O USO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES COMO ACESSÓRIO À CONTABILIDADE
DE CUSTOS
Luana Rodrigues Santos1
Profª. Esp. Rosa Maria Mateus Feitosa2 (Orientadora)
RESUMO
O referente trabalho está voltado ao estudo da contabilidade de custos no tocante ao uso
de sistemas de informação e a viabilidade dos mesmos, no que diz respeito a atividade
fim da empresa. Para tanto, o trabalho proporcionado tem como objetivo principal analisar
a importância da utilização dos sistemas de informação como componente de auxílio às
informações contábeis na tomada de decisão. Como forma de esclarecer o tema proposto
foram abordados o seguintes aspectos: num primeiro momento o conceito sobre
contabilidade, seguido de seus objetivos e adentrando a era da informatização; a partir
disso o trabalho introduz a definição e importância dos sistemas de informação, a
contabilidade de custos e por fim evidencia a viabilidade de um sistema de custo
informatizado. Trata-se de um estudo bibliográfico, tendo como proposito entender e
identificar a importância do uso dos sistemas de informação com base na teoria existente.
Palavras-chave: Contabilidade.
Contabilidade de Custos.
Sistemas
de
informação.
Tomada
de
decisão.
ABSTRACT
The related work is aimed at the study of cost accounting in relation to the use of
information systems and viability, as regards the main activity of the company. To do so,
provided the work has as main objective to analyze the importance of the use of
information systems as a component of financial information to aid in decision making. In
order to clarify the proposed theme were addressed the following aspects: firstly the
concept of accounting followed by your goals and into the era of computerization, from this
work introduces the definition and importance of information systems, accounting and
finally costs demonstrates the feasibility of a computerized system cost. This is a
bibliographical study, with the purpose to identify and understand the importance of the
use of information systems based on existing theory.
Keywords: Accounting. Information Systems. Decision Making. Cost Accounting.
1
Graduada em Ciências Contábeis e Pós-Graduanda em Controladoria e Finanças Empresariais pela
Faculdade José Augusto Vieira – FJAV. E-mail: [email protected]
2
Contadora, Professora Especialista do Curso de Ciências Contábeis da Faculdade José Augusto Vieira –
FJAV. E-mail:[email protected]
254
INTRODUÇÃO
Empresa é um conjunto organizado de meios com vista a exercer uma atividade
particular, pública, ou de economia mista, que produz e oferece bens e/ou serviços, com o
objetivo de atender a alguma necessidade humana. Estas entidades devem está
diretamente ligadas às mudanças e evoluções que acontecem ou que tendem a acontecer
para assim, cumprir com êxito aquilo a que se propõe.
Ultimamente todas as empresas, para conseguirem o retorno desejado e se
conservarem no mercado, precisam de controles adequados para que os gestores
possam estar a par de todo universo empresarial, podendo dessa forma, tomar suas
decisões em ocasião oportuna. Desta forma está inserida a contabilidade que é a
responsável pelo arranjo dos documentos sugestivos às negociações realizadas pela
entidade, bem como o registro dos fatos incididos no período em decorrência destas
negociações.
Para tal necessidade de adequações no tocante a tomada de decisão, adentram-se
os Sistemas de Informações. Este se propõe a transformar simples informação em
componente fiel a tomada de decisão objetiva, por parte dos gestores da empresa. Ou
seja, é o alcance de parâmetros instituídos pelas empresas no seu plano estratégico.
Ainda nesse contexto aplicam-se, necessariamente, os Sistemas de Informações
Contábeis.
Gil (1979, p. 37 e 38) afirma que o sistema de informações contábeis tem por
finalidade atender a empresa para que esta realize os objetivos traçados. E que para
tanto é necessário haver uma ligação entre os SICs e o ciclo gerencial da empresa e suas
etapas, ou seja, planejamento, operação e controle.
Assim, o presente trabalho tem como objetivo abordar os aspectos referentes à
importância das empresas no tocante a utilização dos Sistemas de Informações como
auxiliadores a Contabilidade de custos, bem como identificar os fatores relevantes e
importantes da sua representação.
Acredita-se que o bom uso dessa ferramenta não apenas fará com que a empresa
alcance os objetivos que almeja, bem como, apresentem resultados satisfatórios e
algumas vantagens sobre seus concorrentes.
