Academia SOLIDÁRIO
Como gerir as finanças da sua organização
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Dirige uma organização sem fins lucrativos que tem por objetivo ajudar o próximo ou intervir
em alguma área específica da sociedade? Ter lucro não é certamente a principal função da sua
fundação ou organismo, mas a produção de excedentes é fundamental para que a organização
possa crescer e ser sustentável, criando valor e alcançando o impacto social que pretende.
A gestão das finanças é, por isso, uma tarefa essencial. Deve controlar as despesas e gerir
o fluxo monetário, nomeadamente através de uma folha de despesas e receitas mensal
e de um plano de tesouraria de médio prazo.
- Apoios, comparticipações e subsídios estatais
ou comunitários;
“Não pode gerir o que não pode medir…
e o que é medido é feito”. Bill Hewlett,
cofundador da tecnológica Hewlett Packard
A sua organização pode não ter fins lucrativos mas
isso não invalida que a gestão das finanças seja uma
tarefa essencial para a saúde de qualquer fundação
ou organismo que quer ser sustentável e ter impacto
social e económico. O Ei dá-lhe algumas ideias para
gerir da melhor forma as contas da sua organização.
- Donativos: além das doações financeiras, pode
incluir nesta categoria o trabalho voluntário e as
infraestruturas, sendo que, numa tabela, o mais fácil
será indicar os valores das doações;
- Outros proveitos.
ATENÇÃO: Deve haver um equilíbrio
na estrutura das receitas e não existir
uma dependência excessiva em relação a subsídios, que podem terminar
inesperadamente.
1. Elabore um plano de tesouraria. Deve incluir todas
as entradas e saídas de dinheiro (receitas e despesas)
durante o ano. A tabela pode estar organizada em
doze colunas, uma por mês, ou ser apenas mensal.
1.1. Receitas – Inclua as fontes de financiamento que
lhe permitem concretizar a missão da organização,
honrando os seus compromissos. Distinga os vários
tipos de receitas:
- Receitas próprias: quotas, prestação de serviços
e vendas;
JAN
Receitas
Receitas Próprias
Apoios, subsídios
Donativos
Outros proveitos
Total
Despesas
Pessoal
Gastos
administrativos
Empréstimos
Outros
Total
Saldo (Total
receitas/despesas)
FEV
MAR
ABR
MAI
1.2. Despesas – São as obrigações da sua organização relativamente a terceiros:
- Custos com pessoal;
- Despesas administrativas;
- Pagamento dos empréstimos
de médio/longo prazo;
- Outros gastos.
JUN
JUL
AGO
SET
OUT
NOV
DEZ
TOTAL
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Como gerir as finanças da sua organização
Cada organização tem a sua
estrutura de custos e não vale a pena
fazer comparações.
1.3. Verifique o saldo de tesouraria de cada mês e o
saldo acumulado, de forma a saber se tem recursos
disponíveis para os pagamentos agendados.
Vantagens: O plano de tesouraria
permite prevenir a possibilidade de
uma organização ou empresa enfrentar
uma crise grave no curto prazo, não
dispondo de meios para a resolver.
O que são as finanças sociais? “Falar de finanças
sociais é falar de fluxos financeiros e definir
mecanismos que permitam garantir, no curto,
médio e longo prazos, que uma organização
tem sempre fontes de receita que permitam
honrar os seus compromissos, que esses
compromissos estão alinhados com o seu
objeto social e que a utilidade social de cada
euro gasto é maximizada”, in Gestão
de Organizações Sem Fins Lucrativos.
2. Faça um plano de financiamento de médio prazo.
Tal como no caso de uma empresa, quando cria uma
organização sem fins lucrativos, terá a perspetiva de
que ela vai manter-se em funcionamento por um
tempo indefinido. Assim, e além de um programa inicial, deverá fazer um plano de financiamento que se
estenda no médio prazo, por exemplo, num horizonte temporal de três anos. Caso ainda não tenha um,
estará sempre a tempo de fazer um estudo destes.
2.1. Crie uma tabela com duas colunas:
Coluna 1 – Despesas: inclua os gastos com a manutenção da atividade, os investimentos em bens
essenciais e, eventualmente, a criação de um fundo
de maneio, caso ele ainda não exista; Coluna 2 Fontes de financiamento (receitas, apoios, donativos)
e aponte as respetivas indicações à frente de cada
categoria para os três anos seguintes.
3. Recorra a indicadores para a análise da estrutura
de custos. Podem ser úteis na tomada de decisões
do dia-a-dia. Entre outros itens pode ser útil calcular:
- Custos com pessoal/custos totais. Se o valor for
superior a 30%, a organização deve tentar que cada
recurso esteja totalmente afeto a tarefas de valor
acrescentado e eliminar funções redundantes ou
colaboradores subaproveitados.
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- Custos administrativos/custos totais. As organizações sem fins lucrativos devem ter em conta
que, para possíveis financiadores, se os custos
administrativos forem superiores a 25% dos custos
totais as entidades serão vistas como estando
a desperdiçar recursos.
- Custo por euro angariado. Pode quantificar
os custos de obter financiamento ou em função
do número de horas despendidas na captação de
financiamento ou em relação aos meios envolvidos,
como a realização de eventos, publicação de
brochuras, campanhas na Internet, entre outros…
- Peso das receitas estatais/ custos totais. A dependência muito elevada de receitas com origem no
Estado pode ser prejudicial, uma vez que podem
ser alvo de mudanças ou cortes inesperados.
4. Aposte num programa de angariação de fundos
através de:
- Aproveitamento das novas tecnologias para potenciar os donativos;
- Investimento numa relação de confiança com os
doadores e aposta na sua fidelização;
- Garantia de que os doadores sabem para que causas estão a contribuir;
- Concentração do esforço de angariação nas áreas
que criam maior retorno do investimento feito.
“Gerir é decidir sobre informação relevante.
Investir não é gastar, mas uma decisão de investimento tem um conjunto de custos associados
que devem ser considerados desde o início”, in
Gestão de Organizações Sem Fins Lucrativos.
Informações úteis: Dicas para gerir as finanças sociais da sua organização - http://ei.montepio.pt/financas-sociais-da-organizacao-gerir/
Conselhos para instituições sociais sustentáveis http://ei.montepio.pt/conselhos-para-instituicoes-sociais-sustentaveis/
Como avaliar o desempenho da sua instituição http://ei.montepio.pt/como-avaliar-o-desempenho-da-sua-instituicao/
Fontes: Gestão de Organizações Sem Fins Lucrativos
- o desafio da inovação social - 3ª Edição; PositivAgenda – Edições Periódicas e Multimédia.
Ei, Educação Informação | 2013