BIREME 37 anos na cooperação técnica em
informação científica técnica em saúde no Brasil,
América Latina e Caribe
X Reunião da Rede Brasileira de Informação em Ciências da
Saúde e II Reunião de Coordenação Nacional da Biblioteca Virtual
em Saúde
Natal (RN), 17 de Outubro de 2004
Gestão de ambientes aprendizes
BIREME/OPAS/OMS
A instituição BIREME
• A Missão da BIREME é contribuir ao desenvolvimento da
saúde fortalecendo e ampliando o fluxo de informação em
ciências da Saúde.
• BIREME é um Centro Especializado da OPAS,
estabelecido no Brasil desde 1967, em colaboração com
Ministério da Saúde, Ministério da Educação,
Secretaria da Saúde do Estado de São Paulo e
Universidade Federal de São Paulo
Diretor OPAS
BIREME/OPAS/OMS - Gerências
GA – Gestão Administrativa
Sub-Diretor OPAS
PMI – Projetos, Marketing e Inovação
IKM OPAS
SCI – Serviços Cooperativos de Informação
Diretor
BIREME
GAP – Avaliação e Pesquisa.
AFI – Administração de Fontes de Informação
MTI – Metodologias e Tecnologias de Informação
BIREME/OPAS/OMS - Coordenações
ITI – Infra-estrutura de Tecnologias de Informação
EVE – Eventos/Viagens
DAC – Desenvolvimento de acesso às coleções
CCS – Comunicação científica em saúde
PPE – Publicação de periódicos eletrônicos
HP – BIREME e BVS
PMO – Escritório de Projetos
Supervisões
UR - Unidade de Redes
DGI – Desenho Gráfico e Interfaces
UTC – Unidade de textos completos
Evolução da GIC na BIREME - 37 anos
•
A BIREME se desenvolveu em diferentes modelos de gestão de
informação e conhecimento. O modelo atual é a BVS lançada no
CRICS 4 em 1998 com a Declaração de São José Rumo à Biblioteca
Virtual.
•
A nova gestão da OPAS criou uma àrea específica de Gestão de
Informação e Conhecimento (IKM), da qual depende a BIREME. Esta
nova área visa promover e fortalecer o caráter de organização
aprendiz da OPAS.
•
O Diretor da BIREME inicia um processo de reestruturação voltado a
Gestão do Conhecimento, em Julho de 2003.
Data do Projeto:
01/09/03
em 01/09/03 nasce o projeto de
Gerência de Gestão Administrativa
gestão de informação e
Nome do Projeto:
GAA - Gestão de Ambientes Aprendizes
conhecimento
como parte integral do
Clientes:
• Todo o quadro funcional da BIREME (incluindo
fortalecimento
da governança da
Diretor, Gerentes e Coordenadores)
BIREME • PAHO Diretoria e suas unidades Adm e IKM,
Instância:
PWR’s e Centros
• Signatários do Convênio de Manutenção da
BIREME
• Parceiros de Projetos
Objetivo:
o novo
o desafio• Transformar a BIREME em organização
baseada em conhecimento para
as dúvidasaprendiz
consolidar sua posição como provedora de
em saúde para a América Latina e
as felizes informação
coincidências…
Caribe.
Processo GAA BIR
Questionário e diagnóstico
• Conduzido no início de Maio 2004
– junto a todo o pessoal da BIREME, a respeito das percepções
de todos quanto a presença ou não das práticas reconhecidas
de gestão de conhecimento. O diagnóstico teve como base a
metodologia e questionário da empresa TerraForum.
Processo GAA & TerraForum – Questionário das percepções
Processo GiC BIR
Estratégia & Alta Administração
Média
Desvio
padrão
1.
Nível de consenso sobre 'core competences'
3.4
0.9
2.
Mapa dos conhecimento relevantes
2.9
1.0
3.
Dimensão 'conhecimento' explícita
3.2
1.1
4.
Identificação sistemática de 'Gaps' de conhecimento
2.7
1.0
5.
Identificação de ativos intangíveis
2.8
1.0
6.
Ações pró-ativas de proteção de capital intelectual
2.7
1.2
7.
Macroestratégia comunicada
3.2
1.0
8.
Estabelecimento de metas desafiadoras
3.6
0.9
9.
Alta administração compartilha conhecimento
3.1
1.1
10.
Cargos altos com pessoas colaborativas
3.0
1.1
Alternativas de Resposta:
(5) - Concordo totalmente
(4) - Concordo
(3) - Concordo parcialmente
(2) - Discordo
(1) - Discordo totalmente
Processo GAA BIR
Condução participativa do diagnóstico
• a BIREME decidiu por um processo participativo de avaliação
das fortalezas, debilidades e recomendações para o
aperfeiçoamento das práticas de gestão de conhecimento na
BIREME.
• o diagnóstico final foi fortalecido e validado por todo o pessoal
da BIREME, que através da socialização e discussão dos
resultados prévios, se reuniu em grupos de trabalho e
comunidades de práticas, conduzidas por um grupo de
facilitadores.
• o diagnóstico foi divulgado previamente ao sênior staff da
BIREME, no dia 18 de Junho 2004.