Os sistemas de informações têm por finalidade ser um instrumento de tomada de
decisão em prol da entidade, com o máximo de informações fieis onde serão depositados
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confiabilidade e desempenho na obtenção de bons resultados. Nesse trabalho sendo
estudado a favor ao auxilio a contabilidade. Assim, verificar a qualidade das informações
contábeis dentro da utilização dos SI´s dará uma visão de forma abrangente sobre o
andamento desse processo.
REFERENCIAL TEÓRICO
Contabilidade
A contabilidade no mundo se faz tão antiga quanto à própria civilização, sendo
utilizada para saciar as necessidades do homem de interpretar fatos sobre mutações do
seu objeto material. No Brasil, ganha destaque a partir da chegada da Família Real
Portuguesa, sendo utilizado um contabilista para cada Tesouraria de Fazenda a ficar
responsável pelas arrecadações fiscal e financeira. A contabilidade é o meio de
informação que passa o máximo de informações concretas e úteis para tomadas de
decisões dentro de uma entidade e fora dela.
Tendo em vista os conceitos abordados, analisa-se que a contabilidade tem por
finalidade ser um instrumento de tomada de decisão em prol da entidade, com o máximo
de informações fieis onde serão depositados confiabilidade e desempenho na obtenção
de bons resultados. Isso significará para a entidade uma certeza de funcionamento
competitivo e lucrativo, uma vez que procedimentos e decisões sejam tomadas em tempo
hábil.
Para tanto, a partir dessa necessidade de dispor de informações confiáveis e
clareza na amostragem de determinadas entidades na sua prática contábil se faz
necessário regras. E surge a partir de 1993 a obrigatoriedade no exercício da profissão
contábil da observância dos princípios fundamentais de contabilidade.
São eles:
Art. 2° Os Princípios Fundamentais de Contabilidade representam a
essência das doutrinas e teorias relativas à Ciência da Contabilidade,
consoante o entendimento predominante nos universos científico e
profissional de nosso País. Concernem, pois, à Contabilidade no seu
sentido mais amplo de ciência social, cujo objeto é o Patrimônio das
Entidades.
Art. 3° São Princípios Fundamentais de Contabilidade:
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I - o da ENTIDADE;
II - o da CONTINUIDADE;
III - o da OPORTUNIDADE;
IV - o do REGISTRO PELO VALOR ORIGINAL;
V - o da ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA;
VI - o da COMPETÊNCIA e
VII - o da PRUDÊNCIA.
Esta foi revogada pela Resolução CFC nº. 1.282/10, onde, atualiza e consolida
dispositivos da resolução anterior.
Os princípios existem para serem seguidos de forma uniforme e legal para que se
crie uma estrutura que dê subsídios para uma contabilidade confiável para as entidades e
para que traga a maior realidade social, econômica e institucional para o contabilista afim
de que se tomem as melhores decisões, como a citação anterior conceitua. Daí a
necessidade de uma resolução regida pelo CFC.
Partindo da conjectura de que é preciso uma resolução para criar-se caminhos a
serem seguidos e coordenados, também se faz necessário criar e citar objetivos para que
sejam alcançados e cumpridos a que o mesmos se propõe.
Objetivos da contabilidade
Em procura de um melhor entendimento e utilização da contabilidade por parte de
seus usuários, entende-se por usuários da contabilidade aqueles que têm interesses e
utilizam-se da contabilidade em busca de respostas para finde saber sobre a situação e
progresso da empresa.
A contabilidade tem por objetivo principal permitir a cada grupo principal de
usuários, sejam eles fornecedores, administradores, clientes ou demais pessoas que
mantêm relações com a entidade financeiramente e economicamente, a avaliação da
mesma bem como fazer interferência sobre suas tendências futuras.
Demonstrando claramente a ideia de que uma boa contabilidade traz as
informações necessárias para estudos futuros sobre a entidade bem como dá subsídios
indispensáveis na tomada de decisão.
Partindo do pressuposto de que a contabilidade está e estará sempre em ascensão
e levando em conta sua transformação desde sua descoberta até os dias de hoje é válido
fazer uma abordagem sobre a era da informação contábil e sobre o profissional
257
contabilista informatizado, pois, dentre diversas mutações dessa ciência, esta tem
ganhado atenção e espaço considerável dentro desse mundo globalizado.
Contabilidade de Custos
Contabilidade de Custos é a parte da ciência contábil que se dedica ao estudo dos
gastos feitos para se obter um bem de venda ou de consumo, quer seja um produto, uma
mercadoria ou um serviço.
