação da estrutura funcional da organização.
O fluxograma também pode ser usado por programadores
para elaboração de algoritmos (programação estruturada), porém,
neste caso ele possui algumas representações próprias.
O fluxograma sempre possui um início, um sentido de
leitura, ou fluxo, e um fim. Alguns símbolos básicos são usados na
construção de qualquer fluxograma, porém eles podem variar.
Veja abaixo algumas definições básicas:
* Geralmente, usa-se um círculo alongado para indicar o início e o fim do fluxo;
* A seta é usada para indicar o sentido do fluxo;
* No retângulo são inseridas as ações;
* O losango representa questões / alternativas;
+ O losango sempre terá duas saídas;
* As linhas ou setas nunca devem cruzar umas sobre as outras;
* O texto deve ser sempre claro e sucinto;
* Recomenda-se iniciar as ações sempre com um verbo no infinitivo (fazer, dizer…);
O importante é estabelecer o fluxograma de forma que ele fique o mais claro possível, ou seja,
que fique fácil identificar as ações que devem ser executadas, ou dependendo do tipo de fluxograma,
as alternativas do processo.
Outros símbolos e modelos podem ser usados para montar fluxogramas, o que vai determinar
quais símbolos utilizar ou não, ou ainda, que tipo de fluxograma se deve usar é o objetivo dele e o quê
ele descreve.
Recomendações para a Preparação de Fluxogramas
a) Faça os fluxogramas finais em formulários próprios, usando o gabarito padrão, baseando-se
nos rascunhos, verificados ou modificados com base na auditoria de fluxo;
b) Os fluxogramas devem ser legíveis para terceiros. O fato de os fluxogramas serem exatos
não é o bastante. Eles devem ser inteligíveis para um revisor ou para um novo membro da equipe nos
anos posteriores. Os fluxogramas devem ser claros, concisos, logicamente dispostos e sem
ambigüidades;
c) Assegure-se que os fluxogramas respondem às questões básicas de controle interno. Lembrese que a avaliação do controle interno terá que ser demonstrada nos fluxogramas pelo assistente ao
encarregado e por este ao gerente. Os fluxogramas devem, por conseguinte, fornecer o suporte
necessário para as conclusões sobre o controle interno;
d) Siga os padrões de auditoria analítica. O bom senso, naturalmente, deverá ser utilizado na
aplicação destas técnicas. Inovações pessoais e variações do método adotado, entretanto, não são
admitidas. Os fluxogramas serão úteis se forem padronizados e se puderem ser lidos por qualquer
auditor. Símbolos especiais ou gostos pessoais destruirão as vantagens de uma linguagem padrão;
e) Todos os fluxogramas devem ser feitos a lápis, ou via sistema informatizado para que
possam ser modificados onde for necessário;
f) Todas as palavras que apareçam no fluxograma devem ser em letras claras e legíveis;
g) Divida o sistema entre os vários fluxogramas de maneira mais lógica possível. Uma seção
que envolva nove departamentos poderá ser dividida, por exemplo, em quatro seções em uma folha e
cinco na outra, e não necessariamente seis numa folha e as restantes na outra;
h) Faça o seu fluxograma o mais simples e o mais direto possível. Evite disposições que levem o
leitor através de uma floresta de traços e setas;
i) Evite o cruzamento de linhas. Um semi-círculo, indicando a independência das linhas ao se
cruzarem é um recurso imperfeito. Evite o problema logo de início. Isto normalmente pode ser obtido
com uma nova disposição das informações no papel.
Símbolos utilizados para a construção do fluxograma
Terminal: é utilizado para representar o início ou o fim de um processo ou para referir-se a outro
processo que não seja objeto de estudo.
Operação: representa qualquer ação para criar, transformar, conferir ou analisar uma operação ou
procedimento. Dentro do símbolo, descreve-se o objeto da ação.
Decisão: indica um ponto no processo que apresenta ações condicionantes, onde há
caminhos alternativos, se acontecerem determinado evento (sim ou não).
Conector: indica onde continua a seqüência do fluxo (quando não há espaço
suficiente para a continuação do desenho).
Área/Cargo: indica o nome do cargo ou da área que executará determinada atividade.
Documento: representa qualquer documento ou formulário.
Arquivo: representa o arquivamento da documentação inerente ao processo.
Setas: indicam o sentido do fluxo.
Simbologia
É o conjunto de símbolos que traduz cada passo da rotina, representando não só a seqüência das
operações como também a circulação dos dados e documentos.
Orientações
 O fluxograma visualiza cada rotina integrante do processo, na sua forma mais completa e utiliza
simbologia estabelecida para esta finalidade. Torna mais claros fatos que poderiam passar
despercebidos em outra forma de representação;
 Os passos da rotina são ordenados de acordo com a seqüência lógica de sua execução;
 Os símbolos e as técnicas utilizados na elaboração do fluxograma identificam os órgãos ou as
pessoas responsáveis pela ação.
OPERAÇÃO
O quadrado representa os diversos passos que possam existir numa rotina.
A identificação da operação e de quem executa é registrada no interior do símbolo. Definir quem a executa é
importante por ser este cliente ou fornecedor das operações anteriores e posteriores
DECISÃO
Representa o losango operação de decisão ou de chaveamento que determina o caminho a seguir dentre os vários
possíveis. A identificação da decisão e as alternativas do caminho devem ser registradas no interior e ao lado do
símbolo.
SENTIDO DO FLUXO
A linha reta representa os dados de entrada/saída de cada operação ou decisão. A identificação do dado deve ser
feita sobre a linha, se necessário.
LIMITES
Indica apenas o “início” e o “fim” do processo.
OPERAÇÃO
Indica uma etapa onde ocorre uma agregação de valores, com transformação de matérias-primas, modificando a
forma de apresentação do produto final.
TRANSPORTE
Etapa que indica a movimentação da matéria-prima em transformação ou do produto ainda em fase de elaboração.
VERIFIÇÃO OU CONTRÔLE
Simboliza a etapa operacional onde o produto passa por uma inspeção ou verificação de suas dimensões ou
especificações.
E SP E R A O U D E M O R A
Etapa onde o produto em transformação aguarda a chegada de algum item à ser agregado ou necessita de uma
espera para se adequar.
ESTOCAGEM
Define a armazenagem de um produto depois de transitar pelas demais etapas do processamento. Geralmente é a
parte final deste tipo de fluxograma.