Grupo de facilitadores e as dimensões GC
Grupo
Dimensão GC
Facilitadores
1
Estratégia e alta administração
Renato Murasaki e Maria
Regina Chiquetto
2
Sistemas de informação e comunicação
Verônica Abdala e Andréa Gonçalves
3
Cultura organizacional
Regina Castro e Odila Duru
4
Organização e processos de trabalho
Silvia de Valentin e Elenice de
Castro
5
Políticas e práticas para administração de recursos
humanos
Rosane Tahrun e Vinícius Antonio
6
Mensuração de resultados
Nadia Hommerding e
Júlio Takayama
7
Aprendizado com o ambiente
Marcelo D’Agostino e
Márcia Barretto
Grupo de Apoio à Coordenação: Adalberto Tardelli, Márcio Galvão, Márcio Stocco, Jobar
Farias e Sandra Silva.
Assessoria: José Cláudio C. Terra
Coordenação: Abel Laerte Packer
Processo
GIC
BIR hierárquicos
Todos
os níveis
participaram, efetuando
seus cadastros e
O objetivo e a metodologia
de trabalho
disponibilizando suas fotos!
•
o lançamento de um fórum de discussão já com as comunidades de prática
e grupos de trabalho, seus facilitadores e participantes. O objetivo foi o
aquecimento e a maior familiarização dos participantes quanto às
dimensões da gestão do conhecimento.
•
início: 08/07/04 (ambienteaprendiz.bvs.br/forum)
•
os facilitadores (02 por grupo), com domínio do conceito da dimensão GC
determinada, estimularam a participação de todos com idéias, comentários,
sugestões de novos textos etc de forma que pudessem gerar um
documento síntese do conhecimento compartilhado do conceito. Esta
ação facilitou os trabalhos de conclusão das avaliações e recomendações
de todo o pessoal da BIREME.
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862 mensagens
204 tópicos
(10 dias)
Processo GAA BIR
Objetivo e metodologia de trabalho
•
•
•
uma reunião externa de um dia inteiro com todo o pessoal, no dia 21
de Julho/04, onde já sedimentados os conceitos sobre as dimensões
GC e práticas gerenciais, os colaboradores divididos nos 7 grupos
trabalharam sobre as fortalezas, debilidades e recomendações
para o aperfeiçoamento das dimensões e práticas de gestão de
conhecimento na BIREME.
Os grupos contaram com os dois facilitadores de início, além do
coordenador geral e grupo de apoio.
Cada um dos grupos fez uma apresentação sobre as principais fdr em
cada dimensão na GC BIREME.
Processo GAA BIR
CoPs – Comunidades de Práticas
•
As 7 comunidades de práticas continuaram em operação até o dia 20
de Agosto 2004.
•
O acesso ficou então liberado para todo o pessoal, de modo que todos
pudessem opinar e dar recomendações a respeito de todas as
dimensões e práticas gerenciais da BIREME.
•
Foi elaborado um documento com os resultados finais do diagnóstico
participativo, em 30 de Setembro.
•
GT – artigo científico sobre a experiência na BIREME.
•
Até o final de Outubro será divulgado o plano de ação para o
cumprimento das ações gerenciais que fortaleceram as práticas de GC
na BIREME.
Macro-Etapas do Projeto GAA na BIREME
Pesquisa Interna
Percepção dos
colaboradores
qto. as práticas
reconhecidas de
GC na BIREME
Seminário
3 manhãs GC
Workshops com
especialistas
para “refresh”
Condução
participativa do
dignóstico
(facilitadores /
CoP´s)
Documento de
Plano de ação:
Consenso:
5+ fortalezas
5+ fortalezas
5+ debilidades
5+ debilidades
5+ recomendações
5+ recomendações Demais apontadas
pelos 7 grupos
Compromisso de todos - continuidade do trabalho
A instância de apoio ao processo
Portal BIR – Gestão de Ambientes Aprendizes
•
O processo de GAA na BIREME conta com um site na BVS chamado
Portal de Gestão de Ambientes Aprendizes.
•
Tem como função registrar a experiência, conhecimento
metodologias adotadas, adaptadas e desenvolvidas pela BIREME.
•
Estamos elaborando uma metodologia de Gestão de Ambientes que
será transferida aos nossos parceiros.
•
Lançamento na BVS no próximo ano.
e
Processo GAA BIR
Eventos de apoio
• realização de seminários periódicos para a socialização dos
conceitos sobre Gestão de Conhecimento com diferentes
visões sobre o tema:
–
–
–
–
Prof. Dr. José Cláudio Cyrineu Terra
Prof. Dr. Arthur Hippólyto de Moura
Prof. Dr. Rógerio Costa
entre outros
Seminário: 3 manhãs GC
Sobre as dicas e recomendações dos profissionais
•
“Procurar o balanceamento entre a gestão do si e a gestão do trabalho.”
•
“Gestão do conhecimento nas organizações é responsabilidade de todos.”
•
“A inter-dependência dos atores, local e linguagem comum é a essência do
coletivo.”
Arthur Hippólyto de Moura
Processo GAA BIR
Mensagem Final
•
Conhecimento organizacional é fruto das interações entre as pessoas.
•
O fator humano é chave para o todo o projeto de GAA.
•
Ferramentas de TI como importante suporte à GAA.
•
Papel das organizações: estimular, promover, encorajar e guiar as
pessoas a compartilhar seu conhecimento intrínseco.
•
GIC é um processo dinâmico que só tem utilidade se a informação for
usada para impactar no comportamento dos colaboradores, mudança
da cultura e aumento da eficiência.
Agradecimentos
BIREME
• Diretor
• Todas as instâncias (gerências e cordenações)
• Todos os colaboradores
• Toda a rede de parceiros da BVS
Obrigada!
Equipe BIREME/OPS/OMS
www.bireme.br
(11) 5576-9800