Contabilidade de Custos é o ramo da função financeira que organiza, analisa e
interpreta os custos dos insumos, dos inventários, dos serviços, das operações e das
demais atividades da empresa a fim de determinar o lucro, controlar as operações e
auxiliar o gestor na tomada de decisão.
A Contabilidade de Custos nasceu a partir da contabilidade financeira na
Revolução Industrial, avaliando os inventários e verificando os resultados obtidos pelas
indústrias como consequência da fabricação e venda de seus produtos. Como
consequência do fortalecimento das organizações e da crescente escassez de recursos,
surgiu a necessidade de aprimorar os planejamentos e controle das então atividades
empresariais.
A contabilidade de custos fornece dados de custos apropriados às demonstrações
contábeis segundo os Princípios Fundamentais de Contabilidade. Em termos amplos é
possível relatar o objetivo da Contabilidade de Custo como: Classificação, registro,
análise e interpretação dos valores físicos e monetários das variações patrimoniais do
ciclo operacional da empresa, como subsídio na tomada de decisão.
Assim, se faz então, imprescindível, para toda e qualquer organização obter um
sistema de custos. É difícil tomar uma decisão confiável e ter uma boa margem de
segurança, sem o conhecimento dos custos do modo mais real possível.
Nesse sentido, as informações relativas aos custos de produção e/ou
comercialização, desde que apropriadamente organizadas, constituem uma ferramenta
administrativa da mais alta relevância. Assim, as informações de custos transformam-se,
gradativamente, num verdadeiro sistema de informações gerenciais, de grande
importância para o gerenciamento das organizações. Essas informações constituem um
subsídio básico para o processo de tomada de decisões, bem como para o planejamento
e controle das atividades empresariais.
258
Era da informação
A informação sempre teve e tem grande importância para o gerenciamento de uma
entidade, isso implicará no seu sucesso ou fracasso fazendo-a ficar cada vez mais
dependente dessa revolução digital. Nessa revolução a comanda da economia é
decorrida da produção de serviços e não da produção de bens.
A era da informação também conhecida como a era digital, o século XX é
considerado aquele da chegada da Era da Informação, tem se mostrado em tempos
atuais como uma saída indispensável para as organizações que aspiram a sua
sustentabilidade. A qualidade da informação deve ter uma apreensão constante para
aqueles que as usam para tomar decisões fundamentadas nessas informações.
Informações errôneas seguramente irão gerar resultados desagradáveis e indesejáveis.
Pois bem, pode-se perceber a importância da adaptação constante das entidades
em relação às mudanças que vem acontecendo sobre essa dita revolução, porém,
atentando sempre aos perigos que abrangem toda essa essência, um dos exemplos
desse perigo seriam os erros causados pelos usuários dos programas, daí a necessidade
de treinamentos específicos, pois, estas novas informações estão muito mais
diversificadas, velozes e complexas.
Sistemas de Informações (SI)
Sistemas de informação em resumo é um conjunto agregados seguindo uma
sequência lógica, tais como recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros, para
transformação de dados em informações, e assim, permitir às entidades a realização dos
seus principais objetivos.
Um sistema de informações é um conjunto de subsistemas interrelacionados que funcionam em conjunto para coletar, processar,
armazenar, transformar e distribuir informações para fins de planejamento,
tomada de decisões e controle. (MOSCOVE, SIMKIN, BAGRANOFF, 2002
p. 23).
O sistema de informação é o alicerce que liga a informação a tomada de decisão, a
informação/dado é coletada o sistema a processa, armazena e a distribui para melhor
decisão por parte dos gestores da entidade. Nesse sentido, complementa que vista a
259
importância da informação a ser proporcionada para o usuário algumas características
importantes precisam ser ressaltadas.
 Confiabilidade – veracidade do conteúdo;
 Tempestividade – rapidez com que a informação deve chegar ao usuário;
 Compreensibilidade – forma compreensível com que a informação deve chegar ao
seu destino;
 Comparabilidade – é a situação da informação num dado momento, com vista a
possibilitar-se a avaliação das suas posições posteriores.
E complementa afirmando que, uma informação que tenha como características a
confiabilidade, a compreensibilidade e a comparabilidade, porém, não possua a
tempestividade, por exemplo, perderá todo o valor ao tomador de decisões. Então se
percebe que a falta de uma das características pode gerar a perda de valor.
Funções de um Sistema de Informação
Fonte: Adaptado de Laudon & Laudon (2003, p.8).
Pela figura acima se pode examinar que o sistema de informações de uma
organização mantém influência mútua com vários componentes do ambiente em que age:
fornecedores, clientes, acionistas, concorrentes, governo, entre outros. Destacando-se a
geração da informação que servirá como direção no processo de decisão por parte dos
gestores da empresa.
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Sistemas de Informações Contábeis (SIC)
Atualmente todas as empresas, para conseguirem o retorno desejado e se
conservarem no mercado, precisam de controles competentes para que os gestores
possam estar por dentro de tudo que está ocorrendo, podendo dessa forma, tomar suas
decisões em ocasião oportuna. Desta forma está inserida a contabilidade que é a
responsável pelo arranjo dos documentos sugestivos as negociações realizadas pela
entidade, bem como o registro dos fatos incididos no período em decorrência destas
negociações.
E para que a contabilidade possa estar bem organizada e em condições de
fornecer as informações que seus usuários necessitam, naquele momento, ela precisa do
auxílio do um sistema de informação e das demais ferramentas da tecnologia da
informação disponíveis para a empresa, ou seja, o sistema de informação contábil.
O SIC, hoje é um sistema de informações que cobre a empresa toda,
focalizando os processos de negócio. A visão do SIC como um sistema de
informações para a empresa toda considera as ligações entre os sistemas
de informações gerenciais e a contabilidade. (MOSCOVE, SIMKIN,
BAGRANOFF, 2002 p. 28).
Os sistemas de informações contábeis compõem-se em um anexo de elementos
em preparada interação, que visa um fim comum para a entidade e possuem o cargo de
mensurar e ponderar informações sobre os fatos econômicos das organizações.
A informação é um dado processado e armazenado que possui um valor real para
tomada de decisão. A boa informação deve ter algumas características para que possa
ser interpretada corretamente dando apoio à tomada de decisão através dos relatórios
gerenciais e legais como: Conteúdo e coerência, para garantia de ótimos relatórios,
concisa e garantida para haver certeza quanto a sua veracidade, atual e objetividade,
para que retratem a legítima situação do que gerou.
Por outro lado, é evidente que as novidades tecnológicas impõem que haja um
procedimento de adaptação para que se possa aproveitar a informação virtual, a
telemática, a internet, e outros meios atuais de comunicação para que a contabilidade
seja um moderno instrumento que se coloca à disposição. No tocante real a informação
contábil, temos que tê-la e vê-la por suas principais linhas que são os usuários e o que
incumbe como profissionais.
261
Dessa maneira, a tecnologia de informação foi aumentada ao mundo contábil como
forma de esclarecimento às novas e grandes requisições do mercado e daqueles que o
cercam.
Importância
Um sistema de informação contábil adequadamente estruturado irá deixar uma
gestão dinâmica dos dados necessários para a gestão econômica e financeira da
organização, bem como proporcionará um máximo de eficácia na inclusão custo e
benefício da geração das informações. O Controlador deve decidir por um sistema de
informação contábil. Além disso, é necessário que o sistema contábil contemple a
compreensão indispensável para se constituir um utensílio para o processo de gestão e
avaliação de desempenho dentro da empresa.
Objetivos
O sistema de informações contábeis tem por finalidade atender a empresa para
que esta realize os objetivos traçados. E que para tanto é necessário haver uma ligação
entre os SICs e o ciclo gerencial da empresa e suas etapas, ou seja, planejamento,
operação e controle.
Ele é o responsável pelo processo de qualquer fato que ocasione variação
patrimonial e pelo processo dos controles financeiros, bem como, ser o núcleo do sistema
de informação da controladoria.
É visível que apesar da diferença tamanha entre os anos em que foram escritos os
livros pelos dois autores, a finalidade dos SICs são bem parecidas. Nas duas
conceituações fala-se da importância dos sistemas de informações contábeis e mostra
que não é apenas direcionado para uma área específica e sim para as grandes e
importantes ramificações da contabilidade, enfocando controladoria, gerencial, entre
outras.
262
Contabilidade de custos informatizada
A importância do avanço da contabilidade demonstra a infindável mudança pela
qual a mesma passa ano após ano. Com o mundo globalizado e cada vez mais
dependente da tecnologia fica impossível não acompanhar essa tendência e isso faz com
que as empresas que adotarem a informatização da contabilidade de custos e de seus
gestores, tenham resultados satisfatórios e algumas vantagens sobre seus concorrentes.
Abaixo estão citadas algumas delas:
 Aumento da produtividade: a velocidade com que uma informação é gerada traz
grandes benefícios em relação ao tempo gasto para isto. Podendo significar
diferença de dias entre normas tradicionais e a utilização do sistema informatizado.
 Melhoria da qualidade dos serviços: ou seja, diferentemente da forma manuscrita
ou de aparelhagem arcaica o uso da tecnologia apresentará relatórios em melhor
aspecto. Frisando a confiabilidade desse relatório que dessa forma terá uma
probabilidade de erros muito pequena.
 Mais estimulo para os profissionais da área: o trabalho fica menos cansativo e em
função disso mais excitante. O que o induz a produzir mais.
 Maior segurança das informações: esse aspecto refere-se aos recursos que os
arquivos informatizados dispõem, sejam eles senhas, backups, etc. fazendo com
que as informações estejam seguras com muito pouca chances de perda total.
Portanto, a contabilidade tem evoluído expressivamente, e dentro desse contexto é
evidente a influência da tecnologia sob um novo aspecto e desenvolvimento da área
contábil.
A contabilidade de custos ao trabalhar diretamente com a tomada de decisão, cria
a necessidade de se concebida sob uma abordagem sistêmica para solucionar os
problemas ligados à decisão. Desta forma, faz-se necessário o responsável pela geração
das informações, pois, só assim, será possível gerar informações relevantes que abrange
os custos. Essa característica peculiar do que podemos chamar: Gestão de Custos
voltada para as decisões futuras impõe aos contadores a necessidade de familiarizar-se
ainda mais com todas as facetas da empresa e com problemas e questões dos mais
diversos níveis organizacionais.
263
A Contabilidade de Custos como sistema de informação, disponibiliza dados e
informações necessários para que se efetue a medição do desempenho organizacional,
seja ele de curto ou longo prazo, e isso ocorre em função da sua ligação direta com as
funções de planejamento, orçamento e controle.
Neste sentido, torna-se possível efetuar uma linha entre as informações de custos
e o resultado planejado. Os sistemas de gestão da estratégia apresentam como fase final
o orçamento estratégico e operacional e nestes estão contidos gastos, ou seja, volume de
investimentos e custos que em última instância são determinados pela estratégia.
Ao efetuar esta ligação, o custo passa a ser o elemento base para determinação de
ações operacionais e estratégicas, e deve ser reproduzido no orçamento sob estes dois
aspectos.
A contabilidade de custos deve estar concentrada em gerar informações e
interpretações mais detalhada dos fatos, assumindo assim um cunho atual e não mais
histórico. Para desenvolver suas atividades no ambiente de competição é necessário que
o “contador atualizado”, tenha o completo conhecimento e domínio técnico do sistema de
informação da contabilidade de custos, da sua base conceitual, do seu esquema básico,
dos seus métodos e sistemas de acumulação, mensuração, custeio e da própria estrutura
organizacional como um todo.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Conforme evidenciado anteriormente, na contabilidade de custos, a preocupação
não é apenas com as formas de escrituração dos fatos, mas em mensurar, sistematizar e
acumular os custos de um determinado produto, serviço ou atividade. Vale ressaltar que o
objetivo é fornecer informações relevantes e necessárias ao processo de tomada de
decisão. A avaliação dos estoques e apuração do resultado econômico através do
controle de custos, neste ciclo apresentado, cria condições para acompanhar o
desempenho empresarial e vinculando as informações de custos ou vinculando a
aplicação dos sistemas de informação no ciclo da contabilidade de custos aos resultados
anteriormente estabelecidos.
Ao abordar esse tipo de questão, fez-se necessário uma análise do histórico da
contabilidade, e mais profundamente da contabilidade informatizada, evidenciando os
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benefícios que esta informatização trouxe ao longo dos tempos, fato diretamente ligado às
novas tecnologias, as quais vêm transformando também os profissionais contabilistas.
Definindo sistema de informação como o embasamento que liga a informação à
melhor tomada de decisão e realização de seus objetivos, proporcionando maior
confiabilidade, agilidade de informações, no tocante ao objetivo do presente trabalho
observou-se a importância de tal instrumento na contabilidade de custos.
Assim, demonstrada a confiabilidade do uso do sistema de informação, torna-se
imprescindível seu uso permitindo excluir a geração de informação sem valor
representativo para a empresa. O sistema de custeio trabalhado a partir dos resultados
obtidos através do sistema de informação permite que se possa mensurar exatamente o
que se deseja medir tendo como base a estratégia organizacional.
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